Compartilhar um formulário personalizado
É possível configurar o acesso para um formulário personalizado para controlar quem — pessoa, função, grupo, equipe, empresa — pode visualizá-lo, compartilhá-lo e editá-lo.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte para executar as etapas deste artigo:
Para obter mais detalhes sobre as informações nesta tabela, consulte Requisitos de acesso na documentação do Workfront.
Acesso a formulários personalizados access-to-custom-forms
Por padrão, quando você cria um novo formulário personalizado e alguém o anexa a um objeto, qualquer usuário atribuído ao objeto pode visualizar e preencher o formulário. Isso inclui usuários com licenças de Solicitação e usuários externos.
No entanto, em um objeto em que o formulário personalizado ainda não está anexado, um usuário (mesmo que tenha um nível de acesso de Planejador) não pode anexá-lo pelo menu suspenso Forms personalizado, a menos que uma das seguintes opções seja verdadeira:
- Alguém compartilhou o formulário personalizado com o usuário ou com sua equipe, função de trabalho, grupo ou empresa, concedendo pelo menos a permissão Exibir com a opção Anexar aos dados personalizados selecionada
- O usuário tem uma licença de Plano e seu nível de acesso permite acesso administrativo a formulários personalizados
Compartilhar um formulário personalizado da lista de formulários
Em vez de deixar um formulário personalizado no estado de compartilhamento padrão (descrito em Acesso a formulários personalizados neste artigo), você pode configurar níveis específicos de acesso ao formulário para determinados usuários, funções de trabalho, grupos, equipes e empresas.
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Clique no ícone Menu Principal
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No painel esquerdo, clique em Forms Personalizado.
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Selecione o formulário personalizado e clique em
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Na caixa que é exibida, em Conceder acesso ao formulário personalizado, comece digitando o nome do usuário, da equipe, da função de trabalho, do grupo ou da empresa com a qual deseja compartilhar o formulário personalizado e pressione Enter quando o nome for exibido.
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Para ajustar o acesso do usuário, equipe, função de trabalho, grupo ou empresa que você acabou de adicionar, clique no menu suspenso à direita do nome e configure uma das seguintes opções disponíveis e qualquer uma de suas configurações avançadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Visualizar o projeto Capacidade de visualizar e preencher o formulário personalizado em objetos.
OBSERVAÇÃO: para usuários com licenças Light e de Colaborador (ou licenças de Trabalho, Revisão e Solicitação), esta é a opção mais alta disponível.
Clique em Configurações Avançadas para especificar se deseja permitir o seguinte:
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Anexar a dados personalizados: capacidade de anexar o formulário personalizado a projetos, tarefas e problemas para os quais eles têm acesso de Gerenciamento
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Compartilhar: capacidade de compartilhar o formulário personalizado com outras pessoas no sistema
Os usuários com uma licença Light ou de Colaborador (ou licença de Trabalho, Revisão ou Solicitação) podem compartilhar um formulário personalizado somente por meio da API ou de um relatório de formulários personalizado.
Gerenciar o projeto Disponível somente para usuários com uma licença Padrão ou de Plano.
Além de poder adicionar o formulário aos objetos que eles têm acesso para editar, os usuários também podem editar totalmente o formulário personalizado, incluindo adicionar, editar e excluir campos.
Clique em Configurações Avançadas para especificar se deseja permitir o seguinte:
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Anexar a dados personalizados: capacidade de anexar o formulário personalizado a projetos, tarefas e problemas para os quais eles têm acesso de Gerenciamento
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Excluir: excluir o formulário personalizado do sistema
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Compartilhar: compartilhar o formulário personalizado com outras pessoas no sistema
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(Opcional) Repita as etapas 4 a 5 para adicionar outros nomes à lista e configurar suas opções.
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(Opcional) Se quiser limitar o acesso ao formulário personalizado (nos objetos aos quais ele está anexado) aos especificados nas etapas anteriores, clique no ícone de engrenagem
Se mudar de ideia, você pode clicar em Tornar isto visível em todo o sistema (a opção padrão).
note note NOTE - Ao tornar um formulário personalizado visível em todo o sistema, você permite que os usuários o vejam e preencham apenas nos objetos aos quais estão atribuídos, e não anexem a outros objetos. Você pode conceder a capacidade de anexar o formulário personalizado a objetos usando a opção "Anexar a dados personalizados" explicada na etapa 5.
- A maioria das organizações quer garantir que todos no sistema possam preencher um formulário personalizado quando ele estiver anexado a objetos nos quais trabalham e visualizar seus dados em relatórios. Se isso for verdadeiro para sua organização, recomendamos que você use o Tornar isso visível em todo o sistema. Quando a opção é configurada dessa maneira, "Visível em todo o sistema" é exibido na caixa de diálogo:
Se você estiver preocupado com um formulário personalizado em que os usuários podem inserir dados confidenciais quando ele é anexado a determinados objetos, limitar o compartilhamento para esses objetos pode ser melhor do que limitar o acesso ao próprio formulário. -
Clique em Salvar.
Compartilhar um formulário personalizado do designer de formulário
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Clique no ícone Menu Principal
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No painel esquerdo, clique em Forms Personalizado.
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Abra um formulário personalizado ou crie um novo formulário personalizado.
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Clique em Compartilhar na parte superior direita do designer do formulário quando estiver pronto para compartilhar o formulário.
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Na caixa que é exibida, em Conceder acesso ao formulário personalizado, comece digitando o nome do usuário, da equipe, da função de trabalho, do grupo ou da empresa com a qual deseja compartilhar o formulário personalizado e pressione Enter quando o nome for exibido.
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Para ajustar o acesso do usuário, equipe, função de trabalho, grupo ou empresa que você acabou de adicionar, clique no menu suspenso à direita do nome e configure uma das seguintes opções disponíveis e qualquer uma de suas configurações avançadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Visualizar o projeto Capacidade de visualizar e preencher o formulário personalizado em objetos.
OBSERVAÇÃO: para usuários com licenças Light e de Colaborador (ou licenças de Trabalho, Revisão e Solicitação), esta é a opção mais alta disponível.
Clique em Configurações Avançadas para especificar se deseja permitir o seguinte:
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Anexar a dados personalizados: capacidade de anexar o formulário personalizado a projetos, tarefas e problemas para os quais eles têm acesso de Gerenciamento
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Compartilhar: capacidade de compartilhar o formulário personalizado com outras pessoas no sistema
Os usuários com uma licença Light ou de Colaborador (ou licença de Trabalho, Revisão ou Solicitação) podem compartilhar um formulário personalizado somente por meio da API ou de um relatório de formulários personalizado.
Gerenciar o projeto Disponível somente para usuários com uma licença Padrão ou de Plano.
Além de poder adicionar o formulário aos objetos que eles têm acesso para editar, os usuários também podem editar totalmente o formulário personalizado, incluindo adicionar, editar e excluir campos.
Clique em Configurações Avançadas para especificar se deseja permitir o seguinte:
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Anexar a dados personalizados: capacidade de anexar o formulário personalizado a projetos, tarefas e problemas para os quais eles têm acesso de Gerenciamento
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Excluir: excluir o formulário personalizado do sistema
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Compartilhar: compartilhar o formulário personalizado com outras pessoas no sistema
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(Opcional) Repita as etapas 5 a 6 para adicionar outros nomes à lista e configurar suas opções.
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(Opcional) Se quiser limitar o acesso ao formulário personalizado (nos objetos ao qual ele está anexado) àqueles que você especificou nas etapas anteriores, clique na seta suspensa em Quem tem acesso e selecione Somente pessoas convidadas podem acessar.
Se mudar de ideia, você pode selecionar Todos no sistema podem visualizar.
note note NOTE - Ao tornar um formulário personalizado visível em todo o sistema, você permite que os usuários o vejam e preencham apenas nos objetos aos quais estão atribuídos, e não anexem a outros objetos. Você pode conceder a capacidade de anexar o formulário personalizado a objetos usando a opção "Anexar a dados personalizados" explicada na etapa 6.
- A maioria das organizações quer garantir que todos no sistema possam preencher um formulário personalizado quando ele estiver anexado a objetos nos quais trabalham e visualizar seus dados em relatórios. Se isso for verdadeiro para sua organização, recomendamos que você use o Todos no sistema podem visualizar. Quando a opção é configurada dessa maneira, "Visível em todo o sistema" é exibido na caixa de diálogo:
Se você estiver preocupado com um formulário personalizado em que os usuários podem inserir dados confidenciais quando ele é anexado a determinados objetos, limitar o compartilhamento para esses objetos pode ser melhor do que limitar o acesso ao próprio formulário. -
Clique em Salvar.
Remover acesso a um formulário personalizado da lista de formulários
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Clique no ícone Menu Principal
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No painel esquerdo, clique em Forms Personalizado.
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Selecione o formulário personalizado e clique em
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Na caixa exibida, clique no X à direita do nome do usuário, da equipe, da função, do grupo ou da empresa a quem você não deseja mais ter acesso especial ao formulário.
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(Opcional) Repita a etapa anterior para para outros nomes que você deseja remover.
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Clique em Salvar.