Desenvolver um guia de governança de instância com a documentação
À medida que você entra em uma instância herdada do Marketo Engage, ela geralmente aparece com o desafio de não ter uma documentação funcional e técnica atualizada. Como administrador, estabelecer diretrizes para garantir o controle adequado da instância é uma responsabilidade principal que não pode ser ignorada. É uma das estratégias críticas para aumentar a eficiência ao trabalhar em uma instância de Marketo Engage estabelecida.
Este tutorial passo a passo com origem no Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, guiará você por esse processo para destacar a configuração da sua instância, documentar seus principais programas operacionais e manter um changelog para aplicar uma política de governança rigorosa.
Por que desenvolver um guia e uma documentação de governança de instância para sua instância herdada?
A documentação detalhada e um changelog são vitais para o gerenciamento eficiente e a transferência de conhecimento na sua instância Marketo Engage. Acompanhar as alterações e decisões tomadas durante a configuração da instância pode ajudar a:
- Treine usuários internos com mais facilidade e de maneira escalável.
- Crie com mais eficiência em Marketo Engage a longo prazo.
- Mantenha a integridade e a higiene de sua instância avançando para evitar que você passe horas pesquisando emails, trilha de auditoria e log de atividades para obter contexto.
- Economize tempo ao transferir o conhecimento sobre o Marketo Engage para um novo administrador do Marketo Engage se a equipe passar por algum volume de negócios.
Guia de governança 101 do Marketo Engage
Um guia de governança serve como a fonte da verdade dos requisitos de configuração da instância e do design do sistema. As principais informações recomendadas para inclusão neste documento são:
- Estruturas de programa/pasta
- Permissão de usuário e função
- Limites de comunicação
- Padrões de governança
- Treinamento interno do usuário antes de conceder a ele acesso à plataforma
Como desenvolver e manter um guia de governança para sua instância Marketo Engage
Etapa 1: identificar o estado atual do guia de governança e da documentação
- Não consigo localizar nenhuma documentação para minha instância herdada: Se você iniciou recentemente uma nova função e não pode localizar nenhuma documentação para sua instância herdada, vá para a etapa 2 e comece a usar um modelo para download fornecido.
- Tenho documentação em arquivo: Parabéns, este é um bom sinal! Revise sua relevância para ver quando a última alteração está sendo feita. Se os membros da sua equipe não estiverem fazendo a manutenção ativa, é recomendável atualizá-los e informar seus usuários internos sobre como mantê-los atualizados.
Etapa 2: Identifique os elementos a serem incluídos em sua Documentação do Marketo Engage e Changelogs
O formato varia de uma plataforma baseada em nuvem para um documento compartilhado. Você pode projetar o formato que atenda às necessidades da sua organização. Esta é uma documentação simples e um modelo do changelog excel que aborda os elementos importantes com os quais você pode começar a trabalhar. Isso inclui:
-
Documentação
- Nome do modelo de programa
- Canal
- Data de criação
- Criado por
- Finalidade do programa
- Status
- Vincular ao modelo do programa
- Observação
-
Changelog
- Nome do modelo de programa
- Data da alteração
- Atualizado por
- Finalidade da atualização
- Experiência antes da alteração (incluir links/capturas de tela)
- Experiência após a alteração (incluir links/capturas de tela)
- URL para o programa
Etapa 3: identificar e documentar o estado atual dos programas operacionais principais
Comece identificando os principais programas operacionais com impactos no nível da assinatura. Os exemplos incluem Campanhas de gerenciamento de dados, ciclo de vida do lead, pontuação do lead, sincronização CRM e capacidade de entrega.
Para cada programa operacional identificado, documentar o seu estado atual. Isso inclui detalhes sobre a finalidade do programa, a configuração, as campanhas inteligentes associadas e a integração com outras ferramentas (se aplicável).
Etapa 4: Impor Manutenção de Changelog
A próxima etapa é estabelecer uma política de governança rigorosa para sua instância Marketo Engage que exija a manutenção de "Changelog". Essa política garante que todas as atualizações feitas nos programas operacionais em toda a instância sejam documentadas detalhadamente.
Informe sua equipe sobre a importância desses documentos e como acessá-los e atualizá-los corretamente. Pode ser útil atribuir responsabilidades para manter o log de alterações, de modo que alguns membros ou administradores designados da equipe de Operação de marketing estejam constantemente registrando alterações e fornecendo aprovações.
Etapa 5: Centralizar a documentação
Estabeleça um local central ou repositório para armazenar toda a documentação relacionada à sua instância do Marketo Engage. Pode ser uma unidade compartilhada, uma pasta dedicada ou um sistema baseado em nuvem.
Etapa 6: revisar e atualizar regularmente
Programe revisões regulares de sua documentação para garantir que ela permaneça precisa e atualizada. Pode ser facilmente ignorado durante os horários de maior movimento. Configure lembretes proativamente no seu calendário para garantir que sua equipe faça atualizações regularmente para refletir quaisquer alterações ou otimizações em seus programas operacionais.
O que está por vir?
Comece baixando este modelo simples.
Siga as etapas acima para desenvolver seu guia de governança e documentação. Ao trabalhar durante o processo, lembre-se das seguintes regras básicas:
Atualize sua documentação existente:
É crucial manter sua documentação atualizada. Se não tiver sido modificado nos últimos 3 anos, confirme tempo para revisar sua documentação enquanto audita sua instância.
Compartilhar e treinar:
Compartilhe sua documentação e o changelog com membros relevantes da equipe e informe-os sobre como atualizar esses registros.
Revisão Periódica: agendou o horário para revisão e manutenção durante todo o ano para incluir novas alterações, otimizações ou ajustes à medida que ocorrerem.
Manter uma documentação abrangente e atualizada para sua instância do Marketo Engage economizará tempo e esforço a longo prazo e facilitará o gerenciamento eficaz da instância.
Autores
Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture
Amy Chiu
Gerenciador de marketing de adoção e retenção, Adobe
