Configurar e criar usuários

Com os níveis de acesso e unidades organizacionais configurados, você está quase pronto para começar a configurar usuários. Um último passo é criar funções de trabalho relevantes para sua organização.

As funções de trabalho representam o tipo de trabalho que um usuário pode realizar e o tipo de trabalho ao qual podem ser atribuídos. Por exemplo, sua organização pode ter as funções de gerente de projeto, gerente de sucesso do cliente e consultor para o departamento de serviços profissionais.

As funções de trabalho são usadas em vários lugares no Workfront, mas um dos usos mais comuns é como uma atribuição temporária em uma tarefa, quando você não tem certeza de qual usuário ou equipe designar para o trabalho.

As funções de trabalho podem servir como atribuições temporárias para tarefas para indicar o tipo de conjunto de habilidades necessário para concluir o trabalho.

Funções de trabalho também são uma parte essencial das ferramentas de gerenciamento de recursos do Workfront, como o Workload Balancer.

Neste vídeo, você aprenderá:

Como as funções de trabalho são usadas no Adobe Workfront.
Como criar funções de trabalho no Workfront.

https://video.tv.adobe.com/v/3472473?learn=on

Não crie funções de trabalho que sejam correspondências diretas com os títulos de trabalho. As funções de trabalho representam o conjunto de habilidades que uma pessoa usuária possui para concluir uma tarefa. Os títulos de trabalho nem sempre refletem o conjunto de habilidades ou o tipo de trabalho que realizam.

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Melhores práticas: funções de trabalho

Clique no > (sinal de expandir) ao lado de cada melhor prática para mais detalhes sobre essas recomendações e por que você deve considerar implementá-las na sua instância do Adobe Workfront.

Use convenções de nomenclatura para cargos utilizados em toda a organização.

Os cargos são globais no Adobe Workfront. Se você quiser diferenciar e gerenciar cargos com o mesmo nome em vários grupos dentro da sua organização, as convenções de nomenclatura são o melhor método. Use uma convenção de nomenclatura que atenda às suas necessidades, mas lembre-se de mantê-la simples.

Atribua tarefas aos cargos ao criar modelos de projeto.

Quando usuários individuais são designados para tarefas em modelos de projeto, isso pode causar problemas de gerenciamento de recursos quando um usuário muda de função ou deixa a organização. Isso torna a manutenção do modelo e do projeto mais demorada.

Além disso, ter cargos atribuídos às tarefas ajuda a prever suas necessidades de recursos e atribuir trabalho usando as ferramentas de gerenciamento de recursos do Workfront.

Ao criar cargos, tenha cuidado para não torná-los muito granulares.

Você pode associar um usuário a vários cargos, mas talvez não precise de um cargo para cada habilidade que um usuário possui. Baseie os cargos nas suas necessidades de atribuição de tarefas e no nível de detalhamento desejado nos relatórios de gerenciamento de recursos.

Crie funções de trabalho semelhantes apenas quando uma distinção clara for necessária.

Na maioria dos casos, não é necessário ter várias funções de trabalho para representar o mesmo conjunto de habilidades. No entanto, você precisará de várias funções de trabalho se:

A taxa de cobrança for diferente. Por exemplo, um designer gráfico sênior pode ser cobrado a uma taxa diferente de um designer gráfico.
As atribuições de trabalho exigirem um tipo específico de função. Por exemplo, uma tarefa deve ser realizada por um gerente de projeto, mas não por um coordenador.
Você precisar gerenciar recursos pelas funções de trabalho. Por exemplo, você pode ter 600 horas de design gráfico, mas apenas 200 horas de direção de arte sênior.

Se você criar funções de trabalho semelhantes, use o campo de descrição em cada uma para indicar as diferenças entre as funções, quando e como elas são usadas, e assim por diante.

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Agora você está pronto para criar usuários! Você pode criar usuários individualmente, do zero, ou copiando um usuário existente semelhante e modificando as informações.

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Perfis de usuário do Adobe Workfront são frequentemente criados por administradores do sistema ou administradores de grupo.

Você pode estar se perguntando por que não criou os usuários primeiro. Isso ocorre porque cada usuário precisa ser atribuído às coisas que você configurou durante este módulo: um nível de acesso, uma empresa, um grupo ou subgrupo, uma equipe e uma função de trabalho. Isso geralmente é mais fácil de fazer ao criar o usuário.

_{Uma empresa, grupo, equipe e função de trabalho são atribuídos aos usuários.}

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Antes de começar

Antes de Karen criar usuários no Workfront, ela reúne as informações necessárias sobre cada pessoa. Ter essas informações à mão acelera o processo e garante que cada perfil de usuário seja criado corretamente.

As informações necessárias para cada usuário incluem:

Nome (primeiro e último)
Endereço de e-mail
Uma senha padrão
Nível de acesso
Grupos primários (e secundários)
Equipes primárias (e secundárias)
Funções de trabalho primárias (e secundárias), além da porcentagem de alocação

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Dica profissional

Converse com seu consultor do Adobe Workfront durante o processo de implementação sobre o melhor momento e método para criar usuários, com base nas configurações e necessidades do sistema da sua organização. O Workfront oferece várias maneiras de criar usuários, incluindo o Adobe Admin Console, a sincronização com o serviço de diretório de rede da sua organização e a criação manual de usuários no Workfront.

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Crie usuários no Adobe Admin Console

Se sua organização usa o Adobe Admin Console para gerenciar permissões de usuários para produtos Adobe, você pode criar usuários do Workfront no Admin Console.

Quando um usuário é criado no Admin Console e recebe a permissão para o produto Workfront, seu perfil de usuário é automaticamente criado no Workfront e atribuído ao nível de acesso padrão de Contribuidor. Administradores do sistema e de grupos do Workfront podem ajustar o nível de acesso do usuário, a atribuição do grupo inicial e outras configurações através do perfil do usuário no Workfront.

^{Usuários do Adobe Workfront podem ser criados no Adobe Admin Console, se sua organização o estiver usando para gerenciar permissões de usuários para o Workfront.}

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O Adobe Admin Console tem seu próprio conjunto de administradores. Como administrador de sistema do Workfront, você pode não ter acesso ao Admin Console. Se não tiver acesso, você pode trabalhar com os administradores do Admin Console ao criar usuários do Workfront.

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Criar usuários no Workfront

Se você não tiver acesso ao Adobe Admin Console, os administradores do sistema e de grupo poderão criar perfis de usuário diretamente no Adobe Workfront.

Se um administrador de grupo criar um perfil de usuário no Workfront, ele deverá ser aprovado por um administrador do sistema do Workfront. Isso ativa o perfil de usuário no Workfront e o adiciona ao Adobe Admin Console.

Dependendo das configurações e do uso do Admin Console da sua organização, configurações adicionais podem ser necessárias no Admin Console, como conceder ao usuário acesso a outras soluções Adobe.

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O nível de acesso de administrador do sistema do Workfront só pode ser concedido através do Adobe Admin Console. Para mais informações, consulte a seção "Criar Administradores de Sistema no Workfront com o Adobe Admin Console" do artigo "Gerenciar Usuários no Adobe Admin Console".

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Criar um único usuário no Workfront

Selecione Usuários do Menu Principal.
Clique Novo Usuário e selecione Novo Usuário no menu suspenso.
Insira os primeiros e últimos nomes do usuário na janela Novo Usuário .
Insira o endereço de e-mail do usuário. Este é o login do Adobe Workfront.
Atribua um nível de acesso à pessoa. Isso concede suas permissões principais no Workfront.
Atribua o usuário a um grupo inicial para garantir que ele tenha acesso ao trabalho correto.
Clique Mostrar Opções Avançadas para completar o perfil do usuário. Se você não tiver todas as informações agora, poderá editar o perfil mais tarde.
Clique Adicionar Esta Pessoa para finalizar a criação do usuário.

Copie um usuário existente para criar um novo usuário

Selecione Usuários no Menu Principal.
Selecione o usuário que você deseja copiar marcando a caixa ao lado do nome dele.
Clique no ícone Copiar no cabeçalho. Isso abrirá a janela Copiar Usuário.
Preencha a seção Informações Pessoais com as informações do novo usuário.
Campos como Informações do Trabalho, Fuso Horário, Nível de Acesso, Equipe Doméstica, Função, etc., são copiados do usuário original. Altere as informações conforme necessário.
Clique em Adicionar Esta Pessoa.

Aprove o usuário no Workfront

Embora tanto os administradores de sistema quanto os administradores de grupo possam criar perfis de usuário no Adobe Workfront, apenas um administrador de sistema do Workfront pode aprovar e ativar o perfil.

Selecione Usuários no Menu Principal do Workfront.
Selecione o usuário na lista marcando a caixa ao lado do nome.
Clique no ícone Mais (três pontos) no topo da lista. Selecione Aprovar e depois Enviar.
Usuários aprovados são automaticamente adicionados ao Adobe Admin Console.

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