Gegevensvastlegging moderniseren gaat niet alleen om minder papier gebruiken, het gaat om het maken van processen die efficiënt, schaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn. Adobe Experience Manager (AEM) Forms biedt een uitgebreide toolkit voor het bouwen van responsieve formulieren en het stroomlijnen van workflows. Deze gids leidt u door de belangrijkste eigenschappen en praktische stappen om optimaal gebruik te maken van AEM Forms in uw dagelijks werk.

AEM Forms begrijpen

Voordat we dieper ingaan op de functies, is het belangrijk dat u weet wat AEM Forms te bieden heeft. AEM Forms is in feite een end-to-endoplossing voor het maken, beheren en verspreiden van digitale formulieren. Het vervangt handmatige, repetitieve taken door automatisering, waardoor teams zich kunnen focussen op strategie en gebruikerservaring in plaats van het logistieke proces bij het bouwen van formulieren.

Aan de slag: flexibele authoring

Een van de eerste stappen bij het moderniseren van formulieren is leren hoe u ze efficiënt kunt maken. Met de flexibele authoringtools van AEM Forms kunt u het maken van formulieren stroomlijnen met:

• Componenten voor slepen en neerzetten: gebruik intuïtieve UI om formulieren zonder codering te bouwen.
• Experience Fragments: creëer een formulier eenmaal en hergebruik het op meerdere pagina's of sites.
• Insluiten van aanpasbare formulieren: zorg ervoor dat formulieren naadloos werken op apparaten en schermen van verschillende groottes.

Deze functies helpen u de tijd die u aan repetitieve taken besteedt te verminderen en consistentie te behouden in al uw digitale eigenschappen. Hieronder ziet u een schermafbeelding van de gebruiksvriendelijke flexibele authoringmogelijkheden.

Het maken van formulieren versnellen met generatieve AI-mogelijkheden

AEM Forms omvat de AI-assistent van Adobe met generatieve AI-mogelijkheden die complexe workflows vereenvoudigen en de volgende taken vergemakkelijken:

• Op prompts gebaseerde formulieren maken: genereer volledige formulieren en indieningspaden met behulp van eenvoudige prompts.
• Merkconsistentie: pas vooraf gemaakte sjablonen en ontwerpelementen toe om formulieren on-brand te houden.

De AI-assistent is vooral handig voor het schalen van formulieraanmaak zonder veel betrokkenheid van ontwikkelaars.

Uw gegevens verbinden met OOTB-connectors

Integratie is essentieel om formulieren actiegericht te maken. AEM Forms biedt out-of-the-box connectors voor veelgebruikte platforms zoals:

• Adobe Experience Platform (AEP): verzend formuliergegevens naar AEP voor uniforme klantprofielen.
• Adobe Sign: schakel digitale handtekeningen in voor juridische en nalevingsworkflows.
• Salesforce en Microsoft Dynamics: verbind formulieren met CRM-systemen voor lead- en accountbeheer.

Deze connectors verminderen de complexiteit en zorgen ervoor dat gegevensstromen tussen systemen veilig verlopen. Bekijk deze Experience League-bronnen voor meer informatie:

• AEM Forms verbinden met Adobe Experience Platform (AEP)
• Adobe Sign integreren met AEM Forms
• reCAPTCHA gebruiken in adaptieve formulieren

Veiligheid en naleving waarborgen

Formulieren verwerken vaak gevoelige gegevens. Daarom is naleving van belang. AEM Forms beschikt over een breed scala aan beveiligings- en nalevingsfuncties om vertrouwelijke en gevoelige informatie te beschermen om aan de wettelijke vereisten te voldoen, waaronder:

• AVG-conforme functies: beheer aanvragen van betrokkenen wat betreft persoonsgegevens en privacy door ontwerp. Een algemene aanbeveling is om uw gegevens nooit rechtstreeks in AEM of AEM Forms op te slaan. Gebruik in plaats daarvan een gegevensplatform zoals Adobe Experience Platform.
• Audittrails: houd wijzigingen en inzendingen bij voor verificatie zonder aangepaste ontwikkeling.
• Best practices: vermijd het direct opslaan van gegevens in AEM. Gebruik platforms zoals AEP voor veilige opslag.

De gebruikerservaring verbeteren

AEM Forms OOTB is ontworpen voor een naadloze gebruikerservaring op alle apparaten. Er kan eenmaal één formulier worden gemaakt en vervolgens op alle apparaten en in alle formaten worden gebruikt.

AEM Forms is gebouwd voor toegankelijkheid en bruikbaarheid en biedt het volgende:

• Responsive design: één formulier werkt op alle apparaten.
• Validatie en regels: pas OOTB-validatie toe of maak aangepaste regels zonder codering.
• Naleving van toegankelijkheidsnormen: adaptieve formulieren voldoen aan WCAG 2.1 AA voor inclusieve ervaringen.

Voordelen van AEM Forms in vergelijking met AEM Sites

Hoewel AEM Sites verschillende functies biedt voor uw marketingbehoeften, met zijn basisformulieronderdelen voor het maken van eenvoudige vormen zoals een formulier om contact op te nemen, is AEM Forms echt de juiste oplossing voor complexe formulieren.

Voor meer geavanceerde behoeften biedt AEM Forms deze mogelijkheden die niet mogelijk zijn met alleen AEM Sites:

• Regeleditor: voeg dynamische logica (bv. velden weergeven/verbergen op basis van gebruikersinvoer) zonder code te schrijven.
• Connectors: gebruik kant-en-klare connectors die vooraf zijn geconfigureerd om authenticatie en gegevensstructuurtoewijzing voor specifieke platforms af te handelen.
• Verbeterde onderdelen: pas geavanceerde elementen zoals datumkiezers, bestandsbijlagen en handtekeningvelden toe.
• Validatie: configureer validatiecontroles met een standaardset veelgebruikte validatieregels, of overschrijf deze regels en voeg aangepaste logica toe.
• Configuraties van inzendingen: dien gegevens in bij REST-eindpunten of activeer AEM-workflows voor geautomatiseerde acties.

Laten we nog wat dieper op dit onderwerp ingaan om te zien hoe AEM Forms de ervaring voor de bouwer verbetert en de ervaring voor de eindgebruiker verbetert.

Regeleditor

De regeleditor is een krachtige tool waarmee auteurs dynamische logica en interactiviteit kunnen toevoegen aan formulieren zonder de tussenkomst van ontwikkelaars. Het biedt niet-technische zakelijke gebruikers controle over hoe een formulier zich gedraagt zonder dat complexe code vanaf nul moet worden geschreven. In plaats van statische invoervelden kunt u in de regeleditor 'slimme' formulieren maken die in real time reageren op gebruikersinvoer.

Een van de meest voorkomende gebruiksscenario's is het weergeven/verbergen van velden op basis van gebruikersselectie. Bijvoorbeeld, als een gebruiker het land "Canada" selecteert, verschijnt een vervolgkeuzelijst met provincies. Maar als een gebruiker "Verenigde Staten" selecteert, verschijnt een vervolgkeuzelijst met staten. Er zijn nog veel meer complexe gebruiksscenario's voor de regeleditor. Hiermee kunnen ontwikkelaars zelfs aangepast JavaScript invoeren via de code-editor.

Connectors

Adobe Forms biedt out-of-the-box connectors die vooraf zijn geconfigureerd om authenticatie en gegevensstructuurtoewijzing voor specifieke platforms af te handelen. Een van de meest gebruikte connectors is Salesforce. U kunt toegang tot Salesforce-objecten lezen en schrijven. Bijvoorbeeld: leads, contactpersonen, accounts, enzovoort. Microsoft Dynamics is ook een veelgebruikte connector die via OData verbinding maakt om entiteiten binnen Dynamics te beheren.

Adobe Forms bevat ook algemene dataconnectors die zeer flexibel zijn, omdat formulieren daarmee verbinding kunnen maken met een databron naar keuze. U kunt een Swagger- of OpenAPI-bestand uploaden en AEM kan het gegevensmodel automatisch voor u genereren.

Verbeterde onderdelen

AEM Sites biedt enkele basisformulieronderdelen, maar dit zijn eenvoudige HTML-velden, terwijl AEM Forms-onderdelen functies ondersteunen zoals gegevensbinding, complexe validatie en de mogelijkheid om de regeleditor te gebruiken. Enkele van de meest impactvolle nieuwe onderdelen van Adobe Forms zijn:

• Datumkiezer: een configureerbare kalenderwidget die ondersteuning bieden voor "black-outdatums", logica voor min./max. datums en weergave-indelingen die verschillen van opgeslagen indelingen.

• Bestandsbijlage: een complex onderdeel voor het afhandelen van slepen en neerzetten, bestandsgroottelimieten, MIME-typefiltering en virusscanhooks (essentieel voor bedrijfsformulieren).

• Handtekening: staat gebruikers toe om een formulier te ondertekenen met behulp van een touchscreen of muis (vaak gebruikt in juridische workflows). Houd er rekening mee dat in de meeste gevallen een handtekeninglicentie nodig is.

Validatie

Een van mijn favoriete functies van AEM Forms is het validatiesysteem dat OOTB (out-of-the-box) beschikbaar is. Standaard is er een reeks veelgebruikte validatieregels die op formuliervelden kunnen worden toegepast door gewoon op een selectievakje te klikken. Er bestaat ook de mogelijkheid om de regels te overschrijven en aangepaste logica toe te voegen die voor uw bedrijfsbehoeften van toepassing zijn.

Met AEM Forms kunt u ook aangepaste foutberichten toevoegen. De functies voor validatieregels en foutberichten hoeven niet te worden ontwikkeld en auteurs van inhoud kunnen deze eenvoudig bijwerken.

Configuratie van inzendingen

Naast de OOTB-connectors waarnaar een formulier kan verzenden, zijn er ook andere configuraties van inzendingen die kunnen worden ingesteld voor uw formulieren. In de onderstaande schermafbeelding ziet u een aantal verschillende beschikbare inzendingsacties. Twee van de populairste opties worden hieronder vermeld.

• Verzenden naar een REST-eindpunt: eenvoudigere formulieren kunt u verzenden naar een REST-eindpunt dat een eenvoudig POST-verzoek met de gegevens direct naar een willekeurige externe REST-service verzendt.

• Een AEM-workflow aanroepen: een van de configuraties die ik in een recent project heb gebruikt, is de mogelijkheid om een AEM-workflow aan te roepen. AEM Forms biedt de mogelijkheid om bij het inzenden van formuliergegevens onmiddellijk een workflow te starten om een reeks acties uit te voeren. Wanneer bijvoorbeeld een formulier wordt ingezonden, wordt een workflow gestart die een e-mail verzendt naar een set gebruikers en hen vraagt om de lead op te volgen. Complexe kernworkflows die inzenden naar meerdere gebruikers of een distributielijst op basis van de in het formulier gekozen opties, zijn ook mogelijk.

De zakelijke impact meten

Formulieren moderniseren is niet alleen een technische upgrade, het zorgt ook voor meetbare resultaten, waaronder:

• Operationele efficiëntie: verminder cyclustijden en handmatige verwerking.
• Snelheid van de toeleveringsketen voor inhoud: hergebruik beheerde inhoud voor consistentie en snelheid.

Verhoogde operationele efficiëntie via bedrijfsworkflows

Een klant van ons had veel van zijn formulieren in papierformaat. Ze hadden meerdere koppelingen op hun site waarbij gebruikers werd gevraagd een PDF te downloaden en het ofwel naar een fysiek adres te sturen of het te ondertekenen en vervolgens terug naar het bedrijf te mailen. Met AEM Forms transformeerden wij deze handelingen in digitale formulieren, waardoor zowel de gebruikers als het bedrijf veel tijd bespaarden. Door het end-to-endproces verder te stroomlijnen door een verbinding met Adobe Sign te maken, konden gebruikers de formulieren ondertekenen met een muis of touchscreen en het volledige document werd vervolgens naar de zakelijke gebruikers verzonden.

Impact op de toeleveringsketen voor inhoud

AEM Forms bevordert efficiëntie door gecentraliseerde, beheerde inhoud in de formulieren zelf opnieuw te gebruiken. Met AEM Forms kunnen gebruikers onderdelen en inhoud gebruiken die ook in hun hele portfolio worden gebruikt. AEM Assets kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor afbeeldingen en branding op formulieren. AEM Content Fragments kan worden gebruikt voor standaardwetsteksten, zoals voorwaarden en bepalingen. Het hergebruik van inhoud op AEM Forms verhoogt de productiviteit van auteurs in de gehele toeleveringsketen voor inhoud.

Belangrijkste KPI's

De stijgende operationele efficiëntie kan met verschillende KPI's worden opgevolgd, waarvan deze de belangrijkste zijn.

• Snelheid van het aanmaken van formulieren: door formulieren snel te maken en inhoud in verschillende formulieren opnieuw te gebruiken, kunnen teams formulieren opnieuw gebruiken voor verschillende merken, sites of regio's en zo tijd besparen om vooruitgang te maken van het verzamelen van vereisten naar publicatie.
• Vermindering van cyclustijden: bespaar tijd bij de formulierverwerking vanaf de inzending tot de definitieve goedkeuring in de backend.

Veelvoorkomende gebruiksscenario's

AEM Forms ondersteunt een groot aantal praktische toepassingen die verder gaan dan eenvoudige gegevensverzameling. Hier zijn drie veelvoorkomende scenario's waarbij de mogelijkheden van AEM Forms een significante invloed kunnen hebben:

• Genereren van leads: implementeer snel marketingformulieren op verschillende sites.
• Complexe workflows: handel formulieren met meerdere stappen af en routeer gegevens naar meedere eindpunten.
• Digitalisering van papieren formulieren: gebruik GenAI om papieren formulieren om te zetten in herbruikbare digitale versies.

Laten we elk scenario in detail bekijken.

Generatie van leads

Het meest voorkomende gebruiksscenario voor AEM Forms is webmarketingformulieren voor het genereren van leads. AEM Forms maakt het eenvoudig om formulieren op te starten en te hergebruiken, met de mogelijkheid om formulieren in te zenden en ad hoc te configureren zonder de tussenkomst van ontwikkelaars.

Complexe bedrijfsworkflows

Als u complexe formulieren hebt die uit meerdere stappen bestaan of als u handtekeningen nodig hebt of gegevens naar meerdere eindpunten verzendt, kan AEM Forms dat eenvoudig verwerken. Met AEM Forms kunnen gebruikers ook complexe bedrijfsworkflows opzetten die routinglogica verzenden naar meerdere gebruikers, distributielijsten of interne databases op basis van criteria en opties die in het formulier worden gekozen.

Digitalisering van papieren formulieren

AEM Forms blinkt uit in het digitaliseren van papieren formulieren. Met GenAI kunt u eenvoudig een momentopname van een papieren formulier vastleggen. AEM converteert het formulier automatisch naar een herbruikbare digitale versie, zodat er geen velden meer hoeven te worden gemaakt.

De belangrijkste dingen om te onthouden

Bij het moderniseren van formulieren moet u verder denken dan het vervangen van papieren formulieren en focust u het best op het bouwen van schaalbare processen. AEM Forms biedt tools die u hierbij helpen. Hier volgen de belangrijkste punten om in gedachten te houden:

• Begin door de basisprincipes van authoring te leren: gebruik onderdelen voor slepen en neerzetten en ervaringsfragmenten om snel herbruikbare formulieren te maken.
• Gebruik AI voor efficiëntie: generatieve AI kan helpen bij het automatiseren van formulieraanmaak en inzendingspaden en het verminderen van handmatige instellingen.
• Integratie inplannen: verken OOTB-connectors zoals Adobe Experience Platform of Salesforce om de gegevensstroom veilig te houden.
• Prioriteer toegankelijkheid en naleving: ingebouwde validatie en WCAG-standaarden garanderen dat formulieren voor iedereen werken en voldoen aan regelgevingsvereisten.
• Denk in workflows: gebruik inzendingsconfiguraties en AEM-workflows om automatisch gegevens te routeren en acties te activeren.

Via deze stappen kunt u bedrijfsformulieren transformeren van statische invoer naar dynamische tools die uw bedrijfsprocessen ondersteunen en de gebruikerservaring verbeteren.