Werken met to-do-lijsten working-with-to-do-lists

Wanneer u uw lijst te doen bekijkt, kunt u taken van een bedrijfsproces zien die aan u, of aan om het even welke groepen worden toegewezen die u tot behoort, of de gedeelde taken van andere gebruikers zijn. U kunt de vereiste taken openen, bewerken en uitvoeren, zoals een verzoek goedkeuren of afwijzen of meer informatie toevoegen. Nadat u een taak voltooit, wordt het verzonden naar de volgende persoon in het bedrijfsproces,

Lijsten van taken about-todo-lists

De werkruimte van AEM Forms heeft de volgende drie soorten lijsten van te doen:

U kunt bepaalde handelingen uitvoeren zonder de taak te openen door op de pictogrammen te klikken die worden weergegeven wanneer u de muisaanwijzer op een taak plaatst.

Typische taken typical-tasks

Wanneer u een taak opent en bewerkt, zijn de gereedschappen die beschikbaar zijn, afhankelijk van de taak. Voor verschillende taken is het nodig verschillende handelingen uit te voeren, zodat bepaalde gereedschappen al dan niet beschikbaar zijn. De typische taken die u kunt ontvangen worden hieronder beschreven.

Geef informatie: U ontvangt een taak waarvoor u een formulier moet invullen en verzenden.

Informatie controleren: U ontvangt een taak waarvoor u de gegevens moet controleren en zich op de inhoud moet aanmelden.

Multiuser review: U ontvangt een taak op hetzelfde moment dat andere gebruikers de taak ontvangen. U en de andere gebruikers moeten informatie verstrekken of de inhoud, of allebei herzien. Bij dit type taken kunnen de volgende gereedschappen beschikbaar zijn:

De extra hulpmiddelen die met om het even welke bovengenoemde taken beschikbaar kunnen zijn omvatten het volgende:

Taken openen opening-tasks

U kunt taken openen en vergrendelen vanuit de lijst Aan/Uit en/of claim en taken openen vanuit een groep of gedeelde Aan/Uit-lijst. Wanneer u een taak opent, wordt deze weergegeven in het hoofdvenster. De andere taken worden weergegeven in de takenlijst naast de lijst Aan.

Als er een Taakoverzicht-URL bestaat, wordt de Taakoverzicht standaard geopend in plaats van het formulier dat aan een taak is gekoppeld. Zelfs als een gebruiker de optie "Het formulier openen in de gemaximaliseerde modus" inschakelt in Taak toewijzen, wordt het formulier niet geopend in de gemaximaliseerde modus.

Een taak in uw lijst openen en vergrendelen open-and-lock-a-task-from-your-list

Wanneer u een taak opent vanuit uw lijst Aan-doe, als uw lijst wordt gedeeld, kunt u de taak vergrendelen om te voorkomen dat een andere gebruiker die toegang heeft tot uw lijst, aan de taak werkt.

Een taak openen en claimen vanuit een gedeelde lijst of een groepslijst open-and-claim-a-task-from-a-shared-or-group-list

Wanneer u een taak opent en claimt vanuit een groep of gedeelde lijst, wordt de taak verplaatst van de groep of de gedeelde lijst naar uw individuele lijst voor taken. Andere gebruikers met toegang tot de lijst kunnen niet aan de taak werken.

Werken met taken working-with-tasks

Nadat u een taak hebt geopend, zijn de tabbladen die in het hoofdvenster worden weergegeven en de gereedschappen die beschikbaar zijn, afhankelijk van de taak. De tabbladen die u kunt zien, worden hieronder beschreven:

Taakoverzicht: Wanneer een taak opent, staat de ruit van het Overzicht van de Taak u toe om informatie over de taak te tonen, als het bestaat, gebruikend een URL die in het proces bij de stap van de Taak van de Toewijzing wordt gespecificeerd. Als u het venster Taakoverzicht gebruikt, kan aanvullende en relevante informatie voor een taak worden weergegeven om meer waarde toe te voegen aan de werkruimte van de eindgebruiker van AEM Forms. Dit tabblad is niet beschikbaar als de URL voor het taakoverzicht niet bestaat.

Details: Verstrekt wat informatie over de huidige taak en het proces dat het tot behoort.

Formulier: Hiermee geeft u het formulier weer dat aan de taak is gekoppeld. Het formulier kan vele bestandstypen bevatten, zoals PDF, HTML, Guide en SWF-bestand. Het formulier kan er uitzien als een standaardformulier voor afdrukken of voor het web, of kan u door een reeks wizardstijldeelvensters leiden om informatie te verzamelen.

Historie: Hier worden de taken weergegeven die deel uitmaken van de procesinstantie en de bijbehorende vorm, taaktoewijzingen en bijlagen voor elke taak.

Bijlagen: Toont bestaande gehechtheid die met de taak wordt geassocieerd en voegt gehechtheid, indien nodig toe.

Notities: Toont de bestaande nota's verbonden aan de taak en voeg nota's toe, indien nodig.

Wanneer u aan een taak werkt, worden de gereedschappen die u ziet en de handelingen die u kunt uitvoeren hieronder beschreven.

Een taak doorsturen, delen of raadplegen forward-share-or-consult-on-a-task

U kunt een taak samen met om het even welke nota's of gehechtheid aan een andere gebruiker door:sturen of de taak delen of de taak met een andere gebruiker raadplegen. Als u de formuliergegevens wijzigt die aan een taak zijn gekoppeld, slaat u het formulier op als een concept voordat u de taak doorstuurt, deelt of raadpleegt u deze. Anders wordt de taak zonder het bijgewerkte formulier verzonden. Nadat u een taak door:sturen en deelt, kan de gebruiker die de taak ontvangt het eisen en voltooien of het aan u terugkeren. Als u een taak raadpleegt, kan de gebruiker de taak alleen aan u terugsturen.

Een taak retourneren return-a-task

Een taak offline uitvoeren take-a-task-offline

U mag mogelijk offline aan een taak werken en het formulier later verzenden vanuit Adobe® Reader® of Adobe® Acrobat® Professional of Adobe® Acrobat® Standard. Wanneer het formulier wordt verzonden, wordt de e-mailclient gestart met het juiste e-mailadres van de server. U kunt het ingevulde formulier vervolgens via e-mail naar de server verzenden.

Werken met bijlagen work-with-attachments

U kunt bijlagen lokaal toevoegen, bijwerken, verwijderen of opslaan.

Een bijlage toevoegen

Een bijlage weergeven

Een bijlage lokaal opslaan

Een bijlage bijwerken

Een bijlage verwijderen

Uw werk opslaan zonder de taak te voltooien save-your-work-without-completing-the-task

Taken voltooien completing-tasks

Hoe u een taak voltooit, is afhankelijk van de taak zelf en uw rol in het proces. Mogelijk wordt u gevraagd een verzoek goed te keuren of te weigeren, inhoud op te geven, informatie te controleren en te verifiëren of aan te geven dat u hebt gehandeld.

U kunt een taak op verschillende manieren voltooien:

Wanneer u een taak voltooit, afhankelijk van de taak, kan een bevestigingsvenster verschijnen herbevestiging van uw actie. U ziet bijvoorbeeld een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd de geldigheid van de gegevens die u hebt opgegeven te bevestigen.

Een taak voltooien complete-a-task

Taken voor bulksgewijs goedkeuren bulk-approve-tasks

U kunt meerdere taken verzenden vanuit de lijst Aan taak. Slechts kunnen de taken van het zelfde proces, met de zelfde taaknamen, en de zelfde routeopties samen worden voorgelegd.

Deelnemen aan taken via e-mail participating-in-tasks-through-email

U kunt taken via e-mail ontvangen en voltooien. Als u via e-mails aan taken deelneemt, hoeft u uw lijst Aan-taak routinematig te controleren op nieuwe taken of moet u de pagina Volgen controleren op de status van een taak.

Stel eerst de voorkeuren voor de AEM Forms-werkruimte in voor het ontvangen van e-mailberichten. De AEM Forms-werkruimte kan e-mailmeldingen verzenden voor taken in uw lijst Aan/Uit of een lijst met aan/Uit-taken van een groep waartoe u behoort. De beheerder bepaalt wanneer de e-mailberichten worden verzonden en wie hen ontvangt.

De e-mailberichten kunnen een koppeling bevatten waarmee de taak in de AEM Forms-werkruimte wordt geopend, een bijlage van het formulier dat voor de taak wordt gebruikt, of acties voor het uitvoeren van de taak via e-mail. Als een formulier in het e-mailbericht is opgenomen, kunt u het formulier openen en de taak voltooien als de knoppen voor het voltooien van de taak in het formulier zijn ingebouwd. Als acties voor het voltooien van de taak in het e-mailbericht zijn opgenomen, kunt u de taak voltooien door op de acties in de e-mail te klikken of door op het e-mailbericht te reageren met de actie die u als eerste regel in de tekst van de e-mail hebt getypt.

Wanneer u een taak via e-mail voltooit, wordt de taak verwijderd uit de lijst Aan-taak in de AEM Forms-werkruimte.

E-mailberichten ontvangen receive-email-notification-messages

Deelnemen aan taken via mobiele apparaten participating-in-tasks-through-mobile-devices

U kunt de AEM Forms-werkruimte-app gebruiken om deel te nemen aan taken vanaf uw mobiele apparaat. Voordat u de toepassing installeert, moet u contact opnemen met de systeembeheerder om te controleren of uw organisatie het gebruik van de AEM Forms-werkruimte-app ondersteunt.

Informatie over deadlines en herinneringen about-deadlines-and-reminders

A deadline bepaalt de datum en de tijd dat u een taak tegen moet voltooien. Wanneer een deadline overgaat, leidt de server de taak naar de volgende stap in het proces (die een lijst kan zijn van een andere gebruiker te doen) en dan verschijnt het tijdspictogram op de taak. Het tijdlijnpictogram wordt weergegeven, ongeacht de regels die aan het proces zijn gekoppeld.

A herinnering brengt u op de hoogte van een taak die uw aandacht vereist. Herinneringen vinden plaats op een vooraf bepaald tijdstip en dan met regelmatige intervallen tot u de bijbehorende taak voltooit. Wanneer u een herinnering ontvangt, verschijnt het herinneringspictogram op de taak.

Het bedrijfsproces bepaalt het gedrag en de timing van termijnen en herinneringen. Niet alle processen hebben deadlines en herinneringen. De beheerder geeft aan of e-mailmeldingen worden verzonden voor deadlines en herinneringen. U kunt uw voorkeuren instellen voor het ontvangen van e-mailberichten.

Werken met taken uit groep en gedeelde wachtrijen working-with-tasks-from-group-and-shared-queues

Alle taken die aan u worden toegewezen verschijnen in uw lijst van te doen (rij).

Alle groepen en gedeelde to-do-lijsten waartoe u toegang hebt, worden ook weergegeven in het linkerdeelvenster op de pagina Aan-bewerking. U kunt taken van om het even welke lijst uitvoeren die u toegang hebt tot.

Een lijst van te doen groepen kan meer dan één lid hebben. Een beheerder plaatst - groep aan-doet lijsten die op de specifieke vereisten van uw organisatie worden gebaseerd. De groep aan-doet lijsten verstrekken een manier om het werk onder verscheidene mensen te verdelen die gelijkaardige verantwoordelijkheden delen.

Elk lid van uw team verwerkt bijvoorbeeld aanvraagformulieren voor leningen. Al deze taken worden verzonden naar een groep aan-doet lijst dat elk lid van uw groep toegang tot heeft. Elk lid van uw groep heeft toegang tot de taken uit die lijst van te doen.

Een lijst met gedeelde taken wordt weergegeven wanneer een andere gebruiker zijn lijst van taken met u deelt of een taak expliciet met u deelt. Vervolgens kunt u de taken in de lijst Aan/Uit van die gebruiker weergeven en deze namens die gebruiker voltooien. Bijvoorbeeld, als u een vakantie neemt, kunt u verkiezen om uw te doen lijst met een medewerker te delen die uw taken voltooit terwijl u weg bent.

Als u aan een taak wilt werken vanuit een groep of gedeelde lijst Aan/uit, claimt u eerst de taak. U wordt dan eigenaar van de taak tot u het voltooit of het aan een andere gebruiker door:sturen.

Wachtrijen delen sharing-queues

U kunt uw lijst Aan-doe met een andere gebruiker delen, die dan de nieuwe taken in uw te doen lijst kan bekijken en op hen voor u actie ondernemen. Als er taken in de lijst Aan staan voordat u de lijst Aan doet deelt, kan de andere gebruiker deze niet weergeven. De gebruiker kan slechts de taken bekijken en eisen die in uw te doen lijst aankomen nadat u toegang tot uw te doen lijst verleent.

Houd in mening dat voor een gebruiker om een taak in een gedeelde rij te zien, de procesontwerper ACL voor de Gedeelde optie van de Rij op het lusje van de Controle van de Toegang van de Taak van de Dienst van de Gebruiker moet toelaten (ACL).

Uw wachtrij delen

Andere wachtrijen openen accessing-other-queues

U kunt toegang tot een lijst van te doen van een andere gebruiker verzoeken om om het even welke nieuwe taken in de te doen lijst van de gebruiker te bekijken en te eisen.

Wanneer u om toegang tot een andere gebruiker te doen lijst verzoekt, ontvangt de gebruiker een taak in hun te doen lijst om of uw verzoek goed te keuren of te ontkennen. Nadat de gebruiker de taak voltooit, ontvangt u een bericht in uw lijst te doen.

Als u toegang krijgt tot de lijst Aan-doe van een andere gebruiker, kunt u geen taken bekijken die in de te doen lijst bestonden van de gebruiker alvorens u toegang werd verleend. U kunt alleen de taken weergeven die in de lijst Aan-taak van de gebruiker aankomen nadat u toegang hebt gekregen tot de lijst Aan-Uit.

Andere wachtrij openen

Voorkeuren instellen voor Buiten het kantoor setting-out-of-office-preferences

Als u van plan bent om uit het bureau te zijn, kunt u specificeren wat aan taken gebeurt die aan u voor die periode worden toegewezen.

U kunt een begindatum en -tijd en een einddatum en -tijd opgeven die van kracht moeten worden als uw instellingen buiten het kantoor zijn. Als u in een verschillende tijdzone van de server wordt gevestigd, is de gebruikte tijdzone die van de server.

U kunt een standaardpersoon instellen waarnaar al uw taken worden verzonden. U kunt ook uitzonderingen voor taken van specifieke processen specificeren die naar een verschillende gebruiker moeten worden verzonden of in uw te doen lijst blijven tot u terugkeert. Als de aangewezen persoon ook uit het bureau is, gaat de taak naar de gebruiker die zij hebben aangewezen. Als de taak niet aan een gebruiker kan worden toegewezen die niet uit het bureau is, blijft de taak in uw te doen lijst.

Voorkeuren voor buiten het kantoor instellen set-out-of-office-preferences