Beleid maken en beheren creating-and-managing-policies

A beleid Hiermee definieert u een set instellingen voor vertrouwelijkheid en gebruikers die toegang hebben tot een document waarop het beleid wordt toegepast. A beleidsset wordt gebruikt om een reeks beleid te groeperen dat een gemeenschappelijk bedrijfsdoel heeft. Deze beleidsreeksen worden dan ter beschikking gesteld aan een ondergroep van gebruikers in het systeem. Zie voor meer informatie over beleid Beleid en documenten die door beleid worden beschermd.

Soorten beleid types-of-policies

Documentbeveiliging biedt de volgende typen beleid.

Persoonlijk beleid

Gebruikers kunnen hun eigen beleid maken, bewerken, kopiëren, verwijderen en toepassen met instellingen die geschikt zijn voor een bepaalde situatie. Alleen de persoon die een beleid maakt en de beheerders hebben toegang tot dat persoonlijke beleid. Het persoonlijke beleid verschijnt op het Mijn lusje van Beleid van de pagina van Beleid.

Uitgenodigde gebruikers kunnen ook persoonlijke beleidsregels maken, bewerken, kopiëren en verwijderen als de beheerder deze mogelijkheid inschakelt.

Gedeeld beleid

Beheerders en beleidssetcoördinatoren maken gezamenlijk beleid op basis van de vertrouwelijkheidsvereisten die uw organisatie voor verschillende typen documenten en gebruikers identificeert. Het gedeelde beleid is bevat binnen beleidsreeksen en is beschikbaar aan alle erkende gebruikers (documentuitgevers, beleidssetcoördinatoren, en documentontvangers) voor een bepaalde beleidsreeks. Beheerders en beleidssetcoördinatoren kunnen gedeeld beleid in- en uitschakelen. Gedeeld beleid wordt weergegeven in beleidssets op het tabblad Beleidssets van de pagina Beleid.

Wanneer u de documentbeveiliging voor het eerst installeert, bevat deze één gedeeld beleid met de naam Beperken tot alle afdrukopdragers. Wanneer dit beleid op een document wordt toegepast, kan om het even welke gebruiker die login aan documentveiligheid kan toegang hebben tot het document. Dit beleid wordt gevestigd in de genoemde beleidsreeks Algemene beleidsset. Dit beleid is standaard niet ingeschakeld. U kunt deze functie inschakelen als deze aan de behoeften van uw organisatie voldoet.

Beleid dat automatisch wordt gegenereerd in Microsoft Outlook

Met Acrobat kunt u beleid toepassen op documenten die u als e-mailbijlagen verzendt in Microsoft Outlook. In Vooruitzichten, kunt u een document beschermen door een bestaand beleid te gebruiken of door een auto-geproduceerd beleid te gebruiken dat Acrobat met standaard vertrouwelijkheidsmontages produceert en op het document van toepassing is dat aan een e-mailbericht in bijlage is. (Zie * Acrobat Help*.)

Wie beleid en beleidssets kan maken en beheren who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

De manier waarop u met beleid en beleidsreeksen in wisselwerking staat hangt van uw rol binnen de organisatie af:

Gebruikers: Gebruikers kunnen hun persoonlijke beleid maken, bewerken en verwijderen. Uitgenodigde gebruikers kunnen ook een persoonlijk beleid maken als de beheerder deze mogelijkheid inschakelt.

Beleidssetcoördinatoren: Coördinatoren van beleidssets kunnen gezamenlijk beleid maken en beheren binnen de beleidsgroepen waar zij als coördinator zijn aangewezen. Een beleidssetcoördinator is gewoonlijk een specialist in de organisatie die het beleid in een bepaalde beleidsreeks het best kan ontwerpen.

Beheerders: Beheerders kunnen het persoonlijke beleid van elke gebruiker bewerken. Ze kunnen een gezamenlijk beleid maken. Ze kunnen ook beleidssets maken, bewerken en verwijderen en beleidssetcoördinatoren aanwijzen.

Voor meer informatie over de verschillende documentbeveiligingsrollen raadpleegt u Gebruikers voor documentbeveiliging.

Beleid maken en bewerken creating-and-editing-policies

Gebruikers kunnen een persoonlijk beleid voor eigen gebruik maken of bewerken. Beheerders en beleidssetcoördinatoren kunnen gezamenlijk beleid voor uw organisatie maken of bewerken.

Overwegingen bij het bewerken van beleidsregels considerations-for-editing-policies

Wanneer u een beleid uitgeeft, beïnvloeden de veranderingen documenten die het beleid momenteel beschermt, evenals documenten die het beleid daarna beschermt. Als u bijvoorbeeld ontvangers verwijdert uit een beleid dat momenteel op een document wordt toegepast, kunnen de ontvangers het document niet meer openen.

De status van het document bepaalt wanneer de wijziging van kracht wordt:

Wanneer u beleid bewerkt, gelden de volgende beperkingen:

Een beleid maken of bewerken

Gebruikers en groepen users-and-groups

In het gebied Gebruikers en groepen geeft u de gebruikers op die toegang hebben tot documenten die met het beleid zijn beveiligd. Voor elke gebruiker of groep die u opgeeft, stelt u ook de gebruiksrechten voor het document in.

Gebruiker of groep toevoegen: Als u een gebruiker of groep gebruikers wilt toevoegen, klikt u op Gebruiker of Groep toevoegen en klikt u vervolgens op Geavanceerd zoeken om gebruikers of groepen te zoeken. De gebruikers omvatten de interne gebruikers van uw organisatie en uitgenodigde gebruikers die met documentveiligheid hebben geregistreerd. Wanneer u deze optie selecteert, wordt de pagina Gebruiker of Groep toevoegen weergegeven:

Nieuwe gebruiker uitnodigen: Als u een uitgenodigde gebruiker wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe gebruiker uitnodigen, typt u het e-mailadres van de gebruiker in het vak dat verschijnt en klikt u op Uitnodigen. Deze optie is alleen beschikbaar als de beheerder deze heeft ingeschakeld. Wanneer u nieuwe uitgenodigde gebruikers aan een beleid toevoegt, verzendt de documentveiligheid een registratieuitnodiging e-mail als de gebruikers niet reeds worden uitgenodigd om zich te registreren. De gebruikers moeten de koppeling in de e-mail gebruiken om een account te maken en vervolgens het account activeren.

Nadat gebruikers zich hebben geregistreerd, kunnen ze met een beleid beveiligde documenten gebruiken waarvoor ze toestemming hebben. Afhankelijk van de mogelijkheden die de beheerder inschakelt, kunnen de externe gebruikers toestemming hebben om beleid toe te passen op documenten, beleid te maken, te bewerken en te verwijderen en andere externe gebruikers aan het beleid toe te voegen.

Anonieme gebruiker toevoegen: Als u anonieme gebruikerstoegang wilt toestaan, klikt u op Anonieme gebruiker toevoegen. Deze optie is alleen beschikbaar als de beheerder anonieme gebruikerstoegang heeft ingeschakeld voor documentbeveiliging. (Zie De documentbeveiligingsserver configureren.) Met deze optie krijgt iedereen toegang tot documenten die door dit beleid worden beveiligd, ongeacht of hij een account voor documentbeveiliging heeft. Als u deze optie selecteert, kunt u geen andere soorten gebruikers aan het beleid toevoegen.

Documentmachtigingen opgeven voor gebruikers en groepen specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

U kunt documentmachtigingen voor één gebruiker of groep tegelijk opgeven, of u kunt meerdere gebruikers en groepen in de lijst selecteren en hun machtigingen wijzigen met de opties in het gebied met kolomkoppen.

Standaard hebben alle documenten die met een beleid zijn beveiligd een machtiging waarmee gebruikers ze online kunnen openen.

Het tabblad Machtigingen en Opties wordt weergegeven in documentbeveiliging.

Deze documentmachtigingen zijn beschikbaar op het tabblad Machtigingen. U kunt deze machtigingen toepassen op PDF-, PTC Pro/E- en Microsoft Office-bestanden.

Afdrukken: Hiermee kan de gebruiker een document afdrukken dat met dit beleid is beveiligd. Voor Office- en Pro/E-bestanden kunt u het selectievakje Afdrukken inschakelen om afdrukken toe te staan of uitschakelen om afdrukken te voorkomen. Als u het selectievakje Aangepaste machtigingen voor PDF tonen inschakelt, kunt u uit de volgende opties kiezen:

Niet toegestaan: De gebruiker mag de PDF niet afdrukken.

Toegestaan: De gebruiker mag de PDF afdrukken.

Lage resolutie. alleen: De gebruiker mag de PDF met een lage resolutie afdrukken.

Wijzigen: Hiermee kan de gebruiker een document wijzigen dat met dit beleid is beveiligd. Voor Office- en Pro/E-bestanden kunt u het selectievakje Wijzigen inschakelen om wijzigingen toe te staan of het selectievakje wissen om wijzigingen te voorkomen. Als u het selectievakje Aangepaste machtigingen voor PDF tonen inschakelt, kunt u uit de volgende opties kiezen:

Niet toegestaan: De gebruiker mag de PDF niet wijzigen.

Willekeurig: De gebruiker kan de PDF wijzigen.

Samenwerken: De gebruiker mag met anderen samenwerken, gebruikend de Collaborate opties in Adobe Acrobat. Met deze machtiging kan de gebruiker formuliergegevens kopiëren, zelfs als de machtiging Kopiëren niet expliciet in het beleid is opgegeven.

Pagina's wijzigen: Gebruiker mag pagina's toevoegen en verwijderen en inhoud in de PDF bewerken.

Fill & Sign: De gebruiker mag formuliervelden op de PDF invullen en ondertekenen.

Kopiëren: Hiermee kan de gebruiker tekst kopiëren uit een document dat met dit beleid is beveiligd.

Reader scherm: Deze machtiging wordt weergegeven als u het selectievakje Aangepaste machtigingen voor PDF tonen inschakelt. Als deze optie is ingeschakeld, heeft Adobe Acrobat toestemming om tijdelijke codes toe te voegen aan de PDF om de leesbaarheid met een schermlezer te verbeteren.

Deze documentmachtigingen zijn beschikbaar op het tabblad Opties. U kunt deze machtigingen toepassen op PDF-, PTC Pro/E- en Microsoft Office-bestanden:

Off line: Hiermee kan de gebruiker een document offline bekijken dat met dit beleid is beveiligd.

Geldigheid machtiging: Selecteer Machtigingen zijn altijd geldig of stel een geldigheidsperiode voor documentmachtigingen in. Als u een geldigheidsperiode selecteert, klikt u op de kalenderpictogrammen om een datum te selecteren en gebruikt u de pijlen om de tijd op te geven in de 24-uursnotatie.

Voor gedeelde beleidsregels kunnen beheerders de volgende bevoegdheden uitschakelen voor de documentuitgever (de gebruiker die het beleid toepast op een document):

Intrekken: Hiermee kan de uitgever van het document de toegangsrechten voor het document intrekken.

Overschakelen: Laat de documentuitgever toe om beleidsvoorrechten te schakelen.

Algemene instellingen general-settings

Het gebied Algemene instellingen bevat de volgende instellingen:

Geldigheidsperiode: De periode waarin het document met beleidsbescherming toegankelijk is voor geautoriseerde ontvangers. U kunt uit deze opties voor de geldigheidsperiode kiezen:

Document is niet geldig na: Het document is toegankelijk gedurende het opgegeven aantal dagen vanaf het moment dat het document is beveiligd.

Document is na deze datum niet geldig: Het document is geldig vanaf de datum waarop het beleid is toegepast op het document tot de opgegeven einddatum.

Geldig van, tot en met: Het document is geldig gedurende de opgegeven datums. U kunt de kalender gebruiken om een datum te selecteren, waar van toepassing, door het kalenderpictogram te klikken.

Document is altijd geldig: De geldigheidsperiode van het document loopt niet af.

Controle: Het controleren van gebeurtenissen die aan een document met beleidsbeveiliging zijn gekoppeld, in- of uitschakelen. Documentbeveiliging kan bijvoorbeeld gebeurtenissen opnemen, zoals pogingen om een document te openen. Gecontroleerde gebeurtenissen worden weergegeven in de lijst op de pagina Gebeurtenissen. Als u deze optie niet selecteert, worden in documentbeveiliging geen gebeurtenissen vastgelegd voor documenten die aan het beleid zijn gekoppeld.

Uitgebreide gebruiksregistratie: Het bijhouden van gebruik in- of uitschakelen documentbeveiliging ondersteunt het bijhouden van gebruikersgebeurtenissen die zijn gekoppeld aan verschillende bewerkingen die op een PDF-bestand worden uitgevoerd. U kunt het documenthandbeveiligingsobject openen met behulp van een JavaScript. Een klik op een knop, een multimediabestand dat wordt afgespeeld of het opslaan van een bestand zijn enkele voorbeelden van gebeurtenissen die kunnen worden geactiveerd door een PDF die met een beleid is beveiligd. Met behulp van het beveiligingsobject van het document kunt u ook gebruikersgegevens ophalen. Het bijhouden van gebeurtenissen kan op algemeen niveau of op beleidsniveau worden ingeschakeld op de documentbeveiligingsserver.

Automatische offline leaseperiode: Het maximumaantal dagen dat de ontvanger het document met beleidsbeveiliging offline kan gebruiken (zonder actieve internet- of netwerkverbinding). Wanneer de huurperiode verloopt, moet de ontvanger het document opnieuw synchroniseren om het te blijven gebruiken.

Externe machtigingsproviders external-authorization-providers

Selecteer de externe verificatieproviders als u al een configuratie hebt geconfigureerd. Beschikbare providers worden vermeld.

Verificatie-instellingen authentication-settings

U kunt de authentificatiemontages met voeten treden die u op de server vormde en de authentificatieopties relevant voor dit beleid specificeren. Selecteer Globale authentificatie-instellingen overschrijven en selecteer dan de authentificatieopties relevant voor dit beleid. De volgende verificatieopties zijn beschikbaar:

Verificatie van wachtwoord gebruikersnaam toestaan: Selecteer deze optie als clienttoepassingen bij het maken van een verbinding met de server gebruik moeten kunnen maken van gebruikersnaam-/wachtwoordverificatie.

Kerberos-verificatie toestaan: Selecteer deze optie om cliënttoepassingen toe te laten om authentificatie te gebruiken Kerberos wanneer het verbinden met de server.

Client-certificaatverificatie toestaan: Selecteer deze optie als u wilt dat clienttoepassingen certificaatverificatie kunnen gebruiken wanneer ze verbinding maken met de server.

Uitgebreide verificatie toestaan Selecteer deze optie om uitgebreide verificatie in te schakelen. Als u deze optie selecteert, kunnen clienttoepassingen uitgebreide verificatie gebruiken. Uitgebreide verificatie biedt aangepaste verificatieprocessen en verschillende verificatieopties die zijn geconfigureerd op de Document Security-server

Als u de globale authentificatiemontages met voeten treedt, kunt u de authentificatieopties relevant voor dit beleid kiezen. Bijvoorbeeld, als u drie authentificatieopties (gebruikersbenaming en wachtwoord, cliëntcertificaat, en uitgebreide authentificatie) op de server had toegelaten, kunt u dat globale plaatsen met voeten treden en slechts uitgebreide authentificatie voor dit beleid selecteren. U moet ervoor zorgen dat de authentificatieoptie die u hier selecteert reeds op de server wordt gevormd. In dit voorbeeld, kunt u geen Kerberos als authentificatieoptie selecteren omdat het niet op de server wordt gevormd.

Geavanceerde instellingen advanced-settings

Het gebied Geavanceerde instellingen bevat de volgende instellingen:

Dynamisch watermerk: Selecteer een watermerk dat dynamisch moet worden weergegeven op de pagina's van een document (bijvoorbeeld wanneer een ontvanger het document afdrukt). Dynamische watermerken identificeren op unieke wijze een document, waardoor de vertrouwelijkheid van het document wordt gewaarborgd en inbreuk op het auteursrecht wordt voorkomen. Bijvoorbeeld, kan de beheerder een dynamisch watermerk vormen dat de huidige datum, de gebruikersnaam of herkenningsteken van de persoon toont die het document, of de naam van het beleid gebruikt gebruikt om het document te beschermen. Een watermerk kan aangepaste tekst of grafische elementen ook weergeven als dit is geconfigureerd. De beheerders vormen de watermerkopties, en de beheerders en de gebruikers kunnen hen op beleid toepassen.

(Zie Dynamische watermerken configureren.)

Als u een beleid uitgeeft en de beheerder een gevormd watermerk schrapte dat u eerder voor dit beleid selecteerde, verschijnt een nota op de Edit pagina van het Beleid. In dit geval selecteert u een nieuw watermerk als u het bewerkte document wilt opslaan.

Alleen gecertificeerde Acrobat-plug-ins voor PDF gebruiken: Als deze optie is geselecteerd voor een beleid, moet Acrobat 8.0 en hoger in de gecertificeerde modus worden uitgevoerd wanneer documenten worden geopend die met het beleid zijn beveiligd. Als Acrobat wordt uitgevoerd in de gecertificeerde modus, worden er geen plug-ins van derden geladen.

Selecteer deze optie als u zich zorgen maakt over het schrijven van een insteekmodule door een ontvanger van een document die de documentbeveiliging in Acrobat 8.0 en hoger kan omzeilen. Selecteer deze optie niet als ontvangers van het document plug-ins van derden in Acrobat moeten gebruiken om te communiceren met documenten.

Met deze optie wordt alleen de gecertificeerde modus ingeschakeld in Acrobat 8.0 of hoger. de beheerder moet de toegang voor Acrobat 7.0 uitschakelen.

(Zie De beveiligingsserver voor het document configureren.)

Deze optie is niet van toepassing op Adobe Reader.

Foutbericht toegang geweigerd: Een bericht dat wordt weergegeven aan iedereen die een document probeert te openen dat met een beleid is beveiligd zonder toestemming. Dit bericht wordt weergegeven in Acrobat. Clients die dit bericht niet kunnen weergeven, geven een standaardbericht weer om aan te geven dat toegang wordt geweigerd.

Onverwisselbare geavanceerde instellingen unchangeable-advanced-settings

Het gedeelte Onveranderbare geavanceerde instellingen bevat de volgende instellingen. U kunt deze instellingen niet wijzigen nadat u het beleid hebt opgeslagen.

Versleutelingsalgoritme en sleutellengte: Wordt gebruikt om uw documenten te beveiligen. U kunt uit deze opties kiezen:

Documentbeperkingen: Selecteer de PDF-documentcomponenten die u wilt versleutelen. Met andere clienttoepassingen wordt het gehele document versleuteld, maar niet de gekoppelde of ingesloten bestanden. U kunt uit deze opties kiezen:

Gedeeld beleid in- of uitschakelen enable-or-disable-shared-policies

Om een gedeeld beleid beschikbaar te maken, moet de beheerder of de coördinator van de beleidsreeks het toelaten. U kunt nieuw beleid of eerder onbruikbaar gemaakt beleid toelaten. Een gedeeld beleid dat u onbruikbaar maakt wordt nog afgedwongen voor documenten die met dat beleid worden beschermd.

Er verschijnt een rode X naast een uitgeschakeld beleid.

Informatie over een beleid weergeven view-information-about-a-policy

Gebruikend het Mijn lusje van Beleid, kunt u persoonlijk beleid zoeken.

De reeksen van het beleid die de beheerders creëren zijn vermeld op het lusje van de Reeksen van het Beleid van de pagina van Beleid met informatie over de beleidsreeks, met inbegrip van zijn naam, de gecreeerde en gewijzigde datum, en een beschrijving. Klik op de naam van een beleidsset om de details weer te geven. Coördinatoren met beleidssets die gemachtigd zijn om beleid te beheren, kunnen gezamenlijk beleid maken binnen een bepaalde beleidsset.

Wanneer u creeert of een beleid uitgeeft, wordt een pagina getoond waar u details zoals beleidsnaam, toestemmingsniveaus, vertrouwelijkheidsmontages, en de ontvangers kunt vormen om in het beleid te omvatten.

De beheerder kan de volgende vertrouwelijkheidsmontages voor een beleid vormen:

Gebruikers kunnen het beleid bekijken dat ze hebben gemaakt en elk gedeeld beleid waartoe ze toegang hebben. Beheerders kunnen al het gedeelde en persoonlijke beleid weergeven dat zich in documentbeveiliging bevindt.

U kunt meer gedetailleerde informatie over een beleid bekijken dat in de lijst verschijnt, met inbegrip van de gebruikers of de groepen die op het beleid en de vertrouwelijkheidsmontages inbegrepen zijn die voor die gebruikers worden gespecificeerd.

Zoeken naar beleid search-for-policies

Beheerders kunnen zoeken naar gedeeld beleid en naar persoonlijk beleid dat door andere gebruikers is gemaakt.

Een beleid kopiëren copy-a-policy

U kunt een bestaand beleid kopiëren en opslaan met een nieuwe naam en beschrijving. Het kopiëren van beleid is een efficiënte manier om nieuw beleid tot stand te brengen door bestaande montages te gebruiken.

Externe gebruikers kunnen beleid alleen kopiëren als de beheerder deze mogelijkheid inschakelt. Als u geen beleid kunt maken, is de optie Kopiëren niet beschikbaar.

Een beleid verwijderen delete-a-policy

U kunt beleid verwijderen dat u hebt gemaakt. Beheerders kunnen beleid verwijderen dat door elke gebruiker is gemaakt. Coördinatoren van beleidssets kunnen beleid in hun beleidssets verwijderen. Een beleid dat u schrapt wordt nog afgedwongen voor documenten die met dat beleid worden beschermd. U kunt meerdere beleidsregels tegelijk verwijderen.

Uitgenodigde gebruikers kunnen beleid slechts schrappen als de beheerder dit vermogen toelaat. Als u geen beleid kunt verwijderen, is de verwijderingsoptie niet beschikbaar.

De beleidslijst sorteren sort-the-policy-list

U kunt de beleidslijst sorteren op kolomkop om beleid gemakkelijker te vinden. Een driehoekje naast de kolomkop geeft aan welke kolom momenteel wordt gebruikt om te sorteren. Een naar boven wijzend driehoekje geeft de oplopende volgorde aan, terwijl een naar beneden wijzend driehoekje de aflopende volgorde aangeeft.