DocumentatieAcrobat Sign Tutorials

Documentautomatisering met Acrobat Sign for Microsoft Power Platform

Last update: Fri Aug 04 2023 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
  • Onderwerpen:

Gemaakt voor:

  • tussenpersoon
  • Gebruiker
  • Ontwikkelaar

Leer hoe u de Acrobat Sign- en Adobe PDF Tools-connectors voor Microsoft Power Apps activeert en gebruikt. Bouw workflows waarmee je snel en veilig bedrijfsgoedkeurings- en ondertekeningsprocessen kunt automatiseren zonder code te schrijven. Deze zelfstudie bevat vier onderdelen die in de onderstaande koppelingen worden beschreven:

Deel 1: Ondertekende overeenkomst opslaan in SharePoint met Acrobat Sign

Deel 1: Ondertekende overeenkomst opslaan in SharePoint met Acrobat Sign

Deel 2: Geautomatiseerd goedkeuringsproces voor elektronische ondertekening met Acrobat Sign

Deel 2: Geautomatiseerd goedkeuringsproces voor elektronische ondertekening met Acrobat Sign

Deel 3: Geautomatiseerde OCR van documenten met Adobe PDF Tools

Deel 3: Geautomatiseerde OCR van documenten met Adobe PDF Tools

Deel 4: Geautomatiseerde documentverzameling met Adobe PDF Tools

Deel 4: Geautomatiseerde documentverzameling met Adobe PDF Tools

Vereisten

  • Microsoft 365 en Power Automate vertrouwdheid
  • Acrobat Sign-kennis
  • Microsoft 365-account met toegang tot SharePoint en Power Automate (basis voor Acrobat Sign, Premium voor Adobe PDF Tools)
  • Acrobat Sign for enterprise of Acrobat Sign developer account

Oefeningen 1 en 2

  • Acrobat Sign-account met toegang tot de API. Een ontwikkelingsaccount of een Enterprise-account.
  • SharePoint-site toegankelijk via Power Automate waarop u bewerkingsmachtigingen hebt. Volledige beheertoegang wordt aanbevolen.
  • Voorbeelddocument voor het goedkeuringsverzoek en de ondertekening van de handtekening.

Oefeningen 3 en 4

Materialen downloaden hier

Deel 1: Ondertekende overeenkomst opslaan in SharePoint met Acrobat Sign part1

In deel één gebruikt u een Power Automate Flow-sjabloon om een geautomatiseerde workflow in te stellen waarmee alle ondertekende overeenkomsten op uw SharePoint-site worden opgeslagen.

  1. Navigeer naar Automatisch.

  2. Zoek naar Acrobat Sign.

    Screenshot van navigatie naar Power Automate

  3. Kies Een Acrobat Sign-overeenkomst opslaan naar een SharePoint-bibliotheek.

    Screenshot van handeling Acrobat Sign-overeenkomst opslaan in SharePoint-bibliotheek

  4. Bekijk het scherm en configureer eventuele benodigde verbindingen. Schakel de Acrobat Sign-verbinding in.

  5. Klik op blauw + symbool.

    Screenshot van Acrobat Sign- en SharePoint-stroomverbinding

  6. Voer de e-mail naar uw Acrobat Sign-account in en klik op het wachtwoordveld in het nieuwe venster.

    Schermafbeelding van Acrobat Sign-aanmeldingsscherm

    Wacht even totdat Adobe uw account heeft gecontroleerd.

    note note
    NOTE
    Deze controle leidt u naar de juiste aanmelding als u een Adobe ID of onze SSO gebruikt.

  7. Voltooi de aanmelding.

  8. Klikken Doorgaan naar het Flow-bewerkingsscherm gaan.

  9. Geef de trigger een naam.

    Screenshot van de naam van de trigger

  10. Configureer uw SharePoint-instellingen.

    Screenshot van het configureren van uw SharePoint-instellingen

    Site-adres: Uw SharePoint-site
    Mappad: Pad naar de gedeelde documenten die u wilt gebruiken
    Bestandsnaam: De standaardinstelling accepteren
    Bestandsinhoud: De standaardinstelling accepteren

  11. De workflow opslaan.

    Screenshot van het pictogram Save

  12. Navigeer met de blauwe pijl terug naar het scherm met het stroomoverzicht. U zult deze stroom in deel 2 testen.

    Screenshot van het flowoverzichtsscherm

U zult deze stroom in het volgende deel testen.

Deel 2: Geautomatiseerd goedkeuringsproces voor elektronische ondertekening met Acrobat Sign part2

In deel twee bouwen we het eerste deel af met een robuustere flow en testen we beide flows om ze in actie te zien.

  1. Selecteren Sjablonen aan de linkerkant van de Power Automate interface.

    Screenshot van het selecteren van sjablonen

  2. Zoek naar "managergoedkeuring".

  3. Selecteren Goedkeuring aanvragen van manager voor een geselecteerd bestand.

    Screenshot van het selecteren van goedkeuring van aanvraagmanager voor een geselecteerd bestand

    Bekijk de verbindingen en voeg eventuele ontbrekende verbindingen toe.

    note note
    NOTE
    Als dit de eerste stroom is u met goedkeuringen doet, zullen zij volledig worden gevormd wanneer de stroom loopt.

  4. Klikken Doorgaan om naar het flowbewerkingsscherm te gaan.

    Deze flow heeft veel vooraf geconfigureerde stappen, waaronder foutcontrole en geneste voorwaardelijke stappen.

  5. Configureren Voor een geselecteerd bestand als volgt:
    Site-adres: Uw SharePoint-site
    Bibliotheeknaam: De opslagplaats voor uw documenten

  6. Voeg als volgt een invoer toe:
    Type: E-mail
    Naam: E-mail ondertekenaar

    Screenshot van het configureren van de flow

  7. Configureren Bestandseigenschappen ophalen: als volgt:
    Site-adres: Uw SharePoint-site
    Bibliotheeknaam: De opslagplaats voor uw documenten

  8. Omlaag schuiven en zoeken naar Indien ja.

    Screenshot van de configuratie If yes

  9. Klikken Een handeling toevoegen in de Indien ja (niet de onderste versie) om de stappen toe te voegen die u ter ondertekening wilt verzenden.

    Screenshot van het toevoegen van een handeling in het vak Indien ja

  10. Zoeken naar SharePoint krijgt bestandsinhoud en kiest u Bestandsinhoud ophalen.

    Screenshot van het zoekvak

  11. Configureer de Bestandsinhoud ophalen als volgt:

    Schermafbeelding van de configuratie Bestandsinhoud ophalen

    Site-adres: Uw SharePoint-site.
    Bestands-id: Zoek naar "id" en kies Identifier in het menu Bestandseigenschappen ophalen stap.

  12. Zoek naar "Adobe" en kies Acrobat Sign om een andere handeling toe te voegen.

    Schermafbeelding van zoekmenu

  13. Typ "upload" in het zoekvak voor Acrobat Sign en selecteer Een document uploaden en een document-id ophalen.

  14. Zoeken naar de dynamische variabele Naam om de naam op te halen van het item/document dat is geselecteerd in de trigger onder Bestandsnaam.

  15. Klikken Expressie in de variabele assistent onder Bestandsinhoud.

    Screenshot van een document uploaden en document-id ophalen scherm

  16. Eén apostrof toevoegen en vervolgens weer klikken om Dynamische inhoud, verwijder uw apostrof, selecteer Bestandsinhoud en klik vervolgens op OK.

    Zorg ervoor dat er geen extra apostroffen zijn en het lijkt op het onderstaande voorbeeld.

    Screenshot van hoe het scherm Dynamische inhoud eruit moet zien

  17. Zoek naar 'maken' in het zoekgebied van Acrobat Sign om nog een Acrobat Sign-actie toe te voegen.

  18. Selecteren Maken en overeenkomst vanuit een geüpload document en verzenden voor ondertekening.

    Schermafbeelding van zoeken naar maken

  19. Configureer de vereiste informatie: Kies Naam van de dynamische variabele assistent in Naam overeenkomst.
    Kies Document-id van de dynamische variabele assistent in Document-id.
    Kies E-mail ondertekenaar van de dynamische variabele assistent in E-mail deelnemer.
    Voer "1" in Volgorde van deelnemers.
    Kies Ondertekenaar van vervolgkeuzelijst in Deelnemerrol.

    Screenshot van de vereiste informatie

  20. Opslaan de flow.

De stroom testen

Ga naar de documentrepository van uw SharePoint-site om deze uit te testen.

  1. Selecteer het document en kies Automatisch en de Stroom die je zojuist hebt gemaakt.

    Screenshot van het selecteren van het menu Automate en flow

  2. Start de flow om de verbindingen te valideren (alleen eerste flowrun).

  3. Voer een leuk bericht in voor de fiatteur in Bericht.

  4. Voer de e-mail voor de documentondertekenaar in E-mail ondertekenaar.

  5. Klikken Stroom uitvoeren.

De geconfigureerde fiatteur voor de gebruiker die de flow start, krijgt een goedkeuringsaanvraag. U kunt uw goedkeuring verlenen via e-mail of via het menu Power Automate Action Items.
Na goedkeuring ondertekent u uw document. Afhankelijk van uw gebruiker en als deze zijn aangemeld bij Sign, moet u de ondertekeningsvensters mogelijk openen in een privébrowservenster.

Screenshot van het openen in privébrowservenster

Voltooi de ondertekening en kijk terug in uw SharePoint-map.

Screenshot van SharePoint-map

Deel 3: Geautomatiseerde OCR van documenten met Adobe PDF Tools part3

In deel drie leert u hoe u OCR in PDF kunt automatiseren wanneer u deze importeert in Microsoft SharePoint. Hiermee wordt een probleem opgelost dat optreedt met gescande PDF-documenten die niet doorzoekbaar zijn in SharePoint.

Screenshot van PDF-document in browser

Een map instellen in SharePoint

Ga naar Microsoft SharePoint waar u documenten wilt opslaan.

  1. Klikken + Nieuw om een nieuwe map met de naam "Verwerkte contracten" te maken.

  2. Klikken + Nieuw om een nieuwe map met de naam "Oude contracten" te maken.

    Screenshot van nieuwe mappen

Naar deze mappen wordt nu verwezen als onderdeel van uw Power Automate-flow.

Een flow maken op basis van een sjabloon

  1. Meld u aan bij https://flow.microsoft.com.

  2. Klikken Sjablonen in de zijbalk.

    Screenshot van het selecteren van sjablonen

  3. Selecteren Nieuwe bestanden in SharePoint converteren naar doorzoekbare tekst-PDF.

  4. Klik op de knop + symbool naast Adobe PDF Tools.

    Screenshot van het selecteren van het +-symbool

  5. Ga op een nieuw tabblad naar https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted.

  6. Klik op Aan de slag.

    Screenshot van de knop Aan de slag

  7. Meld u aan met uw Adobe ID.

    Schermafbeelding van het aanmeldingsscherm

  8. Voer de naam en de beschrijving van de referenties in en klik op Referenties maken.

    Screenshot van het scherm Create Credentials

    Laat het venster met de referenties open. Je moet ze invoeren in Microsoft Power Automate.

    Screenshot van het browsertabblad om open te houden

  9. Voer de referenties in en klik op Maken in Microsoft Power Automate.

    Screenshot van het invoeren van de aanmeldingsgegevens voor de PDF Tools

  10. Klik op Doorgaan.

    Screenshot van waar te klikken op Doorgaan

    Nu kun je een weergave van de workflow zien, en je moet deze configureren voor je omgeving.

  11. Selecteer het veld Site-adres en kies welke SharePoint-site u gebruikt onder de trigger Wanneer een bestand in een map wordt gemaakt.

    Screenshot van het selecteren Wanneer een bestand wordt gemaakt in een mappentrigger

  12. Klik op het mappictogram om naar de map Oude contracten onder Map-id te navigeren.

    Screenshot van het selecteren van de map Oude contracten

  13. Bewerk de Bestand maken actie onder aan de flow:

    Wijzigen Site-adres naar uw siteadres.
    Geef de locatie van de map Verwerkte contracten op in het mappad.

  14. Klikken Opslaan in de rechterbovenhoek.

  15. Klikken Testen.

  16. Selecteren Handmatig.

  17. Klikken Testen.

    Screenshot van de testflow

Probeer de nieuwe flow

  1. Navigeer naar de map Old Contracts in SharePoint.

  2. Navigeer naar E03/Old Contracts in de oefenbestanden die u hebt gedownload.

  3. Kopieer de bestanden ReleaseFormXX.pdf naar de map Old Contracts in SharePoint.

    Screenshot van het kopiëren van de bestanden

Als u nu naar de map Verwerkte contracten navigeert, kunt u uw PDF zien nadat u de flow een paar minuten hebt kunnen uitvoeren. Als u de PDF opent, ziet u dat de tekst selecteerbaar is.
Bovendien indexeert SharePoint het document, zodat u de inhoud van uw documenten kunt doorzoeken vanuit de zoekbalk in SharePoint.

Deel 4: Geautomatiseerde documentverzameling met Adobe PDF Tools part4

In deel vier leert u hoe u een groot aantal documenten kunt samenvoegen op basis van de verstrekte informatie tijdens het selecteren en starten van een flow vanuit Microsoft SharePoint. In dit scenario zal de flow:

  • Vraag om informatie om te kiezen wat u in een pakket voor een klant wilt opnemen.
  • Op basis van de verstrekte informatie worden veel documenten samengevoegd. Deze documenten bevatten een omslagpagina en optionele whitepapers.
  • Het samengevoegde document wordt opgeslagen in SharePoint.

Exportbestanden importeren in SharePoint

  1. Open de map E04 in de oefenbestanden.

  2. Importeer de mappen Voorstel, Sjablonen en Gegenereerd document naar SharePoint.

    Schermafbeelding van importmappen

Deze mappen worden ter referentie gebruikt. U zult met name het bestand Voorstel.docx gebruiken voor uw voorstel.

In de map Sjablonen vindt u een map Covers met daarin paginaomslagontwerpen voor verschillende steden. Er is ook een map Whitepapers met optionele extra whitepapers die aan het einde worden toegevoegd als deze is geselecteerd.

Importeer de flow in Microsoft Power Automate

  1. Meld u aan bij Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Klikken Mijn stromen.

    Screenshot van de locatie waar de Mijn flows moet worden geselecteerd

  3. Klik op Importeren.

    Schermafbeelding van importscherm

  4. Klikken Uploaden en kies de map GenerateVoorstel_20210311231623.zip in E04/Flows/.

    Screenshot van het selecteren van map

  5. Klik op Importeren.

  6. Klik op het pictogram Sleutel onder Actie naast Voorstel naar klant verzenden.

    Screenshot van het moersleutelpictogram

  7. Selecteren Maken als nieuw onder Setup.

  8. Stel de naam van de flow in onder Bronnaam.

  9. Klik op Opslaan.

    Herhaal dit voor de andere gerelateerde bronnen en selecteer uw verbinding.

    Screenshot van het opslaan van het bestand

  10. Klikken Importeren nadat u al uw verbindingen hebt gemaakt.

Instellen voor een geselecteerd bestand

Nu de flow is gemaakt, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op Bewerken.

    Screenshot van de te selecteren bewerking

  2. Trigger selecteren Voor een geselecteerd bestand.

    Voeg uw SharePoint-site toe aan het siteadres.
    Voeg uw bibliotheek toe aan de bibliotheek.

    Screenshot van voltooide trigger

SjabloonMapPath instellen

  1. Klik op de variabele templateFolderPath.
  2. Stel het pad in naar de locatie van de map Sjablonen binnen de SharePoint-site die u hebt geïmporteerd.

Omslag bestandsinhoud ophalen instellen

  1. Klikken Omslag handeling, waarmee het bereik wordt uitgebreid.

  2. Uitbreiden Omslag: Bestandsinhoud ophalen.

    Stel het siteadres in op uw SharePoint-site.

    Schermafbeelding van uitgevouwen omslag

Geselecteerd bestand instellen

  1. Breid uit Geselecteerd bestand actie.

    Wijzig het siteadres en de bibliotheeknaam in respectievelijk uw SharePoint-site en -bibliotheek onder Bestandseigenschappen ophalen.
    Wijzig het siteadres in uw SharePoint-site onder Bestandsinhoud ophalen.

    Schermafbeelding van uitgevouwen geselecteerd bestand, actie

Whitepapers instellen

  1. Klikken Whitepapers handeling.

  2. Uitbreiden Voorwaarde: Whitepaper toevoegen.

    Schermafbeelding van de uitgevouwen voorwaarde Whitepaper toevoegen

  3. Uitbreiden Whitepaper 1: Bestandsinhoud ophalen met pad.
    Bewerk het siteadres in uw opgegeven SharePoint-site.

Herhaal dezelfde stappen voor Voorwaarde: Whitepaper 2 toevoegen.

Bestand maken instellen

  1. Uitbreiden Bestand maken.

    Bewerk het siteadres en mappad naar de SharePoint-site en het pad waar de map Gegenereerd document zich bevindt.

  2. Klik op Opslaan.

Uw flow testen

  1. Navigeer naar de map Voorstel in SharePoint.

  2. Selecteer de map Request.docx.

    Screenshot van het selecteren van de map met voorstellen

  3. Selecteer uw flow onder de Automatisch -menu.

    Screenshot van het menu Automatisch selecteren

  4. Klikken Doorgaan om de flow te starten.

    Screenshot van de knop Doorgaan selecteren

  5. Kies de omslag en de whitepapers die u wilt toevoegen.

  6. Klikken Stroom uitvoeren.

    Schermafbeelding van knop Stroom uitvoeren

Navigeer naar de map Generate Docs. U moet nu uw gegenereerde PDF-bestand bekijken.

Screenshot van SharePoint directory met nieuw PDF-bestand

Protect en andere acties toevoegen aan flow

Nu u een flow hebt gemaakt, gaat u uw flow bewerken om het PDF-document te versleutelen met een wachtwoord. Dit doorloopt ook hoe u andere acties kunt gebruiken.

  1. Ga terug naar het einde van de flow.

  2. Klik op de knop + symbool tussen PDF samenvoegen en Bestand maken.

    Screenshot van het te selecteren + symbool

  3. Selecteren Een handeling toevoegen.

  4. Zoek naar "Adobe PDF Tools".

    Screenshot van het zoeken naar Adobe PDF

  5. Selecteren Protect PDF van weergave.

  6. Dynamische inhoud gebruiken om het veld Bestandsnaam in te stellen op PDF-bestandsnaam uit samenvoeging PDF.

    Screenshot van dynamische inhoud

    In de trigger is er een veld Wachtwoord dat deel uitmaakt van het initiëringsformulier. We kunnen dat hier gebruiken.

  7. Zoeken naar Wachtwoordveld dynamische inhoud gebruiken en in het veld Wachtwoord plaatsen.

    Schermafbeelding van zoeken naar wachtwoord

  8. Dynamische inhoud gebruiken om in te stellen op PDF-bestandsinhoud uit PDF samenvoegen in het veld Bestandsinhoud.

  9. Wijzig de Bestand maken om de bestandsinhoud op te halen uit Protect PDF in plaats van PDF samenvoegen.

  10. Uitbreiden Bestand maken.

  11. Wis het veld Bestandsinhoud.

  12. Dynamische inhoud plaatsen Inhoud PDF-bestand van Protect PDF van weergave.

Uw flow testen

  1. Navigeer naar de map Voorstel in SharePoint.

  2. Selecteer Voorstel.docx.

    Screenshot van het selecteren van de map Voorstel

  3. Selecteren Automatisch om uw flow te kiezen.

    Screenshot van het selecteren Automatisch in het menu

  4. Klikken Doorgaan om de flow te starten.

    Schermafbeelding van selecteren Doorgaan

  5. Kies de omslag en de whitepapers die u wilt toevoegen.

  6. Stel het veld Wachtwoord in op het wachtwoord dat u wilt instellen.

  7. Klikken Stroom uitvoeren.

    Schermafbeelding van geselecteerde bestanden en de knop Stroomset uitvoeren

  8. Navigeer naar de map Generate Docs.
    U moet het gegenereerde PDF-bestand zien. Open het PDF-bestand en u wordt gevraagd uw wachtwoord voor de PDF in te voeren.

    Screenshot van gegenereerde PDF in SharePoint-directory

recommendation-more-help
ac8d3f8e-a625-4146-84f3-0eb730a583a3