データの取得の最新化とは、単に紙媒体からの脱却を意味するものではありません。効率的で拡張性に優れ、使いやすいプロセスを作成することです。 Adobe Experience Manager（AEM）Forms には、レスポンシブフォームの作成とワークフローを効率化する包括的なツールキットが用意されています。 このガイドでは、日常業務で AEM Forms を最大限に活用する主要な機能と実用的な手順について説明します。

AEM Forms について

機能の詳細に学ぶ前に、AEM Forms に用意されている機能について理解しておくことが重要です。 AEM Forms は、本質的には、デジタルフォームを作成、管理、配布するエンドツーエンドのソリューションです。 これにより、手動の反復タスクを自動化に置き換え、チームがフォーム作成のロジスティクスではなく、戦略とユーザーエクスペリエンスに焦点を合わせることができます。

はじめに：柔軟なオーサリング

フォームを最新化する最初の手順の 1 つは、フォームを効率的に作成する方法を学ぶことです。 AEM Forms の柔軟なオーサリングツールは、次の機能によりフォーム作成を効率化するのに役立ちます。

• ドラッグ＆ドロップコンポーネント：直感的な UI を使用して、コーディングなしでフォームを作成できます。
• エクスペリエンスフラグメント：一度作成したフォームを複数のページやサイトで再利用できます。
• アダプティブフォームの埋め込み：デバイスや画面サイズを問わず、フォームがシームレスに動作することを確認します。

これらの機能により、反復的なタスクにかかる時間を削減し、デジタルプロパティ全体の一貫性を維持できます。使いやすい柔軟なオーサリング機能のスクリーンショットを次に示します。

生成 AI 機能によるフォーム作成の高速化

AEM Forms には、複雑なワークフローを簡素化する 生成 AI 機能 を備えた アドビの AI アシスタント が含まれており、次のことが容易になります。

• プロンプトベースのフォーム作成：シンプルなプロンプトを使用して、フォーム全体と送信パスを生成します。
• ブランド一致：既製のテンプレートとデザイン要素を適用することで、フォームをブランドに即して維持します。

AI アシスタントは、開発者の大きな関与なしにフォーム作成を拡大するのに特に役立ちます。

OOTB コネクタでデータを接続

フォームを実用的なものにするには、統合が鍵となります。 AEM Forms には、次の主要プラットフォーム向けの 標準コネクタ が用意されています。

• Adobe Experience Platform（AEP）：統合顧客プロファイル用にフォームデータを AEP に送信します。
• Adobe Sign：法務およびコンプライアンスワークフローでデジタル署名を有効にします。
• Salesforce と Microsoft Dynamics：フォームを CRM システムに接続し、リードおよびアカウント管理を実現します。

これらのコネクタにより、複雑さが軽減され、システム間のデータフローが安全に確保されます。 詳しくは、次の Experience League リソースを参照してください。

• AEM Forms と Adobe Experience Platform（AEP）の接続
• Adobe Sign の AEM Forms への統合
• アダプティブフォームでの reCAPTCHA の使用

セキュリティとコンプライアンスの確保

Forms では機密データが処理されることが多いので、コンプライアンスは重要です。 AEM Forms には、機密情報や機密性の高い情報を保護するための、次のような幅広いセキュリティおよびコンプライアンス機能が組み込まれており、規制要件を満たすことができます。

• GDPR 対応機能：データ主体のリクエストとプライバシーバイデザインを管理します。 AEM または AEM Forms にデータを直接保存することは回避し、代わりに、Adobe Experience Platform などのデータプラットフォームを使用することを一般的にお勧めします。
• 監査証跡：カスタム開発を行わずに、変更や送信内容を追跡し、検証できます。
• ベストプラクティス：AEM にデータを直接保存することは回避し、AEP などのプラットフォームを使用して安全なストレージを実現します。

ユーザーエクスペリエンスの向上

AEM Forms OOTB は、すべてのデバイスでシームレスなエンドユーザーエクスペリエンスを実現するようにデザインされています。 1 つのフォームを一度作成すると、すべてのデバイスとサイズで使用できます。

AEM Forms は、アクセシビリティとユーザビリティを重視して作成され、次の機能が用意されています。

• レスポンシブデザイン：1 つのフォームですべてのデバイスに対応します。
• 検証とルール：OOTB 検証を適用したり、コーディングなしでカスタムルールを作成したりします。
• アクセシビリティ標準への準拠：アダプティブフォームは、包括的なエクスペリエンスを実現する WCAG 2.1 AA に準拠しています。

AEM Sites と比較した AEM Forms のメリット

AEM Sitesは、マーケティングニーズに対応する多くの機能を備えています。「お問い合わせ」フォームのようなシンプルなフォームを作成する基本的なフォームコンポーネントも備えています。一方、複雑なフォームには AEM Forms がまさに頼りになるソリューションです。

より高度なニーズに対応するために、AEM Forms には AEM Sites だけでは実現できない次の機能が用意されています。

• ルールエディター：コードを記述することなく、動的なロジック（例：ユーザー入力に基づいてフィールドの表示／非表示を切り替える）を追加します。
• コネクタ：特定のプラットフォームの認証とデータ構造マッピングを処理する事前設定された、標準のコネクタを使用します。
• 拡張コンポーネント：日付選択、ファイル添付、署名フィールドなどの高度な要素を適用します。
• 検証：標準セットの一般的な検証ルールセットを使用して検証チェックを設定するか、これらのルールを上書きしてカスタムロジックを追加します。
• 送信設定：REST エンドポイントにデータを送信したり、AEM ワークフローをトリガーして自動化されたアクションを実行したりできます。

AEM Forms でビルダーエクスペリエンスを強化し、エンドユーザーエクスペリエンスを改善する仕組みを説明するために、それぞれについてもう少し詳しく見ていきましょう。

ルールエディター

ルールエディターは、作成者が開発操作を必要とせずにフォームに動的なロジックとインタラクティブ機能を追加できる強力なツールです。 技術者以外のビジネスユーザーでも、複雑なコードをゼロから記述することなく、フォームの動作を制御できます。 ルールエディターでは、静的な入力フィールドの代わりに、ユーザー入力にリアルタイムで反応する「スマート」なフォームを作成できます。

最も一般的なユースケースの 1 つは、ユーザーの選択に基づいてフィールドの表示／非表示を切り替えることです。 例えば、ユーザーが国名として「カナダ」を選択した場合は、（カナダの）「州」のドロップダウンリストが表示されます。 ただし、「アメリカ合衆国」を選択した場合は、（アメリカの）「州」のドロップダウンリストが表示されます。 ルールエディターには、他にも多くの複雑なユースケースがあります。 また、開発者はコードエディターからカスタム JavaScript を入力することもできます。

コネクタ

Adobe Forms には、特定のプラットフォームの認証とデータ構造マッピングの処理に対する事前設定された、「標準」のコネクタが用意されています。 最も一般的に使用されるコネクタの 1 つは Salesforce です。 Salesforce オブジェクトへの読み取りと書き込みアクセスが可能です。 例えば、リード、連絡先、アカウントなどのオブジェクトに対してアクセスできます。 また、Microsoft Dynamics も、OData 経由で接続し、Dynamics 内のエンティティを管理するのに一般的に使用されるコネクタです。

Adobe Forms には、フォームを任意のデータソースに接続できるので、柔軟性の高い汎用データコネクタも用意されています。 Swagger ファイルや OpenAPI ファイルをアップロードすると、AEM によってデータモデルが自動生成されます。

拡張コンポーネント

AEM Sites には基本的なフォームコンポーネントがいくつか用意されていますが、これらはシンプルな HTML フィールドであり、AEM Forms コンポーネントはデータバインディング、複雑な検証、ルールエディターの使用などの機能をサポートしています。 Adobe Forms に付属する最も影響力のある新規コンポーネントは次のとおりです。

• 日付選択：「ブラックアウト日」、日付の最小値／最大値ロジック、保存形式とは異なる表示形式をサポートする、設定可能なカレンダーウィジェット。

• ファイル添付：ドラッグ＆ドロップ、ファイルサイズ制限、MIME タイプフィルタリング、ウイルススキャンフック（エンタープライズフォームに必須）を処理する複雑なコンポーネント。

• 署名：ユーザーがタッチスクリーンまたはマウスを使用してフォームに署名できるようにします（多くの場合、法的ワークフローで使用されます）。 ほとんどの場合、署名ライセンスが必要となることにご注意ください。

検証

AEM Forms でお気に入りの機能の 1 つは、OOTB（標準）の検証システムです。 デフォルトでは 、 チェックボックスをクリックするだけでフォームフィールドに適用される一般的な検証ルールが用意されています。 これらのルールを上書きし、ビジネスニーズに合わせてカスタムロジックを追加することもできます。

AEM Forms では、カスタムエラーメッセージを追加することもできます。 検証ルールとエラーメッセージ機能は、開発を必要とせず、コンテンツ作成者が簡単に更新できます。

送信設定

フォームを送信できる OOTB コネクタに加えて、フォームに設定できる送信設定もいくつかあります。 以下のスクリーンショットは、使用できる様々な送信アクションを示しています。 特によく使用される 2 つのオプションを以下に示します。

• REST エンドポイントに送信：シンプルなフォームの場合は、REST エンドポイントに送信できます。REST エンドポイントは、データを含むシンプルな POST リクエストを外部 REST サービスに直接送信します。

• AEM ワークフローを呼び出し：最近のプロジェクトで使用した設定の 1 つに、AEM ワークフローを呼び出す機能があります。 AEM Forms には、フォームデータを送信するとすぐにワークフローを開始し、一連のアクションを実行する機能が用意されています。 例えば、フォームを送信すると、リードのフォローアップを依頼するメールを一連のユーザーに送信するワークフローが開始されます。 フォームで選択したオプションに基づいて複数のユーザーや配布リストに送信する、コアの複雑なワークフローにも対応できます。

ビジネスへの影響の測定

フォームの最新化は、単なる技術的なアップグレードではありません。次のような測定可能な成果を推進します。

• 業務効率：サイクル時間と手作業を削減します。
• コンテンツサプライチェーンの速度：管理されたコンテンツを再利用することで、一貫性と速度を確保します。

ビジネスワークフローによる業務効率の向上

あるクライアントは、多くのフォームを紙媒体で運用していました。 サイトには、PDF をダウンロードして実際の住所に郵送するか、署名してメールで返信するように求めるリンクが複数ありました。 AEM Forms を使用することで 、 クライアントの業務全体をデジタルフォームに移行し 、 ユーザーとビジネスの両方の時間を大幅に節約できました。 Adobe Sign との連携により、エンドツーエンドのプロセスがさらに効率化され、ユーザーはマウスまたはタッチスクリーンでフォームに署名し、ドキュメント全体をビジネスユーザーに送信できるようになりました。

コンテンツサプライチェーンへの影響

AEM Forms では、フォーム内で管理された一元的なコンテンツを再利用することで効率性を向上させます。 AEM Forms では、ユーザーはポートフォリオ全体で使用されているコンポーネントやコンテンツを使用できます。 例えば、AEM Assets は、フォーム上の画像やブランディングに使用できます。 AEM コンテンツフラグメントは、利用条件など、標準の法的テキストに使用できます。 AEM Forms でのコンテンツの再利用は、コンテンツサプライチェーン全体を通じて作成者の生産性を向上させます。

上位の KPI

業務効率の向上は多くの KPI で追跡できますが、その中でも特に重要なのが以下の KPI です。

• フォーム作成の速度：フォームをすばやく作成し、フォーム間でコンテンツを再利用すると、チームはブランド、サイト、地域を超えてフォームを再利用でき、要件の収集から公開までの時間を節約できます。
• サイクル時間の短縮：フォームの送信からバックエンドでの最終承認までの処理時間を短縮します。

一般的なユースケース

AEM Forms は、シンプルなデータ収集にとどまらず、幅広い実用的なアプリケーションをサポートしています。 その機能が大きな影響を与える場合がある一般的なシナリオを 3 つ説明します。

• リードジェネレーション：複数のサイト間でマーケティングフォームをすばやくデプロイします。
• 複雑なワークフロー：複数ステップのフォームを処理し、複数のエンドポイントにデータをルーティングします。
• ハードコピーフォームのデジタル化：GenAI を使用して、紙媒体のフォームを再利用できるデジタルバージョンに変換します。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

リードジェネレーション

AEM Forms の最も一般的なユースケースは、リードジェネレーション用の web マーケティングフォームです。 AEM Forms では、フォームの作成と再利用を簡単にし、開発者の操作を必要とせずにフォームの送信や設定をその場で行うことができます。

複雑なビジネスワークフロー

複数のステップ、署名、複数のエンドポイントへのデータ送信が必要な複雑なフォームがある場合でも、AEM Forms なら簡単に処理できます。 AEM Forms では、フォーム内で選択した条件やオプションに基づいて、複数のユーザー、配布リスト、内部データベースにルーティングロジックを送信する複雑なビジネスワークフローを設定することもできます。

ハードコピーフォームのデジタル化

ハードコピーフォームのデジタル化は、AEM Forms が得意とする分野です。 GenAI を使用すると、紙媒体のフォームのスナップショットを取得するだけで、AEM が自動的に再利用できるデジタルバージョンに変換します。これにより、フィールドを 1 つずつ作成する必要がなくなります。

重要ポイント

フォームの最新化に取り組む際には、紙媒体のフォームを置き換えるだけでなく、拡張できるプロセスの作成に焦点を当てることを考慮します。 AEM Forms には、まさにそのために役立つツールが用意されています。 留意すべき主なポイントを次に示します。

• まずはオーサリングの基本を学ぶ：ドラッグ＆ドロップコンポーネントとエクスペリエンスフラグメントを使用して、再利用できるフォームをすばやく作成します。
• AI を活用して効率化：生成 AI は、フォームの作成と送信のプロセスを自動化し、手動による設定を削減するのに役立ちます。
• 統合を計画：Adobe Experience Platform や Salesforce などの OOTB コネクタを探索し、安全なデータフローを維持します。
• アクセシビリティとコンプライアンスを優先：組み込みの検証と WCAG 標準により、フォームがすべてのユーザーにとって使いやすく、規制要件も満たすことができます。
• ワークフローを考慮：送信設定と AEM ワークフローを使用して、データをルーティングし、アクションを自動的にトリガーします。

これらのステップを適用することで、ビジネスフォームを静的な入力から、ビジネスプロセスをサポートし、ユーザーエクスペリエンスを向上させる動的なツールへと変換できます。