統合承認とプルーフの併用
Workfrontの統合承認では、ドキュメントのレビューと承認に役立つ新しい機能セットが導入されています。 既存のプルーフビューアで統合承認ワークフローを使用すると、レビュー中のドキュメントにコメントやマークアップを追加できます。
統合承認とプルーフを一緒に使用する場合、ワークフローにはいくつかの主な違いがあります。
-
参加者は、プルーフワークフローではなく、ドキュメントの概要に表示されます。
-
ドキュメントリストの送信済み、開封済み、コメント、決定（SOCD）の詳細は、プルーフに関連しており、ドキュメントの決定ステータスを反映していません。
実稼動環境で統合承認とプルーフを一緒に使用する
ドキュメントのアップロードとプルーフの作成
-
新しいドキュメントを追加するプロジェクト、タスク、またはイシューに移動します。
-
ドキュメント タブをクリックしてから、新規追加 ドロップダウンメニューをクリックします。
または
ドキュメントをドキュメントリストにドラッグ&ドロップします。note note NOTE ユーザープロファイルで ドキュメントのアップロード時にプルーフを自動的に生成 を有効にしている場合、システムはシンプルなプルーフを自動的に作成します。 -
ドキュメントにポインタを合わせ、ドキュメント名の下に表示される プルーフを作成 リンクをクリックして、「シンプルなプルーフ」を選択します。 承認にはプルーフワークフローを使用しないので、シンプルなプルーフを作成する必要があります。
参加者として割り当てられたユーザーは、プルーフビューアを使用して、ドキュメントにコメントとマークアップを追加できます。 次の節に進んで、レビュー参加者の追加方法を学びます。
ドキュメントの概要を開き、参加者を割り当てます
次のように、レビュー担当者、承認者、またはその両方を割り当てるオプションがあります。
- レビュー担当者 は、コメントを追加したり、アセットをマークアップしたりできます。 完了したら、レビューを完了としてマークできます。 ドキュメントを承認プロセスで先に進めるために、レビューを完了とマークする必要はありません。
- 承認者 は、コメントを追加し、アセットをマークアップできます。 承認プロセスを進めるための決定を行う必要があります。
参加者を割り当てるには：
-
アップロードしたドキュメントを選択し、ドキュメントの概要を開きます。
-
「承認」セクションまでスクロールし、「追加」をクリックします。
-
（任意）既存の承認テンプレートを選択します。 Standard ライセンスを持つユーザーは、設定領域から再利用可能な承認テンプレートを作成できます。 詳しくは、 ドキュメント用の承認ワークフローテンプレートの作成 を参照してください。
-
（任意）承認の期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期限の 72 時間前と 24 時間前にメールで通知が届きます。
-
承認者を追加するには、「承認者」ボタンをクリックし、ユーザー名またはチーム名を入力します。
-
レビュー担当者を追加するには、「レビュー担当者」ボタンをクリックして、ユーザー名またはチーム名を入力します。
-
すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「リクエストを送信」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
必要に応じて新しいバージョンを作成します
別のラウンドでのレビューと承認が必要な場合は、新しいプルーフバージョンを作成して、以前の参加者、新しい参加者または両方を追加できます。 以前のバージョンと参加者に関する情報は、ドキュメントの概要で確認できます。
新しいバージョンを追加するには：
-
新しいファイルをWorkfrontの前のドキュメントの上にドラッグ&ドロップします。 これにより、新しいバージョンが自動的に作成されます。
-
ドキュメントのアップロードが完了したら、ドキュメントを選択し、プルーフを作成/シンプルなプルーフ をクリックします。
-
ドキュメントを再度選択し、ドキュメントの概要を開きます。
-
「承認」セクションまでスクロールし、「追加」をクリックします。
-
（任意）既存の承認テンプレートを選択します。 Standard ライセンスを持つユーザーは、設定領域から再利用可能な承認テンプレートを作成できます。 詳しくは、 ドキュメント用の承認ワークフローテンプレートの作成 を参照してください。
-
（任意）承認の期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期限の 72 時間前と 24 時間前にメールで通知が届きます。
-
承認者を追加するには、「承認者」ボタンをクリックしてユーザー名またはチーム名の入力を開始するか、以前のバージョンから承認者を選択します。
-
レビュー担当者を追加するには、「レビュー担当者」ボタンをクリックしてユーザー名またはチーム名を入力し始め、以前のバージョンからレビュー担当者を選択します。
-
すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「リクエストを送信」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
プルーフを確認し、決定します
割り当てられたすべての承認者が「承認済み」を選択するまで、ドキュメントは承認済みステータスに移動しません。
ドキュメントをレビューおよび承認するには：
-
レビューメール通知に移動し、「レビューに移動」をクリックします。
-
Workfrontに移動したら、「プルーフに移動 をクリックします。
-
コンテンツをレビューし、コメントやマークアップを追加します。 プルーフビューアの使用方法について詳しくは、Adobe Workfront内でプルーフを確認する：記事インデックス を参照してください。
-
次のいずれかの決定を選択します。
- 承認: ドキュメントは変更する必要がなく、使用できる状態になっています。
- 変更を加えて承認: ドキュメントには変更が必要です。変更が行われると使用できるようになります。 追加の承認は必要ありません。
- 作業が必要：ドキュメントに変更が必要ですが、使用する準備ができていません。 指定した変更を加えたら、ドキュメントを新しいバージョンとしてアップロードし、別の承認を行う必要があります。 新しいバージョンのアップロードについて詳しくは、この記事の 必要に応じて新しいバージョンを作成する を参照してください。
決定を行うと、ドキュメント所有者にメールで通知されます。
プレビュー環境で統合承認とプルーフを併用する
ドキュメントのアップロードとプルーフの作成
-
新しいドキュメントを追加するプロジェクト、タスク、またはイシューに移動します。
-
ドキュメント タブをクリックしてから、新規追加 ドロップダウンメニューをクリックします。
または
ドキュメントをドキュメントリストにドラッグ&ドロップします。note note NOTE ユーザープロファイルで ドキュメントのアップロード時にプルーフを自動的に生成 を有効にしている場合、システムはシンプルなプルーフを自動的に作成します。 -
ドキュメントにポインタを合わせ、ドキュメント名の下に表示される プルーフを作成 リンクをクリックして、「シンプルなプルーフ」を選択します。 承認にはプルーフワークフローを使用しないので、シンプルなプルーフを作成する必要があります。
参加者として割り当てられたユーザーは、プルーフビューアを使用して、ドキュメントにコメントとマークアップを追加できます。 次の節に進んで、レビュー参加者の追加方法を学びます。
ドキュメントの概要を開き、参加者を割り当てます
次のように、レビュー担当者、承認者、またはその両方を割り当てるオプションがあります。
- レビュー担当者 は、コメントを追加したり、アセットをマークアップしたりできます。 完了したら、レビューを完了としてマークできます。 ドキュメントを承認プロセスで先に進めるために、レビューを完了とマークする必要はありません。
- 承認者 は、コメントを追加し、アセットをマークアップできます。 承認プロセスを進めるための決定を行う必要があります。
参加者を割り当てるには：
-
アップロードしたドキュメントを選択し、ドキュメントの概要を開きます。
-
「承認」セクションまでスクロールし、「ワークフローを作成」をクリックします。
-
次の詳細を入力します。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 html-authored no-header ステージ名 ステージ名を追加します。 名前は、「最初のレビュー」や「 最終承認 など、よりわかりやすい名前 変更 きます。 名前またはメールを追加 ユーザー名またはチーム名の入力を開始して、承認者またはレビュアーとして追加します。 レビュー担当者のみが存在する場合、レビュー担当者に通知され、レビューを完了するオプションが提供されますが、決定は必要ありません。 1 つの決定が必要（オプション） 最初に決定を行ったユーザーがステージを完了します。 期限（オプション） 承認期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期日の 72 時間前、つまり 24 時間前にメールで通知が届きます。 -
（オプション）必要に応じて、前の手順を繰り返して追加のステージを追加します。
note note NOTE 複数のステージを追加した場合、承認ワークフローはステージがリストされている順序で続行されます。 必要な決定がすべて行われると、次のステージが開始され、前のステージがロックされます。 
-
すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「承認をリクエスト」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
必要に応じて新しいバージョンを作成します
別のラウンドでのレビューと承認が必要な場合は、新しいプルーフバージョンを作成して、以前の参加者、新しい参加者または両方を追加できます。 以前のバージョンと参加者に関する情報は、ドキュメントの概要で確認できます。
新しいバージョンを追加するには：
-
新しいファイルをWorkfrontの前のドキュメントの上にドラッグ&ドロップします。 これにより、新しいバージョンが自動的に作成されます。
-
ドキュメントのアップロードが完了したら、ドキュメントを選択し、プルーフを作成/シンプルなプルーフ をクリックします。
-
ドキュメントを再度選択し、ドキュメントの概要を開きます。
-
「承認」セクションまでスクロールし、「ワークフローを作成」をクリックします。
-
次の詳細を入力します。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 html-authored no-header ステージ名 ステージ名を追加します。 名前は、「最初のレビュー」や「 最終承認 など、よりわかりやすい名前 変更 きます。 名前またはメールを追加 ユーザー名またはチーム名の入力を開始して、承認者またはレビュアーとして追加します。 レビュー担当者のみが存在する場合、レビュー担当者に通知され、レビューを完了するオプションが提供されますが、決定は必要ありません。 1 つの決定が必要（オプション） 最初に決定を行ったユーザーがステージを完了します。 期限（オプション） 承認期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期日の 72 時間前、つまり 24 時間前にメールで通知が届きます。 -
（オプション）必要に応じて、前の手順を繰り返して追加のステージを追加します。
note note NOTE 複数のステージを追加した場合、承認ワークフローはステージがリストされている順序で続行されます。 必要な決定がすべて行われると、次のステージが開始され、前のステージがロックされます。
-
すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「承認をリクエスト」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
プルーフを確認し、決定します
割り当てられたすべての承認者が「承認済み」を選択するまで、ドキュメントは承認済みステータスに移動しません。
ドキュメントをレビューおよび承認するには：
-
レビューメール通知に移動し、「レビューに移動」をクリックします。
-
Workfrontに移動したら、「プルーフに移動 をクリックします。
-
コンテンツをレビューし、コメントやマークアップを追加します。 プルーフビューアの使用方法について詳しくは、Adobe Workfront内でプルーフを確認する：記事インデックス を参照してください。
-
次のいずれかの決定を選択します。
- 承認: ドキュメントは変更する必要がなく、使用できる状態になっています。
- 変更を加えて承認: ドキュメントには変更が必要です。変更が行われると使用できるようになります。 追加の承認は必要ありません。
- 作業が必要：ドキュメントに変更が必要ですが、使用する準備ができていません。 指定した変更を加えたら、ドキュメントを新しいバージョンとしてアップロードし、別の承認を行う必要があります。 新しいバージョンのアップロードについて詳しくは、この記事の 必要に応じて新しいバージョンを作成する を参照してください。
決定を行うと、ドキュメント所有者にメールで通知されます。