新しいドキュメント承認とプルーフの併用
Workfrontの新しいドキュメント承認では、ドキュメントのレビューと承認に役立つ新しい機能セットが導入されています。 既存のプルーフビューアで新しいドキュメント承認ワークフローを使用すると、レビュー中のドキュメントにコメントやマークアップを追加できます。
新しいドキュメントの承認とプルーフを一緒に使用する場合、ワークフローにはいくつかの主な違いがあります。
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決定ボタンがプルーフビューアに表示されない
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参加者は、プルーフワークフローではなく、ドキュメントの概要に表示されます
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ドキュメントリストの送信済み、開封済み、コメント、決定（SOCD）の詳細は、プルーフに関連しており、ドキュメントの決定ステータスを反映していません。
ドキュメントのアップロードとプルーフの作成
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新しいドキュメントを追加するプロジェクト、タスク、またはイシューに移動します。
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ドキュメント タブをクリックしてから、新規追加 ドロップダウンメニューをクリックします。
または
ドキュメントをドキュメントリストにドラッグ&ドロップします。note note NOTE ユーザープロファイルで ドキュメントのアップロード時にプルーフを自動的に生成 を有効にしている場合、システムはシンプルなプルーフを自動的に作成します。 -
ドキュメントにポインタを合わせ、ドキュメント名の下に表示される プルーフを作成 リンクをクリックして、「シンプルなプルーフ」を選択します。 承認にはプルーフワークフローを使用しないので、シンプルなプルーフを作成する必要があります。
参加者として割り当てられたユーザーは、プルーフビューアを使用して、ドキュメントにコメントとマークアップを追加できます。 次の節に進んで、レビュー参加者の追加方法を学びます。
ドキュメントの概要を開き、参加者を割り当てます
次のように、レビュー担当者、承認者、またはその両方を割り当てるオプションがあります。
- レビュー担当者 は、コメントを追加したり、アセットをマークアップしたりできます。 完了したら、レビューを完了としてマークできます。 ドキュメントを承認プロセスで先に進めるために、レビューを完了とマークする必要はありません。
- 承認者 は、コメントを追加し、アセットをマークアップできます。 承認プロセスを進めるための決定を行う必要があります。
参加者を割り当てるには：
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アップロードしたドキュメントを選択し、ドキュメントの概要を開きます。
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「承認」セクションまでスクロールし、「追加」をクリックします。
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（任意）既存の承認テンプレートを選択します。 Standard ライセンスを持つユーザーは、設定エリアから適切な承認テンプレートを作成できます。 詳しくは、 アセットおよびドキュメントの承認テンプレートの作成を参照してください。
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（任意）承認の期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期限の 72 時間前と 24 時間前にメールで通知が届きます。
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承認者を追加するには、「承認者」ボタンをクリックし、ユーザー名またはチーム名を入力します。
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レビュー担当者を追加するには、「レビュー担当者」ボタンをクリックして、ユーザー名またはチーム名を入力します。
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すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「リクエストを送信」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
必要に応じて新しいバージョンを作成します
別の確認と承認のラウンドが必要な場合は、新しいプルーフのバージョンを作成できます。 以前のバージョンと参加者に関する情報は、ドキュメントの概要で表示できます。
新しいバージョンを追加するには：
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新しいファイルをWorkfrontの前のドキュメントの上にドラッグ&ドロップします。 これにより、新しいバージョンが自動的に作成されます。
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ドキュメントのアップロードが完了したら、ドキュメントを選択し、プルーフを作成/シンプルなプルーフ をクリックします。
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ドキュメントを再度選択し、ドキュメントの概要を開きます。
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「承認」セクションまでスクロールし、「追加」をクリックします。
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（任意）既存の承認テンプレートを選択します。 Standard ライセンスを持つユーザーは、設定エリアから適切な承認テンプレートを作成できます。 詳しくは、 アセットおよびドキュメントの承認テンプレートの作成を参照してください。
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（任意）承認の期限を設定します。 ユーザーとチームには、指定した期限の 72 時間前と 24 時間前にメールで通知が届きます。
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承認者を追加するには、[ 承認者 ] ボタンをクリックしてユーザー名またはチーム名を入力するか 前のバージョンから承認者を選択します。
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レビュー担当者を追加するには、「レビュー担当者」ボタンをクリックしてユーザー名またはチーム名の入力を開始するか、または以前のバージョンからレビュー担当者を選択します。
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すべてのレビュー担当者と承認者を追加したら、「リクエストを送信」をクリックします。 参加者には、メールで通知されます。
プルーフを確認し、決定します
割り当てられたすべての承認者が「承認済み」を選択するまで、ドキュメントは承認済みステータスに移動しません。
いずれかの承認者が「作業が必要」を選択した場合、ドキュメントのステータスは直ちに「作業が必要」に変わります。 ドキュメントを改訂し、新しい承認ワークフローを持つ新しいバージョンとしてアップロードする必要があります。
ドキュメントをレビューおよび承認するには：
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レビューメール通知に移動し、「レビューに移動」をクリックします。
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Workfrontに移動したら、「プルーフに移動 をクリックします。
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コンテンツをレビューし、コメントやマークアップを追加します。 プルーフビューアの使用方法について詳しくは、Adobe Workfront内でプルーフを確認する：記事インデックスを参照してください。
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レビューが完了したら、プルーフビューアを閉じます。
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ドキュメントの詳細ページを表示している場合、決定ボタンは画面の右上隅にあります。
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次のいずれかの決定を選択します。
- 承認: ドキュメントは変更する必要がなく、使用できる状態になっています。
- 変更を加えて承認: ドキュメントには変更が必要です。変更が行われると使用できるようになります。 追加の承認は必要ありません。
- 作業が必要：ドキュメントに変更が必要ですが、使用する準備ができていません。 指定した変更を加えたら、ドキュメントを新しいバージョンとしてアップロードし、別の承認を行う必要があります。 新しいバージョンのアップロードについて詳しくは、この記事の 必要に応じて新しいバージョンを作成するを参照してください。
決定を行うと、ドキュメント所有者にメールで通知されます。