タグ、分類およびメタデータのベストプラクティス：全体的な概要
メタデータとタグは、AEM の効率を高めるための鍵となります。ユーザー、リーダーおよび管理は総合的な戦略の必要性を認識していますが、それを前進させるのは難しいと感じています。多くの場合、ユーザー間で知識がサイロ化し、全体的な戦略を立てることが難しく、調整はさらに難しくなります。
メタデータとタグの違いは何ですか。戦略を推進する際に考慮すべきビジネスの側面とは何ですか。
メタデータの目的とは何ですか。
メタデータは、あまり構造化されていないコンテンツに構造を追加します。
例：基本画像にはピクセルが含まれています。これらを「コアデータ」と呼びます。形式、カテゴリ、ライセンスの詳細などを説明するのがメタデータです。
メタデータは、アセットに最も頻繁に使用されます。 ただし、コンテンツページやエクスペリエンスフラグメントにも、メタデータのユースケースは多数存在します。
メタデータのソース
メタデータを生成できるカテゴリは次のとおりです。
- 抽出されたメタデータ - ドキュメント内（例：自然言語）で既に使用可能な情報です。
- 派生メタデータ – 情報は元のデータでは使用できませんが、予備知識を相互参照することで取得できます。
- 手動で追加されたメタデータ - 最初のカテゴリに該当せず、人間が手動で追加する必要のあるメタデータです。
メタデータのタイプ
上記のカテゴリには、主に次の 4 つのタイプがあります。
- テクニカルおよび記述的メタデータ：コンテンツの技術的な詳細（タイトル、言語など）に関する情報を提供します
- 運用メタデータ：アセットのライフサイクルをドキュメント化します（承認済み、クリエイティブ、キャンペーンなど）
- 管理メタデータ：組織内のアセットのステータスまたは状態（ライセンス情報、所有権など）
- 構造メタデータ：ビジネスプロセスをスムーズに進めるために、アセットまたはページを分類します（ほとんどのタグおよび分類に適用）
フォルダー名とファイル名
フォルダーを使用すると、AEM 内のコンテンツを自然に移動および参照できます。関係者は AEM とどのようにやり取りするのか。これによって、フォルダーの構造が決まります。通常、フォルダー構造は次の 1 つ（または 2 つ）の点を考慮して構築されます。
- ナビゲーション
- ブラウジング
- 分類
- アクセス制御
AEM Sites の場合、ナビゲーションが重要です。フォルダーは、アセットやページへのアクセスを制御するために使用されます。
どの層の作成者がホームページへのアクセスを必要としますか。製品ページは？またはキャンペーンは？権限とフォルダー構造を使用して、適切なガバナンスに配置します。
メタデータの保存
メタデータを保存する方法は 3 つあります。
- バイナリ：アセットの特性に関連するバイナリ形式（Photoshop、InDesign、PNG、JPG）。
- アセットノード：これは使用されているシステムやプロセスに関係なく、アセット自体のメタデータです。
- 外部の場所：アセット上に直接存在しないメタデータで、アセットの「状態」の記述子として使用できるメタデータ（例：アセットに影響を与える可能性があるが、直接適用されないワークフロー）
メタデータモデル
メタデータの取り込みと形式設定の構造を、メタデータモデルまたはメタデータスキーマと呼びます。アセットやページをシステムに取り込む前に、この点について合意する必要があります。
メタデータモデルは通常、次のユースケースを満たすように設計されます。
- 検索と取得：ビジネスで簡単に検索できるように、コンテンツの主要な側面を保存するのに役立ちます。
- 再利用：古いアセットの再利用（時間と費用を節約）
- ライセンス管理：アセットの組織所有権をトラッキングします（多くの場合、法的な理由で）
- 配布：コンテンツを消費者に提供したり、ビジネスパートナーにアセットを同時配信したりします。
- アーカイブ：アセットをメモするメタデータが古くなっている（重要な情報を失わないように、アセットに「アーカイブ済み」フラグを付けるのが常にベストプラクティスです）/
- 相互参照：2 つ以上のアセットの相互関係をキャプチャする関連メタデータ（メタデータの合成により、相互参照と一貫性のあるグループ編成が可能）
- 移動：アセットが保存されるフォルダー構造（ブラウジングで情報を取得するために使用）
作者メタデータは、主に運用プロセスをサポートします。 パブリッシュは、取得と配布のユースケースをサポートします。
事前定義済みの用語としてのタグの使用
タグは、情報の一部に割り当てられるキーワードまたは用語です。例えば、「car（車）」、「vehicle（車両）」、「automobile（自動車）」と入力する代わりに、タグシステムは 1 つの値のみを選択でき、予測可能な検索を可能にします。タグは、アセットを正規化して分類を簡素化します。
メモ：AEM ではアドホックタグ付けが許可されていますが、未定義で扱いにくい分類になる可能性があるので、これを避けることがベストプラクティスです。
タグの一般的な使用例：
- キーワード検索：タグは、リソースが特定のエンティティのグループに属していることを示すことができます。例えば、「image/subject/car」というタグは、車を表す画像のセットに属するリソースを表します。
- 関係の促進：同じタグを共有するすべてのリソースは、接続済みと見なすことができます。直接リンクする代わりに行うタグ付けは、動的でつながりのあるコンテンツが多い web サイトで特に便利です。
- ナビゲーションの促進：階層的な分類で並べ替えられたタグは、ナビゲーションを構築したり、類似するドキュメントにリンクしたりできます。
また、タグは、技術的なプロパティではなくビジネス用語に基づいて、様々なタイプのデータを接続する情報を参照する必要があります。
タグの一般的なアプリケーション
タグを AEM で使用する場合、次のような複雑な機能の実装をより短時間で実現することに役立ちます。
- ファセット検索
- パーソナライズされたナビゲーション
- 関連するコンテンツ
- コンテンツ参照
- 検索エンジン最適化
- 主な概念のハイライト表示
分類
分類とは、共有された特性に基づいてタグを整理する仕組みで、通常は組織のニーズに応じて階層構造化されます。構造によって、タグをより迅速に見つけたり、一般化することに役立ちます。
例：車の在庫画像をサブカテゴリー化する必要があります。 分類は次のようになります。
/subject/car/
/subject/car/sportscar
/subject/car/sportscar/porsche
/subject/car/sportscar/ferrari
…
/subject/car/minivan
/subject/car/minivan/mercedes
/subject/car/minivan/volkswagen
…
/subject/car/limousine
…
このようにすることでユーザーは、スポーツカー全般の画像を見たいのか、それとも具体的に「ポルシェ」を見たいかを選ぶことができます。結局のところ、どちらもスポーツカーです。
ベストプラクティス：フラットな分類は使用しないでください。フラットな分類では、前述したようなメリットが欠けているため、継続的なメンテナンスが必要となります
類義語辞典としての分類の使用。 ユーザーがキーワードを検索すると、そこで見つかったすべての同義語を対象とした 2 番目の検索を作成されます。
さらに、「car」と手動で入力する代わりに、一貫性を向上させるためにキーワードのリストを提供できます。
辞書としての分類の使用。 単に「car」を印刷するのではなく、単一のタグを展開して、タグの同義語をすべて使用できます。
複数のカテゴリ。 フォルダー階層とは異なり、タグを使用して、複数の分類を同時に表すことができます。次のタグが付いたアセット：
/subject/car/minivan/mercedes
/subject/people/family
/color/red
メタデータとタグ
すべてのメタデータがタグ付けシステムの対象となるわけではありません。 テクニカルなメタデータは、不必要に情報を重複させる場合があります。タグに最適な対象は、ビジネスメタデータです。タグは、一貫性のある語彙、ファセット検索、ナビゲーションを強化するのに適しています。
Tag Management
タグ管理には、専門のコアチームが必要です。新規メンバーは、新しいタグを追加する前に、まず分類の目的と機能を学ぶ必要があります。専門知識を習得したメンバーが新しくタグの管理に携わることで、長期的に矛盾の発生を防ぐことができます。
タグの作成
分類は、コンテンツ作成者が使用し、エンドユーザーが理解する必要があります。分類は、コンテンツ作成プロセスの前に作成します。ショートカットを使用すると、管理とメンテナンスにさらに手間がかかります。
継続的なメンテナンス
状況と共に、タグリストのニーズも変化します。重複を減らす、着実なメンテナンスプロセスを提案します。
コンテンツ寄稿者が変更の提案方法を知っていることと、編集者やコンテンツ管理者が定期的に用語を見直していることを確認します。
タグと分類に関するベストプラクティス
タグを標準化します。 信頼できる語彙を使用した用語集を作成します。基準を確立しないと、重複によって問題が発生します。また、分類だけでなくタグの使用も監査することをお勧めします。
タグを過剰に配布しないようにします。 頻繁に配布されすぎると、タグの重要性が失われる可能性があります。不要なタグを削除して効率を最適化します。
時間の経過と共にタグを再評価します。 ビジネス用語とビジネスコンテキストが静的であることはほとんどありません。タグの再標準化と再適用が必要となる場合があります。
AI を活用してスマートタグを使用します。 スマートタグを使用した[リンクの参照]は、AEM の AI 機能であり、アセットに手動でタグを付ける手間を軽減します。スマートタグは、AI を使用して画像の被写体に関する情報を推測します。画像の内容を説明する説明タグを生成します。
メタデータの品質とメンテナンス
ビジネス要件の理解は、メタデータ管理モデルを実行する上で重要な手順です。定義がなければ、情報を保存することはできません。定期的にモデルを見直す必要があります。これは品質を管理するための重要なアクティビティです。
さらに、メタデータは、コンテンツ作成プロセスのできるだけ早い段階で取り込む必要があります。メタデータが適切なタイミングで適用されていない場合、遡って適用される可能性はほとんどありません。
メタデータを利用した 共同作業の強化：Adobe Asset Link、Adobe Bridge、AEM デスクトップを利用してクリエイティブプロセスを結び付け、メタデータを利用してクリエイティブワークフローを合理化します。これらのツールを使用すると、クリエイティブプロセス全体でメタデータとユーザーエクスペリエンスが強化されます。
メタデータ管理のベストプラクティス
- 強力なエグゼクティブの権限を持つコアチームの割り当て：ビジネスエコシステムを完全に理解し、組織の管理による強力な権限を持つメタデータコアチームを形成します。
- メタデータ戦略とガバナンスの定義：優れたメタデータ戦略は、組織がメタデータのニーズとメリットを説明するのに役立ちます。戦略は、メタデータスキーマ、分類、ビジネスプロセス（データ品質と取得のための）、役割と責務、ガバナンスプロセスで構成されます。*
- 一貫したメタデータモデルの定義と伝達：定義された戦略と推論を適切にドキュメント化し、組織内で伝達する必要があります。
- 標準命名規則：ブランディング、情報管理、操作性を強化するため、一貫性のあるわかりやすいファイル命名規則を作成します。
- ファイル名の安全な文字：ファイル名は、すべての一般的なオペレーティングシステムで解釈できるものにします。安全に使用できるのは、文字、数字、ウムラウト、スペース、アンダーラインです。マイナス記号も安全ですが、切り取って貼り付けると、「ダッシュ」のように見えます。
- バージョン命名規則：AEM には、以前のバージョンのアセットを保持する機能がいくつか用意されています。場合によっては、複数のバージョンを保持する必要があります。ただし、バージョン管理スキームが一貫していることを確認してください。
組織メタデータと記述メタデータ
メタデータの分類方法を決定する際に役立つガイドラインがいくつかあります。
説明 - データがアセットやコンテンツの一部を記述する場合、そのデータは付加されたメタデータの一部である必要があります。
検索 - メタデータを検索で使用する場合は、付加する必要があります。
公開 - 配布プラットフォーム上でメタデータをサードパーティに公開する場合は、「内部」メタデータも公開しないように注意します。
期間 - メタデータの有効期間が長いほど、付加されたメタデータの適切な候補になる可能性が高くなります。
関連するビジネスプロセス - 永続的な製品 ID をメタデータの一部として持っていると便利です。ただし、製品カタログに関連する品目のカテゴリは、そのアセットのメタデータになるかどうかは疑問です。
組織と処理 - メタデータの特性が組織的な性質（承認ワークフローの状態や特定の部門の所有権など）の場合、メタデータをアセットに付加する際に、外部メタデータを考慮する必要があります。
戦略を作成するには、次の点を明確にします。
- ビジネス上の問題、疑問または課題を解決するには、どのようなコンテンツや「追加情報」（つまりメタデータ）が必要か。
- 変数、スキーマの「フィールド」、使用可能な値は何か。タイプ（数値、日付、ブール値など）で絞り込むことができるフリーテキスト入力が必要な変数と、特定の分類に基づく一連の固定値（国など）またはタグは何か。必要なタグと使用できるタグの数はいくつか。
- メタデータで解決できる技術的な問題、課題または疑問は何か。
- そのコンテンツやメタデータを取得／作成するにはどうすればよいか。そのメタデータの取得や作成にはどのくらいのコストがかかるか。
- 特定のユーザーグループに必要なメタデータのタイプは何か。
- メタデータの維持と更新はどのように行うか。
- プロセスのどの部分に誰が責任を負うか。
- 合意されたビジネスプロセスに従っていることをどのように確認するか。
- どのような基準に従う必要があるか。業界標準（Dublin Core、ISO 19115、PRISM など）を採用して修正する必要があるか。それとも、組織で独自の標準を作成すべきか。
- 戦略はどこに文書化されるか。すべての関係者が確実にアクセスできるようにするにはどうすればよいか。新しくオンボーディングされたスタッフが合意された基準に従っていることを確認するにはどうすればよいか（例えば、アクセス前のトレーニング参加など）。