メタデータの管理とベストプラクティス metadata-best-practices
ビジネスを際立たせ、より多くのお客様を引き付けるには、画像、ビデオ、その他のデジタルアセットなどの高品質のビジュアルを活用することが重要です。これを実現するには、すべてのデジタルアセットにメタデータを追加して、簡単に検索できるようにするプロセスが必要です。メタデータは、アセットの名前、タイプ、リポジトリ内の場所、変更日、関連するタグなど、デジタルアセットに関する基本的な詳細を提供するデータです。メタデータは、アセット管理を効率化し、検索性とアクセシビリティを強化して、効果的なバージョン管理を実現します。
デジタルアセット管理（DAM）システムでメタデータを使用し、効果的にデジタルアセットのメタデータを管理する方法について説明します。
メタデータのタイプ
データの様々な側面に基づいて、メタデータは、テクニカルメタデータ、情報メタデータおよび管理メタデータとして分類されます。
テクニカルメタデータ
テクニカルメタデータは、アセットの技術的側面で構成されます。このタイプのメタデータは、デジタルアセットの固有の特性を理解し、効率的な処理と利用を簡単にするために、ユーザーにとって重要です。
次のような詳細が含まれます。
- ファイルサイズ
- 形式
- 解像度
- 寸法
- カラーモード
情報メタデータ
情報メタデータには、アセットのコンテンツの理解を深めるようにする説明情報が含まれます。このメタデータは、コンテンツの検出、検索性、アセットの重要性の理解に極めて重要です。情報メタデータには、キーワード、キャプション、説明が含まれます。
例えば、Experience Manager Assetsでビデオを管理する際、次の情報メタデータを含めることができます。
- キーワード：マーケティング、製品ローンチ、プロモ
- キャプション：魅力的な機能を備えた最新製品の紹介
- 説明：ビデオコンテンツの詳細な概要。
マーケティング関連のコンテンツを検索するユーザーは、上記のビデオの重要性を簡単に見つけ、理解できます。
管理メタデータ
管理メタデータは、デジタルアセットの管理の側面に関連しています。これにより、デジタルアセット管理システム内のアセットのアクセス制御、コンプライアンスおよびライフサイクル全体の管理を実行できます。以下に関する情報が含まれます。
- アセットの所有権
- 使用権限
- 権限
- その他の管理に関する詳細
管理メタデータにより、デジタルアセット管理システム内の正しいアセット管理、アクセス制御、コンプライアンスを実行できます。
メタデータのベストプラクティス
メタデータ戦略を最初から定義する
メタデータ管理は、長期的な価値を評価するための基盤を提供するメタデータ戦略を定義することから始まります。
メタデータ戦略を計画する際は、必要に応じてカスタムメタデータスキーマを作成することが重要です。適切に設計されたスキーマは、Experience Manager 内でアセットを分類および整理するための構造化されたフレームワークを提供します。
ビデオ：メタデータスキーマにカスタムフィールドを追加
メタデータ戦略には、次の定義を含めることができます。
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目標： メタデータの目的と期待される結果を明確に説明します。メタデータを追加して、何を達成することを目的としているかを特定します。
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目的： メタデータを取り込む理由を定義します。プロセス、システムまたは組織に追加する値を指定します。
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アクセシビリティプラン： メタデータに容易にアクセスし、見つけやすくするプランを作成します。誰がそれを使用するのか、使用するツールやメソッドについて説明します。
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メタデータのプロパティ： 各メタデータプロパティを識別し、慎重に定義します。各プロパティが含まれる明確な理由があり、目的や目標に関連していることを確認します。
リポジトリ全体で一貫性のある結果を得るには、慎重に戦略を計画します。詳しくはメタデータスキーマを参照してください。
メタデータガバナンスプランの作成
データガバナンスにより、組織のメタデータ管理の取り組みを、ビジネス目標全体に合わせて調整できます。
ガバナンス戦略には、以下が含まれます。
- データおよびメタデータ管理のポリシーと手順を確立します。
- データの品質と整合性に関する標準を設定します。
- データ管理における役割と責務を定義します。
情報の取得元を決定し、プロパティとそのソースを含むメタデータ戦略の詳細を調べます。戦略の複雑さに応じて、拡大・縮小できます。大企業では、メインスタック内の複数のシステムを監視するメインメタデータ管理システムがあります。
メタデータ戦略との整合性
一貫したメタデータ戦略により、デジタルアセットの効果的な整理と取得が可能になります。メタデータの値をキャプチャおよび実装する戦略的アプローチを採用し、不要な変更を加えることなく柔軟な進化を可能にします。
企業全体のメタデータ管理では、アセットに名前を付けたり参照したりする際に、整合性が重要です。例えば、複数のアセットを同時に管理する場合は、メタデータを一括で追加することを検討してください。
以下に、従うべきベストプラクティスをいくつか示します。
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値の重複を避ける： マーケティングキャンペーンから画像を集めた場合は、一貫した名前を使用し、重複を避けます。
例えば、campaign_image_001 と campaign_image_002 の代わりに、event_promotion と product_launch を使用して体系的な命名規則を実装し、明確で順序付けられた ID を確保します。 -
統制語彙を効果的に使用する： タグに標準化された用語を使用して、制御語彙を実装します。AEM タグ付けフレームワークを効果的に実装する方法を説明します。
例えば、product_launch または event_promotion などの用語を一貫して使用し、画像にテーマを付けてタグ付けし、体系的なシーケンスを維持する場合です。 -
正確性と完全性の維持： メタデータの一貫性を保つためには、様々なソース間での正確性、完全性、アラインメントが重要です。
例えば、PDF ドキュメントにメタデータを追加する場合は、作成者名やキーワードなどの詳細が正確で、完全であることを確認します。
ビデオ：アセットへの一括メタデータの追加
メタデータの検索性の評価と改善
メタデータ戦略を評価して、メタデータの検索性を向上させます。ワークフローを簡素化し、検索機能を強化して効率的に再利用します。明確な目的を持たないメタデータの処理は避けてください。
メタデータの検索性を最適化するには、次のベストプラクティスを考慮します。
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キーワードの最適化： アセットに関連付けられたキーワードを最適化することで、メタデータの検索性を向上させます。Assets Manager で特定のアセットのキーワードの関連性を向上させるには、次の手順に従います。
- Assets／ファイル／[アセットフォルダー] に移動します。
- メタデータを更新するアセットを選択し、「プロパティ」をクリックします。
- 「詳細」タブに移動し、「検索キーワードに採用」の下で「追加」をクリックします。
検索キーワードを採用するには、デフォルトのメタデータスキーマを使用する必要があります。 - 検索を強化するキーワードを入力し、「追加」をクリックします。
複数のキーワードを追加し、優先順に並べ替えることができます。 - 「保存して閉じる」をクリックします。
追加したキーワードを使用してアセットを検索します。上位の検索結果の中にアセットが表示されます。
Experience Manager で検索を強化する方法を説明します。
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カスタムメタデータフィールド： メタデータフィールドをカスタマイズして、アセットに関する追加情報を取り込みます。例えば、プロジェクト詳細、著作権情報、または検索機能を強化するその他の関連データ用の特定のフィールドを追加します。Experience Manager Assets でカスタムメタデータの編集または追加方法 について説明します。
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メタデータの検証： メタデータエントリの検証チェックを実装して、一貫性と正確性を確保します。統制語彙を使用することで、検証プロセスがよりスムーズになり、エントリが不明瞭になったり、矛盾する可能性が低くなります。これには、あいまいな情報や一貫性のない情報を避けるために、特定のメタデータプロパティに対するガイドラインの設定が含まれる場合があります。
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使用状況の追跡： 様々なメタデータプロパティの関連性と使用状況を経時的に評価します。頻繁に使用されるメタデータを識別して優先順位を付けるか、検索および取得プロセスに大きく貢献します。
ビデオ：検索性を向上させるためのキーワードの追加
メタデータをシンプルでわかりやすく保つ
メタデータを簡素化して、ガバナンスとユーザーアダプションを改善します。簡潔でわかりやすく、ユーザーに重要な情報を追加するよう促します。
メタデータを簡略化するには、次のベストプラクティスを試してください。
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プロパティオプションの最適化： メタデータフィールドへの入力が多すぎることでユーザーに負担をかけることなく、基本的なプロパティのハイライトに焦点を当てます。例えば、画像のメタデータを追加する場合、効果的に分類するために、タイトル、説明、タグなどのキーフィールドのみを含めます。
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不要なデフォルトのプロパティを削除する： 使用事例とは無関係なデフォルトの既製プロパティを削除し、メタデータフォームを簡略化します。よりクリーンなインターフェイスとエクスペリエンスのために、ほとんど使用されないデフォルトプロパティを削除します。
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メタデータを定期的に確認および更新する： メタデータを定期的に更新し、変化するニーズやテクノロジーに応じて、ユーザーが経時的に貴重な情報を提供できるようにします。
コンテンツジャーニーの分析
コンテンツサプライチェーンを調べてメタデータソースを見つけ、最初からすべての関係者を巻き込んで、完全なベストプラクティスアプローチを実行します。様々なスタッフメンバーを参加させ、組織全体で完全なサポートを保証します。
アップロード時にアセットの詳細を提供する責任を分担するために、様々な段階でメタデータを組み込みます。例えば、Experience Manager Assets と Workfront は、メタデータ管理の面で大きなメリットを提供し、コンテンツの作成と管理における効率性とコラボレーションを強化します。この統合により、リンクされたアセットのメタデータを効果的に同期し、Workfront で変更が行われた場合にプロジェクトの詳細を自動的に更新できます。
すべての関係者から情報と協力を得るために、目標、進捗、マイルストーン、課題を早期に伝えます。組織全体の共同作業を促して、効率的なプロセスと貴重なメタデータを作成します。
メタデータとその関連概念について学び、Experience Manager メタデータを効果的に管理します。