Sviluppare una guida alla governance delle istanze con la relativa documentazione
Quando entri in una versione precedente Marketo Engage ad esempio, spesso si scontra con la sfida di non disporre di una documentazione tecnica e funzionale aggiornata. In qualità di amministratore, stabilire linee guida per garantire una corretta governance delle istanze è una responsabilità fondamentale che non puoi ignorare. Si tratta di una delle strategie fondamentali per aumentare l'efficienza mentre si lavora in un'istanza di Marketo Engage consolidata.
Questo tutorial dettagliato ottenuto da Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, ti guiderà attraverso questo processo per delineare la configurazione della tua istanza, documentare i programmi operativi principali e mantenere un changelog per applicare una rigida politica di governance.
Perché sviluppare una guida alla governance delle istanze e una documentazione per l’istanza ereditata?
Documentazione dettagliata e changelog sono essenziali per una gestione e un trasferimento delle conoscenze efficienti all'interno del Marketo Engage dell'istanza. Tenere traccia delle modifiche e delle decisioni apportate durante la configurazione dell’istanza può aiutarti a:
- Formare gli utenti interni più facilmente e in modo scalabile.
- Creare in modo più efficiente in Marketo Engage a lungo termine.
- Mantenere la salute e l'igiene della tua istanza andando avanti per risparmiare le ore di lavoro scavando nelle e-mail, audit trail, e registro attività per ottenere il contesto.
- Risparmio di tempo durante il trasferimento Marketo Engage conoscenza a una nuova Marketo Engage se il tuo team ha un turnover.
Marketo Engage guida alla governance 101
Una guida alla governance funge da fonte di verità per la configurazione dell’istanza e i requisiti di progettazione del sistema. Le informazioni chiave che si consiglia di includere in questo documento sono:
- Strutture di programmi/cartelle
- Autorizzazione utente e ruolo
- Limiti di comunicazione
- Standard di governance
- Formazione interna degli utenti prima di concedere loro l’accesso alla piattaforma
Come sviluppare e gestire una guida alla governance per Marketo Engage istanza
Passaggio 1: identifica la guida e la documentazione sullo stato attuale della governance
- Non è possibile individuare la documentazione per la mia istanza ereditata: Se di recente hai avviato un nuovo ruolo e non riesci a individuare alcuna documentazione per l’istanza ereditata, vai al passaggio 2 e inizia a usare un modello scaricabile che abbiamo fornito.
- Ho la documentazione sul file: Congratulazioni, questo è un buon segno! Assicurati di rivederne la rilevanza per vedere quando viene apportata l’ultima modifica. Se non viene gestito attivamente dai membri del gruppo, si consiglia di aggiornarlo e di istruire gli utenti interni su come mantenerlo aggiornato.
Passaggio 2: identifica gli elementi da includere nel Marketo Engage Documentazione e Changelogs
Il formato varia da una piattaforma basata su cloud a un documento condiviso. Puoi progettare il formato che soddisfi le esigenze della tua organizzazione. Ecco una semplice documentazione e un modello di Excel changelog sugli elementi importanti con cui puoi iniziare. Tra questi:
-
Documentazione
- Nome modello programma
- Canale
- Data di creazione
- Creato da
- Scopo del programma
- Stato
- Collega al modello del programma
- Nota
-
Changelog
- Nome modello programma
- Data della modifica
- Aggiornato da
- Scopo dell’aggiornamento
- Esperienza prima del cambiamento (includi collegamenti/schermate)
- Esperienza dopo la modifica (includi collegamenti/schermate)
- URL del programma
Fase 3: Identificare e documentare lo stato attuale dei programmi operativi principali
Inizia identificando i principali programmi operativi con un impatto a livello di abbonamento. Alcuni esempi includono campagne di gestione dati, ciclo di vita dei lead, valutazione dei lead, CRM Sincronizzazione e recapito messaggi
Per ciascun programma operativo individuato, documentarne lo stato attuale. Ciò include dettagli sullo scopo del programma, sulla configurazione, sulle campagne intelligenti associate e sull’integrazione con altri strumenti (se applicabile).
Passaggio 4: Applica Changelog Manutenzione
Il passaggio successivo consiste nel definire criteri di governance rigidi per Marketo Engage istanza che richiede "Changelog manutenzione." Questo criterio garantisce che tutti gli aggiornamenti apportati ai programmi operativi nell’istanza siano documentati in modo esauriente.
Informa il tuo team sull’importanza di questi documenti e su come accedervi e aggiornarli correttamente. Potrebbe essere utile assegnare responsabilità per la gestione del changelog, in modo che alcuni membri o amministratori del team dell’operazione di marketing designati registrino le modifiche in modo coerente e forniscano conclusioni.
Passaggio 5: Centralizzazione della documentazione
Stabilisci una posizione centrale o un archivio per l’archiviazione di tutta la documentazione relativa al tuo Marketo Engage dell'istanza. Potrebbe trattarsi di un'unità condivisa, di una cartella dedicata o di un sistema basato su cloud.
Passaggio 6: rivedere e aggiornare regolarmente
Pianifica revisioni regolari della documentazione per assicurarti che rimanga accurata e aggiornata. Può essere facilmente sottovalutato durante i periodi di grande affluenza. Imposta proattivamente i promemoria sul calendario per garantire che il team esegua regolarmente aggiornamenti per riflettere eventuali modifiche o ottimizzazioni nei programmi operativi.
Quali sono le prossime novità?
Per iniziare, scarica questo modello semplice.
Segui i passaggi precedenti per sviluppare la guida alla governance e la documentazione. Durante il processo, tieni presenti queste regole generali:
Aggiorna la documentazione esistente:
È fondamentale mantenere aggiornata la documentazione. Se non è stata modificata negli ultimi 3 anni, conferma il tempo necessario per rivedere la documentazione durante l’audit dell’istanza.
Condivisione e formazione:
Condividi la documentazione e changelog con i membri pertinenti del gruppo e istruirli su come aggiornare questi record.
Revisione periodica: pianificare in anticipo i tempi di revisione e manutenzione nel corso dell’anno per includere eventuali nuove modifiche, ottimizzazioni o adeguamenti man mano che si verificano.
La gestione di una documentazione completa e aggiornata per l’istanza di Marketo Engage consente di risparmiare tempo e lavoro a lungo termine e facilita un’efficace gestione delle istanze.
Autori
Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture
Amy Chiu
Responsabile marketing per l’adozione e il mantenimento, Adobe
