Sviluppare una guida alla governance delle istanze con la relativa documentazione
Quando entri in un'istanza legacy di Marketo Engage, spesso si verifica la mancanza di documentazione tecnica e funzionale aggiornata. In qualità di amministratore, stabilire linee guida per garantire una corretta governance delle istanze è una responsabilità fondamentale che non puoi ignorare. Si tratta di una delle strategie critiche per aumentare l'efficienza mentre si lavora in un'istanza di Marketo Engage stabilita.
Questo tutorial dettagliato, creato da Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, ti guiderà attraverso questo processo per delineare la configurazione della tua istanza, documentare i programmi operativi principali e gestire changelog per applicare criteri di governance rigidi.
Perché sviluppare una guida alla governance delle istanze e una documentazione per l’istanza ereditata?
La documentazione dettagliata e un changelog sono fondamentali per una gestione efficiente e per il trasferimento delle conoscenze all'interno dell'istanza Marketo Engage. Tenere traccia delle modifiche e delle decisioni apportate durante la configurazione dell’istanza può aiutarti a:
- Formare gli utenti interni più facilmente e in modo scalabile.
- Generare in modo più efficiente in Marketo Engage a lungo termine.
- Mantenere lo stato di salute e l'igiene dell'istanza per evitare di trascorrere ore a cercare e-mail, audit trail e registro attività per ottenere il contesto.
- Risparmia tempo con il trasferimento delle conoscenze di Marketo Engage a un nuovo amministratore di Marketo Engage se il tuo team subisce un ricambio.
Guida alla governance di Marketo Engage 101
Una guida alla governance funge da fonte di verità per la configurazione dell’istanza e i requisiti di progettazione del sistema. Le informazioni chiave che si consiglia di includere in questo documento sono:
- Strutture di programmi/cartelle
- Autorizzazione utente e ruolo
- Limiti di comunicazione
- Standard di governance
- Formazione interna degli utenti prima di concedere loro l’accesso alla piattaforma
Come sviluppare e gestire una guida alla governance per l'istanza Marketo Engage
Passaggio 1: identifica la guida e la documentazione sullo stato attuale della governance
- Impossibile individuare la documentazione per l'istanza ereditata: Se di recente è stato avviato un nuovo ruolo e non è possibile individuare la documentazione per l'istanza ereditata, passare al passaggio 2 e iniziare con un modello scaricabile fornito.
- Ho la documentazione sul file: Congratulazioni, questo è un buon segno! Assicurati di rivederne la rilevanza per vedere quando viene apportata l’ultima modifica. Se non viene gestito attivamente dai membri del gruppo, si consiglia di aggiornarlo e di istruire gli utenti interni su come mantenerlo aggiornato.
Passaggio 2: identificare gli elementi da includere nella documentazione di Marketo Engage e Changelogs
Il formato varia da una piattaforma basata su cloud a un documento condiviso. Puoi progettare il formato che soddisfi le esigenze della tua organizzazione. Di seguito è riportata una semplice documentazione e un modello di excel changelog che descrive gli elementi importanti con cui è possibile iniziare. Tra questi:
-
Documentazione
- Nome modello programma
- Canale
- Data di creazione
- Creato da
- Scopo del programma
- Stato
- Collega al modello del programma
- Nota
-
Changelog
- Nome modello programma
- Data della modifica
- Aggiornato da
- Scopo dell’aggiornamento
- Esperienza prima del cambiamento (includi collegamenti/schermate)
- Esperienza dopo la modifica (includi collegamenti/schermate)
- URL del programma
Fase 3: Identificare e documentare lo stato attuale dei programmi operativi principali
Inizia identificando i principali programmi operativi con un impatto a livello di abbonamento. Alcuni esempi includono campagne di gestione dati, ciclo di vita dei lead, punteggio lead, sincronizzazione CRM e recapito messaggi.
Per ciascun programma operativo individuato, documentarne lo stato attuale. Ciò include dettagli sullo scopo del programma, sulla configurazione, sulle campagne intelligenti associate e sull’integrazione con altri strumenti (se applicabile).
Passaggio 4: Applica manutenzione di Changelog
Il passaggio successivo consiste nel definire criteri di governance rigidi per l'istanza Marketo Engage che richiede la manutenzione di "Changelog". Questo criterio garantisce che tutti gli aggiornamenti apportati ai programmi operativi nell’istanza siano documentati in modo esauriente.
Informa il tuo team sull’importanza di questi documenti e su come accedervi e aggiornarli correttamente. Potrebbe essere utile assegnare responsabilità per la gestione del changelog, in modo che alcuni membri o amministratori del team dell’operazione di marketing designati registrino le modifiche in modo coerente e forniscano conclusioni.
Passaggio 5: Centralizzazione della documentazione
Stabilire una posizione centrale o un repository per l'archiviazione di tutta la documentazione relativa all'istanza Marketo Engage. Potrebbe trattarsi di un'unità condivisa, di una cartella dedicata o di un sistema basato su cloud.
Passaggio 6: rivedere e aggiornare regolarmente
Pianifica revisioni regolari della documentazione per assicurarti che rimanga accurata e aggiornata. Può essere facilmente sottovalutato durante i periodi di grande affluenza. Imposta proattivamente i promemoria sul calendario per garantire che il team esegua regolarmente aggiornamenti per riflettere eventuali modifiche o ottimizzazioni nei programmi operativi.
Quali sono le prossime novità?
Per iniziare, scarica questo modello semplice.
Segui i passaggi precedenti per sviluppare la guida alla governance e la documentazione. Durante il processo, tieni presenti queste regole generali:
Aggiorna la documentazione esistente:
È fondamentale mantenere aggiornata la documentazione. Se non è stata modificata negli ultimi 3 anni, conferma il tempo necessario per rivedere la documentazione durante l’audit dell’istanza.
Condividi e tieni traccia di:
Condividi la tua documentazione e changelog con i membri del gruppo pertinenti e istruiscili su come aggiornare questi record.
Revisione periodica: prepianificare il tempo necessario per esaminarle e gestirle nel corso dell'anno in modo da includere eventuali nuove modifiche, ottimizzazioni o adeguamenti nel momento in cui si verificano.
La gestione di una documentazione completa e aggiornata per l’istanza di Marketo Engage consente di risparmiare tempo e lavoro a lungo termine e facilita un’efficace gestione delle istanze.
Autori
Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture
Amy Chiu
Responsabile marketing per l'adozione e il mantenimento, Adobe
