Creazione e gestione dei criteri creating-and-managing-policies

A policy definisce un insieme di impostazioni di riservatezza e di utenti che possono accedere a un documento a cui viene applicato il criterio. A set di criteri viene utilizzato per raggruppare un insieme di criteri con uno scopo commerciale comune. Questi set di criteri vengono quindi resi disponibili a un sottoinsieme di utenti nel sistema. Per informazioni dettagliate sui criteri, consulta Politiche e documenti protetti da policy.

Tipi di politiche types-of-policies

La protezione dei documenti fornisce i seguenti tipi di criteri.

Politiche personali

Gli utenti possono creare, modificare, copiare, eliminare e applicare i propri criteri con le impostazioni appropriate per una particolare situazione. Solo la persona che crea un criterio e gli amministratori possono accedere a tale criterio personale. I criteri personali vengono visualizzati nella scheda Criteri personali della pagina Criteri.

Gli utenti invitati possono inoltre creare, modificare, copiare ed eliminare i criteri personali se l’amministratore abilita questa funzionalità.

Criteri condivisi

Gli amministratori e i coordinatori dei set di criteri creano criteri condivisi in base ai requisiti di riservatezza identificati dalla tua organizzazione per diversi tipi di documenti e utenti. I criteri condivisi sono contenuti in set di criteri e sono disponibili per tutti gli utenti autorizzati (editori di documenti, coordinatori di set di criteri e destinatari di documenti) per un determinato set di criteri. Gli amministratori e i coordinatori dei set di criteri possono abilitare e disabilitare i criteri condivisi. I criteri condivisi vengono visualizzati nei set di criteri nella scheda Set di criteri della pagina Criteri.

Quando si installa per la prima volta la protezione dei documenti, questa contiene un criterio condiviso denominato Limita a tutti i principali. Quando questo criterio viene applicato a un documento, tutti gli utenti che possono effettuare l'accesso a tale documento possono accedere al documento. Questo criterio si trova nel set di criteri denominato Set di criteri globale. Per impostazione predefinita, questo criterio non è attivato. Puoi abilitarlo se soddisfa le esigenze della tua organizzazione.

Criteri generati automaticamente da Microsoft Outlook

Utilizzando Acrobat, è possibile applicare criteri ai documenti inviati come allegati e-mail in Microsoft Outlook. In Outlook è possibile proteggere un documento utilizzando un criterio esistente o un criterio generato automaticamente generato da Acrobat con impostazioni di riservatezza predefinite e applicato al documento allegato a un messaggio e-mail. (Vedere * Guida di Acrobat*)

Chi può creare e gestire policy e set di criteri who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

Il modo in cui interagisci con i criteri e i set di criteri dipende dal tuo ruolo all’interno dell’organizzazione:

Utenti: Gli utenti possono creare, modificare ed eliminare i propri criteri personali. Gli utenti invitati possono inoltre creare criteri personali se l’amministratore abilita questa funzionalità.

Coordinatori dei set di criteri: I coordinatori dei set di criteri possono creare e gestire politiche condivise all'interno dei set di criteri in cui sono designati come coordinatori. Un coordinatore del set di criteri è in genere uno specialista dell’organizzazione che può creare al meglio i criteri in un determinato set di criteri.

Amministratori: Gli amministratori possono modificare i criteri personali di qualsiasi utente. Possono creare criteri condivisi. Possono inoltre creare, modificare ed eliminare i set di criteri e designare i coordinatori dei set di criteri.

Per informazioni dettagliate sui vari ruoli di protezione dei documenti, consulta Informazioni sugli utenti della protezione dei documenti.

Creazione e modifica dei criteri creating-and-editing-policies

Gli utenti possono creare o modificare i criteri personali per il proprio utilizzo. Gli amministratori e i coordinatori dei set di criteri possono creare o modificare i criteri condivisi per la tua organizzazione.

Considerazioni sulla modifica dei criteri considerations-for-editing-policies

Quando si modifica un criterio, le modifiche interessano i documenti attualmente protetti dal criterio, nonché i documenti protetti dal criterio in seguito. Ad esempio, se si rimuovono i destinatari da un criterio attualmente applicato a un documento, i destinatari non potranno più aprire il documento.

Lo stato del documento determina quando la modifica ha effetto:

Quando modifichi i criteri, si applicano le seguenti limitazioni:

Creare o modificare un criterio

Utenti e gruppi users-and-groups

Nell’area Utenti e gruppi è possibile specificare gli utenti che hanno accesso ai documenti protetti dal criterio. Per ogni utente o gruppo specificato, è inoltre possibile impostare i privilegi di utilizzo del documento.

Aggiungi utente o gruppo: Per aggiungere un utente o un gruppo di utenti, fare clic su Aggiungi utente o gruppo, quindi fare clic su Ricerca avanzata per trovare utenti o gruppi. Gli utenti includono gli utenti interni della tua organizzazione e gli utenti invitati che si sono registrati con la sicurezza dei documenti. Quando si seleziona questa opzione, viene visualizzata la pagina Aggiungi utente o gruppo:

Invita nuovo utente: Per aggiungere un utente invitato, fai clic su Invita nuovo utente, digita l’indirizzo e-mail dell’utente nella casella visualizzata e fai clic su Invita. Questa opzione è disponibile solo se l’amministratore l’ha abilitata. Quando aggiungi nuovi utenti invitati a un criterio, la sicurezza del documento invia un messaggio e-mail di invito per la registrazione se gli utenti non sono già invitati a registrarsi. Gli utenti devono utilizzare il collegamento nell’e-mail per creare un account, quindi devono attivare l’account.

Dopo la registrazione, gli utenti invitati possono utilizzare documenti protetti da policy per i quali dispongono dell'autorizzazione. A seconda delle funzionalità abilitate dall'amministratore, gli utenti esterni possono disporre delle autorizzazioni necessarie per applicare i criteri ai documenti, creare, modificare ed eliminare i criteri e aggiungere altri utenti esterni ai criteri.

Aggiungi utente anonimo: Per consentire l'accesso anonimo degli utenti, fare clic su Aggiungi utente anonimo. Questa opzione è disponibile solo se l’amministratore ha attivato l’accesso anonimo dell’utente per la sicurezza dei documenti. (Consultare Configurare il server di protezione dei documenti.) Questa opzione consente a tutti l'accesso ai documenti protetti da questo criterio, indipendentemente dal fatto che dispongano o meno di un account di protezione dei documenti. Se selezioni questa opzione, non puoi aggiungere altri tipi di utenti al criterio.

Specificare le autorizzazioni del documento per utenti e gruppi specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

È possibile specificare le autorizzazioni del documento per un utente o un gruppo alla volta oppure selezionare più utenti e gruppi dall’elenco e modificarne le autorizzazioni utilizzando le opzioni nell’area delle intestazioni di colonna.

Per impostazione predefinita, tutti i documenti protetti da policy dispongono di un'autorizzazione che consente agli utenti di aprirli online.

Nella protezione dei documenti viene visualizzata la scheda Autorizzazioni e opzioni .

Queste autorizzazioni del documento sono disponibili nella scheda Autorizzazioni . È possibile applicare queste autorizzazioni ai file PDF, PTC Pro/E e Microsoft Office.

Stampa: Consente all'utente di stampare un documento protetto da questo criterio. Per i file di Office e Pro/E, è possibile selezionare la casella di controllo Stampa per consentire la stampa o cancellarla per impedire la stampa. Se si seleziona la casella di controllo Mostra autorizzazioni personalizzate per PDF, è possibile selezionare una delle seguenti opzioni:

Non consentito: L'utente non può stampare il PDF.

Consentito: L'utente può stampare il PDF.

a bassa risoluzione Solo: L'utente può stampare il PDF a bassa risoluzione.

Modifica: Consente all'utente di modificare un documento protetto con questo criterio. Per i file di Office e Pro/E, è possibile selezionare la casella di controllo Modifica per consentire le modifiche o cancellarla per impedire le modifiche. Se si seleziona la casella di controllo Mostra autorizzazioni personalizzate per PDF, è possibile selezionare una delle seguenti opzioni:

Non consentito: All'utente non è consentito modificare il PDF.

Qualsiasi: L'utente può modificare il PDF.

Collaborazione: L’utente può collaborare con altri utenti, utilizzando le opzioni Collaborazione in Adobe Acrobat. Questa autorizzazione consente all’utente di copiare i dati del modulo anche se l’autorizzazione Copia non è esplicitamente specificata nel criterio.

Modifica pagine: L’utente può aggiungere e rimuovere pagine e modificare contenuti in PDF.

Fill & Sign: L’utente può compilare i campi del modulo in PDF e firmarlo.

Copia: Consente all'utente di copiare il testo da un documento protetto con questo criterio.

Reader dello schermo: Questa autorizzazione viene visualizzata se si seleziona la casella di controllo Mostra autorizzazioni personalizzate per PDF . Quando questa opzione è selezionata, Adobe Acrobat dispone dell’autorizzazione per aggiungere tag temporanei ad PDF per migliorarne la leggibilità con un assistente vocale.

Queste autorizzazioni del documento sono disponibili nella scheda Opzioni . È possibile applicare queste autorizzazioni ai file PDF, PTC Pro/E e Microsoft Office:

Non in linea: Consente all'utente di visualizzare un documento non in linea protetto da questo criterio.

Validità autorizzazione: Selezionare Autorizzazioni sempre valide o impostare un periodo di validità delle autorizzazioni del documento. Se selezioni un periodo di validità, fai clic sulle icone del calendario per selezionare una data e utilizza le frecce per specificare l’ora in formato 24 ore.

Per i criteri condivisi, gli amministratori possono disattivare i seguenti privilegi per l'autore del documento (l'utente che applica il criterio a un documento):

Revoca: Consente all'autore del documento di revocare i privilegi di accesso ai documenti.

Interruttore: Consente all'autore del documento di cambiare i privilegi di criterio.

Impostazioni generali general-settings

L'area Impostazioni generali contiene le seguenti impostazioni:

Periodo di validità: Periodo di tempo durante il quale il documento protetto tramite criterio è accessibile ai destinatari autorizzati. Puoi scegliere tra le seguenti opzioni relative al periodo di validità:

Il documento non sarà valido dopo: Il documento è accessibile per il numero specificato di giorni a partire dal momento in cui il documento è stato protetto.

Il documento non sarà valido dopo questa data: Il documento è valido dalla data in cui il criterio viene applicato al documento fino alla data di fine specificata.

Valido da, a: Il documento è valido durante le date specificate. Puoi utilizzare il calendario per selezionare una data, se applicabile, facendo clic sull’icona del calendario.

Il documento è sempre valido: Il periodo di validità del documento non scade.

Controllo: Attiva o disattiva il controllo degli eventi associati a un documento protetto da policy. Ad esempio, la protezione dei documenti può registrare eventi quali tentativi di apertura di un documento. Gli eventi controllati vengono visualizzati nell’elenco della pagina Eventi. Se non si seleziona questa opzione, la protezione dei documenti non registra gli eventi per i documenti associati al criterio.

Tracciamento esteso dell'utilizzo: Attiva o disattiva il tracciamento dell'uso esteso. document security supporta il tracciamento degli eventi utente associati a varie operazioni eseguite su un file PDF. È possibile accedere all’oggetto protezione del documento utilizzando uno script Java. Un clic su un pulsante, un file multimediale in fase di riproduzione o il salvataggio di un file sono alcuni esempi di eventi che possono essere attivati da un PDF protetto da policy. È inoltre possibile recuperare le informazioni utente utilizzando l'oggetto di protezione del documento. Il tracciamento degli eventi può essere abilitato dal server di sicurezza dei documenti a livello globale o a livello di policy.

Periodo di rilascio offline automatica: Numero massimo di giorni in cui il destinatario può utilizzare il documento protetto tramite criterio offline (senza una connessione Internet o di rete attiva). Quando il periodo di leasing scade, il destinatario deve sincronizzare di nuovo il documento per continuare a utilizzarlo.

Provider di autorizzazioni esterni external-authorization-providers

Se ne hai già configurati alcuni, seleziona i provider di autenticazione esterni. Sono elencati i provider disponibili.

Impostazioni di autenticazione authentication-settings

È possibile ignorare le impostazioni di autenticazione configurate sul server e specificare le opzioni di autenticazione pertinenti per questo criterio. Selezionare Ignora impostazioni autenticazione globale, quindi selezionare le opzioni di autenticazione pertinenti per questo criterio. Sono disponibili le seguenti opzioni di autenticazione:

Consenti autenticazione password nome utente: Selezionare questa opzione per consentire alle applicazioni client di utilizzare l'autenticazione nome utente/password durante la connessione al server.

Consenti autenticazione Kerberos: Selezionare questa opzione per consentire alle applicazioni client di utilizzare l'autenticazione Kerberos durante la connessione al server.

Consenti autenticazione certificato client: Selezionare questa opzione per consentire alle applicazioni client di utilizzare l’autenticazione dei certificati durante la connessione al server.

Consenti autenticazione estesa Seleziona per abilitare l’autenticazione estesa. Selezionando questa opzione le applicazioni client possono utilizzare l’autenticazione estesa. L'autenticazione estesa fornisce processi di autenticazione personalizzati e diverse opzioni di autenticazione configurate sul server Document Security

Se sovrascrivi le impostazioni di autenticazione globale, puoi scegliere le opzioni di autenticazione rilevanti per questo criterio. Ad esempio, se sul server erano state abilitate tre opzioni di autenticazione (nome utente e password, certificato client e autenticazione estesa), puoi ignorare tale impostazione globale e selezionare solo l’autenticazione estesa per questo criterio. Assicurati che l’opzione di autenticazione selezionata qui sia già configurata sul server. In questo esempio non è possibile selezionare Kerberos come opzione di autenticazione perché non è configurato sul server.

Impostazioni avanzate advanced-settings

L'area Impostazioni avanzate contiene le seguenti impostazioni:

Filigrana dinamica: Selezionare una filigrana da visualizzare dinamicamente sulle pagine di un documento (ad esempio, quando un destinatario stampa il documento). Le filigrane dinamiche identificano in modo univoco un documento, contribuendo quindi a garantire la riservatezza del documento e a prevenire le violazioni del diritto d'autore. Ad esempio, l'amministratore può configurare una filigrana dinamica che visualizza la data corrente, il nome utente o l'identificatore della persona che utilizza il documento o il nome del criterio utilizzato per proteggere il documento. Una filigrana può anche visualizzare elementi grafici o di testo personalizzati, se configurati. Gli amministratori configurano le opzioni relative alle filigrane e gli amministratori e gli utenti possono applicarle ai criteri.

(Vedi Configurare le filigrane dinamiche.)

Se si sta modificando un criterio e l'amministratore ha eliminato una filigrana configurata selezionata in precedenza per questo criterio, nella pagina Modifica criterio viene visualizzata una nota. In questo caso, se si salva il documento modificato, selezionare una nuova filigrana se si desidera che venga visualizzata sul documento.

Utilizzare solo plug-in Acrobat certificati per PDF: Quando è selezionata per un criterio, questa opzione specifica che Acrobat 8.0 e versioni successive devono essere eseguite in modalità certificata all'apertura di documenti protetti con il criterio. Quando Acrobat viene eseguito in modalità certificata, non carica alcun plug-in di terze parti.

Selezionare questa opzione se si desidera che un destinatario del documento scriva un plug-in in grado di aggirare qualsiasi protezione del documento in Acrobat 8.0 e versioni successive. Non selezionare questa opzione se i destinatari del documento devono utilizzare plug-in di terze parti in Acrobat per interagire con i documenti.

Questa opzione abilita solo la modalità certificata in Acrobat 8.0 o versione successiva; l’amministratore deve disattivare l’accesso per Acrobat 7.0.

(Vedi Configurare il server di protezione dei documenti.)

Questa opzione non si applica ad Adobe Reader.

Messaggio di errore accesso negato: Messaggio visualizzato da chiunque tenti di aprire un documento protetto da policy senza autorizzazione. Questo messaggio viene visualizzato in Acrobat. I client che non possono visualizzare questo messaggio visualizzano un messaggio predefinito per indicare che l’accesso è negato.

Impostazioni avanzate non modificabili unchangeable-advanced-settings

L'area Impostazioni avanzate non modificabili contiene le seguenti impostazioni. Non è possibile modificare queste impostazioni dopo aver salvato il criterio.

Algoritmo di cifratura e lunghezza della chiave: Utilizzato per proteggere i documenti. Puoi scegliere tra le seguenti opzioni:

Limitazioni per i documenti: Selezionare i componenti del documento PDF da cifrare. Altre applicazioni client crittografano l’intero documento ma non i file collegati o incorporati. Puoi scegliere tra le seguenti opzioni:

Attivare o disattivare i criteri condivisi enable-or-disable-shared-policies

Per rendere disponibile un criterio condiviso, l'amministratore o il coordinatore del set di criteri deve abilitarlo. È possibile abilitare nuovi criteri o criteri precedentemente disabilitati. I criteri condivisi disabilitati vengono comunque applicati per i documenti protetti da tali criteri.

Accanto a un criterio disabilitato viene visualizzata una X rossa.

Visualizzare informazioni su un criterio view-information-about-a-policy

La scheda Criteri personali consente di cercare i criteri personali.

I set di criteri creati dagli amministratori sono elencati nella scheda Set di criteri della pagina Criteri con informazioni sul set di criteri, compreso il nome, la data di creazione e modifica e una descrizione. Fai clic sul nome di un set di criteri per visualizzarne i dettagli. I coordinatori di set di criteri che dispongono dell'autorizzazione per gestire i criteri possono creare criteri condivisi all'interno di un determinato set di criteri.

Quando crei o modifichi un criterio, viene visualizzata una pagina in cui puoi configurare dettagli quali il nome del criterio, i livelli di autorizzazione, le impostazioni di riservatezza e i destinatari da includere nel criterio.

L’amministratore può configurare le seguenti impostazioni di riservatezza per un criterio:

Gli utenti possono visualizzare i criteri creati e tutti i criteri condivisi a cui hanno accesso. Gli amministratori possono visualizzare tutti i criteri personali e condivisi presenti nella protezione dei documenti.

Puoi visualizzare informazioni più dettagliate su un criterio visualizzato nell’elenco, inclusi gli utenti o i gruppi inclusi nel criterio e le impostazioni di riservatezza specificate per tali utenti.

Cerca criteri search-for-policies

Gli amministratori possono cercare i criteri condivisi e quelli personali creati da altri utenti.

Copiare un criterio copy-a-policy

Puoi copiare un criterio esistente e salvarlo con un nuovo nome e una nuova descrizione. Copiare i criteri è un modo efficiente per creare nuovi criteri utilizzando le impostazioni esistenti.

Gli utenti esterni possono copiare i criteri solo se l’amministratore abilita questa funzionalità. Se non è possibile creare criteri, l'opzione Copia non sarà disponibile.

Eliminare un criterio delete-a-policy

È possibile eliminare i criteri creati. Gli amministratori possono eliminare i criteri creati da qualsiasi utente. I coordinatori di set di criteri possono eliminare i criteri nei rispettivi set di criteri. I criteri eliminati vengono comunque applicati per i documenti protetti da tali criteri. È possibile eliminare più criteri alla volta.

Gli utenti invitati possono eliminare i criteri solo se l’amministratore abilita questa funzionalità. Se non è possibile eliminare i criteri, l’opzione Elimina non sarà disponibile.

Ordinare l'elenco dei criteri sort-the-policy-list

È possibile ordinare l’elenco dei criteri in base all’intestazione di colonna per trovare più facilmente i criteri. Un’icona a forma di triangolo accanto all’intestazione della colonna indica quale colonna è attualmente utilizzata per l’ordinamento. Un triangolo rivolto verso l'alto indica l'ordine crescente, mentre un triangolo rivolto verso il basso indica l'ordine decrescente.