Förstå portföljer

Cheferna har ofta det svåra arbetet med att ta reda på vilka projekt som bäst kan hjälpa deras företag att nå sina mål. Detta innebär att man måste bedöma ett aktuellt eller potentiellt projekt utifrån kriterier som är viktiga för dessa mål. Kriterierna kan omfatta t.ex. hur många resurser som behövs, hur mycket pengar projektet kommer att kosta jämfört med vad det kommer att medföra samt förståelse för riskerna. Med den här informationen kan cheferna bestämma vilka projekt som ska utföras och när.

Att tänka på och planera projekt är inte en särskilt svår uppgift - det är en process som de flesta chefer är vana vid. Den verkliga kampen består i att jämföra projekt med varandra. Att gå igenom en lång och detaljerad lista med projekt är tidskrävande. Där kan portföljer i Workfront hjälpa till.

Vad är en portfölj?

En portfölj är en samling projekt som är fullständiga för samma resurser, budget, schema och prioritet. En marknadsföringsbyrå kan till exempel använda en portfölj för att gruppera alla projekt för en viss kund.

Navigera till avsnittet Portfolio från huvudmenyn och klicka sedan på ett portföljnamn för att öppna det.

Du kan använda knappen Nytt projekt för att enkelt lägga till ett befintligt projekt i portföljen. Du kan också skapa ett nytt projekt direkt i portföljen.

När projekten har lagts till i portföljen kan du använda sammanfattningsinformationen i sidhuvudet för att få en högnivåvy över hur den här samlingen av projekt bidrar, antingen positivt eller negativt, till portföljens övergripande mål.

Du kan använda portföljoptimeringsverktyget (även Portfolio Optimizer) för att prioritera projekt baserat på nettovärde, justering, kostnad, risk och avkastning.

Åtkomst till portföljer

För att kunna arbeta med portföljer måste du ha tilldelats en planlicens i Workfront och en åtkomstnivå som ger dig behörighet att arbeta med portföljer.

När en portfölj skapas har bara portföljskaparen eller portföljförvaltaren tillgång till den. Du kan ge andra åtkomst till portföljen genom att dela den. Detta ger även tillgång till alla program och projekt i portföljen.

Öppna portföljen och klicka på menyn med tre punkter och välj sedan Delning. Lägg till de personer, team, jobbroller, grupper eller företag som ska ha tillgång till dem. Bestäm sedan vilken typ av åtkomst de ska ha - hantera eller visa.

Skapa en portfölj

Om du vill skapa en portfölj klickar du på Portfolio på huvudmenyn.

Klicka på Nytt Portfolio i området Portfolio.

Namnge portföljen och klicka sedan på Nytt projekt för att lägga till ett projekt i portföljen. Du kan skapa ett nytt projekt på flera olika sätt, precis som i området Projekt . Alla nya projekt som du skapar härifrån hör till den här portföljen. Du kan också klicka på Befintligt projekt om du vill välja befintliga projekt från en lista.

Skapa ett program i en portfölj

Välj fliken Program och klicka sedan på Nytt program för att skapa ett nytt program i den här portföljen, eller klicka på Befintligt program för att stjäla befintliga program från andra portföljer.