Découvrez comment le maintien de l’intégrité des tâches, de la création à l’achèvement, en passant par la journalisation temporelle, aide à parvenir à une gestion efficace des projets et des ressources dans Workfront.Découvrez des conseils pratiques pour exploiter les rapports et les plans directeurs afin de mettre en évidence les risques, de favoriser la responsabilisation et de maintenir votre équipe sur la bonne voie.

Comment la gestion des tâches, le suivi du temps et les décisions d’affectation fonctionnent-ils ensemble ?

Après avoir travaillé des années avec des organisations dans de nombreux secteurs, j’ai vu des responsables de projet assumer un rôle critique, celui de créer des tâches et de les affecter à leurs équipes dans Workfront.Cependant, l’avancement réel des projets est subordonné au fait que les équipes mettent activement à jour l’état d’avancement de leurs tâches jusqu’à leur achèvement.Il ne suffit pas d’affecter des tâches et d’attendre les résultats.Au contraire, les responsables de projet performants surveillent en permanence l’état d’avancement des tâches et encouragent leurs équipes à les mettre à jour quotidiennement, en signalant les éventuels blocages.Ce rythme quotidien est crucial, non seulement pour la visibilité, mais aussi pour l’avancement du projet.

La création, l’affectation et l’achèvement des tâches ont des liens étroits avec la consignation du temps et le processus d’affectation ou de réaffectation du travail.J’ai remarqué que les meilleures personnes pour la gestion de projets s’appuient à la fois sur les Heures prévues (ce qui a été planifié) et sur les Heures effectives (celles effectivement travaillées) comme indicateurs clés pour s’assurer que les personnes membres de l’équipe ne soient pas surchargées.Lorsque des divergences apparaissent, par exemple si une personne consigne plus d’heures que prévu ou que des tâches prennent du retard, les responsables de projet interviennent souvent pour réaffecter le travail ou ajuster les attentes.Alors que les membres de l’équipe doivent consigner leurs propres heures, les responsables de projet saisissent généralement le nombre d’heures prévues pour chaque tâche et chaque problème.Il ne s’agit pas seulement d’une étape bureaucratique, mais bien du fondement d’une prise de décision éclairée et d’un état d’avancement opportun et précis pour le projet.

L’interdépendance de la gestion des tâches et de la gestion des projets

L’architecture de Workfront montre clairement que la gestion des tâches et la gestion des projets sont interdépendantes.J’ai constaté que les responsables de projet ne peuvent pas clôturer correctement un projet si les tâches ne sont pas mises à jour et achevées.Ces fonctionnalités n’existent pas de manière isolée. Au contraire, elles doivent être associées pour permettre de clôturer les projets.Bien que les personnes responsables de la gestions des projets aient la possibilité de mettre à jour elles-mêmes les tâches des membres de l’équipe, j’ai constaté de meilleurs résultats lorsque les membres de l’équipe anticipent ces mises à jour.De cette manière, les obstacles sont résolus à temps et le projet se poursuit sans heurts, sans qu’un oubli ne vienne tout perturber.

Par exemple, j’ai travaillé une fois avec une équipe où une seule tâche en retard sur un chemin critique a retardé l’achèvement de l’ensemble du projet.La personne responsable du projet a remarqué le retard, mais au lieu d’actualiser elle-même le statut de la tâche, elle a encouragé la personne membre de l’équipe responsable à mettre à jour l’état d’avancement et à communiquer les éventuels blocages.En confiant la mise à jour à la personne membre de l’équipe, le problème sous-jacent, qui était dû à l’absence d’une dépendance d’un autre service, a été rapidement mis en évidence.Cela a permis à la personne responsable du projet de coordonner une solution, de résoudre le blocage et de remettre le projet sur les rails.D’après mon expérience, lorsque les membres de l’équipe se chargent de maintenir leurs tâches à jour, la résolution des problèmes s’en trouve accélérée et la clôture du projet facilitée.

Problèmes liés à la clôture des tâches

Après six ans et demi passés en tant que consultant Adobe, j’ai constaté que l’un des plus grands défis qui se pose aux responsables de projet est de faire en sorte que les membres de l’équipe clôturent les tâches et fournissent des mises à jour précises.Par exemple, lors des réunions quotidiennes, les mises à jour sont souvent tardives ou vagues.Dans les organisations, ce retard est généralement lié au fait d’assumer ses responsabilités.Les personnes membres de l’équipe peuvent être réticentes à partager leurs dernières mises à jour ou à admettre qu’elles n’ont pas réalisé les progrès promis.Par exemple, si une personne membre de l’équipe promet de terminer 90 % d’une tâche à une date donnée mais qu’elle n’y parvient pas, elle est mal à l’aise de l’admettre devant le groupe.Souvent, les membres de l’équipe connaissent le statut réel de leurs tâches, mais le fait de le diffuser largement peut mettre en évidence les tâches qui n’ont pas été accomplies.

D’après mes observations, la transparence et la responsabilisation sont essentielles.Les responsables de projet ont tendance à préférer l’honnêteté et l’authenticité aux grandes promesses de leur équipe.Si une personne membre de l’équipe sait qu’elle est en retard, le fait de faire preuve de franchise dans les mises à jour de son statut aide l’équipe à voir où sont les difficultés et lui permet d’obtenir de l’aide.Les personnes responsables de projet n’ont pas besoin que les personnes membres de leur équipe soient toujours parfaites. En revanche, elles doivent montrer des avancées progressives afin que toute l’équipe puisse continuer à avancer.

Création de rapports de tâches pour les affectations en retard

Pour encourager la transparence, j’ai vu des responsables de projet créer des rapports de tâches pour les affectations en retard et les partager par e-mail ou lors de réunions sur l’état d’avancement.Il s’agit d’un moyen direct de stimuler la responsabilisation, car il est étayé par des données et ne peut pas être ignoré.Lorsque les personnes membres de l’équipe savent que ces rapports sont visibles par leur direction, elles sont fortement incitées à achever les tâches et maintenir les projets sur la bonne voie.Outre la visibilité qu’ils offrent pour favoriser l’achèvement des travaux, ces rapports peuvent également permettre de détecter des obstacles inattendus afin de résoudre rapidement les problèmes.

Utilisation de rapports natifs pour renforcer la responsabilisation

Les rapports natifs de Workfront sont un excellent outil de responsabilisation.Voici quelques rapports que j’ai vu des responsables de projet utiliser :

• Projets à risque

• Problèmes traités par semaine et par utilisateur ou utilisatrice

• Heures, par personne, par semaine

• Mes tâches non affectées

• Tâches problématiques

Elles peuvent être copiées et personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques, ce qui facilite le suivi des progrès et met en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Plans directeurs pour la préparation de la gestion des ressources

Les plans directeurs sont des ensembles d’objets Workfront conçus pour des cas d’utilisation courants.J’ai vu des organisations utiliser le plan directeur de préparation à la gestion des ressources pour s’assurer qu’elles disposaient des paramètres et des informations appropriés afin d’obtenir des données précises sur la gestion des ressources.Ce modèle de projet décrit tous les travaux préparatoires nécessaires pour utiliser avec succès le planificateur de ressources et le répartiteur de charge de travail de Workfront.Il s’agit d’une liste de contrôle pour la mise en place de votre base de gestion des ressources afin que chaque groupe ou équipe puisse lancer ces outils lorsqu’ils sont prêts.

Conclusion

La gestion des tâches, le suivi du temps et les décisions d’affectation dans Workfront sont profondément interconnectés, ce qui signifie que l’optimisation de chacun d’entre eux est essentielle pour une visibilité précise et une livraison de projet solide.Lorsque les équipes adoptent la transparence et prennent leurs responsabilités, l’ensemble de l’organisation bénéficie d’un meilleur alignement et de résultats plus prévisibles.Le changement ne se produit pas du jour au lendemain, mais de petites étapes, par exemple en tentant l’une des approches décrites ci-dessus, peuvent générer l’élan nécessaire pour transformer la façon dont votre équipe travaille.

Ressources

• Gérer des tâches

• Créer un rapport de tâche pour les affectations en retard

• Utiliser les rapports natifs d’Adobe Workfront - Experience League

• Publication du plan directeur : préparation à la gestion des ressources