Ce guide fournit des recommandations aux gestionnaires de ressources numériques sur la création et le partage d’outils d’apprentissage intuitifs en libre-service pour les utilisateurs et utilisatrices. En fournissant de manière proactive des ressources à la demande qui anticipent les besoins des utilisateurs et utilisteices et leur donnent les moyens d’agir, vous pouvez stimuler l’adoption d’Adobe Experience Manager Assets.

En tant que gestionnaire de ressources numériques, votre tâche consiste à aider les utilisateurs et utilisatrices à obtenir le succès espéré avec Adobe Experience Manager (AEM) en leur facilitant la recherche, l’utilisation et la réutilisation des ressources. Il doit s’agir d’un outil en libre-service permettant de s’assurer que vos utilisateurs et utilisatrices disposent des compétences nécessaires pour utiliser AEM facilement et efficacement. Pour fournir aux utilisateurs et utilisatrices les ressources dont ils ont besoin, vous devez leur montrer comment utiliser l’outil et anticiper leurs besoins en fournissant des ressources à la demande. Les responsables de gestion des ressources numériques Best Buy ont mis en place des ressources en libre-service pour permettre aux utilisateurs et utilisatrices d’apprendre à leur rythme et de trouver les réponses aux questions les plus fréquemment posées.

Que vous soyez gestionnaire de contenu, bibliothécaire en gestion des ressources numériques, spécialiste des ressources numériques, auteur ou autrice de contenu, gestionnaire de ressources numériques ou propriétaire de produit, ce guide vous fournit des conseils et des bonnes pratiques pour offrir à vos utilisateurs et utilisatrices les outils dont ils ont besoin.

Chez Best Buy, je dirige l’équipe de gestion des ressources DAM, qui gère les ressources. L’équipe de gestion des ressources DAM reçoit les ressources des créateurs, les charge dans la gestion des ressources numériques et ajoute toutes les métadonnées nécessaires, en s’assurant que les ressources sont correctement classées pour faciliter leur découverte.

Lors du déploiement de la bibliothèque de ressources Best Buy, nous avons créé des fiches d’information d’une page et organisé des formations de groupe en personne pour sensibiliser les utilisateurs et utilisatrices à AEM. Cependant les utilisateurs et utilisatrices finaux à la recherche de ressources (en particulier les équipes créatives) rencontraient encore des difficultés. N’ayant parfois pas pu trouver les ressources dont ils avaient besoin, ils ont fini par créer de nouvelles ressources ou ils ont demandé aux gestionnaires des ressources de les diriger vers les ressources pertinentes. Le fait d’aider les utilisateurs et utilisatrices à rechercher des ressources n’est pas efficace et n’était pas viable pour les deux équipes.

À travers l’adoption d’une approche différente, nous avons introduit des possibilités d’apprentissage en libre-service à plus petite échelle et fourni des options personnalisées pour répondre aux besoins des utilisateurs et utilisatrices finaux et à leur façon d’apprendre. Vous trouverez ci-dessous des ressources créées pour nos utilisateurs et utilisatrices finaux.

Ressources d’activation

PDF AEM 101

Ce PDF AEM 101 est partagé avec les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils reçoivent une licence Adobe Experience Manager. Le PDF décrit les informations de connexion initiales, des instructions de navigation simples et quelques conseils pour utiliser l’outil. Un extrait du PDF est présenté ci-dessous :

Formation en personne sur AEM 101

Principalement destinée à l’équipe créative, la formation a été proposée à toute nouvelle personne embauchée ou utilisatrice d’AEM. La formation a été dispensée dans le cadre d’une session individuelle ou en petit groupe, avec une démonstration sur la connexion, la recherche, le téléchargement et la gestion des droits. Par exemple, la formation comprend une démonstration qui explique comment rechercher des ressources sur le thème des vacances et les télécharger pour les utiliser dans des campagnes marketing.

Ordre du jour suggéré :

• Connexion en cours
• Conseils et astuces de recherche/filtrage
• Téléchargement
• Collections
• Gestion des droits
• Projets
• Le cas échéant : workflows, fragments d’expérience

Vidéos Pro-Tip

Un dossier de formation dans AEM contient de courtes vidéos de conseils professionnels qui montrent des tâches simples pouvant renforcer la formation. La plupart des vidéos durent moins de 60 secondes et couvrent un sujet spécifique, comme la connexion, la recherche et l’utilisation de filtres et l’utilisation de ressources gérées par des droits. Par exemple, une vidéo montre comment filtrer pour trouver des images haute résolution pour les publications sur les médias sociaux. Les responsables DAM peuvent partager des liens vers des ressources de formation spécifiques en réponse à des questions.

Le dossier Formation ressemble à l’image ci-dessous et contient des dossiers pour chacune de ces zones d’activation :

• Navigation
• Recherche de ressources
• Téléchargement des ressources
• Utilisation des collections
• Utilisation des dossiers de projet
• Informations gérées par des droits
• Exigences en matière de ressources

Voici un exemple de vidéo Pro-Tip sur les filtres de recherche

eLearning sur le Rights Management

Après avoir déployé la nouvelle fonctionnalité Rights Management, nous avons organisé un cours et créé un module d’apprentissage en ligne obligatoire que tous les utilisateurs et utilisatrices devaient suivre. Cette vidéo couvrait les principes de base de Rights Management et comprenait un quiz de 5 questions à la fin. Les utilisateurs et utilisatrices ont dû réussir le quiz pour éviter que leur licence AEM ne soit désactivée.

Le eLearning commence par un message du Vice-Président principal de Creative and Media, rappelant aux utilisateurs er utilisatrices en quoi Rights Management est important, ainsi que leur rôle dans ce domaine. L’eLearning poursuit en expliquant comment identifier les ressources gérées par des droits et l’importance de respecter les droits d’utilisation.

Il est essentiel d’indiquer en permanence à quelle fréquence l’apprentissage en ligne est suivi et d’orienter les nouveaux utilisateurs et utilisatrices vers cet apprentissage.

La première page de l’apprentissage en ligne se trouve ci-dessous :

Heures de bureau mensuelles / Déjeuner et apprentissages

Des heures de bureau facultatives pour le service Creative and Media ont été organisées pendant l’heure du déjeuner chaque mois. Les sessions ont commencé par une démonstration de la fonctionnalité et se sont terminées par une session de questions-réponses. Chaque session a été enregistrée et stockée dans AEM pour référence ultérieure, avec les vidéos pro-tip. Les scénarios courants comprenaient les sujets suivants : comment créer une collection dynamique, comment trouver et télécharger des ressources gérées par des droits, conseils et astuces liés à la recherche.

Points clés à retenir

1. Apprenez à connaître votre audience. Votre contenu de formation doit correspondre aux attentes de vos utilisateurs et utilisatrices finaux en matière d’apprentissage. Commencez par demander des commentaires, par envoyer des questionnaires ou contactez directement vos utilisateurs et utilisatrices pour savoir comment ils souhaitent apprendre.
2. Fournissez des communications cohérentes. Qu’il s’agisse de déjeuners-conférences mensuels ou de l’utilisation du même emplacement pour toutes les vidéos de formation, indiquez à vos utilisateurs et utilisatrices où et quand obtenir les informations dont ils ont besoin. Trouvez un rythme et tenez-vous à lui.
3. Trouvez les thèmes sur lesquels se concentrer. Selon les commentaires d’utilisateur final, les utilisateurs ont eu des difficultés avec Rights Management. La création d’une formation spécifique pour ce sujet a permis à l’équipe de bibliothécaires en gestion des ressources numériques de gagner du temps et a donné aux utilisateurs et utilisatrices finaux une plus grande confiance lors de l’utilisation d’AEM.

En résumé, l’initiative Adoption et formation des utilisateurs de Adobe Experience Manager visait à fournir un modèle en libre-service permettant aux utilisateurs finaux d’utiliser efficacement AEM pour la recherche, ainsi qu’à faciliter l’utilisation et la réutilisation des ressources. En offrant une variété de ressources, telles que des vidéos pro-conseils et des heures de bureau mensuelles, l’initiative a permis aux utilisateurs d’avoir les outils et les connaissances dont ils ont besoin pour réussir. Cette approche a non seulement amélioré l’expérience utilisateur, mais a également rendu la recherche et l’utilisation des ressources plus efficaces et plus durables, tant pour les utilisateurs que pour l’équipe de formation.