Présentation des nouvelles validations de document
Les nouvelles approbations de documents consistent en une reconception complète du processus d’approbation existant en cours d’élaboration pour Adobe Workfront. Actuellement disponible en version limitée, celle-ci est conçue comme une solution pratique et efficace pour les entreprises qui ont besoin d’un engagement complet de la part des parties prenantes et d’approbations de documents spécifiques à une version. Sa conception réfléchie et ses nouvelles fonctionnalités simplifient la collaboration, la clarté des rôles et le contrôle des versions dans le processus d’approbation, améliorant ainsi l’efficacité et la prise de responsabilité.
Principales différences par rapport aux validations de documents héritées et à la vérification de l’identité
Différences de la vérification
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Les boutons de décision d’approbation de document ne sont pas disponibles dans la visionneuse de vérification. Les décisions peuvent être prises dans le document Summary (Résumé), dans les widgets d’accueil de Workfront ou dans la page Détails du document.
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Les participants à la validation du document s’affichent dans le résumé du document, et non dans l’onglet du workflow de vérification.
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Les nouvelles approbations de document ne sont pas prises en charge dans l’outil de création de rapports actuel. Le widget Toutes les approbations disponible dans les nouveaux tableaux de bord d’accueil et de zone de travail fournit les détails suivants sur la nouvelle approbation de documents :
- Approbations par décision
- Temps moyen d’approbation
- Approbations en attente
- Approbations en retard
Différences avec les approbations de documents héritées
Avec de nouvelles validations de document, vous pouvez :
- Ajouter des réviseurs en plus des approbateurs
- Désigner une équipe Workfront entière comme réviseurs ou approbateurs
- Définir une date limite pour la révision ou l’approbation
- Créer et reprendre des modèles de validation
- Utilisation de nouvelles versions pour
- Affichage de plusieurs indicateurs de performances clés pour vos approbations dans les widgets d’accueil de Workfront
- Utilisation des tableaux de bord de canevas pour afficher les détails des rapports sur les nouvelles approbations de documents
Utiliser la nouvelle approbation de documents
Pour les utilisateurs qui souhaitent créer ou gérer des approbations de documents, reportez-vous aux articles répertoriés dans Configuration et gestion des approbations de ressources et de documents : article index
Pour les utilisateurs qui souhaitent réviser ou approuver des documents pour lesquels ils ont reçu une demande, reportez-vous aux articles répertoriés dans Approuver et réviser des documents : article index.
Nouvelles fonctionnalités et objectifs de conception
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Participation inclusive des parties prenantes
Les nouvelles approbations de documents permettent d’inclure des contributeurs et contributrices individuels et des équipes entières dans le processus d’approbation. Faciliter une telle participation plus large garantit un engagement complet des parties prenantes et favorise un environnement décisionnel mieux informé et plus collaboratif. -
Rôles de révision et d’approbation différenciés
La nouvelle approbation de documents est conçue pour reconnaître et respecter les différents rôles au sein du processus d’approbation. En offrant la possibilité d’identifier et de désigner des réviseurs et des réviseuses (c’est-à-dire des utilisateurs et des utilisatrices qui reçoivent une notification leur enjoignant à laisser des commentaires mais qui n’ont pas de pouvoir de décision), la qualité des commentaires est améliorée et la clarté concernant l’autorité d’approbation finale est conservée. -
Approbations spécifiques à une version
La nature itérative de l’élaboration des documents conduit souvent à de multiples versions d’un même document. La nouvelle approbation de documents tient compte de cette réalité en proposant des chaînes d’approbation uniques pour chaque version d’un document. Cela permet aux utilisateurs et aux utilisatrices de charger une nouvelle version et d’ajouter de nouveaux approbateurs et approbatrices, ou de nouveaux réviseurs et réviseuses si nécessaire, pour ainsi garantir que les commentaires et l’approbation sont spécifiques à la version du document, éliminant toute confusion potentielle. -
Journaux d’audit
Avec la nouvelle approbation de documents, un journal d’audit de toutes les activités d’approbation est conservé dans le flux d’activité, ce qui constitue une ressource précieuse pour les références et la conformité futures.
Plan de publication
Nous répartissons la mise à disposition de la nouvelle approbation de documents aux utilisateurs et aux utilisatrices sur plusieurs versions. Outre l’ajout de nouvelles fonctionnalités, nous allons également augmenter le nombre de comptes pour lesquels de nouvelles approbations de document sont disponibles avec chaque version.
Si vous souhaitez que la nouvelle approbation de documents soit activée dans votre environnement de production, veuillez contacter votre personne responsable du succès client ou votre personne gestionnaire de compte stratégique.