Développement d’un guide de gouvernance des instances avec documentation

Lorsque vous passez à une instance de Marketo Engage héritée, le défi consiste souvent à manquer d’une documentation fonctionnelle et technique à jour. En tant qu’administrateur, vous ne pouvez pas négliger la nécessité d’établir des directives pour garantir une gouvernance d’instance appropriée. Il s’agit de l’une des stratégies essentielles pour accroître l’efficacité lorsque vous travaillez dans une instance Marketo Engage établie.

Ce tutoriel détaillé provenant de Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, vous guidera tout au long de ce processus pour décrire la configuration de votre instance, documenter vos principaux programmes opérationnels et maintenir une changelog pour appliquer une politique de gouvernance stricte.

Pourquoi développer un guide de gouvernance d’instance et de la documentation pour votre instance héritée ?

Une documentation détaillée et un changelog sont essentiels pour une gestion efficace et un transfert des connaissances au sein de votre instance Marketo Engage. Suivre les modifications et les décisions que vous avez prises lors de la configuration de votre instance peut vous aider à :

Guide de gouvernance Marketo Engage 101

Un guide de gouvernance sert de source de vérité pour la configuration des instances et les exigences de conception du système. Il est recommandé d’inclure les informations clés suivantes dans ce document :

Développement et gestion d’un guide de gouvernance pour votre instance Marketo Engage

Étape 1 : identifier votre guide et votre documentation actuels sur l’état de la gouvernance

Étape 2 : identifier les éléments à inclure dans votre documentation et Changelogs Marketo Engage

Le format varie d’une plateforme cloud à un document partagé. Vous pouvez concevoir le format qui répond aux besoins de votre entreprise. Voici un modèle Excel simple de documentation et de journal des modifications qui couvre les éléments importants pour la prise en main. Ces cas comprennent notamment :

Étape 3 : Recenser et documenter l'état actuel des programmes opérationnels primaires

Commencez par identifier les programmes opérationnels clés ayant un impact au niveau des abonnements. Par exemple, les campagnes de gestion des données, le cycle de vie des leads, la notation des leads, la synchronisation des CRM et la délivrabilité.

Pour chaque programme opérationnel identifié, documenter son état actuel. Cela inclut des détails sur l’objectif du programme, sa configuration, les campagnes intelligentes associées et l’intégration à d’autres outils (le cas échéant).

Étape 4 : appliquer la maintenance Changelog

L’étape suivante consiste à établir une politique de gouvernance stricte pour votre instance Marketo Engage qui rend obligatoire la « maintenance Changelog ». Cette politique garantit que toutes les mises à jour apportées aux programmes opérationnels dans l’instance sont entièrement documentées.

Sensibilisez votre équipe à l’importance de ces documents et à la manière d’y accéder et de les mettre à jour correctement. Il peut s'avérer utile d'affecter des responsabilités à la gestion du journal des modifications, de sorte que quelques membres de l'équipe ou administrateurs de l'opération marketing enregistrent régulièrement les modifications et fournissent des approbations.

Étape 5 : Centralisation De La Documentation

Définissez un emplacement ou un référentiel central pour stocker toute la documentation relative à votre instance Marketo Engage. Il peut s’agir d’un lecteur partagé, d’un dossier dédié ou d’un système basé sur le cloud.

Étape 6 : Examen et mise à jour réguliers

Planifiez des révisions régulières de votre documentation pour vous assurer qu’elle reste précise et à jour. Il peut être facilement négligé pendant les heures d'affluence. Mettez en place des rappels de manière proactive sur votre calendrier pour vous assurer que votre équipe effectue régulièrement des mises à jour afin de refléter les modifications ou optimisations apportées à vos programmes opérationnels.

Quelle est la suite ?

Commencez par télécharger ce modèle simple.

Suivez les étapes ci-dessus pour développer votre guide de gouvernance et votre documentation. Tout au long du processus, gardez à l’esprit les règles suivantes :

Mettez à jour votre documentation existante :
Il est essentiel de garder votre documentation à jour. S’il n’a pas été modifié au cours des 3 dernières années, consacrez du temps à la révision de votre documentation au fur et à mesure que vous auditez votre instance.

Partager et former :
Partagez votre documentation et vos changelog avec les membres de l’équipe concernés et apprenez-leur comment mettre à jour ces enregistrements.

Révision périodique : planifiez une période de révision et de maintenance tout au long de l’année afin d’inclure les nouvelles modifications, optimisations ou ajustements au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Maintenir une documentation complète et à jour pour votre instance Marketo Engage vous permet de gagner du temps et vous évite des efforts à long terme et facilite une gestion efficace des instances.

Auteurs

Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture

{width="30%"}

Amy Chiu
Responsable marketing adoption et rétention, Adobe

{width="30%"}