Développement d’un guide de gouvernance d’instance avec de la documentation

Lorsque vous entrez dans une instance Marketo Engage héritée, il s’agit souvent de manquer de documentation fonctionnelle et technique à jour. En tant qu’administrateur, l’établissement de directives pour garantir une gouvernance d’instance appropriée est une responsabilité essentielle que vous ne pouvez pas négliger. Il s’agit de l’une des stratégies critiques pour stimuler l’efficacité pendant que vous travaillez dans une instance de Marketo Engage établie.

Ce tutoriel détaillé provenant de Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, vous guidera tout au long de ce processus pour décrire la configuration de votre instance, documenter vos programmes opérationnels principaux et gérer un changelog pour appliquer une politique de gouvernance stricte.

Pourquoi développer un guide et une documentation de gouvernance d’instance pour votre instance héritée ?

Une documentation détaillée et un changelog sont essentiels pour une gestion efficace et un transfert de connaissances au sein de votre instance Marketo Engage. Le suivi des modifications et des décisions que vous avez apportées lors de la configuration de votre instance peut vous aider à :

Marketo Engage Guide de gouvernance 101

Un guide de gouvernance sert de source de vérité pour la configuration de l’instance et les exigences de conception du système. Les informations clés recommandées à inclure dans ce document sont les suivantes :

Comment développer et gérer un guide de gouvernance pour votre instance Marketo Engage

Étape 1 : Identifiez votre guide et votre documentation actuels sur l’état de gouvernance

Étape 2 : Identifiez les éléments à inclure dans votre Marketo Engage Documentation & Changelogs

Le format varie d’une plateforme basée sur le cloud à un document partagé. Vous pouvez concevoir le format qui répond aux besoins de votre entreprise. Voici une documentation simple et un modèle Excel changelog qui couvre les éléments importants que vous pouvez commencer à utiliser. Voici quelques-unes de ces fonctions :

Étape 3 : identifier et documenter l'état actuel des programmes opérationnels principaux

Commencez par identifier les programmes opérationnels clés ayant un impact au niveau de l’abonnement. Par exemple, les campagnes de Data Management, le cycle de vie des prospects, la notation des prospects, la synchronisation CRM et la délivrabilité.

Pour chaque programme opérationnel identifié, documentez son état actuel. Cela inclut des détails sur l’objectif du programme, la configuration, les campagnes intelligentes associées et l’intégration à d’autres outils (le cas échéant).

Étape 4 : Application de la maintenance Changelog

L’étape suivante consiste à établir une stratégie de gouvernance stricte pour votre instance Marketo Engage qui requiert la "Changelog maintenance". Cette politique garantit que toutes les mises à jour apportées aux programmes opérationnels dans l’instance sont entièrement documentées.

Eduquez votre équipe sur l'importance de ces documents et comment y accéder et les mettre à jour correctement. Il peut s’avérer utile d’attribuer des responsabilités pour la gestion du journal des modifications. Ainsi, quelques membres ou administrateurs désignés de l’équipe des opérations marketing enregistrent régulièrement les modifications et fournissent des signatures.

Étape 5 : Centralisation de la documentation

Créez un emplacement central ou un référentiel pour stocker toute la documentation relative à votre instance Marketo Engage. Il peut s’agir d’un lecteur partagé, d’un dossier dédié ou d’un système basé sur le cloud.

Étape 6 : Révision et mise à jour régulières

Planifiez des révisions régulières de votre documentation afin de vous assurer qu’elle reste exacte et à jour. On peut facilement l'ignorer pendant les heures de pointe. Configurez de manière proactive des rappels sur votre calendrier afin de vous assurer que votre équipe effectue régulièrement des mises à jour pour refléter les modifications ou les optimisations de vos programmes opérationnels.

Et après ?

Commencez en téléchargeant ce modèle simple.

Suivez les étapes ci-dessus pour développer votre guide de gouvernance et votre documentation. Pendant que vous effectuez le processus, tenez compte des règles de base suivantes :

Mettez à jour votre documentation existante :
Il est essentiel de garder votre documentation à jour. S’il n’a pas été modifié depuis 3 ans, prenez le temps de réviser votre documentation au fur et à mesure que vous contrôlez votre instance.

Partager et entraîner :
Partagez votre documentation et changelog avec les membres de l'équipe concernés et apprenez-les à mettre à jour ces enregistrements.

Révision périodique : programmez le temps de les passer en revue et de les gérer tout au long de l’année pour inclure de nouveaux changements, optimisations ou ajustements au fur et à mesure qu’ils se produisent.

La maintenance d’une documentation complète et à jour pour votre instance de Marketo Engage vous fera gagner du temps et vous fera gagner du temps et vous aidera à gérer efficacement les instances.

Auteurs

Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture

Amy Chiu
Gestionnaire marketing d’adoption et de rétention, Adobe