Configurer les paramètres du serveur configuring-server-settings

La page Paramètres du serveur permet d’accéder aux différents paramètres de Forms Workflow :

Configuration des paramètres d’e-mail configuring-email-settings

Vous pouvez indiquer un compte e-mail pour le serveur Forms, grâce auquel il envoie des e-mails aux utilisateurs et utilisatrices ainsi qu’aux administrateurs et administratrices d’AEM Forms. Ces e-mails servent à rappeler aux utilisateurs et utilisatrices les tâches qu’ils doivent effectuer, les informer des tâches qui ont atteint la date d’échéance et informer l’administrateur ou l’administratrice des erreurs de processus.

Pour activer l’envoi d’e-mails entre AEM Forms et les utilisateurs et utilisatrices, configurez les paramètres des e-mails sortants sur la page Paramètres d’e-mail. L’e-mail sortant doit utiliser un serveur SMTP.

Pour permettre à AEM Forms de recevoir et de traiter les e-mails entrants envoyés par les utilisateurs et utilisatrices, créez un point d’entrée d’e-mail pour le service Complete Task. (Voir Création d’un point d’entrée d’e-mail pour le service Complete Task).

Si vos processus sont conçus et mis en œuvre sans avoir besoin d’e-mail. Il n’est pas nécessaire de configurer les options de la page Paramètres d’e-mail.

Configurer les paramètres d’e-mails sortants configure-outgoing-email-settings

Configurer des modèles d’e-mail pour utiliser l’espace de travail AEM Forms configuring-email-templates-to-use-html-workspace

Par défaut, les e-mails envoyés par AEM Forms contiennent des liens vers Flex Workspace (obsolète pour AEM Forms on JEE). Vous pouvez configurer AEM Forms pour envoyer des e-mails avec des liens vers l’espace de travail AEM Forms. Pour en savoir plus sur les avantages de l’espace de travail AEM Forms par rapport à l’espace de travail Flex (obsolète pour AEM Forms on JEE), consultez cet article.

Configurer les notifications pour les utilisateurs, les utilisatrices et les groupes configuring-notifications-for-users-and-groups

Sur la page Notification de tâche, vous pouvez configurer les modèles que Forms Workflow utilisera pour générer les notifications par e-mail envoyées aux utilisateurs, aux utilisatrices et aux groupes. Vous pouvez personnaliser et mettre en forme les notifications à l’aide des variables de Forms Workflow.

Vous configurez les types de notifications suivants pour les utilisateurs, les utilisatrices et les groupes :

Pour générer des notifications par e-mail pour un groupe, spécifiez une adresse e-mail pour le groupe dans User Management. Lorsque le processus des formulaires envoie une notification électronique à un groupe, chaque membre du groupe qui possède une adresse électronique reçoit le courrier électronique de notification. Lorsqu’une personne du groupe reçoit une notification par e-mail et souhaite demander la tâche, elle doit cliquer sur le lien de demande dans la notification par e-mail, ce qui ouvre la page des détails de la tâche dans l’espace de travail. À partir de là, la personne peut demander ou demander et ouvrir la tâche.

Configuration des rappels pour les utilisateurs, les utilisatrices ou les groupes configure-reminders-for-users-or-groups

Vous pouvez choisir d’envoyer des notifications de rappel à l’utilisateur, l’utilisatrice ou au groupe affecté à une tâche lorsque le délai d’exécution de cette tâche se rapproche. Les règles déterminant exactement quand une notification de rappel est envoyée sont décidées par l’équipe de développement du processus.

Configurer les notifications d’affectation de tâche pour des utilisateurs, des utilisatrices ou des groupes configure-task-assignment-notifications-for-users-or-groups

Vous pouvez envoyer des notifications d’affectation de tâche à un utilisateur, une utilisatrice ou à un groupe lorsqu’une tâche leur est affectée.

Configurer les notifications d’échéance pour des utilisateurs, des utilisatrices ou des groupes configure-deadline-notifications-for-users-or-groups

Vous pouvez envoyer des notifications d’échéance à des utilisateurs, à des utilisatrices et à des groupes pour les informer que le délai d’exécution d’une tâche affectée est dépassé. En règle générale, une notification d’échéance n’est envoyée qu’à titre d’information, car l’utilisateur ou l’utilisatrice ne peut plus agir sur la tâche affectée.

Masquer la balise DO NOT DELETE pour tous les e-mails hide-the-do-not-delete-tag-for-all-emails

Vous pouvez configurer le service de messagerie de façon à masquer la balise de suivi DO NOT DELETE dans tous les courriers électroniques envoyés par le biais d’un processus pour des intervenants humains.

Configuration des notifications destinées aux administrateurs et aux administratrices configuring-notifications-for-administrators

Vous pouvez configurer les modèles que Forms Workflow utilisera pour générer les notifications envoyées par e-mail aux administrateurs et administratrices.

Vous pouvez configurer les types de notifications suivants pour les administrateurs et administratrices :

Configurer les notifications pour les branches bloquées configure-stalled-branch-notifications

Si une branche se bloque (dont le fonctionnement s’arrête soit délibérément soit en raison d’une erreur), une notification peut être envoyée à un administrateur ou à une administratrice, ou à un autre utilisateur ou une autre utilisatrice, qui peuvent alors examiner le problème.

Configurer les notifications pour les opérations bloquées configure-stalled-operation-notifications

Si une opération se bloque (dont le fonctionnement s’arrête soit délibérément soit en raison d’une erreur), une notification peut être envoyée à un administrateur ou à une administratrice, ou à un autre utilisateur ou une autre utilisatrice, qui peuvent examiner le problème.

Personnalisation du contenu des notifications customizing-the-content-of-notifications

Les pages Notifications de tâche et Notifications de l’administrateur fournissent plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de personnaliser les messages de notification :

Éditeur de texte enrichi rich-text-editor

La zone Modèle de notification est un éditeur de texte enrichi qui vous permet de générer du code HTML pour les messages de notification par e-mail. Il fournit des options de mise en forme des polices et des paragraphes, qui se trouvent sous la zone Modèle de notification. Les options incluent le type, la taille, le style et la couleur de la police, ainsi que l’alignement du paragraphe et les puces.

Génération d’URL url-generation

Pour les notifications de tâche uniquement, Forms Workflow comprend deux configurations d’URL prédéfinies que vous pouvez faire glisser de la liste Génération d’URL vers la case Modèle de notification, puis personnaliser :

Si votre solution est déployée dans un environnement organisé en grappes, remplacez @@notification-host@@ par l’adresse de la grappe.

<PORT > correspond au numéro de port d’écouteur HTTP du serveur d’applications. Les ports d’écouteur HTTP par défaut pour les serveurs d’applications pris en charge sont les suivants :

JBoss : 8080

Oracle WebLogic Server : 7001

IBM WebSphere : 9080

Pour permettre le fonctionnement normal de ces URL, remplacez <PORT > par le numéro de port approprié pour votre environnement.

Sélecteur de variable variable-picker

La liste Sélecteur de variables fournit des variables utiles que vous pouvez faire glisser dans les zones Objet ou Modèle de notification. Lorsque vous faites glisser une variable dans le champ Objet ou Modèle de notification, elle est remplacée par le nom réel de la variable Workflows des formulaires, encadrée par deux symboles @, par exemple @@taskid@@.

Pour les rappels, affectations de tâche et échéances des utilisateurs et des groupes, vous pouvez utiliser les variables suivantes dans les champs Objet et Modèle de notification :

Description Contenu de la propriété Description tel que défini dans l’opération Utilisateur (point de départ, opération d’affectation de tâche ou opération d’affectation de tâches multiples) du processus dans Workbench.

Instructions Contenu de la propriété Instructions de la tâche tel que défini dans l’opération Utilisateur du processus dans Workbench.

notification-host Nom d’hôte du serveur d’application AEM Forms.

process-name Nom du processus.

operation-name Nom de l’opération.

taskid Identifiant unique de la tâche en cours.

Actions Cette option génère une liste numérotée des itinéraires valides (par exemple, Approuver, Refuser) sur lesquels le destinataire peut cliquer.

De plus, pour les rappels, affectations de tâche et échéances de groupe, vous pouvez aussi utiliser les variables suivantes :

group-name Nom du groupe auquel la tâche est affectée.

Pour les branches bloquées, vous pouvez utiliser les variables suivantes dans les champs Objet et Modèle de notification :

branch-id Identifiant de branche.

process-id Identifiant de l’instance du processus.

notification-host Nom d’hôte du serveur d’application AEM Forms.

Pour les opérations bloquées, vous pouvez utiliser les variables suivantes dans les champs Objet et Modèle de notification :

action-id Identifiant de l’opération.

branch-id Identifiant de branche.

process-id Identifiant de l’instance du processus.

notification-host Nom d’hôte du serveur d’application AEM Forms.

Utilisation d’une variable dans la zone Objet using-a-variable-in-the-subject-box

Si vous saisissez le texte suivant dans la zone Objet pour les notifications d’affectation de tâche :

Please complete task @@taskid@@

L’utilisateur reçoit un courrier électronique avec l’objet suivant si la tâche 376 lui est affectée :

Please complete task 376

Utilisation des variables dans la zone Modèle de notification using-variables-in-the-notification-template-box

Si vous saisissez le texte suivant dans la zone Modèle de notification pour les notifications de branches bloquées :

Branch @@branch-id@@ has stalled! You have received this notification from @@notification-host@@.

L’administrateur reçoit un courrier électronique avec le contenu suivant si 4868 est le numéro de la branche et le nom du serveur est ServerXYZ :

Branch 4868 has stalled! You have received this notification from ServerXYZ.

Configuration des connexions Business Activity Monitoring configuring-business-activity-monitoring-connections

Business Activity Monitoring, qui est un module facultatif, fournit un ensemble de tableaux de bord opérationnels qui offrent une visibilité en temps réel de vos opérations et des indicateurs de performances clés.

Sur la page Paramètres de configuration BAM, vous définissez les connexions au serveur qui exécute BAM, afin que les événements liés aux processus puissent être suivis et transmis à ce serveur.