Créer et gérer des stratégies creating-and-managing-policies

A policy définit un ensemble de paramètres de confidentialité et d’utilisateurs qui peuvent accéder au document auquel la stratégie est appliquée. A jeu de stratégies est utilisé pour regrouper un ensemble de stratégies ayant un objectif commercial commun. Ces jeux de stratégies sont ensuite mis à la disposition d’un sous-ensemble d’utilisateurs du système. Pour plus d’informations sur les stratégies, voir Stratégies et documents protégés par une stratégie.

Types de stratégies types-of-policies

Document Security fournit les types de stratégies suivants.

Stratégies personnelles

Les utilisateurs peuvent créer, modifier, copier, supprimer et appliquer leurs propres stratégies avec des paramètres appropriés à une situation donnée. Seule la personne qui crée une stratégie et les administrateurs peuvent accéder à cette stratégie personnelle. Les stratégies personnelles apparaissent dans l’onglet Mes stratégies de la page Stratégies.

Les utilisateurs invités peuvent également créer, modifier, copier et supprimer des stratégies personnelles si l’administrateur active cette fonctionnalité.

Stratégies partagées

Les administrateurs et les coordinateurs de jeux de stratégies créent des stratégies partagées en fonction des exigences de confidentialité que votre entreprise identifie pour différents types de documents et d’utilisateurs. Les stratégies partagées sont contenues dans des jeux de stratégies et sont disponibles pour tous les utilisateurs autorisés (éditeurs, coordinateurs de jeux de stratégies et destinataires de documents) pour un jeu de stratégies particulier. Les administrateurs et les coordinateurs de jeux de stratégies peuvent activer et désactiver des stratégies partagées. Les stratégies partagées apparaissent dans les jeux de stratégies, sous l’onglet Jeux de stratégies de la page Stratégies.

Lors de la première installation de Document Security, celle-ci contient une stratégie partagée nommée Restreindre à toutes les entités. Lorsque cette stratégie est appliquée à un document, tout utilisateur qui peut se connecter à Document Security peut accéder au document. Cette stratégie se trouve dans le jeu de stratégies nommé Jeu de stratégies global. Par défaut, cette stratégie n’est pas activée. Vous pouvez l’activer si elle correspond aux besoins de votre entreprise.

Stratégies générées automatiquement par Microsoft Outlook

Acrobat vous permet d’appliquer des stratégies aux documents que vous envoyez en tant que pièces jointes d’email dans Microsoft Outlook. Dans Outlook, vous pouvez protéger un document à l’aide d’une stratégie existante ou d’une stratégie générée automatiquement par Acrobat et générée avec les paramètres de confidentialité par défaut, et l’appliquer au document joint à un message électronique. (Voir * Aide d’Acrobat*.)

Qui peut créer et gérer des stratégies et des jeux de stratégies who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

La manière dont vous interagissez avec les stratégies et les jeux de stratégies dépend de votre rôle au sein de l’organisation :

Utilisateurs : les utilisateurs peuvent créer, modifier et supprimer leurs stratégies personnelles. Les utilisateurs invités peuvent également créer des stratégies personnelles si l’administrateur active cette fonctionnalité.

Coordinateurs de jeux de stratégies : les coordinateurs de jeux de stratégies peuvent créer et gérer les stratégies partagées figurant dans les jeux de stratégies pour lesquels ils ont été désignés en tant que coordinateur. Au sein de l’organisation, c’est généralement la personne la plus à même de créer des stratégies dans un jeu donné.

Administrateurs : les administrateurs peuvent modifier les stratégies personnelles de n’importe quel utilisateur. Ils peuvent créer des stratégies partagées. Ils peuvent également créer, modifier et supprimer des jeux de stratégies, et désigner des coordinateurs de jeux de stratégies.

Pour plus d’informations sur les différents rôles de Document Security, consultez la section À propos des utilisateurs de Document Security.

Création et modification de stratégies creating-and-editing-policies

Les utilisateurs peuvent créer ou modifier des stratégies personnelles pour leur propre usage. Les administrateurs et les coordinateurs de jeux de stratégies peuvent créer ou modifier des stratégies partagées pour votre organisation.

Considérations relatives à la modification de stratégies considerations-for-editing-policies

Lorsque vous modifiez une stratégie, les modifications affectent les documents actuellement protégés par la stratégie, ainsi que les documents protégés par la stratégie par la suite. Par exemple, si vous supprimez des destinataires d’une stratégie actuellement appliquée à un document, les destinataires ne peuvent plus ouvrir le document.

L’état du document détermine le moment où la modification prend effet :

Lorsque vous modifiez des stratégies, ces restrictions s’appliquent :

Création ou modification d’une stratégie

Utilisateurs et groupes users-and-groups

Dans la zone Utilisateurs et groupes , vous spécifiez les utilisateurs ayant accès aux documents protégés par la stratégie. Pour chaque utilisateur ou groupe que vous spécifiez, vous définissez également les privilèges d’utilisation du document.

Ajouter un utilisateur ou un groupe : pour ajouter un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs, cliquez sur Ajouter un utilisateur ou un groupe, puis sur Recherche avancée pour trouver des utilisateurs ou des groupes. Les utilisateurs incluent les utilisateurs internes de votre entreprise et les utilisateurs invités qui se sont enregistrés auprès de Document Security. Lorsque vous sélectionnez cette option, la page Ajouter un utilisateur ou un groupe s’affiche :

Inviter un nouvel utilisateur : pour ajouter un utilisateur invité, cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur, entrez l’adresse électronique de l’utilisateur dans la zone qui s’affiche, puis cliquez sur Inviter. Cette option est disponible uniquement si l’administrateur l’a activée. Lorsque vous ajoutez de nouveaux utilisateurs invités à une stratégie, Document Security envoie un courrier électronique d’invitation à l’enregistrement si les utilisateurs ne sont pas déjà invités à s’enregistrer. Les utilisateurs doivent utiliser le lien contenu dans l’e-mail pour créer un compte, puis activer le compte.

Après enregistrement, les utilisateurs invités peuvent utiliser les documents protégés par une stratégie pour lesquels ils disposent d’une autorisation. En fonction des fonctionnalités activées par l’administrateur, les utilisateurs externes peuvent être autorisés à appliquer des stratégies à des documents, à créer, modifier et supprimer des stratégies et à ajouter d’autres utilisateurs externes aux stratégies.

Ajouter un utilisateur anonyme : pour autoriser l’accès d’un utilisateur anonyme, cliquez sur Ajouter un utilisateur anonyme. Cette option n’est disponible que si l’administrateur a activé l’accès Utilisateur anonyme à Document Security (voir Configuration du serveur Document Security). Cette option permet à tous les utilisateurs d’accéder aux documents protégés par cette stratégie, qu’ils disposent ou non d’un compte Document Security. Si vous sélectionnez cette option, vous ne pouvez pas ajouter d’autres types d’utilisateurs à la stratégie.

Spécification des autorisations de document pour les utilisateurs et les groupes specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

Vous pouvez définir des autorisations de document pour un utilisateur ou un groupe à la fois, ou sélectionner plusieurs utilisateurs et groupes dans la liste et modifier leurs autorisations à l’aide des options de la zone des en-têtes de colonne.

Par défaut, tous les documents protégés par une stratégie disposent d’une autorisation qui permet aux utilisateurs de les ouvrir en ligne.

Les onglets Autorisations et Options s’affichent dans Document Security.

Ces autorisations de document sont disponibles dans l’onglet Autorisations . Vous pouvez appliquer ces autorisations aux fichiers PDF, PTC Pro/E et Microsoft Office.

Imprimer : autorise l’utilisateur à imprimer un document protégé par cette stratégie. Pour les fichiers Office et Pro/E, vous pouvez cocher la case Imprimer pour autoriser l’impression ou la décocher pour empêcher l’impression. Si vous cochez la case Afficher les autorisations personnalisées pour le PDF , vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

Non autorisé : l’utilisateur n’est pas autorisé à imprimer le PDF.

Autorisé : l’utilisateur est autorisé à imprimer le PDF.

Basse résolution seulement : l’utilisateur est autorisé à imprimer le PDF en basse résolution.

Modifier : autorise l’utilisateur à modifier un document protégé par cette stratégie. Pour les fichiers Office et Pro/E, vous pouvez cocher la case Modify (Modifier) pour autoriser les modifications ou la décocher pour empêcher les modifications. Si vous cochez la case Afficher les autorisations personnalisées pour le PDF , vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

Non autorisé : l’utilisateur n’est pas autorisé à modifier le PDF.

Autorisé : l’utilisateur peut modifier le PDF.

Collaborer : l’utilisateur est autorisé à collaborer avec d’autres utilisateurs, en utilisant les options de collaboration d’Adobe Acrobat. Cette autorisation permet à l’utilisateur de copier les données d’un formulaire, même si l’autorisation Copier n’est pas explicitement donnée dans la stratégie.

Modifier les pages : l’utilisateur est autorisé à ajouter et à supprimer des pages, ainsi qu’à modifier du contenu dans le PDF.

Remplir et signer : l’utilisateur est autorisé à remplir les champs de formulaire du PDF et à le signer.

Copier : autorise l’utilisateur à copier du texte d’un document protégé par cette stratégie.

Lecteur d’écran : cette autorisation s’affiche si vous cochez la case Afficher les droits personnalisés pour PDF. Lorsque cette option est sélectionnée, Adobe Acrobat est autorisé à ajouter des balises temporaires au PDF afin d’améliorer sa lisibilité avec un lecteur d’écran.

Ces autorisations de document sont disponibles dans l’onglet Options . Vous pouvez appliquer ces autorisations aux fichiers PDF, PTC Pro/E et Microsoft Office :

Hors ligne : autorise l’utilisateur à afficher hors ligne un document protégé par cette stratégie.

Validité des autorisations : sélectionnez Autorisations toujours valables ou définissez une période de validité pour les autorisations du document. Si vous sélectionnez une période de validité, cliquez sur les icônes du calendrier pour sélectionner une date et utilisez les flèches pour indiquer l'heure au format 24 heures.

Pour les stratégies partagées, les administrateurs peuvent désactiver les privilèges suivants pour l’éditeur de document (l’utilisateur qui applique la stratégie à un document) :

Révoquer : autorise l’éditeur du document à révoquer les privilèges d’accès au document.

Changer : autorise l’éditeur du document à changer les privilèges des stratégies.

Paramètres généraux general-settings

La zone Paramètres généraux contient les paramètres suivants :

Période de validité : période pendant laquelle le document protégé par une stratégie est accessible aux destinataires autorisés. Plusieurs périodes de validité sont proposées :

Le document ne sera pas valide après : le document est accessible pendant le nombre de jours spécifié à partir du moment où il a été protégé.

Le document ne sera pas valide après cette date : le document est valide à partir de la date d’application de la stratégie au document jusqu’à la date de fin spécifiée.

Valide de, jusqu’à : le document est valide pendant les dates que vous avez spécifiées. Le cas échéant, vous pouvez utiliser le calendrier pour sélectionner une date. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de calendrier.

Document toujours valide : la période de validité du document n’expire pas.

Réaliser un audit : permet d’activer ou de désactiver la réalisation d’un audit des événements associés à un document protégé par une stratégie. Par exemple, Document Security peut enregistrer des événements tels que des tentatives d’ouverture d’un document. Les événements contrôlés apparaissent dans la liste de la page Événements . Si vous ne sélectionnez pas cette option, Document Security n’enregistre pas les événements pour les documents associés à la stratégie.

Suivi des utilisations étendues : activez ou désactivez le suivi des utilisations étendues. Document Security prend en charge le suivi des événements utilisateur associés à diverses opérations effectuées sur un fichier de PDF. Vous pouvez accéder à l’objet Document Security à l’aide d’un script Java. Un clic sur un bouton, un fichier multimédia en cours de lecture ou l’enregistrement d’un fichier sont quelques exemples d’événements pouvant être déclenchés à partir d’un PDF protégé par une stratégie. À l’aide de l’objet Document Security, vous pouvez également récupérer des informations sur l’utilisateur. Le suivi des événements peut être activé à partir du serveur Document Security au niveau global ou au niveau des stratégies.

Période d’ouverture hors ligne : nombre maximum de jours pendant lesquels le destinataire peut utiliser le document protégé par une stratégie hors ligne (c’est-à-dire sans être connecté à Internet ou à un réseau). À l’issue de cette période d’ouverture, le ou la destinataire doit resynchroniser le document pour continuer à l’utiliser.

Fournisseurs d’autorisation externes external-authorization-providers

Sélectionnez les fournisseurs d'authentification externes, le cas échéant. Les fournisseurs disponibles sont répertoriés.

Paramètres d’authentification authentication-settings

Vous pouvez remplacer les paramètres d’authentification que vous avez configurés sur le serveur et spécifier les options d’authentification pertinentes pour cette stratégie. Sélectionnez Remplacer les paramètres d’authentification globaux, puis sélectionnez les options d’authentification pertinentes pour cette stratégie. Les options d’authentification suivantes sont disponibles :

Autoriser l’authentification par nom d’utilisateur / mot de passe : sélectionnez cette option pour permettre aux applications clientes d’utiliser l’authentification par nom d’utilisateur / mot de passe lors de la connexion au serveur.

Autoriser l’authentification Kerberos : sélectionnez cette option pour permettre aux applications clientes d’utiliser l’authentification Kerberos lors de la connexion au serveur.

Autoriser l’authentification de certificat client : sélectionnez cette option pour permettre aux applications clientes d’utiliser l’authentification de certificat lors de la connexion au serveur.

Autoriser l’authentification étendue : sélectionnez cette option pour activer l’authentification étendue. La sélection de cette option permet aux applications clientes d’utiliser l’authentification étendue. L’authentification étendue fournit des processus d’authentification personnalisés et différentes options d’authentification configurées sur le serveur Document Security.

Si vous remplacez les paramètres d’authentification globale, vous pouvez choisir les options d’authentification pertinentes pour cette stratégie. Par exemple, si vous avez activé trois options d’authentification (nom d’utilisateur et mot de passe, certificat client et authentification étendue) sur le serveur, vous pouvez remplacer ce paramètre global et sélectionner uniquement l’authentification étendue pour cette stratégie. Vous devez vous assurer que l’option d’authentification que vous sélectionnez ici est déjà configurée sur le serveur. Dans cet exemple, vous ne pouvez pas sélectionner Kerberos comme option d’authentification, car elle n’est pas configurée sur le serveur.

Paramètres avancés advanced-settings

La zone Paramètres avancés contient les paramètres suivants :

Filigrane dynamique : sélectionnez un filigrane à afficher dynamiquement dans les pages d’un document (par exemple lorsqu’un destinataire imprime le document). Les filigranes dynamiques identifient de manière unique un document, ce qui permet d’assurer la confidentialité de ce dernier et d’empêcher toute violation du droit d’auteur. Par exemple, l’administrateur peut configurer un filigrane dynamique qui affiche la date actuelle, le nom d’utilisateur ou l’identifiant de la personne qui utilise le document, ou le nom de la stratégie utilisée pour protéger le document. Un filigrane peut également afficher du texte personnalisé ou des éléments graphiques s’ils sont configurés. Les administrateurs configurent les options des filigranes, et les administrateurs et les utilisateurs peuvent les appliquer aux stratégies.

(Voir Configuration des filigranes dynamiques.)

Si vous modifiez une stratégie et que l’administrateur a supprimé un filigrane configuré que vous avez précédemment sélectionné pour cette stratégie, une note s’affiche sur la page Modifier la stratégie . Dans ce cas, si vous enregistrez le document modifié, sélectionnez un nouveau filigrane si vous souhaitez qu’il apparaisse sur le document.

N’utiliser que des modules externes Acrobat certifiés pour PDF : lorsque cette option est sélectionnée pour une stratégie, elle spécifie qu’Acrobat version 8.0 ou ultérieure doit s’exécuter en mode certifié lors de l’ouverture de documents sécurisés par cette stratégie. Lorsqu’Acrobat s’exécute en mode certifié, il ne charge aucun module externe tiers.

Sélectionnez cette option si un destinataire de document crée un module externe susceptible de contourner les protections de documents dans Acrobat 8.0 et versions ultérieures. Ne sélectionnez pas cette option si les destinataires du document doivent utiliser des modules externes tiers dans Acrobat pour interagir avec les documents.

Cette option active uniquement le mode certifié dans Acrobat 8.0 ou version ultérieure ; l’administrateur doit désactiver l’accès pour Acrobat 7.0.

(Voir Configuration du serveur Document Security.)

Cette option ne s’applique pas à Adobe Reader.

Message d’erreur « Accès refusé » : message qui s’affiche lorsqu’un utilisateur non autorisé tente d’ouvrir un document protégé par une stratégie. Ce message apparaît dans Acrobat. Les clients qui ne peuvent pas afficher ce message affichent un message par défaut pour indiquer que l’accès est refusé.

Paramètres avancés non modifiables unchangeable-advanced-settings

La zone Paramètres avancés non modifiables contient les paramètres suivants. Vous ne pouvez pas modifier ces paramètres une fois la stratégie enregistrée.

Algorithme de chiffrement et longueur de la clé : utilisé pour protéger vos documents. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

Restrictions du document : sélectionnez les composants du document PDF à chiffrer. D’autres applications clientes chiffrent le document entier, mais pas les fichiers liés ou incorporés. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

Activation ou désactivation de stratégies partagées enable-or-disable-shared-policies

Pour qu’une stratégie partagée soit disponible, l’administrateur ou le coordinateur de jeux de stratégies doit l’activer. Vous pouvez activer de nouvelles stratégies ou des stratégies précédemment désactivées. Une stratégie partagée que vous désactivez est toujours appliquée pour les documents protégés par cette stratégie.

Un X rouge apparaît en regard d’une stratégie désactivée.

Affichage des informations sur une stratégie view-information-about-a-policy

L’onglet Mes stratégies vous permet de rechercher des stratégies personnelles.

Les jeux de stratégies créés par les administrateurs sont répertoriés dans l’onglet Jeux de stratégies de la page Stratégies avec des informations sur le jeu de stratégies, notamment son nom, la date de création et de modification, ainsi qu’une description. Cliquez sur le nom d’un jeu de stratégies pour en afficher les détails. Les coordinateurs de jeux de stratégies autorisés à gérer les stratégies peuvent créer des stratégies partagées au sein d’un jeu de stratégies spécifique.

Lorsque vous créez ou modifiez une stratégie, une page s’affiche dans laquelle vous pouvez configurer des détails tels que le nom de la stratégie, les niveaux d’autorisation, les paramètres de confidentialité et les destinataires à inclure dans la stratégie.

L’administrateur peut configurer les paramètres de confidentialité suivants pour une stratégie :

Les utilisateurs peuvent afficher les stratégies qu’ils ont créées et les stratégies partagées auxquelles ils ont accès. Les administrateurs peuvent afficher toutes les stratégies partagées et personnelles de Document Security.

Vous pouvez afficher des informations plus détaillées sur une stratégie qui apparaît dans la liste, notamment les utilisateurs ou les groupes inclus dans la stratégie et les paramètres de confidentialité spécifiés pour ces utilisateurs.

Recherche de stratégies search-for-policies

Les administrateurs peuvent rechercher des stratégies partagées et des stratégies personnelles créées par d’autres utilisateurs.

Copie d’une stratégie copy-a-policy

Vous pouvez copier une stratégie existante et l’enregistrer avec un nouveau nom et une nouvelle description. La copie de stratégies est un moyen efficace de créer des stratégies à l’aide de paramètres existants.

Les utilisateurs externes ne peuvent copier des stratégies que si l’administrateur active cette fonctionnalité. Si vous ne pouvez pas créer de stratégies, l’option Copier n’est pas disponible.

Suppression d’une stratégie delete-a-policy

Vous pouvez supprimer les stratégies que vous avez créées. Les administrateurs peuvent supprimer les stratégies que tout utilisateur a créées. Les coordinateurs de jeux de stratégies peuvent supprimer des stratégies dans leurs jeux de stratégies. Une stratégie que vous supprimez est toujours appliquée pour les documents protégés par cette stratégie. Vous pouvez supprimer plusieurs stratégies à la fois.

Les utilisateurs invités ne peuvent supprimer des stratégies que si l’administrateur active cette fonctionnalité. Si vous ne pouvez pas supprimer de stratégies, l’option de suppression n’est pas disponible.

Tri de la liste des stratégies sort-the-policy-list

Vous pouvez trier la liste des stratégies par en-tête de colonne pour trouver plus facilement des stratégies. Une icône en forme de triangle située en regard de l’en-tête de colonne indique la colonne à trier. Un triangle orienté vers le haut indique l’ordre croissant, tandis qu’un triangle orienté vers le bas indique l’ordre décroissant.