DocumentationAcrobat Sign Tutorials

Automatisation des documents avec Acrobat Sign pour Microsoft Power Platform

Last update: Sat Jul 20 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
  • Rubriques :

Créé pour :

  • Intermédiaire
  • Utilisateur ou utilisatrice
  • Développeur

Découvrez comment activer et utiliser les connecteurs Acrobat Sign et Adobe PDF Tools pour Microsoft Power Apps. Créez des workflows qui automatisent les processus d’approbation et de signature de l’entreprise rapidement et en toute sécurité, sans aucun code. Ce tutoriel pratique est divisé en quatre parties, comme indiqué dans les liens ci-dessous :

Partie 1 : Stocker l’accord signé dans SharePoint avec Acrobat Sign

Partie 1 : Stocker l’accord signé dans SharePoint avec Acrobat Sign

Partie 2 : Processus d’approbation automatisé pour obtenir une signature électronique avec Acrobat Sign

Partie 2 : processus d’approbation automatisé pour obtenir une signature électronique avec Acrobat Sign

Partie 3 : ROC automatisée des documents avec les outils Adobe PDF

Partie 3 : ROC de document automatisée avec les outils Adobe PDF

Partie 4 : Assemblage automatisé de documents avec Adobe PDF Tools

Partie 4 : Assemblage automatisé de documents avec Adobe PDF Tools

Conditions préalables

  • Familiarité avec Microsoft 365 et Power Automate
  • Connaissances Acrobat Sign
  • Compte Microsoft 365 avec accès à SharePoint et Power Automate (Basic pour Acrobat Sign, Premium pour Adobe PDF Tools)
  • Compte de développeur Acrobat Sign abonnement Entreprise ou Acrobat Sign

Exercices 1 et 2

  • Compte Acrobat Sign avec accès à l’API. Un compte Développeur ou un compte Entreprise.
  • Site SharePoint accessible par Power Automate pour lequel vous disposez d’autorisations de modification. Un accès administrateur complet est recommandé.
  • Exemple de document pour la demande d’approbation et la signature de la signature.

Exercices 3 et 4

Télécharger les matériaux ici

Partie 1 : Stocker l’accord signé dans SharePoint avec Acrobat Sign part1

Dans la première partie, vous utiliserez un modèle de flux Power Automate pour configurer un workflow automatisé qui enregistrera tous les accords signés sur votre site SharePoint.

  1. Accédez à Power Automate.

  2. Recherchez Acrobat Sign.

    Capture d’écran de la navigation vers Power Automate

  3. Sélectionnez Enregistrer un accord Acrobat Sign terminé dans la bibliothèque SharePoint.

    Capture d’écran de l’action Enregistrer un accord Acrobat Sign terminé pour la bibliothèque SharePoint

  4. Passez en revue l’écran et configurez les connexions nécessaires. Activez la connexion Acrobat Sign.

  5. Cliquez sur le symbole bleu +.

    Capture d’écran de la connexion de flux Acrobat Sign et SharePoint

  6. Saisissez l’adresse e-mail de votre compte Acrobat Sign et cliquez sur le champ de mot de passe dans la nouvelle fenêtre.

    Capture d’écran de l’écran de connexion Acrobat Sign

    Attendez un instant que l’Adobe vérifie votre compte.

    note note
    NOTE
    Cette vérification vous dirigera vers la connexion appropriée si vous utilisez une authentification unique Adobe ID ou notre authentification unique d’entreprise.

  7. Terminer la connexion.

  8. Cliquez sur Continuer pour accéder à l'écran de modification Flux.

  9. Nommez le déclencheur.

    Capture décran du nom du déclencheur

  10. Configurez vos paramètres SharePoint.

    Capture décran de la configuration de vos paramètres SharePoint

    Adresse du site : votre site SharePoint
    Chemin du dossier : chemin d'accès aux documents partagés que vous souhaitez utiliser
    Nom du fichier : acceptez la valeur par défaut
    Contenu du fichier : acceptez la valeur par défaut

  11. Enregistrez le flux.

    Capture décran de licône Enregistrer

  12. Accédez à l’écran de présentation du flux avec la flèche bleue vers l’arrière. Vous allez tester ce flux dans la partie 2.

    Capture décran de lécran de présentation du flux

Vous testerez ce flux dans la partie suivante.

Partie 2 : Processus d’approbation automatisé pour obtenir une signature électronique avec Acrobat Sign part2

Dans la deuxième partie, nous construisons la première partie avec un flux plus robuste et testons les deux flux pour les voir en action.

  1. Sélectionnez Modèles sur le côté gauche à partir de l’interface Power Automate.

    Capture décran de la sélection des modèles

  2. Recherchez « approbation du responsable ».

  3. Sélectionnez Demander l'approbation du responsable pour un fichier sélectionné.

    Capture décran de la sélection de lapprobation du gestionnaire de demandes pour un fichier sélectionné

    Passez en revue les connexions et ajoutez celles qui vous manquent.

    note note
    NOTE
    S’il s’agit du premier flux que vous effectuez avec les approbations, elles seront entièrement configurées lors de l’exécution du flux.

  4. Cliquez sur Continuer pour accéder à l'écran de modification du flux.

    Ce flux comporte de nombreuses étapes préconfigurées, notamment la vérification des erreurs et les étapes conditionnelles imbriquées.

  5. Configurez pour un fichier sélectionné comme suit :
    Adresse du site : votre site SharePoint
    Nom de la bibliothèque : votre référentiel Documents

  6. Ajoutez une entrée comme suit :
    Type : E-mail
    Nom : Adresse E-Mail Du Signataire

    Capture décran de la configuration du flux

  7. Configurez les propriétés du fichier Get: comme suit :
    Adresse du site : votre site SharePoint
    Nom de la bibliothèque : votre référentiel Documents

  8. Faites défiler vers le bas et recherchez Si oui.

    Capture décran de la configuration Si oui

  9. Cliquez sur Ajouter une action dans la zone Si oui (pas la plus basse) pour ajouter les étapes à envoyer pour signature.

    Capture décran de lajout dune action dans la zone Si oui

  10. Recherchez SharePoint obtenir le contenu du fichier et choisissez Obtenir le contenu du fichier.

    Capture décran de la zone de recherche

  11. Configurez Obtenir le contenu du fichier comme suit :

    Capture décran de la configuration Obtenir le contenu du fichier

    Adresse du site : votre site SharePoint.
    Identificateur de fichier : recherchez « identifiant » et choisissez Identificateur à l'étape Obtenir les propriétés du fichier.

  12. Recherchez « Adobe » et choisissez Acrobat Sign pour ajouter une autre action.

    Capture décran du menu de recherche

  13. Entrez « upload » dans la zone de recherche pour Acrobat Sign et sélectionnez Upload a document and get a document ID.

  14. Recherchez la variable dynamique Nom pour obtenir le nom de l'élément/du document sélectionné dans le déclencheur sous Nom de fichier.

  15. Cliquez sur Expression dans l'assistant de variable sous Contenu du fichier.

    Capture décran de lécran Télécharger un document et obtenir un ID de document

  16. Ajoutez une seule apostrophe, puis cliquez à nouveau sur Contenu dynamique, supprimez votre apostrophe, sélectionnez Contenu du fichier, puis cliquez sur OK.

    Assurez-vous qu’il n’y a pas d’apostrophes supplémentaires et qu’elles ressemblent à l’exemple ci-dessous.

    Capture d’écran de l’apparence de l’écran Contenu dynamique

  17. Recherchez « créer » dans la zone de recherche d’Acrobat Sign pour ajouter une autre action Acrobat Sign.

  18. Sélectionnez Créer un accord à partir d’un document chargé et l’envoyer pour signature.

    Capture décran de la recherche de create

  19. Configurez les informations requises :
    Choisissez Nom dans l’assistant de variable dynamique dans Nom de l’accord.
    Choisissez Document ID dans l'assistant de variable dynamique dans Document ID.
    Choisissez E-mail du signataire dans l’assistant de variable dynamique dans E-mail du participant.
    Saisissez « 1 » dans Ordre des participants.
    Choisissez Signataire dans le menu déroulant dans Rôle de participant.

    Capture décran des informations requises

  20. Économisez le flux.

Test de l’écoulement

Accédez au référentiel de documents de votre site SharePoint pour le tester.

  1. Sélectionnez le document et choisissez Automatiser et le Flux que vous venez de créer.

    Capture décran de la sélection du menu et du flux Automatiser

  2. Démarrez le flux pour valider les connexions (première exécution du flux uniquement).

  3. Entrez un message positif à l'approbateur dans Message.

  4. Saisissez l’adresse électronique du signataire du document dans E-mail du signataire.

  5. Cliquez sur Exécuter le flux.

L’approbateur configuré pour l’utilisateur démarrant le flux reçoit une demande d’approbation. Vous pouvez approuver par e-mail ou via le menu Actions Power Automate.
Une fois l’approbation obtenue, signez le document. Selon votre utilisateur et s’il est connecté à Sign, vous devrez peut-être ouvrir les fenêtres de signature dans une fenêtre de navigateur privé.

Capture décran de louverture dans une fenêtre de navigateur privée

Terminez la signature, puis revenez dans votre dossier SharePoint.

Capture décran du dossier SharePoint

Partie 3 : ROC automatisée des documents avec les outils Adobe PDF part3

Dans la troisième partie, vous apprendrez à automatiser la reconnaissance optique des caractères dans PDF lorsqu’ils sont importés dans Microsoft SharePoint. Cela résout un problème qui se produit avec les documents de PDF numérisés qui ne peuvent pas être recherchés dans SharePoint.

Capture décran du document PDF dans le navigateur

Configuration d’un dossier dans SharePoint

Accédez à Microsoft SharePoint où vous souhaitez stocker des documents.

  1. Cliquez sur + Nouveau pour créer un dossier appelé « Contrats traités ».

  2. Cliquez sur + Nouveau pour créer un dossier appelé « Anciens contrats ».

    Capture décran des nouveaux dossiers

Ces dossiers sont désormais référencés dans le cadre de votre flux Power Automate.

Création d’un enchaînement à partir d’un modèle

  1. Connectez-vous à l’adresse https://flow.microsoft.com.

  2. Cliquez sur Modèles dans la barre latérale.

    Capture décran de la sélection des modèles

  3. Sélectionnez Convertir les fichiers nouvellement ajoutés en PDF textuel dans SharePoint.

  4. Cliquez sur le symbole + en regard des outils Adobe PDF.

    Capture décran de la sélection du symbole +

  5. Accédez à https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted_fr dans un nouvel onglet.

  6. Cliquez sur Démarrer.

    Capture décran du bouton Commencer

  7. Connectez-vous au moyen de votre ID Adobe.

    Capture d’écran de l’écran de connexion

  8. Saisissez le nom et la description des informations d'identification et cliquez sur Créer des informations d'identification.

    Capture décran de lécran Créer des informations didentification

    Laissez la fenêtre ouverte avec les informations d’identification. Vous devrez les saisir dans Microsoft Power Automate.

    Capture décran de longlet du navigateur pour rester ouvert

  9. Saisissez les informations d'identification et cliquez sur Créer dans Microsoft Power Automate.

    Capture décran de la saisie des informations didentification des outils de PDF

  10. Cliquez sur Continuer.

    Capture décran de lemplacement où cliquer pour continuer

    Vous pouvez maintenant voir une vue du workflow et vous devrez la configurer pour votre environnement.

  11. Sélectionnez le champ Adresse du site et choisissez le site SharePoint que vous utilisez sous le déclencheur Lorsqu'un fichier est créé dans un dossier.

    Capture décran de la sélection Lors de la création dun fichier dans un déclencheur de dossier

  12. Cliquez sur l’icône de dossier pour accéder au dossier Anciens contrats situé sous ID de dossier.

    Capture décran de la sélection du dossier Anciens contrats

  13. Modifiez l'action Créer un fichier en bas de l'enchaînement :

    Remplacez Adresse du site par votre adresse de site.
    Spécifiez l’emplacement du dossier Contrats traités dans le chemin d’accès au dossier.

  14. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.

  15. Cliquez sur Tester.

  16. Sélectionnez Manuellement.

  17. Cliquez sur Tester.

    Capture décran du flux de test

Essayer votre nouveau flux

  1. Accédez au dossier Anciens contrats dans SharePoint.

  2. Accédez à E03/Anciens contrats dans les fichiers d’exercice que vous avez téléchargés.

  3. Copiez les fichiers ReleaseFormXX.pdf dans le dossier Old Contracts dans SharePoint.

    Capture décran de la copie des fichiers

Désormais, si vous accédez au dossier Contrats traités, vous pouvez voir vos PDF disponibles après que le flux a eu quelques instants pour s’exécuter. Si vous ouvrez les PDF, vous constatez que le texte peut être sélectionné.
En outre, SharePoint indexe le document, ce qui vous permet d’effectuer des recherches dans le contenu de vos documents à partir de la barre de recherche de SharePoint.

Partie 4 : Assemblage automatisé de documents avec Adobe PDF Tools part4

Dans la quatrième partie, vous apprendrez à fusionner de nombreux documents en fonction des informations fournies lors de la sélection et du démarrage d’un flux à partir de Microsoft SharePoint. Dans ce scénario, le flux :

  • Demandez des informations pour choisir les éléments à inclure dans un pack pour un client.
  • En fonction des informations fournies, il fusionne de nombreux documents. Ces documents comprennent une page de couverture et des livres blancs facultatifs.
  • Le document fusionné est enregistré dans SharePoint.

Importation de fichiers d’exercice dans SharePoint

  1. Ouvrez le dossier E04 dans les fichiers Exercice.

  2. Importez les dossiers Devis, Modèles et Documents générés dans SharePoint.

    Capture décran de limportation de dossiers

Ces dossiers seront utilisés à titre de référence. En particulier, vous utiliserez le fichier Proposal.docx pour votre devis.

Dans le dossier Templates, il existe un dossier Covers qui comprend des designs de page de garde pour différentes villes. Il existe également un dossier de livres blancs contenant des livres blancs supplémentaires facultatifs qui seront joints à la fin s’ils sont sélectionnés.

Importation du flux dans Microsoft Power Automate

  1. Connexion à Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Cliquez sur Mes flux.

    Capture d’écran de l’emplacement de sélection de mes flux

  3. Cliquez sur Importer.

    Capture décran de lécran dimportation

  4. Cliquez sur Télécharger et choisissez le dossier GenerateProposal_20210311231623.zip dans E04/Flows/.

    Capture décran de la sélection du dossier

  5. Cliquez sur Importer.

  6. Cliquez sur l'icône en forme de clé sous Action en regard de Envoyer la proposition au client.

    Capture décran de licône en forme de clé à molette

  7. Sélectionnez Créer en tant que nouveau sous Configuration.

  8. Définissez le nom du flux sous Nom de la ressource.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

    Répétez cette opération pour les autres ressources associées et sélectionnez votre connexion.

    Capture décran de lenregistrement du fichier

  10. Cliquez sur Importer après avoir établi toutes vos connexions.

Définir pour un fichier sélectionné

Une fois l’enchaînement créé, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Modifier.

    Capture décran de lemplacement où sélectionner modifier

  2. Sélectionnez le déclencheur Pour un fichier sélectionné.

    Ajoutez votre site SharePoint à l’adresse du site.
    Ajoutez votre bibliothèque dans la bibliothèque.

    Capture décran du déclencheur terminé

Set templateFolderPath

  1. Cliquez sur la variable templateFolderPath.
  2. Définissez le chemin d’accès du dossier Modèles situé dans le site SharePoint que vous avez importé.

Définir le contenu du fichier de récupération de couverture

  1. Cliquez sur l'action Couvrir, ce qui étend la portée.

  2. Développer Couverture : Obtenir le contenu du fichier.

    Définissez l’adresse du site sur votre site SharePoint.

    Capture décran de la couverture étendue

Définir le fichier sélectionné

  1. Développez l'action de portée Fichier sélectionné.

    Remplacez l'adresse du site et le nom de la bibliothèque par votre site et votre bibliothèque SharePoint respectivement sous Obtenir les propriétés du fichier.
    Remplacez l'adresse du site par votre site SharePoint sous Obtenir le contenu du fichier.

    Capture décran de laction développée Fichier sélectionné

Définition de livres blancs

  1. Cliquez sur Livres blancs.

  2. Développer la condition : ajoutez un livre blanc.

    Capture décran de la condition Ajouter un livre blanc étendue

  3. Développez Livre blanc 1 : obtenir le contenu du fichier à l'aide du chemin.
    Modifiez l'adresse du site SharePoint spécifié.

Répétez les mêmes étapes pour la condition : ajouter un livre blanc 2.

Définir Créer un fichier

  1. Développez Créer un fichier.

    Modifiez l’adresse du site et le chemin du dossier vers le site SharePoint et le chemin du dossier Documents générés.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

Testez votre flux

  1. Accédez au dossier Devis dans SharePoint.

  2. Sélectionnez le dossier Devis.docx.

    Capture décran de la sélection du dossier de devis

  3. Sélectionnez votre flux dans le menu Automatiser.

    Capture décran de Sélection du menu Automatisation

  4. Cliquez sur Continuer pour commencer le flux.

    Capture décran de la sélection du bouton Continuer

  5. Choisissez votre couverture et les livres blancs que vous souhaitez ajouter.

  6. Cliquez sur Exécuter le flux.

    Capture décran du bouton Exécuter le flux

Accédez au dossier Générer des documents. Votre fichier de PDF généré devrait maintenant s’afficher.

Capture décran du répertoire SharePoint avec le nouveau fichier de PDF

Ajout de Protect et d’autres actions au flux

Maintenant que vous avez réussi à créer un flux, vous allez modifier votre flux pour chiffrer le document de mot de PDF avec un mot de passe. Cette section explique également comment utiliser d’autres actions.

  1. Revenez à la fin de votre flux.

  2. Cliquez sur le symbole + entre Fusionner les PDF et Créer un fichier.

    Capture décran de lemplacement où sélectionner le symbole +

  3. Sélectionnez Ajouter une action.

  4. Recherchez « Outils Adobe PDF ».

    Capture décran de la recherche dAdobe PDF

  5. Sélectionnez Protect PDF dans Affichage.

  6. Utilisez le contenu dynamique pour définir le champ Nom de fichier sur Nom de fichier du PDF à partir du PDF de fusion.

    Capture décran du contenu dynamique

    Dans le déclencheur, un champ Mot de passe fait partie du formulaire d’initiation. Nous pouvons l'utiliser ici.

  7. Recherchez le champ Mot de passe à l'aide du contenu dynamique, puis placez-le dans le champ Mot de passe.

    Capture décran de la recherche de mot de passe

  8. Utilisez le contenu dynamique pour le définir sur Contenu du fichier de PDF à partir de Fusionner les PDF dans le champ Contenu du fichier.

  9. Modifiez Créer un fichier pour obtenir le contenu du fichier à partir du PDF Protect plutôt que de Fusionner les PDF.

  10. Développez Créer un fichier.

  11. Effacez le champ Contenu du fichier.

  12. Utilisez le contenu dynamique pour importer le contenu du fichier PDF à partir du PDF Protect à partir de l'affichage.

Testez votre flux

  1. Accédez au dossier Devis dans SharePoint.

  2. Sélectionnez Devis.docx.

    Capture décran de la sélection du dossier Devis

  3. Sélectionnez Automatiser pour choisir votre flux.

    Capture décran de la sélection dAutomate dans le menu

  4. Cliquez sur Continuer pour commencer le flux.

    Capture décran de la sélection Continuer

  5. Choisissez la couverture et les livres blancs que vous souhaitez ajouter.

  6. Définissez le champ Mot de passe sur le mot de passe que vous souhaitez définir.

  7. Cliquez sur Exécuter le flux.

    Capture décran des fichiers sélectionnés et bouton Exécuter le flux

  8. Accédez au dossier Générer des documents.
    Votre fichier de PDF généré devrait s’afficher. Ouvrez le fichier de mot de PDF qui vous invite à saisir votre mot de PDF.

    Capture décran du PDF généré dans le répertoire SharePoint

recommendation-more-help
ac8d3f8e-a625-4146-84f3-0eb730a583a3