Configuration et gestion du processus de validation approving-marketing-campaigns

Chaque étape d'une diffusion peut faire l'objet d'une validation afin d'assurer un suivi et un contrôle complets des processus de l'opération. Il s’agit notamment du ciblage, du contenu, du budget, de l’extraction et de l’envoi d’un BAT.

Des messages de notification sont envoyés aux opérateurs Adobe Campaign désignés comme validants afin de les avertir d'une demande de validation. Vérifiez que les validants disposent des autorisations appropriées pour la validation et que leur zone de sécurité est correctement définie. En savoir plus sur la sélection des validants.

La procédure de validation est présentée dans la présentation de la procédure de validation.

Principe de fonctionnement operating-principle-

Par exemple, pour la validation du budget, le message standard est le suivant :

Les opérateurs validants peuvent alors choisir de valider ou non le budget.

Après validation de l’opérateur, la validation ou le refus du traitement est remontée au niveau du tableau de bord de la diffusion.

Les informations sont également disponibles dans les logs de validation de la campagne. Ces logs sont accessibles à partir de l'onglet Modifier > Tracking > Validations.

Ces messages de notification sont envoyés aux opérateurs spécifiés pour chaque traitement pour lequel la validation a été activée.

Les validations peuvent être activées au niveau du modèle de l'opération, au niveau de chaque opération ou au niveau de la diffusion.

Tous les traitements qui doivent faire l'objet d'une validation sont sélectionnés dans le modèle de campagne (onglet Propriétés > Paramètres avancés de la campagne… > Validations). Les opérateurs et opératrices en charge de la validation y sont également sélectionnés et reçoivent des notifications, sauf si cette option est désactivée. Pour plus d'informations, consultez la section étapes de validation d'une diffusion.

Ce paramétrage peut être surchargé au niveau de chaque opération créée depuis ce modèle et également unitairement au niveau de chacune des diffusions de l'opération, en cliquant sur le bouton Propriétés puis sur l'onglet Validations.

Dans l'exemple ci-dessous, le contenu de cette diffusion courrier ne fera l'objet d'aucune validation :

Sélection des validants selecting-reviewers

Pour chaque type de validation, les opérateurs ou groupes d’opérateurs chargés de la validation sont sélectionnés dans la liste déroulante de la diffusion. Vous pouvez ajouter d’autres opérateurs à l’aide du lien Modifier…. Cette fenêtre vous permet également de modifier la date limite de validation.

Si aucun réviseur n'est spécifié, la personne responsable de la campagne est en charge de l’approbation et reçoit les notifications. La personne responsable de la campagne est indiquée dans l'onglet Edition > Propriétés de la campagne :

Modes de validation approval-modes

Validation via le tableau de bord approval-via-the-dashboard

Pour valider un traitement depuis la console ou l'interface web, cliquez sur le lien correspondant dans le tableau de bord de l'opération. Il est également possible de valider un traitement à partir du tracking des diffusions et du tableau de bord de la diffusion.

Vérifiez les informations, puis acceptez ou refusez la validation. Saisissez éventuellement un commentaire et cliquez sur Ok pour enregistrer.

Validation via les messages de notification approval-via-notification-messages

Cliquez sur le lien disponible dans le message de notification (voir Notifications). Vous devez vous connecter, comme illustré ci-dessous :

Sélectionnez Accepter ou Refuser et saisissez éventuellement un commentaire.

Cliquez sur Valider.

Suivi des validations approval-tracking

Les informations sont remontées à différents niveaux :

Validation automatique et validation manuelle automatic-and-manual-approval

Lors de la création d'un workflow de ciblage, si la validation est automatique (mode par défaut), Adobe Campaign affiche le lien de validation ou envoie une notification dès qu'une validation est requise.

Pour sélectionner le mode de validation (manuelle ou automatique), cliquez sur l'onglet Edition > Propriétés de l'opération ou du modèle d'opération, puis sur l'option Paramètres avancés de l'opération…, et enfin sur l'onglet Validations.

Lorsqu’un workflow de ciblage est en cours de construction, la validation manuelle permet d’éviter de créer des liens de validation ou d’envoyer automatiquement des notifications. Le tableau de bord de la campagne propose alors un lien Soumettre le ciblage pour validation afin de lancer manuellement le processus de validation.

Un message de confirmation permet d'autoriser les validations sur les traitements sélectionnés pour cette diffusion.

Les boutons de validation sont alors affichés dans le tableau de bord de l'opération (au niveau de cette diffusion), dans le tableau de bord de la diffusion et dans le tracking des diffusions. Si les notifications sont activées, elles seront parallèlement envoyées.

Ce mode d'activation des validations permet de travailler sur des recherches de ciblage sans notifier les opérateurs validants de façon intempestive.

Notifications notifications

Les notifications sont des emails spécifiques envoyés aux opérateurs validants afin de les avertir qu'un traitement est en attente de validation. Lorsque l'opérateur clique sur le lien contenu dans le message, il accède à une page d'authentification. Après connexion, il peut consulter les éléments concernés puis valider ou non le traitement. Il peut également saisir un commentaire dans la fenêtre de validation.

Le contenu des emails de notification peut être personnalisé. Voir Contenu des notifications.

Activation/désactivation de la notification enabling-disabling-notification

Par défaut, les messages de notification sont envoyés si la validation du traitement correspondant est activée au niveau du modèle de la campagne, de la campagne ou de la diffusion concernée. Toutefois, il est possible de désactiver les notifications afin de n'autoriser les validations que depuis la console.

Pour cela, éditez la fenêtre de validation de l'opération ou du modèle d'opération concerné (onglet Edition > Propriétés >  Paramètres avancés de l'opération…  > Validations) et cochez l'option Ne pas activer l'envoi de notifications.

Contenu des messages de notification notification-content

Le contenu des notifications est défini dans un modèle spécifique : Notification des validations pour la campagne marketing. Ce modèle est enregistré dans le dossier Administration > Gestion de campagne > Modèles des diffusions techniques de l’arborescence des Adobe Campaign.

Révision et validation des diffusions checking-and-approving-deliveries

Adobe Campaign permet de mettre en place des processus de validation des principales étapes d'une campagne marketing en mode collaboratif.

Pour les diffusions courrier, les opérateurs Adobe Campaign peuvent visualiser le fichier d'extraction avant l'envoi au routeur et, au besoin, modifier le format et relancer l'extraction. Voir Validation d’un fichier d’extraction.

Pour chaque campagne, vous pouvez valider la cible de diffusion, le contenu (voir Valider le contenu) et les coûts. Adobe Campaign opérateurs et opératrices en charge de la validation peuvent être avertis par e-mail et accepter ou refuser la validation depuis la console ou via une connexion web. Voir les Étapes de validation d’une diffusion.

Une fois ces phases de validation achevées, la diffusion peut être lancée. En savoir plus sur le démarrage d'une diffusion.

Étapes de validation d’une diffusion approving-processes

Les étapes qui doivent être validées apparaissent dans le tableau de bord de la campagne (via la console de l’interface web). Elles apparaissent également dans la table de tracking des diffusions et dans le tableau de bord des diffusions.

Le statut de l'opération est alors A valider.

Pour chaque diffusion de l'opération, il est possible de valider les traitements suivants :

Sélection des processus à valider choosing-the-processes-to-be-approved

Les phases de validation sont définies avec le modèle associé à la campagne. Vous devez sélectionner les éléments à valider à partir du modèle et indiquer les opérateurs Adobe Campaign responsables de ces validations. Pour plus d'informations sur les modèles d'opération, voir modèles d'opération.

Ces informations peuvent cependant être surchargées au niveau de chaque opération et de chacune des diffusions.

Au niveau de l'opération, cliquez sur l'onglet Edition > Propriétés, puis sur le lien Paramètres avancés de l'opération… et enfin sur le sous-onglet Validations pour accéder à la page de paramétrage du mode de validation des traitements.

Vous pouvez sélectionner et désélectionner les processus à valider et nommer Adobe Campaign opérateurs chargés de la validation. Il peut s'agir d'un opérateur individuel, d'un groupe d'opérateurs ou d'une liste d'opérateurs.

Pour désigner une liste d'opérateurs, cliquez sur le lien Editer… situé à droite du champ désignant le premier validant et ajoutez autant d'opérateurs additionnels que nécessaire, comme dans l'exemple ci-dessous :

Au niveau de chaque diffusion, cliquez sur le bouton Suivi puis sur l'onglet Validations pour visualiser et modifier les dates de validation et de rappel calculées automatiquement.

Validation d’un contenu approving-content

Il est possible de configurer un cycle de validation du contenu. Pour ce faire, sélectionnez l’option Activer la validation du contenu dans la fenêtre des paramètres de validation. Les étapes principales du processus de validation de contenu sont les suivantes :

Assigner l’édition du contenu assign-content-editing

Cette option vous permet de définir une personne responsable de l’édition du contenu, par exemple un ou une webmaster. Si l’option Assigner l’édition du contenu est sélectionnée dans la fenêtre de paramétrage de la validation, plusieurs étapes de validation sont ajoutées entre la création de la diffusion et la diffusion de l’e-mail de notification à la personne responsable du contenu :

Validation externe du contenu external-content-approval

Cette option permet de définir une personne externe chargée de la validation du rendu des diffusions, comme la cohérence dans la communication de la marque, les tarifs, etc. Lorsque l’option Validation externe du contenu est sélectionnée dans la fenêtre de paramétrage de la validation, plusieurs étapes de validation sont ajoutées entre la validation du contenu et l’envoi de la notification à la personne responsable de la campagne :

Validation d’un fichier d’extraction approving-an-extraction-file

Pour les diffusions hors ligne, Adobe Campaign génère un fichier d’extraction qui, selon la configuration, est envoyé au routeur. Le contenu du fichier dépend du modèle d'export utilisé.

Une fois le contenu, le ciblage et le budget validés, la diffusion passe à l'état Extraction en attente, en attendant le lancement du workflow d'extraction pour les opérations.

A la date de la demande d'extraction, le fichier d'extraction est créé et la diffusion passe à l'état Fichier à valider.

Vous pouvez visualiser le contenu du fichier extrait (en cliquant sur son nom), le valider, ou, au besoin, modifier le format et relancer l'extraction, via les liens proposés dans le tableau de bord.

Une fois le fichier validé, vous pouvez envoyer l’e-mail de notification au routeur. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la section Démarrage d’une diffusion hors ligne.