Este artículo explora las prácticas recomendadas básicas y las sugerencias prácticas para el establecimiento de metadatos en AEM Assets. Los metadatos son cruciales para administrar los recursos digitales, ya que hacen que el contenido se pueda buscar, administrar y reutilizar al proporcionar contexto y categorización. Aumentan la eficacia de la búsqueda, la automatización, la personalización y el flujo de trabajo en un sistema de administración de activos digitales (DAM).

Introducción a los metadatos

En términos simples, los metadatos son datos sobre sus recursos digitales.

Describe, clasifica y proporciona contexto para que el contenido se pueda buscar, administrar y reutilizar. Piense en los metadatos como la etiqueta de una carpeta de archivos físicos o la etiqueta de descripción de un vídeo. Sin él, el contenido se convierte en otro archivo que se pierde en el sistema.

Los metadatos definen las propiedades de un recurso digital, como el título, la fecha de creación, el creador, la información sobre derechos de autor, la fecha de caducidad y mucho más.

En un artículo anterior se abordó el tema de las estructuras de carpetas. Las estructuras de carpetas responden a “¿Dónde está?” en términos de dónde se almacena el recurso digital. Los metadatos lo amplían y responden a preguntas como: “¿Qué es este recurso?” y “¿Para quién es?” y “¿Dónde se debe utilizar?” y “¿Cuándo caduca?”

En AEM Assets, los metadatos no solo son informativos, sino también operativos. Deriva la búsqueda, la automatización, la personalización y varios otros aspectos de la ejecución de un DAM, e incluso aumenta la eficiencia del flujo de trabajo. Los metadatos son fundamentales porque derivan de la búsqueda, la automatización, la personalización, diversos aspectos e incluso la eficacia del flujo de trabajo. Al decir que los metadatos son la columna vertebral del contenido estructurado, lo decimos literalmente. Es lo que le da al contenido tanto propósito como poder en un ecosistema escalable.

Lo que realmente necesitamos para encontrar y reutilizar contenido es contenido que sea inteligente, escalable y estructurado. La aplicación de metadatos y una taxonomía no es solo una práctica recomendada. Son obligatorios, esenciales para escalar las operaciones de contenido. Sin metadatos estructurados y un sistema de inteligencia, lo que se obtiene es un caos de contenido.

Los metadatos le dan a su contenido un significado, un contexto y una capacidad de búsqueda. Es lo que hace que el contenido sea reconocible.

Categorías de metadatos

Los metadatos pueden clasificarse en distintas categorías, como las siguientes:

• Metadatos de empresa: pueden incluir propiedades como Nombre de la campaña (por ejemplo: Primavera_2025_Colección), Canal de marketing (por ejemplo: Medios sociales, Imprimir, Correo electrónico), ID/SKU de producto (por ejemplo: PROD-56789), Público destinatario (por ejemplo: Gen Z, Nuevos padres, Posibles clientes), Call-to-action (por ejemplo: Más información, Mostrar ahora).
• Metadatos técnicos: pueden incluir propiedades como Tipo de recurso (por ejemplo: imagen/jpg, imagen/png, aplicación/pdf, vídeo/mp4), dimensiones (por ejemplo: la altura y anchura de una imagen en píxeles), el tamaño del archivo (por ejemplo: el tamaño en kilobytes o megabytes), resolución (el nivel de detalle de la imagen en píxeles por pulgada), color más/espacio (por ejemplo: RGB o CMYK), duración (por ejemplo: la duración en minutos de un archivo de vídeo o audio), códec (el formato de compresión/descompresión utilizado).
• Metadatos operativos: pueden incluir propiedades como estado (como En revisión, Aprobado, En producción, Archivado), fecha de última modificación, última modificación por (el usuario que la modificó por última vez), fecha de caducidad, derechos de autor, derechos de uso, uso previsto (por ejemplo, Campaña A, Promoción B), versión.

Prácticas recomendadas para metadatos

• Los recursos siempre deberían incluir metadatos.
• Etiquete recursos con metadatos estructurados para facilitar la detección rápida y también para dirigir la entrega personalizada.
• Defina una estrategia de contenido clara incorporando metadatos, etiquetado y taxonomía. antes de cargar los activos y ponerlos a disposición de la organización.
• Determine qué metadatos deben ser necesarios, ya que esto ayuda a que aparezcan los recursos apropiados en la búsqueda (por ejemplo, incluya Título, Descripción, Idioma, Información geográfica y otros atributos que sean significativos para su organización).
• Use un vocabulario controlado, es decir, una lista de términos y frases estandarizados y aprobados para describir y organizar la información con el fin de mejorar la recuperación de información; por ejemplo, use opciones desplegables en lugar de un cuadro de texto libre mediante taxonomía y etiquetado (vea el artículo siguiente).
• Aplique los metadatos en lote mediante la importación/exportación de CSV para ahorrar tiempo. Por ejemplo, 1000 fotos de productos pueden obtener metadatos actualizados con “fecha de lanzamiento” mediante una carga masiva en lugar de editarlos individualmente.
• Revise los metadatos en una cadencia programada para asegurarse de que se puedan detectar las palabras clave con las que buscan los usuarios, así como para clasificar aún más los recursos antiguos, como al archivar recursos.

Ejemplos de metadatos

La organización de los metadatos se realiza mediante las funciones de los esquemas de metadatos y los perfiles de metadatos en AEM Assets.

No todas las propiedades de metadatos son aplicables a todos los recursos, por lo que tiene sentido que tener una forma de definir qué metadatos se aplican a qué tipos de recursos sea una construcción útil.

Esquemas de metadatos

Un esquema de metadatos define las propiedades de metadatos y el diseño de página de la página Propiedades del recurso para los recursos de las carpetas que utilizan ese esquema de metadatos. Los esquemas definen la interfaz en la que los usuarios ven e interactúan con los metadatos de los recursos en AEM. Las subcarpetas pueden aplicar y heredar los esquemas de metadatos a las carpetas para reducir la complejidad.

Las propiedades de metadatos son importantes, ya que también se pueden utilizar como filtros en Buscar para facilitar la detección de contenido. Si tiene dos esquemas de metadatos, puede tener las propiedades específicas de interés en el índice de búsqueda para que aparezcan en la búsqueda.

¿Es recomendable crear varios esquemas de metadatos?

Depende de su organización y del tipo de datos que necesite almacenar para que sus recursos puedan buscarse y reutilizarse. Las distintas carpetas de recursos de tipos de archivos de recursos pueden requerir distintos esquemas de metadatos para admitir sus tipos de contenido únicos o propiedades de metadatos específicas que pueden ser relevantes o necesarias para determinados recursos.

Ejemplos

Una organización puede utilizar un esquema de metadatos para imágenes de productos que capture campos como ID de producto, color y derechos de uso. Utilice otro esquema para los recursos de la campaña de marketing que incluya Nombre de campaña, Región y Fecha de finalización. Utilice un tercer esquema para documentos corporativos con campos como Departamento, Versión y Fecha de aprobación. Cada esquema está diseñado para que los usuarios solo vean los metadatos relevantes para su tipo de recurso, lo que mejora tanto la facilidad de búsqueda como la gobernanza.

Perfiles de metadatos

Un perfil de metadatos es muy potente. Permite aplicar metadatos predeterminados a todos los recursos de una carpeta. Las distintas carpetas de recursos pueden requerir diferentes esquemas de metadatos para admitir sus tipos de contenido únicos o datos importantes para aplicarlos a los recursos de una carpeta.

Por ejemplo, una carpeta que contenga archivos para un programa "Campaña de verano de 2025" podría tener un perfil de metadatos que aplique automáticamente campos predeterminados como Campaña = "Verano de 2025" y Región = "Norteamérica" y Temporada = "Verano" a cada recurso cargado, lo que evitaría que los usuarios introdujeran los mismos valores repetidamente.

¿Cuál es la principal ventaja de utilizar Perfiles y Esquemas de metadatos?

Una vez creado un Perfil de metadatos y aplicado a una carpeta, cualquier recurso que cargue posteriormente en la carpeta heredará los metadatos predeterminados configurados en el Perfil de metadatos.

Permisos basados en metadatos

Los permisos impulsados por metadatos son una función de AEM as a Cloud Service que se utiliza para permitir que las decisiones de control de acceso se basen en el contenido del recurso o en las propiedades de los metadatos, en lugar de en la estructura de carpetas. Con esta capacidad, puede definir políticas de control de acceso que evalúen atributos como el estado del recurso, el tipo o cualquier propiedad personalizada que defina. Consulte el artículo Permisos impulsados por metadatos en la sección de recursos a continuación para obtener más información.

Pruébelo

• Los esquemas de metadatos se pueden aplicar a las carpetas. Se mantienen mediante el editor de Formularios de metadatos. Vaya a Assets > Formularios de metadatos y haga clic en Crear para crear un formulario de metadatos.

• Los perfiles de metadatos también se pueden aplicar a las carpetas. Para crear un perfil de metadatos, vaya a Herramientas > Assets > Perfiles de metadatos y, a continuación, haga clic en Crear.

• Utilice Assets > Editor de carpetas para asignar un esquema de metadatos a una carpeta

• Para editar recursos específicos, realice una de las siguientes acciones y recuerde hacer clic en Guardar cuando haya terminado

  • Seleccione el recurso y haga clic en Ver propiedades en la barra de herramientas.
  • En la miniatura del recurso, seleccione la acción rápida Ver propiedades.
  • En la página de recursos, haga clic en Ver propiedades en las barras de herramientas.

Recursos de aprendizaje adicionales

Aprendizajes para los creadores de Adobe Experience: las sesiones de intercambio de habilidades

• Para profundizar en la creación de esquemas de metadatos, vea Inteligente, escalable y estructurado: creación de un marco de contenido preparado para el futuro de Ritesh Mittal, arquitecto jefe en IBM, experto en Adobe AEM y capitán de consejeros de la Comunidad de Adobe.
• Para obtener una guía más detallada de las prácticas recomendadas en cuanto a metadatos, consulte Taxonomía y estructura: el secreto de AEM para una gestión de activos escalable con las expertas en AEM, Melanie Bartlett y Katie June.

Además, los recursos siguientes son útiles para establecer metadatos, perfiles de metadatos, esquemas de metadatos y permisos basados en metadatos.

• Comprender los metadatos de recursos en AEM Assets (lista de reproducción de vídeo, todas las versiones)
• Administrar metadatos de recursos digitales (documentación de AEM as a Cloud Service)
• Conceptos y comprensión de metadatos (documentación de AEM 6.5)
• Administrar metadatos de recursos digitales (documentación de AEM 6.5)
• Importación y exportación de metadatos en Experience Manager Assets (documentación de AEM 6.5 y AEM as a Cloud Service)
• Permisos basados en metadatos (documentación de AEM as a Cloud Service)
• Prácticas recomendadas de etiquetas, taxonomía y metadatos: resumen de alto nivel (documentación de AEM as a Cloud Service)

¿Qué es lo siguiente?

Este artículo sobre prácticas recomendadas para metadatos forma parte de una serie de artículos que incluyen directrices básicas, prácticas recomendadas y sugerencias de expertos en Adobe para empezar a usar Adobe Experience Manager Assets. Para continuar en la serie, el enfoque del siguiente artículo es la taxonomía y el etiquetado.

Para explorar todos los artículos de esta serie fundacional de AEM Assets, consulte lo consulte:

• Prácticas recomendadas y sugerencias para empezar a trabajar con AEM Assets
• Estructura de carpetas y nombres
• Acceso y permisos
• Metadatos, esquemas de metadatos y perfiles de metadatos (este artículo)
• Taxonomía y etiquetado
• Gobernanza
• Formación y capacitación