Este artículo analiza las prácticas recomendadas fundamentales y consejos prácticos para establecer metadatos en AEM Assets. Los metadatos son esenciales para la gestión de activos digitales, ya que hacen que el contenido sea localizable, gestionable y reutilizable al aportar contexto y categorización. Además, impulsan la búsqueda, la automatización, la personalización y la eficiencia de los flujos de trabajo en un sistema de gestión de activos digitales (DAM).

Introducción a los metadatos

En términos sencillos, los metadatos son información sobre tus recursos digitales.

Describen, categorizan y aportan contexto para que tu contenido sea fácil de buscar, gestionar y reutilizar. Piensa en los metadatos como la etiqueta de una carpeta física o la descripción de un vídeo. Sin ellos, el contenido se convierte en un archivo más, perdido en el sistema.

Los metadatos definen propiedades de un recurso digital como el título, la fecha de creación, la persona creadora, la información de derechos de autor, la fecha de caducidad y otros datos.

Un artículo anterior trató sobre las estructuras de carpetas. Las estructuras de carpetas responden a “¿Dónde está?” en cuanto al lugar donde se almacena el recurso digital. Los metadatos amplían esa información y responden a preguntas como: "¿Qué es este recurso?", "¿Para quién es?", "¿Dónde debe utilizarse?" y "¿Cuándo caduca?"

En AEM Assets, los metadatos no solo son informativos, también son operativos. Impulsan la búsqueda, la automatización, la personalización y otros aspectos clave de la gestión de un DAM, incluso mejoran la eficiencia de los flujos de trabajo. Dado que impulsan la búsqueda, la automatización, la personalización y varios aspectos, incluida la eficiencia de los flujos de trabajo, los metadatos son fundamentales. Cuando decimos que los metadatos son la columna vertebral del contenido estructurado, lo decimos literalmente. Son lo que otorga al contenido propósito y potencia en un ecosistema escalable.

Para poder encontrar y reutilizar contenido, lo que realmente necesitamos es un contenido inteligente, escalable y contenido estructurado. Aplicar metadatos y una taxonomía no es solo una buena práctica, es obligatorio: resulta esencial para escalar las operaciones de contenido. Sin metadatos estructurados y un sistema inteligente, lo que se obtiene es caos en el contenido.

Los metadatos otorgan significado, contexto y capacidad de búsqueda a tu contenido. Son los que hacen que el contenido sea localizable.

Categorías de metadatos

Los metadatos pueden clasificarse en diferentes categorías, como:

• Metadatos empresariales: pueden incluir propiedades como Nombre de campaña (por ejemplo, Spring_2025_Collection), Canal de marketing (como redes sociales, impresión, correo electrónico), ID/SKU de producto (por ejemplo, PROD-56789), público objetivo (por ejemplo, Generación Z, nuevos padres, personas potenciales), llamada a la acción (por ejemplo, Más información, Comprar ahora)
• Metadatos técnicos: pueden incluir propiedades como tipo de recurso (por ejemplo, imagen/jpg, imagen/png, application/pdf, video/mp4), dimensiones (como la altura y el ancho de una imagen en píxeles), tamaño del archivo (por ejemplo, el tamaño en kilobytes o megabytes), resolución (el nivel de detalle de la imagen en píxeles por pulgada), modo/espacio de color (por ejemplo, RGB o CMYK), duración (por ejemplo, la longitud en minutos de un archivo de vídeo o audio), códec (el formato de compresión/descompresión utilizado)
• Metadatos operativos: pueden incluir propiedades como estado (como En revisión, Aprobado, En producción, Archivado), fecha de última modificación, última persona que modificó (la persona que realizó la última modificación), fecha de caducidad, copyright, derechos de uso, uso previsto (por ejemplo, Campaña A, Promoción B), versión

Prácticas recomendadas para los metadatos

• Los recursos siempre deben incluir metadatos.
• Etiquetar los recursos con metadatos estructurados para facilitar su rápida localización y también impulsar la entrega personalizada.
• Definir una estrategia de contenido clara que incorpore metadatos, etiquetado y taxonomía antes de cargar los recursos y ponerlos a disposición de la organización.
• Determinar qué metadatos deben ser obligatorios para que los recursos adecuados aparezcan en las búsquedas (por ejemplo, incluir título, descripción, idioma, ubicación y otros atributos relevantes para la organización).
• Utilizar vocabularios controlados, es decir, listas de términos y frases aprobados y estandarizados para describir y organizar la información, lo que mejora la recuperación de datos; por ejemplo, emplear opciones desplegables en lugar de campos de texto libre mediante taxonomía y etiquetado (véase el siguiente artículo).
• Aplicar metadatos de forma masiva mediante importación/exportación CSV para ahorrar tiempo; por ejemplo, 1 000 fotos de producto pueden recibir el metadato “fecha de lanzamiento” actualizado en una sola carga masiva, en lugar de editar cada una por separado.
• Revisar los metadatos periódicamente para garantizar que las palabras clave que buscan las personas usuarias sean localizables, así como para clasificar recursos antiguos, por ejemplo, al archivarlos.

Ejemplos de metadatos

La organización de los metadatos se realiza mediante las funciones de los esquemas de metadatos y los perfiles de metadatos en AEM Assets.

No todas las propiedades de metadatos son aplicables a todos los recursos, por lo que contar con una forma de definir qué metadatos se aplican a cada tipo de recurso resulta útil.

Esquemas de metadatos

Un esquema de metadatos define tanto las propiedades de metadatos como la disposición de la página de propiedades del recurso para los recursos en carpetas que utilizan ese esquema de metadatos. Los esquemas establecen la interfaz en la que las personas usuarias visualizan e interactúan con los metadatos de los recursos en AEM. Los esquemas de metadatos pueden aplicarse a carpetas y heredarse en subcarpetas para reducir la complejidad.

Las propiedades de metadatos son importantes porque también pueden utilizarse como filtros en la búsqueda para impulsar la descubribilidad del contenido. Si tienes dos esquemas de metadatos, puedes hacer que las propiedades específicas de interés se incluyan en el índice de búsqueda y se muestren en los resultados.

¿Es una práctica recomendada crear varios esquemas de metadatos?

Depende de tu organización y del tipo de datos que necesites almacenar para tus recursos, con el fin de hacerlos localizables y reutilizables. Diferentes carpetas de recursos o tipos de recurso pueden requerir esquemas de metadatos distintos para adaptarse a sus tipos de contenido únicos o a propiedades de metadatos específicas que solo sean relevantes o necesarias para ciertos recursos.

Ejemplos

Una organización puede utilizar un esquema de metadatos para imágenes de productos que incluya campos como ID de producto, color y derechos de uso. Puede usar otro esquema para recursos de campañas de marketing que incluyan nombre de campaña, región y fecha de finalización. Puede emplear un tercer esquema para documentos corporativos con campos como departamento, versión y fecha de aprobación. Cada esquema se adapta para que las personas usuarias solo vean los metadatos relevantes para su tipo de recurso, lo que mejora tanto la localización como la gobernanza.

Perfiles de metadatos

Un perfil de metadatos es una herramienta potente. Permite aplicar metadatos predeterminados a todos los recursos dentro de una carpeta. Es posible que diferentes carpetas de recursos requieran distintos esquemas de metadatos para adaptarse a sus tipos de contenido o datos relevantes específicos que se deben aplicar a los recursos de una carpeta.

Por ejemplo, una carpeta que contenga archivos de un programa como «Campaña de verano 2025» puede tener un perfil de metadatos que aplique automáticamente campos predeterminados como Campaña = «Verano 2025», Región = «Norteamérica» y Temporada = «Verano» a cada recurso que se cargue, evitando que las personas usuarias tengan que introducir los mismos valores una y otra vez.

¿Cuál es el principal beneficio de utilizar esquemas y perfiles de metadatos?

Una vez que creas un perfil de metadatos y lo aplicas a una carpeta, cualquier recurso que cargues después en esa carpeta hereda los metadatos predeterminados configurados en el perfil de metadatos.

Permisos basados en metadatos

Los permisos basados en metadatos son una función de AEM como servicio en la nube que permite tomar decisiones de control de acceso en función del contenido del recurso o las propiedades de metadatos, en lugar de la estructura de carpetas. Con esta capacidad, puedes definir políticas de control de acceso que evalúan atributos como el estado del recurso, el tipo de recurso o cualquier propiedad personalizada que definas. Consulta el artículo Permisos basados en metadatos en la sección de recursos a continuación para obtener más información.

Pruébalo

• Los esquemas de metadatos se pueden aplicar a carpetas. Se gestionan con el editor de formulario de metadatos. Ve a  Recursos  >  Formularios de metadatos  y haz clic en Crear para crear un formulario de metadatos.

• Los perfiles de metadatos también se pueden aplicar a carpetas. Para crear un perfil de metadatos, ve a Herramientas >  Recursos  > Perfiles de metadatos y haz clic en Crear.

• Usa la barra de herramientas de Recursos > Editor de carpetas para asignar un esquema de metadatos a una carpeta

• Para editar un recurso específico, realiza una de las siguientes acciones y recuerda hacer clic en Guardar al finalizar

  • Selecciona el recurso y haz clic en Ver propiedades en la barra de herramientas.
  • Desde la miniatura del recurso, selecciona la  Ver propiedades  acción rápida.
  • En la página del recurso, haz clic en Ver propiedades en las barras de herramientas.

Recursos de aprendizaje adicionales

Aprendizajes para Adobe Experience Makers: sesiones de intercambio de habilidades

• Para profundizar en la creación de esquemas de metadatos, consulta la sesión Inteligente, escalable y estructurado: cómo construir un marco de contenido preparado para el futuro de Ritesh Mittal, Lead Architect en IBM y Adobe AEM Champion y Adobe Community Advisor Captain.
• Para una guía más detallada sobre las mejores prácticas de metadatos, consulta Taxonomía & Estructura: el secreto de AEM para una gestión escalable de activoscon la participación de las AEM Champions Melanie Bartlett y Katie June.

Además, los siguientes recursos son útiles para establecer metadatos, perfiles de metadatos, esquemas de metadatos y permisos basados en metadatos.

• Comprender los metadatos de recursos en AEM Assets (lista de reproducción de vídeos, todas las versiones)
• Gestionar los metadatos de sus recursos digitales (documentación de AEM as a Cloud Service)
• Conceptos y comprensión de los metadatos (documentación de AEM 6.5)
• Gestionar los metadatos de sus recursos digitales (documentación de AEM 6.5)
• Importar y exportar metadatos en Experience Manager Assets (documentación de AEM 6.5 y AEM as a Cloud Service)
• Permisos basados en metadatos (documentación de AEM as a Cloud Service)
• Etiquetas, taxonomía y buenas prácticas de metadatos: resumen general (documentación de AEM as a Cloud Service)

¿Qué sigue?

Este artículo sobre prácticas recomendadas para metadatos forma parte de una serie que incluye orientación básica, prácticas recomendadas y sugerencias de Adobe Champion para empezar con Adobe Experience Manager Assets. Para continuar con la serie, el siguiente artículo se centra en la taxonomía y el etiquetado.

Para consultar todos los artículos de esta serie fundamental de AEM Assets, consulta:

• Prácticas recomendadas y sugerencias para empezar con AEM Assets
• Estructura de carpetas & nomenclatura
• Acceso & permisos
• Metadatos, esquemas de metadatos & perfiles de metadatos (este artículo)
• Taxonomía y etiquetado
• Gobernanza
• Formación y habilitación