Configurar la integración de SharePoint
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Aunque los usuarios aún pueden tener acceso a los documentos vinculados a través de la integración heredada de SharePoint, no pueden vincular documentos a través de ella. deben usar la nueva integración de SharePoint para vincular documentos desde SharePoint.
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Si no tiene configurada una integración de SharePoint heredada, no puede agregarla. Debe utilizar la nueva integración de SharePoint para vincular documentos a SharePoint.
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Es posible que la nueva integración de SharePoint no requiera la configuración de un administrador y que la configuren usuarios individuales. Sin embargo, para garantizar una transición sin problemas a la nueva integración de SharePoint, un administrador de Workfront debe realizar algunos pequeños cambios en la configuración del área Configuración de Workfront.
Para obtener información e instrucciones, consulte Configuración de la integración heredada de SharePoint para obtener acceso continuo a los documentos en este artículo.
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Se recomienda que los usuarios vinculen los documentos que actualmente están vinculados a través de la integración heredada de SharePoint a través de la nueva integración.
Para obtener instrucciones sobre cómo vincular documentos, consulte Vincular documentos desde aplicaciones externas.
Puede integrar Workfront con SharePoint Online, lo que permite a los usuarios navegar, vincular y agregar documentos de SharePoint en Workfront. La funcionalidad proporcionada es similar a la de otras integraciones de Workfront, como Google Drive, Box y Dropbox.
Esta integración solamente es compatible con SharePoint Online. No se admiten instancias locales de SharePoint.
Requisitos de acceso
Debe tener lo siguiente para realizar los pasos de este artículo:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront plan | Cualquiera |
| Adobe Workfront licencia |
Nuevo: estándar O Actual: plan |
| Configuraciones de nivel de acceso* | Debe ser administrador de Workfront. |
Para obtener más información sobre esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Requisitos previos
Debe tener el acceso o los permisos necesarios en SharePoint para modificar o configurar la integración de SharePoint.
Vinculación de documentos con la nueva integración de SharePoint
Los usuarios individuales pueden vincular documentos mediante la nueva integración de SharePoint. La integración no requiere la configuración del administrador. En su lugar, el usuario inicia sesión en su cuenta de Microsoft al vincular un documento, lo que permite que la integración acceda a los documentos disponibles en SharePoint del usuario.
La primera vez que un usuario conecte la integración de Workfront SharePoint con su cuenta de SharePoint, verá y aceptará todos los permisos que Workfront usa al interactuar con su cuenta de SharePoint, o bien podrá solicitar permisos a su administrador de Microsoft. Los permisos de lectura permiten que Workfront vea y tenga acceso a los archivos de SharePoint, y los permisos de escritura permiten al usuario cargar archivos en SharePoint.
Para obtener instrucciones sobre cómo vincular documentos a través de la nueva integración de SharePoint, consulte Vincular un documento externo a Workfront
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Según la configuración de Microsoft de la organización, los usuarios pueden ver una página "Se requiere aprobación" en lugar de "Permisos solicitados". En este caso, los usuarios pueden utilizar esta página para solicitar al administrador de Microsoft de la organización que conceda permisos para la integración con Sharepoint.
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Una integración de SharePoint puede conectarse a una sola instancia de SharePoint. Por lo tanto, un usuario puede configurar una integración para un(a) SharePoint, pero no puede configurar una integración para un segundo(a) SharePoint, aunque tenga permisos para y documentos en el segundo(a) SharePoint.
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Un usuario tiene acceso a los mismos sitios, colecciones, carpetas, subcarpetas y archivos mediante la integración de Workfront SharePoint que tiene en su cuenta de SharePoint.
Vincular documentos de SharePoint
Para obtener instrucciones sobre cómo vincular documentos desde SharePoint a través de la nueva integración de SharePoint, consulte Vincular un documento externo a Workfront.
Envío de documentos a SharePoint
Para enviar un documento a SharePoint:
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Haga clic en el icono Enviar a
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(Opcional) Busque en la barra de búsqueda el sitio o la carpeta a los que desea enviar el documento.
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Seleccione el sitio o la carpeta en la lista.
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Los sitios están marcados con
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Las carpetas están marcadas con
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Los archivos no están marcados con un icono.
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Haga clic en Guardar.
Información de seguridad, acceso y autorización para la integración de SharePoint
Autenticación y autorización
Workfront usa OAuth2 para recuperar un token de acceso y un token de actualización. Este token de acceso se usa para la autorización en las áreas SharePoint.
Acceso y permisos
La primera vez que un usuario agrega un documento a Workfront desde SharePoint, se le dirige a la página Permisos solicitados, donde puede conceder permisos para su integración con SharePoint.
Se solicitan los siguientes permisos:
- El usuario concede este acceso la primera vez que utiliza la integración y se puede revocar en cualquier momento.
- Los permisos solicitados para esta integración son permisos delegados.
- Workfront solicita el acceso mínimo requerido para realizar operaciones en la integración.
- El acceso para ver, editar o eliminar un documento Adobe Workfront vinculado a SharePoint se basa en el acceso del usuario en Workfront. Sin embargo, la navegación, descarga o edición de un archivo o carpeta de SharePoint requiere acceso a SharePoint, y el acceso a estas acciones está controlado por SharePoint.
- Los usuarios pueden ver miniaturas y previsualizar imágenes de SharePoint, así como ver nombres de archivos y carpetas en SharePoint, sin iniciar sesión en SharePoint.
- El token de acceso de un usuario solo se usa cuando el usuario está sin conexión y otro usuario ve el contenido de una carpeta vinculada a Workfront. El token de acceso se utiliza para detectar si se han agregado, eliminado o editado documentos en la carpeta.
Seguridad
Toda la comunicación entre Workfront y SharePoint se realiza a través de HTTPS, que cifra la información.
Workfront no almacena, copia o duplica datos de SharePoint. La única excepción es que Workfront almacena miniaturas de SharePoint para mostrarlas en la vista de lista y en la vista previa.
Si un recurso se cargó primero en Workfront y después se envió a SharePoint, Workfront retiene los datos del primer archivo porque los usuarios pueden descargar una versión anterior de un documento Workfront. Si se creó un documento en SharePoint, Workfront no almacena esos datos de archivo.
Configurar la integración heredada de SharePoint para el acceso continuo a los documentos
Para garantizar que los usuarios tengan acceso continuo a los documentos vinculados a Workfront a través de la integración heredada de SharePoint, debe volver a configurar el acceso a la integración heredada de SharePoint y mantener actualizado el Secreto de cliente de SharePoint.
Volver a configurar el acceso a la integración heredada de SharePoint
La reconfiguración de la integración heredada de SharePoint permite a los usuarios acceder a los documentos vinculados a través de la integración heredada de SharePoint, al tiempo que se asegura de que los usuarios no puedan vincular nuevos documentos a través de esa integración.
- La integración heredada SharePoint está etiquetada como "SharePoint".
- La nueva integración de SharePoint está etiquetada como "SharePoint (API de gráficos)".
- Haga clic en el icono Menú principal
- Seleccione Documentos en el panel de navegación izquierdo y luego seleccione Proveedores de nube.
- Asegúrese de que la opción SharePoint y la opción SharePoint (API de gráficos) estén habilitadas.
- Haga clic en Guardar.
- Seleccione Documentos en el panel de navegación izquierdo, luego seleccione SharePointIntegración.
- Seleccione la marca de verificación de la izquierda de la lista para todas las integraciones existentes y luego seleccione Deshabilitar.
Configure el Secreto de cliente para el acceso continuo a la integración heredada de SharePoint
El secreto de cliente de SharePoint caduca una vez al año. Para garantizar el acceso continuo a los documentos de su integración heredada de SharePoint, debe mantener actualizado el secreto de cliente de SharePoint.
- Genere un nuevo secreto de cliente como se describe en Reemplace un secreto de cliente que caduque en un SharePoint complemento.
- Copie este Secreto del cliente a una ubicación segura.
- Inicie sesión en Workfront como administrador.
- En Workfront, haga clic en el icono Menú principal
- En el panel izquierdo, haga clic en Documentos > Integración de SharePoint.
- Haga clic en la integración de SharePoint que desee actualizar y luego haga clic en Editar.
- Busque la sección Información de conexión en la ventana de edición y, a continuación, escriba el nuevo Secreto de cliente en el campo Secreto de cliente de SharePoint.
- Haga clic en Guardar.
Resolución de problemas
- Problema: los usuarios experimentan errores basados en autenticación al usar la integración de SharePoint xdm.
- Problema: al intentar examinar SharePoint archivos en Workfront, no veo ninguna o todas las colecciones de sitios.
- Problema: no puedo obtener acceso a carpetas y documentos vinculados anteriormente en SharePoint.
Problema: Los usuarios experimentan errores basados en la autenticación al utilizar la integración de SharePoint. problem-users-experience-authentication-based-errors-when-using-the-sharepoint-integration
Soluciones:
Los usuarios deben tener los permisos adecuados para el sitio SharePoint.
Los usuarios con acceso de Control total tienen todos los permisos necesarios para la integración de SharePoint. Si no desea conceder acceso de Control total a los usuarios, debe conceder los siguientes permisos:
Para obtener instrucciones sobre cómo crear y editar niveles de permisos, consulte Cómo crear y editar niveles de permisos en la documentación de Microsoft.
Problema: Al intentar examinar SharePoint archivos en Workfront, no veo ninguna o todas las colecciones de sitios. problem-when-attempting-to-browse-sharepoint-files-in-workfront-i-do-not-see-any-or-all-of-my-site-collections
Soluciones:
Para ver una colección de sitios en Workfront, se deben cumplir las siguientes condiciones:
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El usuario debe tener acceso de visualización a la colección de sitios en SharePoint.
Para comprobar esto en SharePoint, compruebe los permisos de la colección de sitios en SharePoint.
Problema: No puedo obtener acceso a carpetas y documentos enlazados anteriormente en SharePoint. problem-i-cannot-access-previously-linked-folders-and-documents-in-sharepoint
Solución:
Si el usuario que vinculó una carpeta SharePoint ya no puede autenticarse, Workfront ya no puede obtener acceso al contenido de la carpeta. Esto puede suceder, por ejemplo, si el usuario que vinculó originalmente la carpeta abandona la compañía.
Para garantizar el acceso continuo, un usuario con acceso a la carpeta debe volver a vincular la carpeta.
Para obtener información sobre cómo vincular carpetas desde proveedores externos, consulte Vincular documentos desde aplicaciones externas.