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Administración de archivos y carpetas
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- Gestión de contenido
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En esta sección se explica cómo administra AEM Guides las operaciones básicas de archivo, como copiar, pegar, arrastrar y soltar y eliminar archivos. Los siguientes escenarios son posibles:
Copiar y pegar archivos
Si el archivo tiene un nombre de archivo en lenguaje natural
- Si el archivo con el mismo nombre no existe en la carpeta de destino: se crea una copia nueva del archivo y también se le asigna un UUID. En este caso, el nombre de archivo es el mismo que el nombre de archivo original.
- Si el archivo con el mismo nombre ya existe en la carpeta de destino: se crea una nueva copia del archivo con el sufijo (like filename0.extension). También se asigna un UUID al archivo recién creado.
Si el nombre de archivo está basado en un patrón UUID
- Si el archivo con el mismo nombre no existe en la carpeta de destino: se crea una nueva copia del archivo y también se le asigna un nuevo UUID en la nueva ubicación. En este caso, el nombre de archivo es el mismo que el UUID.
- Si el archivo con el mismo nombre ya existe en la carpeta de destino: se crea una nueva copia del archivo y también se le asigna un nuevo UUID. El nombre de archivo es el mismo que el UUID.
Copiar y pegar carpetas
Copiar y pegar la carpeta en la misma ubicación
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La carpeta tiene archivos con nombres de archivo legibles por humanos: Se crea una nueva copia de la carpeta con el sufijo (like foldername0). También se asigna un nuevo UUID a los archivos de la carpeta. Sin embargo, no hay cambios en los nombres de archivo.
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La carpeta tiene archivos con nombres de archivo basados en un patrón UUID: se crea una nueva copia de la carpeta con el sufijo (like foldername0). También se asigna un nuevo UUID a todos los archivos de la nueva carpeta. Los nombres de archivo también cambian; los nombres de archivo son los mismos que el nuevo UUID.
Copiar y pegar la carpeta en otra ubicación
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La carpeta tiene archivos con nombres de archivo en lenguaje natural: se crea una copia nueva de la carpeta y también se asigna un nuevo UUID a todos los archivos de la carpeta en la nueva ubicación. Aquí no hay ningún cambio en los nombres de carpeta o archivo.
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La carpeta tiene archivos con nombres de archivo basados en un patrón UUID: se crea una nueva copia de la carpeta con el mismo nombre que la carpeta original. También se asigna un nuevo UUID a todos los archivos de la nueva carpeta. Los nombres de archivo también cambian; los nombres de archivo son los mismos que el nuevo UUID.
Arrastrar y soltar archivos
Arrastrar y soltar con nombres de archivo legibles por humanos
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Arrastrar y soltar en la misma ubicación: se le dan las opciones para Sobrescribir archivo existente(s), Conservar ambos archivo(s) y una opción para crear una versión de la copia de trabajo existente.
Si elige la opción Sobrescribir archivo existente(s), el archivo que se está cargando reemplaza la versión de trabajo actual del archivo existente en la ubicación original. El UUID no se crea ni cambia.
Si elige la opción Conservar ambos archivos(s), se crea una nueva copia del archivo con el sufijo (como filename0.extension). También se asigna un nuevo UUID al archivo recién copiado.
Con la opción Sobrescribir archivo existente(s), si elige la opción para crear una versión a partir de la copia de trabajo existente, también se crea una nueva versión a partir de la copia de trabajo del documento.
NOTEEl administrador debe habilitar la característica Crear nueva versión para el archivo cargado. Si esta función está habilitada, se crea una nueva versión para el archivo cargado. Si la opción no está seleccionada, no se crea una versión del archivo cargado. Para obtener más información, consulte la sección Crear nueva versión para el archivo cargado en Instalar y configurar Adobe Experience Manager Guides as a Cloud Service.Si un archivo ya está desprotegido para ediciones por otro usuario e intenta cargar y sobrescribir el archivo existente, se producirá un error y se mostrará un error.
NOTEEl administrador debe deshabilitar la característica Sobrescribir archivo desprotegido al cargar. Si esta característica está habilitada, puede sobrescribir los archivos desprotegidos. Si la función no está habilitada, no se podrá sobrescribir un archivo desprotegido. Para obtener más información, consulte la sección Sobrescribir archivo desprotegido al cargar en Instalar y configurar Adobe Experience Manager Guides as a Cloud Service. -
Arrastrar y soltar archivos en una ubicación diferente: Se crea una copia nueva del archivo y también se le asigna un nuevo UUID en la nueva ubicación. En este caso, el nombre de archivo es el mismo que el nombre de archivo original.
Arrastrar y soltar con nombres de archivo basados en un patrón UUID
Arrastrar y soltar archivo en la misma ubicación: se le dan las opciones para Sobrescribir archivo existente(s) junto con la opción de crear una versión de la copia de trabajo existente.
Cuando se sobrescribe el archivo, no se produce ningún cambio en el nombre del archivo o en su UUID.
Si selecciona la opción Crear versión para la copia de trabajo existente, se creará una nueva versión a partir de la copia de trabajo del documento; se cargará el nuevo archivo, también se creará una nueva versión del archivo y se convertirá en la copia de trabajo del documento.
El administrador debe habilitar la característica Crear nueva versión para el archivo cargado. Si esta función está habilitada, se crea una nueva versión para el archivo cargado. Si la opción no está seleccionada, no se crea una versión del archivo cargado. Para obtener más información, consulte la sección Crear nueva versión para el archivo cargado en Instalar y configurar Adobe Experience Manager Guides as a Cloud Service.
Arrastrar y soltar archivo en otra ubicación: se le dan las opciones para Sobrescribir archivo existente(s), Mover archivo(s) a una nueva ubicación y una opción para crear una versión de la copia de trabajo existente.
Si elige la opción Sobrescribir archivo existente(s), el archivo que se está cargando reemplazará al archivo existente en la ubicación original. El UUID no se crea ni cambia.
Si elige la opción Mover archivo(s) a la nueva ubicación, el archivo existente se mueve a la ubicación actual y luego se sobrescribe con el archivo que se está cargando. Al mover un archivo a la nueva ubicación, no se rompen las referencias existentes desde o hacia el archivo.
Con reemplazar o mover los archivos, si elige la opción de crear una versión a partir de la copia existente, se crea una nueva versión a partir de la copia de trabajo del documento; el nuevo archivo se reemplaza en la ubicación existente o se mueve a la nueva ubicación.
Mover archivos por lotes
AEM Guides incluye la herramienta de movimiento masivo de archivos que ayuda a un administrador a mover una carpeta que tiene un gran número de archivos de una ubicación a otra. Esta herramienta puede mover fácilmente archivos dentro de una o más carpetas a una carpeta diferente en su repositorio de AEM. Una de las características principales de esta herramienta es que no solo mueve un gran número de archivos, sino que también mantiene las referencias hacia y desde los archivos que se mueven. Puede modificar el número de archivos que puede mover por lotes sin obstaculizar las tareas de creación y publicación.
NOTEEstas son algunas de las funciones que proporciona la herramienta de movimiento masivo:
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Puede modificar el número de archivos para procesar en cada lote. Esto puede requerir la ejecución de algunas pruebas antes de obtener un número óptimo que el sistema pueda gestionar fácilmente.
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Los servicios de creación y publicación se ejecutan sin problemas ni interrupciones durante la operación de movimiento.
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Tener control total sobre el intervalo de tiempo entre los siguientes procesos por lotes (ejecución de). Este intervalo de tiempo garantiza que la operación posterior al procesamiento se complete antes de iniciar el siguiente lote de archivos.
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Gestión automática de carpetas con el mismo nombre. Esta función garantiza que, aunque haya carpetas con el mismo nombre en movimiento, no se sobrescriban.
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Gestión automática de referencias desde y hacia los archivos que se están moviendo.
Debe tener en cuenta los siguientes puntos antes de ejecutar el proceso por lotes:
- Si planea mover temas que están actualmente en revisión, debe cerrar el proceso de revisión de todos esos temas antes de moverlos. Si no se cierra la tarea de revisión, se interrumpirá el proceso de revisión.
- Sólo debe ejecutar una operación de movimiento masivo en el sistema en cualquier momento. Esto garantiza el manejo adecuado de las referencias hacia y desde los temas que se están moviendo.
Para mover archivos de forma masiva, realice los siguientes pasos:
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Haga clic en el vínculo Adobe Experience Manager en la parte superior y elija Herramientas.
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Seleccione Guías de la lista de herramientas.
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Haga clic en el mosaico Herramienta de movimiento en lotes.
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La página Herramienta de movimiento en lote se muestra en función de la configuración. Proporcione los siguientes detalles en la página Herramienta de movimiento masivo:
Cloud Services y sistema de archivos basado en UUID On-Premise
TIPSeleccionar
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Agregar sufijo a carpetas duplicadas: Si está moviendo carpetas que tienen el mismo nombre, debe seleccionar esta opción. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, la ruta de Source contiene el nombre de las carpetas que se van a mover. La carpeta denominada tema existe en dos ubicaciones diferentes: prueba A y prueba B. Al seleccionar esta opción, las carpetas se moverán correctamente. La primera carpeta que se mueva recibirá el nombre de tema, mientras que la segunda carpeta recibirá el nombre de tema0. La operación de mover agrega un sufijo en la serie secuencial (0, 1, 2, etc.) a las carpetas con el mismo nombre.
Si está moviendo carpetas con el mismo nombre sin seleccionar esta opción, la operación se anulará con un mensaje.
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Ruta de Source(s): especifique la ubicación de las carpetas que desea mover.
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Seleccionar carpeta de exploración
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También puede escribir o copiar y pegar la ubicación de origen. Pulse Intro para añadir la carpeta a la lista.
Las carpetas seleccionadas se muestran junto con su ruta. Pase el ratón sobre la etiqueta de carpeta para ver la ruta completa.
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También puede quitar cualquier carpeta haciendo clic en Quitar
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Ruta de destino: especifique la ubicación a la que desea mover las carpetas de origen.
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Seleccionar carpeta de exploración
para abrir el cuadro de diálogo examinar archivo. Seleccione la ubicación a la que desea mover las carpetas de origen. y haga clic en Seleccionar para completar el proceso.
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También puede escribir o copiar y pegar la ruta de destino.
La carpeta seleccionada se muestra junto con su ruta en el cuadro de texto.
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Haga clic en Mover en lote.
El sistema comienza a mover archivos desde la ubicación de origen a la de destino. Una vez finalizado el proceso, se muestra un resumen del proceso de movimiento a la derecha de la página.
Sistema de archivos local no basado en UUID
TIPSeleccionar-
Tamaño de lote: especifique el número de archivos que se moverán en un solo lote. Los valores predeterminados son 50 archivos.
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Intervalo de suspensión (segundos): especifique el tiempo en segundos que el proceso esperará antes de iniciar el siguiente lote. Durante este intervalo de tiempo de suspensión, el sistema corrige las referencias hacia y desde los archivos movidos. El intervalo de suspensión predeterminado es de 60 segundos.
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Agregar sufijo a carpetas duplicadas: Si está moviendo carpetas que tienen el mismo nombre, debe seleccionar esta opción. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior, Ruta de Source contiene el nombre de las carpetas que se van a mover. La carpeta denominada tema existe en dos ubicaciones diferentes: prueba A y prueba B. Al seleccionar esta opción, las carpetas se moverán correctamente. La primera carpeta que se mueva recibirá el nombre de tema, mientras que la segunda carpeta recibirá el nombre de tema0. La operación de mover agrega un sufijo en la serie secuencial (0, 1, 2, etc.) a las carpetas con el mismo nombre.
Si está moviendo carpetas con el mismo nombre sin seleccionar esta opción, la operación se anulará con un mensaje.
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Actualizar referencias de archivos desprotegidos: Si está moviendo carpetas que contienen archivos desprotegidos, se recomienda seleccionar esta opción. Si selecciona esta opción, todos los ficheros extraídos se guardarán y archivarán con una nueva revisión. Esta nueva revisión se mueve a la ubicación de destino.
Si no selecciona esta opción, los archivos desprotegidos se mueven a la carpeta de destino con el mismo estado de desprotección. Sin embargo, podría haber alguna pérdida de datos en este proceso de movimiento.
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Ruta de Source(s): especifique la ubicación de las carpetas que desea mover.
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Seleccionar carpeta de exploración
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También puede escribir o copiar y pegar la ubicación de origen. Pulse Intro para añadir la carpeta a la lista.
Las carpetas seleccionadas se muestran junto con su ruta. Pase el ratón sobre la etiqueta de carpeta para ver la ruta completa.
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También puede quitar cualquier carpeta haciendo clic en Quitar
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Ruta de destino: especifique la ubicación a la que desea mover las carpetas de origen.
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Seleccionar carpeta de exploración
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También puede escribir o copiar y pegar la ruta de destino.
La carpeta seleccionada se muestra junto con su ruta en el cuadro de texto.
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Haga clic en Mover en lote.
El sistema comienza a mover archivos desde la ubicación de origen a la de destino. Una vez finalizado el proceso, se muestra un resumen del proceso de movimiento a la derecha de la página.
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Buscar contenido DITA
De forma predeterminada, AEM no reconoce el contenido DITA, por lo que no proporciona ningún mecanismo para buscar contenido DITA dentro de su repositorio. AEM Guides agrega una capa sobre AEM, que permite a AEM comprender y procesar el contenido DITA. La función Buscar contenido DITA de AEM Guides permite buscar contenido DITA en el repositorio de AEM.
NOTECon la función de búsqueda, puede:
- Buscar contenido DITA basado en un valor de elemento; por ejemplo,
author= xml - Buscar contenido DITA basado en un valor de atributo; por ejemplo,
@platform= windows - Utilice una combinación de elemento DITA y valor de atributo; por ejemplo,
author= xmlAND@platform= windows
Siga estos pasos para buscar contenido DITA en el repositorio de AEM:
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Abra la IU de Assets.
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En el carril izquierdo, seleccione Filtros.
Las opciones de filtrado de contenido se muestran en el carril izquierdo. También encontrará la opción de filtrado Elemento DITA, que se utiliza para filtrar contenido DITA.
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(Opcional) En el campo Seleccionar directorio de búsqueda, busque la ubicación en la que desea buscar.
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En el filtro Elemento DITA, proporcione Nombre de elemento, Atributo y un valor que desee buscar. Por ejemplo, para buscar documentos que tengan
authorelemento que sea del creador@type, debe proporcionar la información que se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Los criterios de búsqueda introducidos en el filtro DITA Element se muestran en la parte superior de la barra de búsqueda. Los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda se muestran en el área Resultados de búsqueda.
Tenga en cuenta los siguientes puntos al especificar los criterios de búsqueda:
- Para buscar una frase exacta, escriba la frase en el campo Valor entre comillas
"búsqueda de frase". - Se pueden añadir hasta tres criterios de búsqueda de elementos DITA.
- Si especifica varios criterios de búsqueda, todos se combinarán con la lógica AND.
- No puede utilizar caracteres comodín en los criterios de búsqueda. Por ejemplo, para buscar la plataforma (attribute) con el valor de Windows, no puede especificar *form o Windows?.
- Para buscar una frase exacta, escriba la frase en el campo Valor entre comillas
Filtro de estado de cierre de compra en la búsqueda
Además del filtro Elemento DITA, AEM Guides también permite buscar contenido en función de su estado de cierre de compra. Esto resulta útil cuando desea filtrar rápidamente los archivos que está desprotegiendo actualmente y desea volver a protegerlos.
Realice los siguientes pasos para buscar archivos en función de su estado de cierre de compra:
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Abra la IU de Assets.
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Haga clic en Filtro en el carril izquierdo.
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Escriba la palabra clave de búsqueda en la barra de búsqueda.
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Aplique los filtros necesarios desde el carril izquierdo.
Por ejemplo, puede aplicar el filtro Estado de desprotección para mostrar los temas desprotegidos o desprotegidos. Puede restringir aún más esta lista eligiendo el usuario o grupo de la lista Extraído por.
Se muestra el resultado de la búsqueda.
Eliminar archivos
La eliminación de archivos del repositorio de AEM es una función restringida que controla el administrador del sistema. En función de las configuraciones, la eliminación de archivos podría restringirse si:
- Desprotegido
- Tener referencias entrantes o salientes
También puede eliminar archivos sólo si pertenece a un grupo de usuarios específico que tenga privilegios para eliminar archivos.
NOTESi el administrador ha concedido el permiso de eliminación de archivos a todos los usuarios, se mostrará el siguiente mensaje cuando elimine archivos que contengan referencias:
En esta situación, puede eliminar archivos a la fuerza sin quitar las referencias entrantes o salientes de los archivos.
Si se conceden permisos de eliminación a un grupo de usuarios específico, también aparecerá el mensaje anterior para los usuarios que pertenezcan a ese grupo. Sin embargo, para otros usuarios, se muestra el siguiente mensaje:
En esta situación, los usuarios no podrán eliminar archivos hasta que se hayan eliminado todas las referencias entrantes y salientes.
Trabajo con archivos multimedia
Los archivos multimedia, como imágenes y vídeos, son parte integral del contenido. Mientras carga y administra el contenido, también puede trabajar con archivos multimedia.
Si el archivo multimedia ha sufrido algún cambio, puede buscarlo y obtener una vista previa de los archivos en el Historial de versiones. Para averiguar los cambios en las distintas versiones de un archivo multimedia:
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Obtenga acceso al archivo en IU de Assets.
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Seleccione el archivo para el que desea ver el historial de versiones.
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En el carril izquierdo, haga clic en Historial de versiones y seleccione una versión.
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También puede ver las miniaturas de las diferentes versiones en Historial de versiones.
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De las versiones enumeradas, seleccione la que desee usar como versión base y haga clic en Vista previa de la versión. La vista previa de la versión seleccionada se muestra en la ventana Version Preview.
Tema principal: Administrar contenido