Administración de proyectos: lista de comprobación de prácticas recomendadas managing-projects-best-practices-checklist

Una lista de comprobación interactiva que le permite realizar un seguimiento y monitorizar su progreso con estas prácticas recomendadas.

• Define entradas y entregas según la fase, el hito y el perfil.
• Proporciona descripciones generales automatizadas (calidad, estado e integridad) para indicar el progreso y el estado del proyecto.

Documentación basada en la lista de comprobación que detalla lo siguiente:

• Análisis del pulso del proyecto.
• Información general sobre el estado por función.
• Fases e hitos.
• Perfil clave y su implicación en cada fase (relevante).
• Un glosario de documentos y entregables requeridos.

Más material de referencia para proporcionar detalles sobre áreas específicas.

Calidad de fase

• Indica la calidad de los documentos y entregables requeridos en todo el proyecto.

Estado de fase

• Un indicador de estado de alto nivel para su proyecto; es útil para resaltar áreas que puedan estar en riesgo.

Finalización de fase

• En cualquier momento durante el proyecto, esto indica cuánto se ha completado ya en cada fase.

Justificación empresarial

• Las razones fundamentales y la justificación para emprender el proyecto.

Ámbito y programación

• Se debe establecer un ámbito básico y una programación aproximada para definir qué se necesita y en qué lapso de tiempo; si ayuda a aclarar la situación, también puede definir qué se encuentra fuera del ámbito.

Validación

En esta fase, debe validar y confirmar los objetivos del proyecto; por ejemplo:

• ¿Qué desea lograr/proporcionar?

• ¿A quién beneficia?

• ¿Cuál es el ámbito?

  • Si ayuda a aclarar la situación, también puede definir qué se encuentra fuera del ámbito.

• ¿Cómo se define el éxito?

• ¿Cómo se mide el éxito?

• ¿Cuáles son los requisitos, empresariales y técnicos?

• ¿Hay sistemas heredados que reemplazar y, si es así, hay datos que migrar?

• ¿Quién está involucrado?

• ¿Cómo se mide el progreso?

• ¿Con qué frecuencia revisa el progreso durante la duración del proyecto?

Presupuesto

Antes de comenzar cualquier proyecto, necesita una estimación fiable y realista de lo que cuesta implementar:

• Utilice la información del hito de validación como base para las estimaciones.
• Sea realista en sus estimaciones.
• Considere y respete las directrices, los procesos o las restricciones de los clientes a los que esté sujeto.
• Considere los procesos de contingencia y revisión si más adelante se requiere una revisión o un ajuste del presupuesto.
• Recuerde que los costos se presentan de muchas formas, tales como compras, uso de recursos y tarifas, entre otras.

Envío

Un traspaso limpio garantiza que las personas/grupos adecuados sean conscientes de sus responsabilidades dentro del proyecto.

Se deben proporcionar/generar detalles completos para garantizar que tengan una comprensión completa de todos los aspectos relevantes, incluida la hoja de ruta, el ámbito, los objetivos, los requisitos y los KPI.

Evaluación de riesgos

Para evitar sorpresas desagradables, utilice la evaluación de riesgos para identificar y cuantificar cualquier riesgo potencial junto con su impacto y probabilidad.

Esto debería hacerse al principio del ciclo de vida del proyecto para garantizar que se identifiquen y evalúen las vulnerabilidades. En función de los resultados, puede informar a las partes interesadas de si se pueden implementar todos los requisitos y, de ser necesario, si es posible planificar las acciones adecuadas que se deben tomar y rastrear.

Comunicación

La comunicación siempre es clave para el éxito de cualquier proyecto. Comunique de forma clara y eficaz para garantizar que todo el mundo esté:

• Trabajando para lograr los mismos objetivos básicos
• Desde la misma base de información
• Con los mismos canales

Inicio

La reunión de inicio se utiliza para concienciar sobre el comienzo del proyecto. Es una buena oportunidad para:

• Invitar a todas las partes interesadas (o al menos a los representantes del grupo).

• Presentar datos clave sobre el proyecto.

• Responder preguntas.

• Asegurarse de que todos los usuarios tengan la misma base de conocimientos.

• Conseguir el compromiso de todos los que se involucren: esto tendrá que ganarse.

  • Al involucrar a los principales actores (incluidos los posibles autores) al principio del proyecto, aumenta las posibilidades de obtener su compromiso con el proyecto.

Equipo de desarrollo con personal y capacitación

Antes de comenzar cualquier proyecto, debería asegurarse de que el equipo de desarrollo tenga el personal adecuado y de que todos los miembros del equipo estén formados para la tarea en cuestión.

Arquitectura de contenido

La arquitectura de contenido define y describe la arquitectura futura del contenido, lo cual incluye:

• El árbol de contenido; incluidos los recursos
• Estructuras básicas; incluidas campañas, etc.
• Estructuras multisitio y en varios idiomas (MSM, traducción, etc.)
• Contenido de soporte (incluidas etiquetas y conceptos de etiquetado)
• Estrategias de almacenamiento en caché y reutilización de contenido

Arquitectura del sistema

La arquitectura del sistema define la vista conceptual del sistema, que incluye (entre otra información):

• Estructura del sistema para todos los entornos necesarios

• Subsistemas

• Sistemas de terceros

• Interfaces; hardware, software e interacción humana

• Servidores para cada entorno; consulte los Requisitos técnicos y las Directrices de tamaño de hardware

• Procesos para cada entorno; por ejemplo, requisitos de implementación y mantenimiento

• Actividades de mantenimiento (optimización del almacén de datos, TarPM, etc.)

• Almacenamiento en caché de Dispatcher

• Clúster Publish/Authorshare

• Rendimiento del lado del cliente (minificación de JS, concat, sprites css, número total de solicitudes http, etc.)

Arquitectura de la aplicación

La arquitectura de la aplicación define y describe el comportamiento de las aplicaciones propuestas.

Se centra en lo siguiente:

• Cómo interactúan entre sí y con los usuarios.
• Los datos que deben consumir y producir las aplicaciones, en lugar de su estructura interna.

Las definiciones deberían abarcar:

• La estructura de código básico del proyecto
• Los artículos de código (lotes, paquetes, etc.)
• El desglose de las plantillas/componentes y sus relaciones
• Los detalles de alto nivel de las personalizaciones necesarias (a continuación se muestran superposiciones específicas)
• El diseño de los flujos de trabajo requeridos por la solución (por ejemplo: creación de contenido, aprobación, publicación, transformaciones, importaciones y exportaciones)
• La consideración especial para cualquier módulo complejo, como MSM, Commerce o integración de terceros

Integración de sistemas

La integración del sistema requiere que planifique (y luego implemente):

• Cómo se unen todos los subsistemas y las integraciones de soluciones para funcionar como un sistema coherente
• La forma en que se integran los sistemas de terceros, junto con cualquier consideración especial, como la gestión sin conexión/en línea, del lado del cliente/del lado del explorador o de la caída de un sistema de terceros cuando este no funciona

El concepto de prueba

Antes de comenzar el desarrollo, debería elaborar un concepto detallado y completo de todos los requisitos de prueba para su proyecto.

Esto debería incluir (entre otros):

• Detalles de todas las pruebas a realizar
• Preparación del contenido necesario para dichas pruebas
• Información sobre las herramientas de ensayo que se utilizarán
• Indicación de alto nivel de quién participará en las pruebas, especialmente grupos fuera del equipo de control de calidad
• Detalles de la automatización de pruebas; por ejemplo, con el modo de desarrollador de Selenium o AEM

Diseño de experiencia

Experience Design (XD) implica diseñar la experiencia del usuario para la solución.

La experiencia del usuario debería analizarse y desarrollarse tanto para los autores como para los usuarios finales del sitio web.

Configuración de apoyo

Antes del desarrollo, deben establecerse todos los procesos de compatibilidad necesarios para implementar, publicar, probar e informar de problemas.

Consulte también el Portal de asistencia de Adobe.

Permisos

Debe planificar y, a continuación, implementar un concepto de funciones y derechos para todos los usuarios/grupos que utilizarán la solución.

Por ejemplo:

• Una lista de funciones (es decir, grupos) con definiciones de acceso de read/ write para cada una

• Definición del uso de privilegios que afectan al entorno de publicación; por ejemplo, replicate

• Para los usuarios con privilegios mínimos, se deben definir los flujos de trabajo

• Los usuarios del grupo editor no deben tener derechos de admin ni formar parte del grupo administrators

Para obtener más información, consulte Administración de usuarios y seguridad.

Monitorización y mantenimiento

La monitorización y el mantenimiento son aspectos clave para garantizar que la solución funcione a la perfección una vez que esté en marcha. Para ello, debe definir lo siguiente:

• Qué necesita monitorización
• Tareas de mantenimiento; tanto regulares como para casos especiales

Consulte también Monitorización y mantenimiento para obtener más información.

Migración

Cualquier contenido del sistema heredado debe revisarse y validarse para la migración.

Plan de recuperación

Asegúrese de que dispone de un plan de recuperación. En caso de emergencia, debe estar disponible para garantizar el uso de AEM en la producción. Esto debe abarcar situaciones como copias de seguridad, restauraciones, conmutaciones por error y otras.

Entorno de desarrollo

Planifique y documente su entorno de desarrollo, lo que incluye:

• Arquitectura

• Herramientas de desarrollo

  • Un entorno típico consta de lo siguiente:

    • un sistema de seguimiento de problemas; como Jira
    • un IDE; como Eclipse
    • una herramienta de administración de versiones; como Maven
    • una herramienta para la integración continua; como Jenkins
    • una herramienta para el control de versiones; como GIT/SVN
    • un administrador de repositorios de artefactos de versión; como Archiva/Nexus

• Integración/dependencias de software de terceros

• Integración/dependencias de la solución

• Cadencia de implementación

Sistema de prueba

Planifique y documente su entorno de prueba, lo que incluye:

• Arquitectura
• Dependencias de las compilaciones de desarrollo, incluidas las compilaciones nocturnas
• Las posibilidades o limitaciones de probar la integración/dependencias de software de terceros
• Herramientas de pruebas
• Estrategia de pruebas automatizadas

Sistema de producción

Planifique y documente su entorno de producción, lo que incluye:

• Arquitectura
• Cadencia de implementación
• Integración/dependencias de software de terceros
• Configuración de seguridad
• Rendimiento de línea de base verificado ejecutando pruebas de Tough Day en la configuración de producción
• Requisitos para pruebas de rendimiento; consulte Prácticas recomendadas para el control de calidad

Integración

Planifique, documente y pruebe todos los aspectos del sistema y la integración de soluciones, incluidos:

• Una estrategia de pruebas automatizadas
• Procesos automatizados para mover aplicaciones de desarrollo a prueba y después a producción
• Procesos automatizados para mover contenido de producción a prueba y desarrollo

Migración

Planifique, documente y pruebe todos los aspectos de la migración de contenido, incluidos los siguientes:

• Arquitectura de contenido
• Estrategia de migración

Comunicación

Asegúrese de que todos los miembros del equipo y el personal del proyecto se mantienen actualizados según sea necesario.

Documentación

Documente la solución al completo, incluyendo:

• Manual de operaciones
• Cualquier personalización que pueda afectar a las actualizaciones
• Notas de la versión

Prueba de aceptación de usuario final

Las pruebas de aceptación del usuario (UAT) son cruciales para asegurar que:

• La solución satisface los requisitos del usuario/cliente
• El cliente o los usuarios aceptan la solución (función, diseño y rendimiento)

Debería haber una lista de comprobación formalizada para el traspaso de clientes; idealmente automatizada y ejecutada todas las noches con una instantánea. Los resultados deberían enviarse al jefe de proyecto y al equipo de desarrollo

Pruebas de rendimiento y carga

Las pruebas de rendimiento y carga se utilizan para garantizar que la solución cumpla los niveles de rendimiento requeridos, con cargas medias y máximas.

Para obtener más información sobre las pruebas de rendimiento, consulte:

• Pruebas de rendimiento

• Planificación y ejecución de pruebas

• Directrices básicas de rendimiento

Preparación

La preparación y la planificación ayudarán a garantizar un despliegue sin problemas.

Formación

Asegúrese de que todo el personal involucrado haya recibido formación.

Vea Adobe Experience Manager en el catálogo de cursos.

Administradores formados

Asegúrese de que los administradores de su solución cumplan estos requisitos:

• Han completado la formación
• Han recibido el material de formación apropiado
• Han obtenido la documentación adecuada

Usuarios formados

Asegúrese de que los autores cumplan estos requisitos:

• Han completado la formación
• Han recibido el material de formación apropiado
• Han obtenido la documentación adecuada; por ejemplo, la Guía del usuario

Pruebas de penetración

Las pruebas de penetración simulan un ataque a un sistema informático para identificar posibles deficiencias de seguridad.

Pruebas de penetración/seguridad

Para garantizar la seguridad de su solución, realice pruebas de penetración específicas, junto con una gama más amplia de pruebas de seguridad.

Consulte la lista de comprobación de seguridad para obtener más información.

Preparación

La preparación y planificación ayudarán a garantizar un lanzamiento sin problemas.

Seguridad

Confirme la seguridad de su solución tanto para usuarios internos como externos, así como para su contenido.

Reserva

Asegúrese de que todos los sistemas, procedimientos y mecanismos necesarios para la reserva estén implementados antes del lanzamiento.

Asistencia

Asegúrese de que los servicios de asistencia estén implementados y listos.

Transición

Planifique y ejecute la transición a su entorno de producción y a los usuarios.

Despliegue

Prepare y ejecute sus pruebas de humo.

Responsable de proporcionar o presentar el caso empresarial del proyecto.

Clave para conformar y definir el ámbito del proyecto, lo que incluye:

• la definición y los criterios de éxito
• los KPI principales

Proporcione los hitos principales en función de la hoja de ruta del cliente.

Es el principal responsable de recopilar y analizar los requisitos de alto nivel, para luego transformarlos en especificaciones:

• para que el administrador de proyectos las utilice al planificar el desarrollo
• para que el equipo de desarrollo se base en ellas durante el diseño y el desarrollo.

Trabaja en estrecha colaboración con el cliente para analizar los requisitos. Se comparan con lo siguiente:

• La definición de éxito.
• Los criterios de éxito.
• Los KPI (tanto empresariales como de rendimiento).

Es responsable de la entrega técnica del proyecto.

Es responsable de seleccionar una metodología de desarrollo que cumpla los requisitos del cliente.

Elabora la estrategia de desarrollo:

• garantizando que esté alineado con los KPI empresariales y de rendimiento
• teniendo en cuenta los criterios de éxito y la definición

Trabaja en estrecha colaboración con el arquitecto (sobre todo al diseñar la estrategia de desarrollo para AEM) para definir aspectos como la relación entre plantillas y componentes, la estrategia de integración para aplicaciones de terceros y cualquier funcionalidad especializada.

Es responsable de supervisar la infraestructura del proyecto.

Es responsable de lo siguiente:

• la configuración de entornos de pruebas y desarrollo internos
• hacer coincidir esos sistemas con los del cliente

Proporciona recomendaciones de hardware, monitoriza las distintas implementaciones y asiste en las operaciones tanto antes como después del lanzamiento.

Partes interesadas

• Personas (a menudo de la empresa) que tienen interés (participación) en el éxito del proyecto. A menudo contribuyen al presupuesto.

Oficio

• Se necesita asesoramiento legal cuando se negocian contratos.

Formadores

• En función de la escala y la naturaleza del proyecto, se puede recurrir a formadores especializados para desarrollar e impartir sesiones de formación a los grupos pertinentes.

Escritores técnicos

• En función de la escala y la naturaleza del proyecto, se puede recurrir a redactores técnicos especializados para escribir las directrices y los manuales para grupos específicos. Por ejemplo, un manual de mantenimiento para los administradores del sistema o una guía del usuario para los autores.

Administradores de sistema

• Responsables del funcionamiento continuo del sistema.

Autores y usuarios finales

• Las personas que utilizan el sistema para crear y mantener el contenido del sitio web.

Otras prácticas recomendadas y directrices relacionadas con la administración de un proyecto de AEM:

• Directrices de tamaño de hardware
• Operaciones de desarrollo empresarial
• Prácticas recomendadas para la administración de SEO y URL
• AEM y las directrices de accesibilidad web
• Reglamento General de Protección de Datos* Prácticas recomendadas de implementación y mantenimiento

Administración de prácticas recomendadas

Desarrollo de prácticas recomendadas

Creación de prácticas recomendadas

Documentación de AEM
Además, las siguientes secciones de la documentación de AEM son de especial interés (sin embargo, esta lista no es exhaustiva):

• Seguridad

• Implementaciones recomendadas

• Operaciones de desarrollo empresarial

• Tamaño de hardware

• Conceptos de AEM:

  • Desarrollo: conceptos básicos
  • Conceptos de MSM
  • Idioma de la plantilla HTML (HTL)

Documentación relacionada

• Adobe Experience Cloud - Planificación de Adobe Experience Cloud