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Automatización de documentos con Acrobat Sign para Microsoft Power Platform

Last update: Sat Jul 20 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Obtenga información sobre cómo activar y usar los conectores de Acrobat Sign y Adobe PDF Tools para Microsoft Power Apps. Crea flujos de trabajo que automatizan los procesos de aprobación y firma de la empresa de forma rápida y segura sin ningún código. Este tutorial práctico consta de cuatro partes que se describen en los vínculos siguientes:

Parte 1: Almacenar acuerdos firmados en SharePoint con Acrobat Sign

Parte 1: Almacena el acuerdo firmado en SharePoint con Acrobat Sign

Parte 2: Proceso de aprobación automatizado para obtener firmas electrónicas con Acrobat Sign

Parte 2: Proceso de aprobación automatizado para obtener firma electrónica con Acrobat Sign

Parte 3: OCR de documento automatizado con Adobe PDF Tools

Parte 3: OCR de documento automatizado con Adobe PDF Tools

Parte 4: Ensamblaje automatizado de documentos con Adobe PDF Tools

Parte 4: Ensamblaje automatizado de documentos con Adobe PDF Tools

Requisitos previos

  • Familiaridad de Microsoft 365 y Power Automate
  • Conocimientos de Acrobat Sign
  • Cuenta de Microsoft 365 con acceso a SharePoint y Power Automate (básica para Acrobat Sign y premium para Adobe PDF Tools)
  • Cuenta de desarrollador de Acrobat Sign para empresas o Acrobat Sign

Ejercicios 1 y 2

  • Cuenta de Acrobat Sign con acceso a la API. Una cuenta de desarrollador o una cuenta de empresa.
  • Sitio de SharePoint al que puede acceder Power Automate y en el que tiene permisos de edición. Se recomienda el acceso completo de administrador.
  • Documento de muestra para la solicitud de aprobación de la firma y la firma.

Ejercicios 3 y 4

Descargue materiales aquí

Parte 1: Almacenar acuerdos firmados en SharePoint con Acrobat Sign part1

En la primera parte, utilizarás una plantilla de Power Automate Flow para configurar un flujo de trabajo automatizado que guardará todos los acuerdos firmados en tu sitio de SharePoint.

  1. Vaya a Power Automate.

  2. Busque Acrobat Sign.

    Captura de pantalla de la navegación a Power Automate

  3. Elija Guardar un acuerdo completado de Acrobat Sign en la biblioteca de SharePoint.

    Captura de pantalla de la acción Guardar un acuerdo completado de Acrobat Sign en la biblioteca de SharePoint

  4. Revise la pantalla y configure las conexiones necesarias. Habilite la conexión de Acrobat Sign.

  5. Haga clic en el símbolo + azul.

    Captura de pantalla de la conexión de flujo de Acrobat Sign y SharePoint

  6. Introduzca el correo electrónico de su cuenta de Acrobat Sign y haga clic en el campo de la contraseña en la nueva ventana.

    Captura de pantalla de la pantalla de inicio de sesión de Acrobat Sign

    Espera un momento a que el Adobe compruebe tu cuenta.

    note note
    NOTE
    Esta comprobación le dirigirá al inicio de sesión adecuado si está utilizando un Adobe ID o nuestro SSO corporativo.

  7. Complete el inicio de sesión.

  8. Haga clic en Continuar para ir a la pantalla de edición de flujo.

  9. Asigne un nombre al activador.

    Captura de pantalla del nombre del desencadenador

  10. Configure las opciones de SharePoint.

    Captura de pantalla de la configuración de la configuración de SharePoint

    Dirección del sitio: Tu sitio de SharePoint
    Ruta de la carpeta: Ruta de acceso a los documentos compartidos que desea usar
    Nombre de archivo: Acepte el valor predeterminado
    Contenido de archivo: Acepte el valor predeterminado

  11. Guarde el flujo.

    Captura de pantalla del icono Guardar

  12. Vaya a la pantalla de información general de flujo con la flecha azul hacia atrás. Probará este flujo en la parte 2.

    Captura de pantalla de la pantalla de introducción al flujo

Probará este flujo en la siguiente parte.

Parte 2: Proceso de aprobación automatizado para obtener firmas electrónicas con Acrobat Sign part2

En la segunda parte, construimos la primera parte con un Flow más robusto y probamos ambos Flow para verlos en acción.

  1. Seleccione Plantillas en el lado izquierdo de la interfaz de Power Automate.

    Captura de pantalla de la selección de plantillas

  2. Busque "aprobación del responsable".

  3. Seleccione Solicitar aprobación del administrador para un archivo seleccionado.

    Captura de pantalla de la selección de Solicitar aprobación del administrador para un archivo seleccionado

    Revise las conexiones y añada las que falten.

    note note
    NOTE
    Si este es el primer flujo que está haciendo con las aprobaciones, se configurarán completamente cuando se ejecute el flujo.

  4. Haga clic en Continuar para ir a la pantalla de edición de flujo.

    Este flujo tiene muchos pasos preconfigurados, incluida la comprobación de errores y pasos condicionales anidados.

  5. Configurar Para un archivo seleccionado de la siguiente manera:
    Dirección del sitio: Tu sitio de SharePoint
    Nombre de biblioteca: Su repositorio de documentos

  6. Añada una entrada de la siguiente manera:
    Tipo: Correo electrónico
    Nombre: correo electrónico del firmante

    Captura de pantalla de configuración del flujo

  7. Configure Obtener propiedades de archivo: de la siguiente manera:
    Dirección del sitio: Tu sitio de SharePoint
    Nombre de biblioteca: Su repositorio de documentos

  8. Desplácese hacia abajo y busque If yes.

    Captura de pantalla de la configuración If yes

  9. Haga clic en Agregar una acción en el cuadro Si sí (no en el más bajo) para agregar los pasos que se van a enviar para firmar.

    Captura de pantalla de cómo se agrega una acción en el cuadro Si es así

  10. Busque SharePoint get file content y elija Get file content.

    Captura de pantalla del cuadro de búsqueda

  11. Configure Obtener contenido del archivo de la siguiente manera:

    Captura de pantalla de la configuración de contenido de Obtener archivo

    Dirección del sitio: Tu sitio de SharePoint.
    Identificador de archivo: Busque "identificador" y elija Identificador en el paso Obtener propiedades de archivo.

  12. Busque "Adobe" y elija Acrobat Sign para agregar otra acción.

    Captura de pantalla del menú de búsqueda

  13. Introduce "cargar" en el cuadro de búsqueda de Acrobat Sign y selecciona Cargar un documento y obtener un ID de documento.

  14. Busque la variable dinámica Name para obtener el nombre del elemento o documento seleccionado en el desencadenador en Nombre de archivo.

  15. Haga clic en Expresión en el asistente de variables en Contenido de archivo.

    Captura de pantalla de la pantalla Cargar un documento y obtener un ID de documento

  16. Añade un solo apóstrofe, luego vuelve a hacer clic en Contenido dinámico, elimina tu apóstrofe, selecciona Contenido de archivo y luego haz clic en Aceptar.

    Asegúrese de que no haya apóstrofos adicionales y que se vea como en la siguiente muestra.

    Captura de pantalla del aspecto que debería tener la pantalla Contenido dinámico

  17. Busque "crear" en el área de búsqueda de Acrobat Sign para añadir otra acción de Acrobat Sign.

  18. Seleccione Crear y firmar acuerdo desde un documento cargado y enviarlo a firmar.

    Captura de pantalla de la búsqueda de create

  19. Configure la información necesaria:
    Elija Nombre del asistente de variables dinámicas en Nombre del acuerdo.
    Elija ID de documento del asistente de variables dinámicas en ID de documento.
    Elija Correo electrónico del firmante del asistente de variables dinámicas en Correo electrónico del participante.
    Escriba "1" en Orden del participante.
    Elija Firmante en el menú desplegable de Función de participante.

    Captura de pantalla de la información requerida

  20. Guarde el flujo.

Probar el flujo

Vaya al repositorio de documentos de su sitio de SharePoint para probarlo.

  1. Selecciona el documento y elige Automatizar y el Flujo que acabas de crear.

    Captura de pantalla de la selección del menú y flujo Automate

  2. Inicie el flujo para validar las conexiones (solo primera ejecución de flujo).

  3. Escriba un mensaje bonito al aprobador en Mensaje.

  4. Introduzca un correo electrónico para el firmante del documento en Correo electrónico del firmante.

  5. Haga clic en Ejecutar flujo.

El aprobador configurado para el usuario que inicia el flujo recibirá una solicitud de aprobación. Puede aprobar mediante correo electrónico o mediante el menú Elementos de acción de Power Automate .
Una vez aprobado, firme el documento. Dependiendo de su usuario y si ha iniciado sesión en Sign, es posible que deba abrir las ventanas de firma en una ventana privada del navegador.

Captura de pantalla de apertura en ventana privada del explorador

Complete el proceso de firma y, a continuación, vuelva a buscar en la carpeta SharePoint.

Captura de pantalla de la carpeta SharePoint

Parte 3: OCR de documento automatizado con Adobe PDF Tools part3

En la tercera parte, aprenderás a automatizar el OCR en los PDF cuando se importan a Microsoft SharePoint. Esto soluciona un problema que se produce con documentos de PDF digitalizados que no se pueden buscar en SharePoint.

Captura de pantalla del documento del PDF en el explorador

Configurar una carpeta en SharePoint

Vaya a Microsoft SharePoint donde desee almacenar documentos.

  1. Haga clic en + Nuevo para crear una nueva carpeta llamada "Contratos procesados".

  2. Haga clic en + Nuevo para crear una nueva carpeta llamada "Contratos antiguos".

    Captura de pantalla de nuevas carpetas

Ahora, estas carpetas forman parte del flujo de Power Automate.

Crear un flujo a partir de una plantilla

  1. Inicie sesión en https://flow.microsoft.com.

  2. Haga clic en Plantillas en la barra lateral.

    Captura de pantalla de selección de plantillas

  3. Seleccione Convertir archivos recién agregados en PDF de búsqueda de texto en SharePoint.

  4. Haga clic en el símbolo + junto a Herramientas de Adobe PDF.

    Captura de pantalla de la selección del símbolo +

  5. Vaya a https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted en una nueva pestaña.

  6. Haga clic en Comenzar.

    Captura de pantalla del botón Introducción

  7. Inicie sesión con el Adobe ID.

    Captura de pantalla de la pantalla de inicio de sesión

  8. Introduzca el nombre de las credenciales y la descripción de las credenciales y haga clic en Crear credenciales.

    Captura de pantalla de la pantalla Crear credenciales

    Mantenga la ventana con las credenciales abiertas. Deberá introducirlos en Microsoft Power Automate.

    Captura de pantalla de la pestaña del navegador que se debe mantener abierta

  9. Introduzca las credenciales y haga clic en Crear en Microsoft Power Automate.

    Captura de pantalla de introducción de las credenciales de PDF Tools

  10. Haga clic en Continuar.

    Captura de pantalla de dónde hacer clic en Continuar

    Ahora puede ver una vista del flujo de trabajo y tendrá que configurarla para su entorno.

  11. Seleccione el campo Dirección del sitio y elija el sitio de SharePoint que está utilizando en el desencadenador Cuando se crea un archivo en una carpeta.

    Captura de pantalla de selección al crear un archivo en un desencadenador de carpeta

  12. Pulse el icono de carpeta para acceder a la carpeta Contratos Antiguos situada en ID de carpeta.

    Captura de pantalla de selección de la carpeta Contratos antiguos

  13. Edite la acción Crear archivo en la parte inferior del flujo:

    Cambie Dirección del sitio por la dirección del sitio.
    Especifique la ubicación de la carpeta Contratos Procesados en la ruta de la carpeta.

  14. Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha.

  15. Haga clic en Prueba.

  16. Seleccione Manualmente.

  17. Haga clic en Prueba.

    Captura de pantalla del flujo de prueba

Prueba tu nuevo flujo

  1. Acceda a la carpeta Contratos Antiguos de SharePoint.

  2. Acceda a E03/Antiguos Contratos en los archivos de ejercicios que haya descargado.

  3. Copie los archivos ReleaseFormXX.pdf en la carpeta Contratos antiguos de SharePoint.

    Captura de pantalla de copia de archivos

Ahora, si accede a la carpeta Contratos Procesados, podrá ver los PDF disponibles después de que se conceda al flujo unos momentos de ejecución. Si abre los PDF, podrá ver que el texto es seleccionable.
Además, SharePoint indexa el documento, lo que le permite buscar el contenido de sus documentos desde la barra de búsqueda de SharePoint.

Parte 4: Ensamblaje automatizado de documentos con Adobe PDF Tools part4

En la cuarta parte, aprenderás a combinar muchos documentos según la información proporcionada al seleccionar e iniciar un flujo desde Microsoft SharePoint. En este escenario, el flujo:

  • Pida información para elegir qué incluir en un paquete para un cliente.
  • En función de la información proporcionada, combina muchos documentos. Estos documentos incluyen una portada y documentos técnicos opcionales.
  • El documento combinado se guarda en SharePoint.

Importación de archivos de ejercicios en SharePoint

  1. Abra la carpeta E04 en los archivos del ejercicio.

  2. Importe las carpetas Propuesta, Plantillas y Documentos generados en SharePoint.

    Captura de pantalla de importación de carpetas

Estas carpetas se utilizarán como referencia. En concreto, utilizará el archivo Propuesta.docx para su propuesta.

En la carpeta Plantillas, hay una carpeta Portadas que incluye diseños de portadas para diferentes ciudades. También hay una carpeta de documentos técnicos que contiene documentos técnicos adicionales opcionales que se adjuntarán al final si se selecciona.

Importar el flujo en Microsoft Power Automate

  1. Inicie sesión en Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Haga clic en Mis flujos.

    Captura de pantalla de dónde seleccionar Mis flujos

  3. Haga clic en Importar.

    Captura de pantalla de importación

  4. Haga clic en Cargar y elija la carpeta GeneratePropuesta_20210311231623.zip en E04/Flows/.

    Captura de pantalla de la carpeta de selección

  5. Haga clic en Importar.

  6. Haga clic en el icono de llave inglesa en Acción junto a Enviar propuesta al cliente.

    Captura de pantalla del icono de llave inglesa

  7. Seleccione Crear como nuevo en Configuración.

  8. Establezca el nombre del flujo en Nombre del recurso.

  9. Haga clic en Guardar.

    Repita este procedimiento para los otros recursos relacionados y seleccione la conexión.

    Captura de pantalla de guardar el archivo

  10. Haz clic en Importar después de haber realizado todas tus conexiones.

Establecer para un archivo seleccionado

Ahora que se ha creado el flujo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Editar.

    Captura de pantalla de dónde seleccionar edit

  2. Seleccione el desencadenador Para un archivo seleccionado.

    Añada su sitio de SharePoint en la Dirección del sitio.
    Agregue su biblioteca a la biblioteca.

    Captura de pantalla del desencadenador completado

Establecer templateFolderPath

  1. Haga clic en la variable templateFolderPath.
  2. Establezca la ruta de acceso a la ubicación de la carpeta Templates dentro del sitio de SharePoint que ha importado.

Definir portada Obtener contenido del archivo

  1. Haga clic en la acción Cover, que expande el ámbito.

  2. Expandir Portada: Obtener contenido del archivo.

    Establezca Dirección del sitio en el sitio de SharePoint.

    Captura de pantalla de la portada expandida

Definir archivo seleccionado

  1. Expanda la acción de ámbito Archivo seleccionado.

    Cambie la dirección del sitio y el nombre de la biblioteca por el sitio de SharePoint y la biblioteca, respectivamente, en Obtener propiedades del archivo.
    Cambie la dirección del sitio a su sitio de SharePoint en Obtener contenido del archivo.

    Captura de pantalla de la acción expandida Archivo seleccionado

Definir informes técnicos

  1. Haga clic en la acción Informes técnicos.

  2. Expandir Condición: Agregar informe técnico.

    Captura de pantalla de la condición expandida Agregar informe técnico

  3. Expandir informe técnico 1: obtener contenido del archivo mediante la ruta de acceso.
    Edite la dirección del sitio en el sitio de SharePoint especificado.

Repita los mismos pasos para Condición: Agregar informe técnico 2.

Establecer Crear archivo

  1. Expanda Crear archivo.

    Editar la dirección del sitio y la ruta de la carpeta en el sitio de SharePoint y la ruta de acceso donde se encuentra la carpeta Documentos generados.

  2. Haga clic en Guardar.

Probar el flujo

  1. Vaya a la carpeta de propuestas en SharePoint.

  2. Seleccione la carpeta Propuesta.docx .

    Captura de pantalla de la selección de la carpeta de propuestas

  3. Selecciona tu flujo en el menú Automatizar.

    Captura de pantalla de la selección del menú Automatizar

  4. Haga clic en Continuar para iniciar el flujo.

    Captura de pantalla de selección del botón Continuar

  5. Elija la portada y los documentos técnicos que desee adjuntar.

  6. Haga clic en Ejecutar flujo.

    Captura de pantalla del botón Ejecutar flujo

Vaya a la carpeta Generar documentos . Ahora debería ver el archivo generado por el PDF.

Captura de pantalla del directorio de SharePoint con el nuevo archivo de PDF

Adición de Protect y otras acciones al flujo

Ahora que ha creado correctamente un flujo, va a editar el flujo para cifrar el documento de PDF con una contraseña. Esto también explica cómo puede utilizar otras acciones.

  1. Vuelve al final de tu flujo.

  2. Haga clic en el símbolo + entre Combinar PDF y Crear archivo.

    Captura de pantalla de dónde seleccionar + símbolo

  3. Seleccione Agregar una acción.

  4. Busque "Herramientas de Adobe PDF".

    Captura de pantalla de la búsqueda de Adobe PDF

  5. Seleccione PDF de Protect desde Ver.

  6. Utilice Contenido dinámico para establecer el campo Nombre de archivo en Nombre de archivo del PDF del PDF de combinación.

    Captura de pantalla de contenido dinámico

    En el activador, hay un campo Contraseña que forma parte del formulario de inicio. Podemos usar eso aquí.

  7. Busque el campo de contraseña con contenido dinámico y colóquelo en el campo de contraseña.

    Captura de pantalla de búsqueda de contraseña

  8. Utilice contenido dinámico para establecerlo en Contenido de archivo de PDF de Fusionar PDF en el campo Contenido de archivo.

  9. Cambie Crear archivo para obtener el contenido del archivo de Protect PDF en lugar de Fusionar PDF.

  10. Expanda Crear archivo.

  11. Borre el campo Contenido del archivo.

  12. Utilice contenido dinámico para colocar Contenido de archivo de PDF de Protect PDF desde la visualización.

Probar el flujo

  1. Vaya a la carpeta de propuestas en SharePoint.

  2. Seleccione Propuesta.docx.

    Captura de pantalla de la selección de la carpeta de propuestas

  3. Selecciona Automatizar para elegir tu flujo.

    Captura de pantalla de la selección de Automatizar en el menú

  4. Haga clic en Continuar para iniciar el flujo.

    Captura de pantalla de la selección de Continuar

  5. Elija la portada y los documentos técnicos que desee adjuntar.

  6. Establezca el campo Contraseña en la Contraseña que desea establecer.

  7. Haga clic en Ejecutar flujo.

    Captura de pantalla de los archivos seleccionados y botón Ejecutar flujo

  8. Vaya a la carpeta Generar documentos .
    Debería ver el archivo de PDF generado. Abra el archivo de PDF y le pedirá que introduzca su contraseña de PDF.

    Captura de pantalla del PDF generado en el directorio de SharePoint

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