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Archivar pedidos

Last update: Sun Jul 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creado para:

  • Principiante
  • Intermedio
  • Administrador
  • Usuario
Función Adobe Commerce {width="20"} Característica exclusiva solamente en Adobe Commerce (Más información)

El archivado regular de los pedidos mejora el rendimiento y mantiene su espacio de trabajo libre de información innecesaria, para que pueda centrarse en los negocios actuales. Las facturas, los envíos y las notas de abono se pueden archivar automática o manualmente y consultar en cualquier momento.

NOTE
La opción Archive ​aparece en el menú Sales solo cuando el archivado está habilitado.

Configuración del archivo de pedidos

El almacén se puede configurar para archivar pedidos, facturas, envíos y notas de abono después de un número determinado de días. Puede mover las solicitudes y sus documentos asociados al archivo o restaurarlos a su estado anterior. Los pedidos archivados no se eliminan y permanecen disponibles desde el administrador. Los datos archivados se pueden exportar a un archivo CSV y abrirse en una hoja de cálculo. Cuando está habilitada, la acción Archivar aparece en la parte superior del área de trabajo.

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Stores > Settings>Configuration.

  2. En el panel izquierdo, expanda la sección Sales y elija Sales debajo.

  3. Expanda Selector de expansión en la sección Orders, Invoices, Shipments, Credit Memos Archiving.

    Configuración de archivado de pedidos, facturas, envíos y notas de abono {width="600" modal="regular"}

  4. Establezca Enable Archiving en Yes.

    note note
    NOTE
    Si posteriormente decide desactivar el archivado, todos los pedidos archivados se restauran al estado anterior.

  5. Establezca Archive Orders Purchased en el número de días de espera antes de archivar los pedidos completados.

    De forma predeterminada, los pedidos se archivan 30 días después de la compra.

  6. En la lista Order Statuses to be Archived, seleccione cada estado de pedido que desee utilizar para identificar los pedidos que desea archivar.

    Para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla Ctrl (Windows) o Comando (Mac) mientras hace clic en cada elemento.

  7. Haga clic en Save Config.

  8. Cuando se le solicite, actualice cualquier caché no válida.

Ver documentos archivados

  1. En el menú Sales ​en​ Archive, elija una de las siguientes opciones:

    • Orders
    • Invoices
    • Shipments
    • Credit Memos

  2. Para ver los detalles, haga clic en cualquier documento archivado de la lista.

Aplicar una acción a un documento archivado

Seleccione cada documento que será el destino de la acción y elija uno de los Actions siguientes:

  • Cancel
  • Hold
  • Unhold
  • Print
  • Move to Orders Management

Archivar documentos manualmente

  1. Seleccione el tipo de documento que desea archivar de la siguiente manera:

    • Orders
    • Invoices
    • Shipments
    • Credit Memos

  2. Seleccione la casilla de verificación de cada elemento que desee archivar.

  3. En la esquina superior derecha, establezca Actions en Move to Archive.

  4. Haga clic en Submit para archivar los documentos seleccionados.

Restaurar documentos archivados

  1. Elija el tipo de documento que desea restaurar.

  2. Seleccione documentos mediante una de las siguientes opciones:

    • Para seleccionar todos los documentos visibles, en la esquina superior izquierda, haga clic en Select Visible.

    • Seleccione manualmente la casilla de verificación de cada documento que desee restaurar.

  3. En la esquina superior derecha, establezca Action en Move to Orders Management.

  4. Haga clic en Submit para restaurar los documentos.

Exportar documentos archivados

  1. Elija el tipo de documento que desea exportar.

  2. En el menú superior derecho, establezca Export to: en uno de los siguientes valores:

    • CSV
    • Excel

  3. Haga clic en Export.

El almacén se puede configurar para archivar pedidos, facturas, envíos y notas de abono después de un número determinado de días. Puede mover las solicitudes y sus documentos asociados al archivo o restaurarlos a su estado anterior. Los pedidos archivados no se eliminan y permanecen disponibles desde el administrador. Los datos archivados se pueden exportar a un archivo CSV y abrirse en una hoja de cálculo. Cuando está habilitado, el comando Archive ​aparece en la parte superior del área de trabajo.

Archivar pedidos manualmente

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Sales > Operations>Orders.

  2. Para seleccionar el orden en la cuadrícula, active la casilla de verificación de la primera columna.

  3. Establezca el control Actions en Move to Archive y busque el mensaje que indica que el pedido se ha archivado.

    Mover los pedidos seleccionados al archivo {width="700" modal="regular"}

TIP
Para especificar una lista de estados de pedidos que se pueden archivar, consulte Configurar el archivo de pedidos.

Ver un pedido archivado

  1. Abra la vista del archivo mediante uno de los siguientes métodos:

    • En la barra de botones situada encima de la cuadrícula Orders, haga clic en Go to Archive.

    • En la barra lateral Admin, vaya a Sales > Archive>Orders.

    note note
    NOTE
    Al igual que la página Pedidos, el título de la página de pedidos archivados es Orders. La única diferencia notable es la opción de la barra de botones de​_Return to Orders Management_. La dirección URL de la página también indica que se encuentra en el archivo de pedidos.

  2. En la columna Acción, haga clic en View.

    Ver un pedido archivado {width="600" modal="regular"}

Restaurar un pedido archivado

NOTE
Un pedido restaurado a partir de un pedido archivado se vuelve a archivar según el número de días configurados en la configuración Archive Orders Purchased (consulte Configurar el archivo de pedidos). El número de días se calcula en función de la fecha Updated At del pedido, que se cambia cuando el pedido se mueve del archivo.

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Sales > Operations>Orders.

  2. En la barra de botones, haga clic en Go to Archive.

  3. Busque el registro que desea restaurar y haga clic en la casilla de verificación para seleccionarlo.

    Seleccionar orden para restaurar {width="600" modal="regular"}

  4. Establecer el valor del control Actions en Move to Order Management.

Busque el mensaje de que el pedido archivado se ha eliminado del archivo.

Exportar pedido archivado

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Sales > Operations>Orders.

  2. En el menú de acción, haga clic en Export y seleccione el formato que desee.

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