Ajouter des utilisateurs et créer des groupes d’utilisateurs

Découvrez comment ajouter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs dans l'application Learning Manager.

Gestion des groupes d’utilisateurs

INFO

Dans cette formation, vous apprendrez à créer un groupe d’utilisateurs par noms, ID de messagerie et combinaison de plusieurs groupes d’utilisateurs générés automatiquement.

Si vous ne parvenez pas à lancer la formation, écrivez à almacademy@adobe.com.

Vue d’ensemble overview

Dans Adobe Learning Manager, vous pouvez assumer les rôles suivants :

En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des utilisateurs de trois manières :

Ajouter un utilisateur unique addasingleuser

Ajoutez des élèves internes à Adobe Learning Manager à l’aide d’une option d’utilisateur unique.

INFO

Dans cette formation, vous apprendrez à ajouter des élèves internes à Adobe Learning Manager.

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Pour ajouter des utilisateurs,

Ajouter des utilisateurs par groupe addusersinbulk

Gérer les utilisateurs

Dans cette formation, vous apprendrez à attribuer et à supprimer des rôles, à envoyer un e-mail de bienvenue, et à supprimer et purger des utilisateurs.

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Généralement, la plupart des organisations utilisent un système de gestion des RH (HRMS), qui tient à jour tous les dossiers des employés, comme la désignation, le lieu, la date d’entrée en fonction ou la hiérarchie des employés. Vous pouvez exporter ces données au format CSV. Pour importer un CSV, suivez les étapes ci-dessous :

Après avoir sélectionné les utilisateurs, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Enregistrer un utilisateur registerauser

Une fois l’utilisateur sélectionné, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit et cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs sélectionnés reçoivent un email de bienvenue. Si les élèves ont un ID Adobe existant, ils peuvent cliquer sur ce lien. S’ils n’ont pas d’Adobe ID existant, ils peuvent cliquer sur le lien Bienvenue pour créer un Adobe ID et le lier à leur compte Learning Manager.

Attribuer un rôle assignarole

Après avoir ajouté des élèves au compte Adobe Learning Manager, si vous souhaitez modifier leurs rôles, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page. Sélectionnez l’option Attribuer un rôle. Ici, vous pouvez décider si vous voulez donner l’accès en tant qu’auteur ou l’accès en tant qu’administrateur à l’élève. Une fois que vous avez attribué un rôle, cet élève dispose d’un accès d’auteur au compte et peut ajouter des modules et créer des cours.

Attribution d’un rôle à un utilisateur

Supprimer un rôle removearole

Vous pouvez également supprimer l’accès en tant qu’auteur ou administrateur pour les utilisateurs. Sélectionnez un ou plusieurs élèves, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer le rôle. Choisissez une option, par exemple : Supprimer l’auteur, et l’accès d’auteur est révoqué pour cet élève.

Supprimer un utilisateur deleteauser

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour supprimer l’élève.

Message de confirmation pour supprimer un utilisateur

Modifier un utilisateur editauser

Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez-en un, puis cliquez dessus. Dans les détails de l’utilisateur, cliquez sur le bouton Modifier ( ). Dans la boîte de dialogue Modifier l’utilisateur, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Boîte de dialogue Modifier l’utilisateur

Champs actifs

Gestion des attributs utilisateur

INFO

Dans cette formation, vous apprendrez à ajouter, personnaliser et configurer des champs actifs.

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Adobe Learning Manager préserve la sensibilité à la casse de l’attribut utilisateur et de sa valeur. Par exemple, la sensibilité à la casse d'un attribut utilisateur est 'location' et sa valeur 'PARIS' sera préservée et affichée de la même manière. En cas de problème, l’administrateur peut désormais modifier le nom et les valeurs de l’attribut pour corriger toute erreur de sensibilité à la casse.

Pour ce faire, l’administrateur peut visiter le site Application d’administration > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs et en cliquant sur le nom du groupe.

Un administrateur peut ajouter et mettre à jour les valeurs d’attribut autorisées pour un élève via l’interface utilisateur.

Types de champs actifs :

Créer un lien d’auto-inscription createaselfregistrationlink

Vous pouvez également permettre aux employés de votre organisation de s’inscrire en tant qu’élèves au compte Adobe Learning Manager, sans nécessiter votre aide en tant qu’administrateur. L’administrateur peut créer un lien d’auto-inscription et le partager avec les employés, qui peuvent ensuite s’inscrire à Learning Manager à l’aide de leurs identifiants d’Adobe.

Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Auto-inscription.

Créer un lien pour s’inscrire automatiquement en tant qu’élève

La boîte de dialogue Ajouter un profil d’auto-inscription s’affiche. Donnez un nom à ce profil. Ajoutez ensuite le nom du responsable. Il est important de savoir que le responsable doit déjà être un élève inscrit dans Learning Manager.

Ajouter un profil pour l’auto-inscription

Après avoir cliqué sur Enregistrer, une URL est générée. Vous pouvez la partager avec les élèves afin qu’ils puissent cliquer sur l’URL et s’enregistrer eux-mêmes.

Inscrire les élèves externes enrollexternallearners

Dans Adobe Learning Manager, vous pouvez également créer des liens d’inscription pour les partenaires externes ou les agences ayant un accès limité à votre compte et leur fournir du matériel pédagogique.

Il y a quelques différences entre les inscriptions internes et externes.

Pour inscrire des utilisateurs externes, suivez les étapes ci-dessous :

Activer un profil externe enableanexternalprofile

Après la création d’un profil externe, vous devez activer son état. Dans la liste des profils externes, sélectionnez le profil requis et faites basculer le bouton d’état.

Activation d’un profil externe

Cela permet d’activer le lien Inscription externe. Un message de bienvenue est automatiquement envoyé au partenaire. Vous pouvez également copier le lien et le partager avec eux en cliquant sur l’icône Copier l’URL (), ou vous pouvez renvoyer le message de bienvenue à l’organisation partenaire en cliquant sur l’icône Courrier ().

Le responsable partenaire peut partager le lien avec les employés qui doivent suivre la formation dans PrLearning Manager. Quand ils cliquent sur le lien, ils peuvent procéder à leur auto-inscription après avoir indiqué quelques informations pour créer leur profil sur Learning Manager. Ces utilisateurs n’apparaîtront pas dans l’onglet Élèves avec les employés internes. Vous pouvez voir leurs noms sous l’onglet Élèves externes.

Suspendre un profil externe pause

Après avoir ajouté un groupe d’utilisateurs externes à Learning Manager, vous pouvez également suspendre le processus d’inscription des utilisateurs externes. Lorsque vous interrompez, le processus d’inscription des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, ce processus fonctionne uniquement lorsque les utilisateurs ne se sont pas encore enregistrés en acceptant l’invitation.

Pour suspendre les groupes d’utilisateurs externes, choisissez un ou plusieurs groupes, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur Suspendre.

Reprendre un profil externe resumeanexternalprofile

Vous pouvez à tout moment révoquer l’état de suspension d’un partenaire externe et reprendre les services normaux. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Reprendre.

Les états suivants s’appliquent à des utilisateurs externes :

Vérifier le nombre de places utilisées checkusedseats

Dans la liste des profils externes, cliquez sur Places utilisées. Vous pouvez voir le nombre d’élèves de l’organisation partenaire qui ont été ajoutés.

Vérifier les places utilisées

Supprimer un utilisateur Deleteauser-1

Choisissez un utilisateur, puis cliquez sur dans le coin supérieur droit. Actions > Supprimer l’utilisateur.

Modifier le profil changeprofile

Pour déplacer un utilisateur vers un autre profil externe, choisissez un utilisateur, puis cliquez sur dans le coin supérieur droit Actions > Modifier le profil. Dans la liste des profils, sélectionnez un profil, puis cliquez sur Modifier.

Attribuer un rôle Assignarole-1

Choisissez un utilisateur, puis cliquez sur dans le coin supérieur droit. Actions > Attribuer un rôle > Créer<role>. L’utilisateur obtient un nouveau rôle.

Supprimer un rôle Removearole-1

Choisissez un utilisateur, puis cliquez sur dans le coin supérieur droit. Actions > Supprimer le rôle > Supprimer<role>. Le rôle sélectionné est supprimé de la liste des rôles qui ont été attribués à l’utilisateur.

Créer des groupes d’utilisateurs createusergroups

Un groupe d’utilisateurs est un ensemble d’utilisateurs appartenant à une catégorie. Les groupes d’utilisateurs aident les administrateurs à sélectionner les élèves dans leur organisation en fonction de leurs attributs, puis à leur attribuer un contenu d’apprentissage. En outre, ces groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs d’attribuer des logos et des catalogues personnalisés aux élèves et d’afficher des rapports personnalisés sur leur progression.

Pour accéder aux groupes d’utilisateurs, dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Groupes d’utilisateurs.

Création de groupes d’utilisateurs

Il existe deux types de groupes dans Adobe Learning Manager : Personnalisé et Généré automatiquement. Lorsque vous ajoutez des élèves à votre compte, certains groupes sont automatiquement créés en fonction de leurs propriétés communes.

Pour voir les groupes créés automatiquement, cliquez sur l’onglet Généré automatiquement.

Afficher les groupes générés automatiquement

Vous pouvez voir qu’il y a différents groupes, comme Tous les utilisateurs internes, Tous les responsables, ou encore des groupes basés sur le centre de coûts, basés sur le service, et basés sur les équipes des responsables.

En plus des groupes générés automatiquement, vous pouvez créer des groupes personnalisés. Pour ajouter un nouveau groupe personnalisé, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter.

Ce groupe personnalisé est maintenant créé et ajouté au profil. Les groupes d’utilisateurs que vous créez sont de nature dynamique. Si de nouveaux utilisateurs avec des attributs similaires sont ajoutés, ils sont automatiquement ajoutés au groupe d’utilisateurs.

Exclusion de groupes d’utilisateurs

Vous souhaiterez parfois exclure un petit groupe d’utilisateurs d’un grand groupe d’utilisateurs. Cette opération est nécessaire pour inscrire cet ensemble spécifique d’utilisateurs à des formations via des plans d’apprentissage ou pour configurer la visibilité correcte des catalogues. Dans cette version de Learning Manager, vous pouvez exclure des élèves ou des groupes d’utilisateurs lorsque vous créez un groupe d’utilisateurs personnalisé. La section Exclure des élèves de la boîte de dialogue Ajouter un groupe d’utilisateurs vous permet de le faire.

Exclure des groupes d’utilisateurs

Par exemple, si vous voulez configurer un plan d'apprentissage de sortie que tous les utilisateurs situé en Californie, à l'exception de Store-5 (situé en Californie) soient inscrits.

Paramètres avancés advancedsettings

Sources de données datasources

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité lorsque vous souhaitez importer/synchroniser les utilisateurs ou les données d’apprentissage de la base de données de votre organisation dans l’application Learning Manager. Vous pouvez également configurer la fréquence de cette fonction.

Cliquez sur Sources de données dans le volet gauche sous Avancé section.

Sources de données pour importer ou synchroniser des utilisateurs

Choisissez le type de source de données dans le menu Source dans la liste déroulante, sélectionnez la fréquence de mise à jour et cliquez sur Synchroniser maintenant si vous devez synchroniser immédiatement ou cliquez sur Enregistrer. Les types de source de données sont SFDC, FTP, etc. pour les utilisateurs internes.

Vous pouvez ajouter plusieurs sources de données.

Champs actifs activefields

Cette fonction permet aux administrateurs d'ajouter des champs supplémentaires en sus de ce qui a été fourni lors de l'enregistrement de l'utilisateur.

Cliquez sur Champs actifs disponible dans la page utilisateurs internes. Les élèves peuvent uniquement choisir parmi les valeurs données dans les valeurs personnalisées.

Champs actifs

Configurer les champs configurefields

Utilisateurs internes

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateurs internes.

Pour ajouter des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

Utilisateurs externes

Ajoutez des valeurs personnalisées similaires à celles des utilisateurs internes.

Modification des valeurs pour les utilisateurs externes

Paramètres settings

Affichage utilisateur

Si l’option Afficher uniquement les champs non remplis lors de la connexion de l’élève Si est activé, l’utilisateur ne voit les champs vides qu’au moment de la connexion.

Afficher les champs non remplis

Grâce à cette option, un administrateur peut décider s’il veut afficher ou masquer les champs une fois qu’ils ont été remplis.

Restriction des champs actifs dans les rapports restrictactivefields

Learning Manager 27.7 introduit deux nouvelles options : Déclarable et Exportable, pour les champs actifs.

Options dans les champs actifs

Pour les champs CSV et les champs ajoutés manuellement, si un champ actif est marqué comme reportable, il peut être recherché dans un filtre au sein d'un rapport de tableau de bord.

Filtres dans un rapport de tableau de bord

Si un champ actif est marqué comme exportable, il apparaît dans le fichier Excel lors du téléchargement d’un rapport au format Excel.

Ces options sont disponibles pour les champs actifs internes et externes.

Vous pouvez uniquement supprimer un champ actif personnalisé.

Affichage utilisateur

Vous pouvez masquer l’intégralité de la page « Finaliser votre profil » aux élèves. La page ne s’affiche pas une fois l’élève connecté.

Notez que le comportement par défaut existant ne change pas. Il s’agit d’une fonctionnalité facultative désormais disponible pour les administrateurs.

Activez les options ci-dessous :

Section Affichage de l’utilisateur

Prise en charge des champs CSV manuels par les connecteurs FTP et Box import-connector

Souvent, les utilisateurs souhaitent que les champs Actifs soient fournis manuellement lorsqu’un élève se connecte à Learning Manager. Cela est actuellement possible dans Learning Manager, lorsque l’utilisateur importe un fichier CSV manuellement.

Le fichier CSV ne peut pas contenir tous les champs actifs. Pour tous les champs actifs qui ne sont pas mis à jour dans le fichier CSV chargé, l’utilisateur doit saisir les données de ces champs actifs.

Actuellement, tous les champs actifs doivent être mappés à un champ du fichier CSV source.

Il arrive qu’un utilisateur ne souhaite pas mapper un champ Actif à un champ spécifié dans le fichier CSV. Dans ce cas, l’utilisateur peut mapper le champ Actif à la valeur PointImportFromSource. Sélectionnez cette valeur dans la liste déroulante, lors de l’importation d’utilisateurs à partir de connecteurs FTP et Box.

Rôles personnalisés customroles

Ajoutez un champ de votre choix dans le cadre des informations utilisateur, et cliquez sur Enregistrer. Après avoir ajouté les champs, vous pouvez également vérifier les disponibilités des champs dans le panneau Modifier les utilisateurs boîte de dialogue.

Après avoir ajouté les champs, vous pouvez noter que les champs repérés par une coche proviennent de la source de données ou de CSV, comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. L'administrateur peut modifier ces champs de sources en activant ou en désactivant les champs.

Valeurs des champs actifs dans Learning Manager

Les valeurs des champs actifs sont récupérées de la manière suivante :

Ajouter une valeur personnalisée

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateur Interne et Externe.

Pour ajouter des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

Les champs personnalisés peuvent être ajoutés et supprimés, ils s'appliquent à tous les utilisateurs. Les champs CSV peut être activés ou désactivés, ils ne prennent effet que lorsque vous tentez de télécharger un fichier CSV après avoir apporté les modifications dans les champs actifs. Tous les champs actifs internes s'appliquent à tous les types d'utilisateurs internes. Les champs externes s'appliquent uniquement aux utilisateurs externes. Si un champ personnalisé est présent dans le fichier CSV, au prochain téléchargement, il est automatiquement converti en champ CSV et il est activé.

Valeurs pour les champs CSV valuesforcsvfields

Les utilisateurs peuvent choisir parmi les champs prédéfinis pour les champs CSV uniquement si la case Limiter la sélection est disponible.

Case à cocher Restreindre la sélection

Journaux d'importation importlogs

Dans cet espace, vous pouvez consulter l'historique d'importation CSV pour les utilisateurs que l'administrateur a ajoutés à l'aide de la fonction d'importation en bloc. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page pour ajouter des utilisateurs à l’aide de la fonction de chargement CSV.

Champs actifs à plusieurs valeurs

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez avoir plusieurs champs pour un champ actif. Dans un compte, il peut y avoir au maximum trois champs actifs à plusieurs valeurs. Les champs actifs à plusieurs valeurs sont disponibles pour les utilisateurs externes et internes.

Une fois que vous avez marqué un champ actif comme à plusieurs valeurs, vous ne pouvez pas le reconvertir en champ à valeur unique. Cette opération est irréversible.

Un champ à valeur unique existant ne peut pas être marqué comme champ à plusieurs valeurs.

Pour créer un champ actif à plusieurs valeurs, procédez comme suit :

Ajouter un champ actif à plusieurs valeurs via CSV

Procédez comme suit :

Le fichier CSV doit avoir une colonne portant le même nom qu’un champ actif marqué comme à plusieurs valeurs.

Le fichier CSV contient les champs suivants :

Si le fichier CSV est rechargé avec de nouvelles valeurs ou des valeurs supprimées, les champs actifs et les groupes sont également mis à jour en conséquence.

Rapports

Tous les états incluent les champs actifs à plusieurs valeurs et leurs valeurs.

L’administrateur peut ajouter des champs actifs générés automatiquement et configurer des rapports d’activité et de formation des utilisateurs.

Le rapport Relevé de notes de l’élève contient tous les champs actifs et les valeurs séparées par des virgules. L’administrateur peut ensuite filtrer les données en conséquence.

Forum aux questions faq