Introdução ao AEM Document Security Extension for Microsoft Office

O Adobe® Experience Manager Document Security Extension for Microsoft® Office garante que somente as pessoas autorizadas por você possam usar os arquivos do Word, Excel e PowerPoint que contenham sua propriedade intelectual. Ao usar o Document Security Extension for Microsoft Office, é possível aplicar configurações de confidencialidade predefinidas aos seus arquivos.

O Document Security Extension for Microsoft Office estende o complemento LiveCycle Rights Management e Segurança de documentos para o Adobe Experience Manager Forms. Isso protege arquivos do Word, Excel e PowerPoint e possibilita que os usuários autorizados que tenham este software instalado usem arquivos protegidos de acordo com as configurações de confidencialidade estabelecidas na política de proteção.

Como a Segurança de documentos protege a propriedade intelectual

A Segurança de documentos assegura que somente as pessoas que você autorizar possam usar arquivos que contenham sua propriedade intelectual. Com a Segurança de documentos, você pode proteger arquivos usando políticas de confidencialidade. Uma política é uma coleção de informações que inclui configurações de confidencialidade e uma lista de usuários autorizados. As configurações que você especificar em uma política determinam como um recipient pode usar um arquivo ao qual a política foi aplicada. Por exemplo, você pode especificar se os recipients podem imprimir, copiar textos ou salvar alterações.

Administradores e usuários da Segurança de documentos criam políticas. Os administradores criam políticas organizacionais que são disponibilizadas a todos os usuários autorizados. Os administradores ou coordenadores de definições de políticas também podem criar grupos de políticas chamados conjuntos de políticas, que ficam disponíveis para um subconjunto de usuários. Os usuários podem criar suas próprias políticas, que somente eles podem usar. Administradores, coordenadores de definições de políticas e usuários criam políticas usando as páginas da Web de Segurança de documentos.

Embora as políticas sejam armazenadas na Segurança de documentos, elas podem ser aplicadas a arquivos por meio do Word, Excel ou PowerPoint. Ao aplicar uma política a um arquivo, as informações contidas nele ficam protegidas pelas configurações de confidencialidade especificadas na política. Ao distribuir o arquivo protegido por política, somente os recipients autorizados pela política podem acessar o conteúdo do arquivo.

Usar uma política para proteger um arquivo oferece controle contínuo sobre esse arquivo, mesmo depois de distribuí-lo. É possível auditar eventos para rastrear quando e como os recipients estão usando seu arquivo, fazer alterações na política, impedir que os usuários continuem acessando o arquivo e alterar a política anexada ao arquivo.

Como as políticas funcionam

As políticas contêm informações sobre os usuários autorizados e as configurações de confidencialidade a serem aplicadas à propriedade intelectual. Os usuários podem ser qualquer usuário reconhecido pela Segurança de documentos por meio de inclusão em uma lista vinculada do LDAP ou Diretório ativo. Os usuários também podem ser pessoas convidadas a se registrar na Segurança de documentos ou para as quais o administrador criou uma conta.

As configurações de confidencialidade em uma política determinam como os recipients podem usar arquivos protegidos pela política. Por exemplo, as políticas especificam se os recipients podem imprimir arquivos, copiar conteúdos para outros arquivos ou salvar alterações em arquivos protegidos. As políticas também podem especificar configurações de confidencialidade diferentes para vários usuários.

Ao aplicar uma política a um arquivo, as informações contidas nele ficam protegidas pelas configurações de confidencialidade especificadas na política. Ao distribuir o arquivo, a Segurança de documentos autentica os recipients que tentarem abrir o arquivo e autoriza o acesso de acordo com os privilégios especificados na política.

Depois que uma política é aplicada a um arquivo, as configurações de confidencialidade da política podem ser alteradas a qualquer momento, e você pode adicionar ou remover usuários autorizados ou alterar os privilégios para os usuários após eles terem recebido o arquivo. A política aplicada ao arquivo pode ser alterada e o acesso ao arquivo pode ser revogado para que qualquer pessoa com uma cópia do arquivo não possa mais abri-lo.

Se a política permitir acesso offline, os recipients também poderão usar arquivos protegidos por política offline (sem uma conexão ativa com a Internet ou com uma rede) pelo período especificado na política.

Como arquivos protegidos por política funcionam

Para que um usuário abra e use arquivos do Word, Excel e PowerPoint protegidos por política, a política deve incluir o usuário como um recipient ou permitir acesso anônimo, e o usuário deve ter a extensão de Segurança de documentos para Microsoft Office instalada. Para fornecer um arquivo protegido por política a alguém que não tenha a extensão de Segurança de documentos para Microsoft Office, forneça uma cópia do software ou informe como baixá-lo do seu site. Se você não tiver o instalador, é possível baixá-lo da página de downloads.

Quando um usuário tentar abrir um arquivo protegido por política, o Document Security Extension for Microsoft Office se conecta à Segurança de documentos para autenticar o usuário. Se a Segurança de documentos estiver configurada para auditar o uso do arquivo, o usuário verá uma notificação indicando que o uso do arquivo está sendo auditado. A Segurança de documentos determina quais permissões de arquivo conceder ao usuário, e o usuário poderá então usar o arquivo de acordo com as configurações de política, sob estas condições:

  • Pelo período de validade especificado na política.

  • Até que um administrador ou a pessoa que aplicou a política revogue o acesso ao arquivo ou altere a política.

    Se a pessoa que aplicou a política alterar a política ou revogar o acesso ao arquivo, as permissões do usuário para o arquivo serão alteradas ou removidas mesmo que o usuário já tenha o arquivo. Se o próprio arquivo for revogado, um URL poderá ser fornecido ao usuário para que ele obtenha uma cópia atualizada.

    É possível abrir arquivos protegidos por política offline (sem uma conexão com a Internet ou com uma rede), se a política permitir acesso offline, pelo período de concessão offline especificado na política. Ao término do período de concessão offline, o usuário deverá se conectar à Internet e sincronizar com a Segurança de documentos, o que inicia um novo período de concessão.

    Se a política permitir que o arquivo seja salvo e um usuário salvar uma cópia do arquivo, a política será automaticamente aplicada e imposta para o arquivo salvo. Eventos, como tentativas de abrir o novo arquivo, também são auditados e registrados da mesma maneira que o arquivo original.

Uso da Segurança de documentos para proteger seus arquivos

Você pode usar políticas para proteger seus arquivos em várias situações.

Por exemplo, um fabricante que está aceitando ofertas de fornecedores de peças para um novo produto. O fabricante deve prover aos fornecedores as informações proprietárias necessárias para que eles finalizem suas propostas. O fabricante usa a Segurança de documentos para proteger os arquivos com uma política que permite aos fornecedores abrir os arquivos e visualizar as informações. No entanto, os fornecedores são impedidos de alterar, imprimir ou copiar os arquivos e qualquer pessoa que não tenha permissão é impedida de abri-los.

Após aceitar uma das ofertas, o fabricante atualiza a política para conceder ao fornecedor escolhido permissões para imprimir, copiar e salvar alterações localmente, e para remover os demais fornecedores, que não terão mais permissão para abrir os arquivos.

Ao trabalhar com o fornecedor escolhido, os engenheiros do fabricante alteram algumas das especificações de design nos arquivos. Para publicar as novas especificações, o fabricante revoga o acesso a alguns dos arquivos e publica novas versões. Quando os engenheiros do fornecedor escolhido tentarem abrir o arquivo, verão uma mensagem informando que o acesso ao arquivo foi revogado. A mensagem contém um URL no qual eles podem baixar uma nova versão do arquivo.

Informações adicionais

Os recursos nesta tabela podem ajudar você a saber mais sobre a Segurança de documentos do AEM:

Para obter informações sobre

Consulte

Ajuda do administrador do AEM Forms

Na página Ajuda do administrador ou na página de administração de Segurança de documentos, clique no link Ajuda, no canto superior direito de uma página.

Atualizações de patches, notas técnicas e informações adicionais sobre esta versão do produto

Suporte técnico ao Experience Cloud

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