Las etiquetas le ayudan a categorizar los archivos que se pueden examinar y buscar de forma más eficaz. El etiquetado propaga la taxonomía adecuada a otros usuarios y flujos de trabajo.
Las listas planas de vocabularios controlados pueden volverse inmanejables con el tiempo. Los administradores pueden utilizar la estructura jerárquica de etiquetado, que facilita la aplicación de metadatos relevantes, la categorización de recursos, la compatibilidad con la búsqueda, la reutilización de etiquetas, la mejora de la capacidad de detección, etc.
Puede crear un área de nombres en el nivel raíz y crear una estructura jerárquica de subetiquetas dentro del área de nombres. Por ejemplo, puede crear un área de nombres Activities en el nivel de raíz y tener etiquetas Cycling, Hiking y Running dentro del área de nombres. Puede tener más subetiquetas Clothing y Shoes dentro de Running.
El etiquetado ofrece muchas ventajas, como las siguientes:
El etiquetado permite a los autores organizar fácilmente los recursos que no son similares a través de una taxonomía común. Los creadores pueden buscar y organizar recursos rápidamente mediante etiquetas comunes.
Las etiquetas jerárquicas son extremadamente flexibles y son una excelente manera de organizar los términos de una manera lógica. Mediante áreas de nombres, etiquetas y subetiquetas, se pueden representar sistemas taxonómicos completos.
Las etiquetas pueden evolucionar con el tiempo a medida que cambia el vocabulario de la organización.
Las etiquetas administradas en la vista Administración están sincronizadas con las etiquetas administradas en la vista Recursos, que garantiza la integridad y el control de los metadatos.
Para poder aplicar etiquetas a los recursos, primero debe crear un área de nombres y luego crear y añadirle etiquetas. También puede crear etiquetas y añadirlas a un área de nombres existente. Todas las etiquetas que cree en el nivel raíz se añaden automáticamente al área de nombres de etiquetas estándar. A continuación, puede añadir el campo Etiquetas al formulario de metadatos para que se muestre en la página Detalles del recurso. Después de configurar estos ajustes, puede comenzar a aplicar etiquetas a los recursos.
NOTA
Únicamente debe agregar el campo Etiquetas al formulario de metadatos si no está utilizando el formulario de metadatos predeterminado.
En la vista Administración hay disponibles funcionalidades adicionales, además de las mencionadas en este artículo, como combinar, cambiar el nombre, localizar y publicar etiquetas.
Creación de un área de nombres
Un área de nombres es un contenedor para etiquetas que solo puede existir en el nivel raíz. Puede comenzar a configurar la estructura jerárquica de etiquetas definiendo primero un nombre lógico para el área de nombres. Si no añade una etiqueta a ninguna de las áreas de nombres existentes, la etiqueta se mueve a Etiquetas estándar automáticamente.
Siga estos pasos para crear un área de nombres:
Vaya a Taxonomy Management en Settings para ver la lista de áreas de nombres existentes. También puede ver la última fecha de modificación, el usuario que modificó el área de nombres o las etiquetas debajo de ella y el número de veces que la etiqueta se utiliza en un recurso.
Haga clic en Create Namespace.
Agregue Title, Name y Description al área de nombres. La entrada especificada en el campo Title se muestra en la parte superior de la jerarquía. Por ejemplo, en la siguiente imagen, Actividades hace referencia al título del área de nombres.
Haga clic en Save.
Adición de etiquetas a un área de nombres
Ejecute los siguientes pasos para añadir etiquetas a un área de nombres:
Vaya a Taxonomy Management.
Seleccione el área de nombres y haga clic en Create para crear la etiqueta en el nivel superior bajo el área de nombres. Si necesita crear una subetiqueta en una etiqueta que exista en un área de nombres, seleccione la etiqueta y haga clic en Create.
En este ejemplo, la imagen de la izquierda representa la etiqueta directamente debajo del área de nombres automobile-four-wheeler que aparece en el campo Path. La imagen de la derecha es un ejemplo de subetiquetas que se han añadido dentro de una etiqueta, ya que hay más nombres de etiqueta, jeep y jeep-meridian, que se muestran en el campo Path además del área de nombres.
Especifique el título, el nombre y la descripción de la etiqueta, y haga clic en Save.
NOTA
Los campos Title y Name son obligatorios, mientras que el campo Description es opcional.
De forma predeterminada, la herramienta copia el texto que escribe en el campo Título y elimina los espacios en blanco o los caracteres especiales (. & / \ : * ? [ ] | " %) y lo almacena como el nombre.
Puede actualizar el campo Title luego, pero el campo Name es de solo lectura.
Adición de etiquetas a etiquetas estándar
Las etiquetas no estructuradas o las etiquetas que no tienen jerarquía se almacenan en el área de nombres Standard Tags. Además, si desea añadir términos descriptivos adicionales sin que afecte a la taxonomía controlada, puede almacenar dicho valor en Standard Tags. Con el tiempo, puede mover estos valores a áreas de nombres estructuradas. Además, puede utilizar el área de nombres Standard Tags como entrada de forma libre para palabras clave.
Para crear una etiqueta estándar, haga clic en Create Tag en el nivel raíz. Especifique el título, el nombre y la descripción y haga clic en Save.
NOTA
Si elimina el espacio de nombres Standard Tags mediante la vista Administrador, las etiquetas creadas en el nivel raíz no se muestran en la lista de etiquetas disponibles.
Mover etiquetas
Si almacena las etiquetas en una jerarquía incorrecta o si la taxonomía cambia con el tiempo, puede mover las etiquetas seleccionadas para mantener la integridad de los datos. Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones al mover las etiquetas:
Las etiquetas solo se pueden mover por debajo de áreas de nombres existentes o dentro de una jerarquía de etiquetas existente.
Las etiquetas no se pueden mover a la raíz para convertirlas en un área de nombres.
Al mover una etiqueta principal también se mueven todas las etiquetas secundarias almacenadas en la jerarquía.
Siga estos pasos para mover etiquetas de una ubicación a otra:
Seleccione la etiqueta o toda la jerarquía de etiquetas en el área de nombres correspondiente y haga clic en Move.
En el cuadro de diálogo Mover, seleccione la nueva etiqueta de destino o el área de nombres mediante la sección Select Tag.
Haga clic en Save. La etiqueta se muestra en su nueva ubicación.
Edición de etiquetas
Para editar el título de la etiqueta, selecciónela y haga clic en Edit. Especifique el nuevo título y haga clic en Save.
NOTA
El Name de una etiqueta no se puede actualizar. La ruta raíz de una etiqueta también se basa en el nombre de la etiqueta. La ruta sigue siendo la misma aunque actualice el campo Title.
Las operaciones adicionales, como combinar, localizar y publicar, están disponibles en la vista Administración.
Eliminación de etiquetas
Puede eliminar varias áreas de nombres o etiquetas simultáneamente. La operación de eliminación no se puede deshacer.
Realice los siguientes pasos para eliminar etiquetas:
Seleccione el área de nombres o la etiqueta y haga clic en Delete.
Haga clic en Confirm.
NOTA
Al eliminar la etiqueta principal o el área de nombres, también se eliminan las subetiquetas almacenadas en la jerarquía. Si necesita eliminar o actualizar el área de nombres principal, se recomienda mover las etiquetas al nuevo destino antes de eliminar la jerarquía principal.
Al eliminar una etiqueta, también se eliminan todas sus referencias de los recursos.
No puede eliminar etiquetas estándar que existan en el nivel raíz.
Adición del componente Etiquetas al formulario de metadatos
El componente de etiquetas se añade al formulario de metadatos default automáticamente. Puede diseñar un formulario de metadatos mediante una plantilla o desde cero. Si no utiliza una plantilla de formulario de metadatos existente, puede modificar el formulario de metadatos y añadir el componente de etiquetas. La asignación de propiedades de metadatos se rellena automáticamente y no se puede modificar en este momento. Los usuarios en la vista Administrador pueden actualizar la asignación para almacenar valores de etiquetas utilizando áreas de nombres personalizadas y exponer solo subconjuntos de jerarquías mediante rutas raíz.
Vea este vídeo rápido para ver cómo añadir el componente Etiquetas al formulario de metadatos:
Adición de etiquetas a recursos
Vaya a la página de detalles del recurso y navegue hasta la sección Tags del formulario de metadatos.
Seleccione el icono del selector de etiquetas que está junto al campo Etiquetas o empiece a escribir un nombre de etiqueta para ver los resultados sugeridos.
Seleccione una o varias etiquetas. La subetiqueta se selecciona automáticamente junto con la etiqueta principal o el área de nombres.
Las etiquetas modificadas en la vista Recursos también se aplican en la vista Administración.
Restricciones
Las siguientes funciones avanzadas de taxonomía no están disponibles en la vista Recursos en este momento y solo se puede acceder a ellas desde la vista Administrador:
Localización: cualquier localización debe realizarse en la vista Administrador.
Ruta raíz: las rutas raíz no se pueden configurar. Todas las áreas de nombres almacenadas en administración de taxonomía se exponen en la propiedad Etiquetas de la vista Recursos.
Etiquetas estándar: las etiquetas estándar aplicadas en la vista Administrador son visibles en la vista Recursos. No puede añadir etiquetas estándar nuevas en la vista Recursos de la página Detalles del recurso. Los valores existentes almacenados en etiquetas estándar se aplican en la página Detalles de recursos.
Espacios de nombres personalizados: las etiquetas no se pueden asignar a áreas de nombres personalizadas.
Visualización de referencias: los administradores pueden ver el uso de las etiquetas en la vista Recursos. Hace referencia a todos los recursos que utilizan activamente una etiqueta. Sin embargo, los administradores no pueden ver los recursos individuales que utilizan la etiqueta en referencias.
