Accès des invités à Brand Portal

AEM Brand Portal permet à des invités d’accéder au portail. Un utilisateur invité n’a pas besoin d’identifiants pour accéder au portail et a accès aux ressources (et aux collections) publiques du portail. Les utilisateurs se trouvant dans une session d’invité peuvent ajouter des ressources à leur Lightbox (collection privée) et les télécharger jusqu’au terme de leur session qui dure deux heures, à moins que l’utilisateur invité choisisse de Terminer la session.

La fonctionnalité d’accès des invités permet aux entreprises de partager rapidement les ressources approuvées avec l’audience prévue à grande échelle sans avoir besoin d’une intégration. À compter de la version 6.4.2, Brand Portal est capable de servir plusieurs utilisateurs invités simultanés sans dépasser 10 % du nombre total d’utilisateurs par entreprise. Autoriser l’accès des invités permet de gagner du temps dans le cadre de la gestion et de l’intégration de nombreux utilisateurs qui doivent utiliser des fonctionnalités limitées sur Brand Portal.
Les entreprises peuvent activer (ou désactiver) l’accès des invités à leur compte à l’aide de l’option Autoriser l’accès des invités dans les paramètres Accès du panneau des outils d’administration.

Démarrage d’une session d’invité

Pour accéder à Brand Portal de manière anonyme, sélectionnez Cliquez ici en regard de Accès d’invité ? sur l’écran de bienvenue de Brand Portal. Saisissez la réponse à la vérification de sécurité captcha pour obtenir l’accès à Brand Portal.

Durée d’une session d’invité

Une session d’utilisateur invité reste active pendant 15 minutes.
L’état de Lightbox est ainsi conservé jusqu’à 15 min à compter du début de la session. Après cela, la session d’invité en cours redémarre et l’état de Lightbox est donc perdu.

Par exemple, un utilisateur invité se connecte à Brand Portal à 15 h 00 et ajoute des ressources dans Lightbox pour un téléchargement à 15 h 05. Si l’utilisateur ne télécharge pas la collection Lightbox (ou ses ressources) avant 15 h 15 (dans les 15 minutes qui suivent la connexion), il devra redémarrer la session. Lightbox sera alors vide, ce qui signifie que les ressources téléchargées ne seront plus disponibles si la session a été perdue.

Sessions d’invités simultanées permises

Le nombre de sessions d’invités simultanées est limité à 10 % du nombre total d’utilisateurs pour chaque entreprise. Pour une société disposant de 200 utilisateurs, un maximum de 20 utilisateurs invités peuvent ainsi travailler en même temps. Le 21e utilisateur se voit refuser l’accès et ne peut donc bénéficier d’un accès invité que si la session de l’un des 20 utilisateurs invités actifs se termine.

Interaction des utilisateurs invités avec Brand Portal

Navigation dans l’IU des invités

Lorsqu’ils se connectent à Brand Portal en tant qu’invités, les utilisateurs peuvent voir l’ensemble des ressources et dossiers partagés publiquement ou avec les utilisateurs invités exclusivement. Réservé au contenu, ce mode affiche les ressources dans les dispositions Carte, Liste ou Colonnes.

Cependant, les utilisateurs invités voient l’arborescence de dossiers (à partir du dossier racine) et les dossiers partagés organisés dans leurs dossiers parents respectifs lors de leur connexion à Brand Portal, si les administrateurs ont activé la configuration Activer la hiérarchie de dossiers.

Ces dossiers parents sont des dossiers virtuels et ne peuvent faire l’objet d’aucune action. Vous pouvez identifier ces dossiers virtuels grâce à leur icône de cadenas.

Aucune tâche d’action n’est visible lorsque vous les survolez ou les sélectionnez en mode Carte, à la différence des dossiers partagés. Le bouton Aperçu apparaît lorsque vous sélectionnez un dossier virtuel dans les modes Colonnes et Liste.

L’option Paramètres permet aux utilisateurs invités d’ajuster les formats de carte en mode Carte ou les colonnes à afficher en mode Liste.

Arborescence de contenu vous permet de vous déplacer dans la hiérarchie des ressources.

Brand Portal fournit aux utilisateurs invités l’option Aperçu qui leur permet d’afficher les Propriétés de l’élément pour les ressources/dossiers sélectionnés. L’option Aperçu est visible :

• dans la barre d’outils supérieure lors de la sélection d’une ressource/d’un dossier ;
• dans le menu déroulant, lors de la sélection du sélecteur de rail.
  S’ils choisissent l’option Aperçu lorsqu’une ressource/un dossier est sélectionné, les utilisateurs peuvent voir le titre, le chemin et l’heure de création de la ressource. En revanche, sur la page des détails de la ressource, l’option Aperçu permet aux utilisateurs d’afficher les métadonnées de la ressource.

L’option Navigation dans le rail de gauche permet de naviguer des fichiers aux collections, et inversement, lors d’une session d’invité afin de permettre aux utilisateurs de parcourir les ressources dans les fichiers ou les collections.

L’option Filtre permet aux utilisateurs invités de filtrer les fichiers et les dossiers de ressources à l’aide de prédicats de recherche définis par l’administrateur.

Fonctions offertes aux utilisateurs invités

Les utilisateurs invités peuvent accéder aux ressources publiques sur Brand Portal. Quelques restrictions leur sont également appliquées, comme décrit plus loin.

Les utilisateurs invités peuvent :

• accéder à tous les dossiers et collections publics destinés à tous les utilisateurs de Brand Portal ;
• parcourir les membres et la page de détails, et disposer d’une vue complète des ressources des membres de tous les dossiers et collections publics ;
• rechercher des ressources au sein des dossiers et collections publics ;
• ajouter des ressources à la collection Lightbox (les modifications apportées à la collection persistent pendant la session) :
• télécharger des ressources directement ou via la collection Lightbox.

Les utilisateurs invités ne peuvent pas :

• créer des collections et des recherches enregistrées, ni les partager ;
• accéder aux paramètres des dossiers et collections ;
• partager des ressources sous la forme de liens.

Téléchargement de ressources au cours d’une session d’invité

Les utilisateurs invités peuvent télécharger directement les ressources partagées publiquement ou exclusivement avec les utilisateurs invités sur Brand Portal. Ils peuvent également ajouter des ressources à Lightbox (collection publique) et télécharger la collection Lightbox avant l’expiration de leur session.

Pour télécharger des ressources et des collections, utilisez l’icône Télécharger à partir :

• des miniatures d’action rapide, qui apparaissent lorsque vous placez le curseur sur une ressource ou une collection ;
• de la barre d’outils supérieure, qui s’affiche lorsque vous sélectionnez une ressource ou une collection.

Sélectionnez Activer l’accélération des téléchargements dans la boîte de dialogue Télécharger afin d’améliorer les performances de téléchargement.

Quitter une session d’invité

Pour quitter une session d’invité, utilisez Terminer la session parmi les options disponibles dans l’en-tête. Toutefois, si l’onglet du navigateur utilisé pour la session d’invité est inactif, la session expire automatiquement après deux heures d’inactivité.

Surveillance des activités des utilisateurs invités

Les administrateurs peuvent suivre l’interaction des utilisateurs invités avec Brand Portal. Les rapports générés dans Brand Portal peuvent fournir des informations clés sur les activités des utilisateurs invités. Par exemple, le rapport Télécharger peut être utilisé pour le suivi du nombre de ressources téléchargées par un utilisateur invité. Le rapport Connexions des utilisateurs peut indiquer lorsqu’un utilisateur invité s’est connecté pour la dernière fois au portail et la fréquence de ses connexions au cours d’une période donnée.