Freigeben und Anfordern von Zugriff auf Elemente im Posteingang eines Benutzers

Eine Warteschlange ist eine Liste von Elementen im AEM-Posteingang eines Benutzers. Dabei kann es sich um Elemente handeln, die einem Benutzer zugewiesen sind, oder um Elemente, die für die Gruppe freigegeben sind, der ein Benutzer angehört. Sie können auf Ihren Posteingang zugreifen, um das Posteingangselement anzuzeigen und eine Aktion damit auszuführen. Geben Sie beispielsweise ein Element für einen anderen Benutzer frei.

Sie können Ihre Posteingangselemente auch für einen anderen Benutzer freigeben. Sobald ein anderer Benutzer Zugriff auf Ihre Posteingangselemente hat, kann er sie beanspruchen und entsprechende Aktionen durchführen. Ebenso können Sie von anderen Benutzern Zugriff auf Posteingangselemente anfordern.

Voraussetzungen

Der angemeldete Benutzer muss Mitglied der Gruppe workflow-users sein. Der Benutzer kann Elemente freigeben oder Zugriff auf Elemente nur von Benutzern anfordern, für die der angemeldete Benutzer über Leserechte verfügt, oder nur von Benutzern, die ein öffentliches Profil aktiviert haben.

Teilen eines einzelnen oder aller Elemente Ihres Posteingangs mit einem anderen Benutzer

Mit dem AEM-Posteingang können Sie einzelne oder alle Elemente in Ihrem Posteingang für einen anderen Benutzer freigeben.

Alle Posteingangselemente freigeben

Führen Sie folgende Schritte aus, um alle Elemente in einem Posteingang für einen anderen Benutzer freizugeben:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Autoreninstanz an. Tippen Sie auf das Symbol Posteingang und dann auf Alle anzeigen. Eine Liste Ihrer Posteingangselemente wird angezeigt.
  2. Tippen Sie auf das Symbol Listenansicht oder Kalender neben der Schaltfläche Erstellen und dann auf Einstellungen. Das Dialogfeld „Einstellungen“ wird angezeigt.
  3. Öffnen Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ die Registerkarte Freigeben.
  4. Geben Sie den Namen eines Benutzers in das Textfeld Zugriff auf Ihre Posteingangselemente gewähren ein und tippen Sie auf Gewähren. Wiederholen Sie den Schritt, um weitere Benutzer hinzuzufügen. Alle Benutzer mit Zugriff auf Ihre Elemente werden im Abschnitt Benutzername angezeigt.
  5. Tippen Sie auf Speichern.
HINWEIS

(Nur für Forms-zentrierte Workflow-Elemente) Aktivieren Sie die Option Zulassen, dass Verantwortlicher per Freigabe des Posteingangs freigibt im Schritt Aufgabe zuweisen. Für andere Benutzer werden nur Elemente angezeigt, für die die oben genannte Option aktiviert ist.

Freigeben einzelner Elemente

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Posteingangselement für einen anderen Benutzer freizugeben:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Autoreninstanz an. Tippen Sie auf das Symbol Posteingang und dann auf Alle anzeigen. Eine Liste Ihrer Posteingangselemente wird angezeigt.
  2. Wählen Sie ein Element aus und tippen Sie auf Freigeben. Folgendes Dialogfeld wird angezeigt.
  3. Geben Sie den Namen eines Benutzers in das Textfeld „Benutzer hinzufügen, um dieses Element freizugeben“ ein und tippen Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie den Schritt, um weitere Benutzer hinzuzufügen. Alle Benutzer mit Zugriff auf Ihre Elemente werden im Abschnitt Benutzername angezeigt.
  4. Tippen Sie auf Speichern.
HINWEIS

(Nur für Forms-zentrierte Workflow-Elemente) Aktivieren Sie die Option Zulassen, dass Verantwortlicher explizit im Posteingang freigibt des Workflow-Schritts Aufgabe zuweisen. Für andere Benutzer werden nur Elemente angezeigt, für die die oben genannte Option aktiviert ist.

Anfordern von Zugriff auf Elemente im Posteingang

Sie können Zugriff auf die Posteingangselemente eines anderen Benutzers anfordern. Sobald der Zugriff gewährt ist, können Sie freigegebene Elemente anzeigen, beanspruchen und entsprechende Aktionen durchführen. Führen Sie folgende Schritte aus, um den Zugriff auf Posteingangselemente eines anderen Benutzers anzufordern:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Autoreninstanz an. Tippen Sie auf das Symbol View Selector und dann auf Alle anzeigen.
  2. Tippen Sie auf das Symbol View Selector oder View Selector neben der Schaltfläche Erstellen und dann auf Einstellungen. Das Dialogfeld „Einstellungen“ wird angezeigt.
  3. Geben Sie den Namen eines Benutzers in das Textfeld Zugriff auf Posteingangselemente des Benutzers anfordern ein und tippen Sie auf Anfordern. Der Benutzer erhält eine Anfrage und der Status der Anfrage wird beim Namen des Benutzers angezeigt. Wiederholen Sie den Schritt, um weitere Benutzer hinzuzufügen.
  4. Tippen Sie auf Speichern. Die Anfrage wird als Posteingangselement an die Benutzer gesendet. Der Benutzer kann das Element auswählen und auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ tippen, um den Zugriff zu gewähren oder abzulehnen.

Anfordern von Elementen, die von anderen Benutzern freigegeben werden

Sie können erst mit einem freigegebenen Element arbeiten, nachdem Sie es beansprucht haben. Dadurch wird verhindert, dass mehrere Benutzer an einem einzelnen Element arbeiten. Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Element zu beanspruchen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Autoreninstanz an. Tippen Sie auf das Posteingangssymbol (Inbox) und dann auf Alle anzeigen.
  2. Tippen Sie auf das Symbol Content only, um die Filterauswahl zu öffnen.
  3. Tippen Sie auf die Dropdown-Liste Verantwortlichen auswählen, um Benutzer anzuzeigen und auszuwählen, die ihre Posteingangselemente für Sie freigegeben haben.
  4. Wählen Sie ein Element aus und tippen Sie auf Beanspruchen. Das Element wird Ihrem Posteingang hinzugefügt.

Freigeben angeforderter Elemente

Sie können erst mit einem freigegebenen Element arbeiten, nachdem Sie es beansprucht haben. Andere Benutzer können Elemente, die Sie beansprucht haben, nicht sehen oder bearbeiten. Wenn Sie mit der Arbeit an einem Element nicht fortfahren können, können Sie es wieder in den Pool freigeben. Nachdem Sie das Element freigegeben haben, können andere das Element beanspruchen und bearbeiten:

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Element freizugeben:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer AEM-Autoreninstanz an. Tippen Sie auf das Posteingangssymbol (Inbox) und dann auf Alle anzeigen. Eine Liste Ihrer Posteingangselemente wird angezeigt.
  2. Wählen Sie das zu veröffentlichende Element aus und tippen Sie auf Beanspruchung aufheben. Das Element wird wieder zum Pool hinzugefügt. Andere können das Element jetzt beanspruchen.

Beschränkungen

  • Die Freigabe von Elementen für eine Gruppe wird nicht unterstützt.
  • Die Freigabe von Projektaufgaben wird nicht unterstützt.

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