Publication et annulation de publication de formulaires et documents

AEM Forms vous permet de créer, publier et annuler la publication de formulaires en toute facilité. Pour plus d’informations sur AEM Forms, consultez la section Présentation de la gestion des formulaires.

Le serveur AEM Forms propose deux instances : Auteur et Publication. L’instance Auteur est destinée à la création et la gestion d’éléments et de ressources de formulaire. L’instance Publication est destinée à conserver les éléments et les ressources connexes mis à la disposition des utilisateurs finaux. Vous pouvez importer des formulaires XDP et PDF en mode Auteur. Pour plus d’informations, voir Obtention de documents XDP et PDF dans AEM Forms.

Ressources prises en charge

AEM Forms prend en charge les types d’éléments suivants :

• Formulaires adaptatifs
• Documents adaptatifs
• Fragments de formulaire adaptatif
• Thèmes
• Modèles de formulaire (formulaires XFA)
• Formulaires PDF
• Document (documents PDF aplatis)
• Ensembles de formulaire
• Ressource (images, schémas et feuilles de style)

Au départ, tous les éléments sont disponibles uniquement dans l’instance Auteur. Un administrateur ou un auteur de formulaires peut publier l’ensemble des éléments, à l’exception des ressources.

Lorsque vous sélectionnez un formulaire et que vous le publiez, ses éléments et ressources associés sont également publiés. Toutefois, les éléments dépendants ne sont pas publiés. Dans ce contexte, les éléments et les ressources connexes sont des éléments qu’un élément publié utilise ou auquel il se réfère. Les éléments dépendants sont des éléments qui font référence à un élément publié.

Vos formulaires adaptatifs peuvent utiliser certains paramètres, configurations et personnalisations qui ne sont pas publiés automatiquement. Il est recommandé de publier ou d’activer ces ressources avant de publier un formulaire adaptatif.

• Modèles de formulaires adaptatifs modifiables

• Configurations du service Cloud pour les modèles Adobe Sign, Typekit, reCAPTCHA et Form Data

• Les autres configurations de services Cloud ne sont activées que si l’utilisateur dispose de droits d’administrateur.

• Personnalisations. Elles comprennent notamment :

  • Mises en page personnalisées
  • Aspects personnalisés
  • Fichier CSS : utilisé en tant qu’entrée dans la boîte de dialogue des propriétés du conteneur de formulaires adaptatifs
  • Catégorie de bibliothèque cliente : utilisée en tant qu’entrée dans la boîte de dialogue des propriétés du conteneur de formulaires adaptatifs
  • Une autre bibliothèque client qui peut être incluse dans le modèle de formulaire adaptatif.
  • Chemins de conception

États d’un élément

Un élément peut présenter les états suivants :

• Non publié : élément qui n’a jamais été publié (l’état non publié s’applique uniquement aux éléments de Forms. Les éléments de Correspondence Management n’ont pas l’état non publié.)
• Publié : élément qui a été publié et qui est disponible sur l’instance de publication.
• Modifié : élément qui est modifié après avoir été publié.

Publication d’un élément

1. Connectez-vous au serveur AEM Forms.

2. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour sélectionner et publier un élément.

   1. Positionnez le pointeur sur un élément et appuyez sur Publier .

   2. Effectuez l’une des actions suivantes, puis appuyez sur Publier :

      • Si le mode d’affichage Carte est actif, appuyez sur Passer en mode de sélection , puis sur l’élément. L’élément est sélectionné.
      • Si le mode Liste est actif, cochez la case correspondant à un élément. L’élément est sélectionné.
      • Appuyez sur un élément pour en afficher les détails.
      • Affichez les propriétés d’un élément en appuyant sur Afficher les propriétés .
      REMARQUE

      Ne sélectionnez pas plusieurs éléments. La publication simultanée de plusieurs éléments n’est pas prise en charge.

3. Au lancement de la procédure de publication, une boîte de dialogue de confirmation s’ouvre. Elle répertorie l’ensemble des éléments et des ressources connexes. Dans la boîte de dialogue contenant les éléments connexes, appuyez sur Publier. L’élément est publié et la boîte de dialogue Publication réussie apparaît.

   REMARQUE

   Dans le cas des formulaires adaptatifs, à côté des éléments connexes, le nom de la page Formulaire adaptatif est également affiché.

   

   Boîte de dialogue de confirmation comprenant l’ensemble des ressources et des éléments connexes.

   REMARQUE

   Pour Forms Manager, si l’utilisateur n’est pas autorisé à publier les éléments répertoriés, l’action Publication est désactivée. Un élément qui nécessite des autorisations supplémentaires est affiché en rouge.

   Une fois l’élément publié, ses propriétés de métadonnées sont copiées dans l’instance Publication et son état passe à Publié. L’état des éléments dépendants qui sont publiés est également changé pour Publié.

   Après la publication d’un élément, vous pouvez utiliser Forms Portal pour afficher l’ensemble des éléments sur une page Web. Pour plus d’informations, consultez la section Présentation de la publication de formulaires sur un portail.

Publication de tous les éléments de Correspondence Management

AEM Forms permet de modifier tous les éléments de Correspondence Management sur un serveur en une seule fois. Les éléments publiés comportent tous les éléments de Correspondence Management et dépendances connexes.

Procédez comme suit pour publier tous les éléments de Correspondence Management sur un serveur :

1. Connectez-vous au serveur AEM Forms.

2. Appuyez sur Adobe Experience Manager dans la barre de navigation générale.

3. Appuyez sur puis sur Formulaires.

4. Appuyez sur Publier les actifs de gestion correspondance.

   

   La page Publier tous les actifs de gestion de correspondance apparaît et affiche les informations sur la dernière fois où le processus de publication des actifs de gestion de correspondance a été tenté.

   

5. Appuyez sur Publier puis, dans le message de confirmation, appuyez sur OK.

   A la fin du traitement par lot, vous pouvez afficher les détails de la dernière exécution. Ces informations indiquent la session administrateur et si le traitement du lot a réussi ou échoué.

   REMARQUE

   Le processus de publication ne peut pas être annulé une fois lancé. En outre, pendant que le processus de publication est en cours, ne procédez à aucune création, suppression, modification ou publication d’éléments, ou ne lancez aucune opération d’exportation d’éléments de Correspondence Management.

Automatisation de la publication ou de l’annulation de publication de formulaires et documents

AEM Forms permet de planifier la publication et l’annulation de publication des éléments de formulaires et documents. Vous pouvez spécifier la planification dans l’éditeur de métadonnées. Pour plus d’informations sur la gestion des métadonnées de formulaire, reportez-vous à la section Gestion des métadonnées de formulaire.

Procédez comme suit pour planifier la date et l’heure de publication et d’annulation de publication des éléments de formulaires et documents :

1. Sélectionnez un élément et appuyez ensuite sur Afficher les propriétés. La page Propriétés des métadonnées s’ouvre.
2. Dans la page Propriétés des métadonnées, appuyez sur Paramètres avancés, puis sur Modifier .
3. Sélectionnez la date et l’heure dans les champs Heure de début de publication et Heure de fin de publication.
   Appuyez sur Terminé .

Annulation de la publication d’un élément

1. Sélectionnez un élément publié et appuyez sur Annuler la publication .

2. Utilisez l’une des actions suivantes pour sélectionner et annuler la publication d’un élément.

   1. Positionnez le pointeur sur un élément et appuyez sur Annuler la publication .

   2. Effectuez l’une des actions suivantes, puis appuyez sur Annuler la publication :

      • Si le mode d’affichage Carte est actif, appuyez sur Passer en mode de sélection , puis sur l’élément. L’élément est sélectionné.

      • Si le mode d’affichage Liste est actif, placez le pointeur de la souris sur un élément et appuyez sur . L’élément est sélectionné.

      • Appuyez sur un élément pour en afficher les détails.

      • Affichez les propriétés d’un élément en appuyant sur Afficher les propriétés .

3. Au lancement de la procédure d’annulation de publication, une boîte de dialogue de confirmation s’ouvre. Appuyez sur Annuler la publication.

   REMARQUE

   L’annulation de publication affecte uniquement l’élément sélectionné ; les éléments enfants et référencés ne sont pas concernés.

Rétablissement de la version précédemment publiée d’une ressource ou d’une lettre

Chaque fois que vous publiez une ressource ou une lettre après l’avoir modifiée, une version de la ressource ou de la lettre est publiée. Vous pouvez rétablir la version précédemment publiée d’une ressource ou d’une lettre. Cette opération peut être utile si un problème se produit avec la version actuelle de la ressource ou de la lettre.

1. Sélectionnez un élément et appuyez sur Restaurer la version publiée précédemment .

2. Avant que l’élément ne soit rétabli, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Appuyez sur Rétablir.

   La version précédemment publiée de l’élément ou de la lettre est rétablie.

Suppression d’un élément

1. Sélectionnez un élément et appuyez sur Supprimer .

   REMARQUE

   L’option de suppression est également disponible quand vous affichez les détails de l’élément en appuyant sur l’élément ou quand vous affichez les propriétés d’un élément en appuyant sur Afficher les propriétés .

2. Avant que l’élément soit supprimé, une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Appuyez sur Supprimer.

   REMARQUE

   Seul l’élément sélectionné est supprimé et les éléments dépendants ne sont pas supprimés. Pour vérifier les références d’un élément, appuyez sur puis sélectionnez un élément.

   Si l’élément que vous essayez de supprimer est un élément enfant d’un autre élément, il n’est pas supprimé. Pour supprimer ce type d’élément, supprimez les références de cet élément des autres éléments et réessayez.

Formulaires adaptatifs protégés

Vous pouvez activer une authentification pour les formulaires auxquels vous souhaitez que des utilisateurs sélectionnés aient accès. Lorsque vous activez une authentification pour vos formulaires, les utilisateurs voient un écran de connexion avant d’y accéder. Seuls les utilisateurs dotés d’informations d’identification autorisées peuvent accéder aux formulaires.

Pour activer une authentification pour vos formulaires :

1. Dans votre navigateur, ouvrez configMgr dans l’instance de publication.
   URL : https://<hostname>:<PublishPort>/system/console/configMgr

2. Dans la configuration de la console Web d’Adobe Experience Manager, cliquez sur Service d’authentification Apache Sling pour le configurer.

3. Dans la boîte de dialogue Service d’authentification d’Apache Sling qui s’affiche, utilisez le bouton + pour ajouter des chemins d’accès.
   Lorsque vous ajoutez un chemin, le service d’authentification est activé pour les formulaires de ce chemin.

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