Senden einer Formularsendebestätigung per E-Mail

Datenübermittlung für adaptive Formulare

Adaptive Formulare bieten mehrere vordefinierte Sendeaktionen Workflows zum Senden der Formulardaten an verschiedene Endpunkte.

Zum Beispiel wird bei der Übermittlungsaktion E-Mail senden eine E-Mail bei erfolgreicher Übermittlung eines adaptiven Formulars gesendet. Sie kann auch so konfiguriert werden, dass die Formulardaten und die PDF-Datei in die E-Mail eingefügt werden.

In diesem Artikel werden die Schritte zum Aktivieren der E-Mail-Aktion für ein adaptives Formular und die verschiedenen bereitgestellten Konfigurationen beschrieben.

HINWEIS

Sie können auch die Option PDF per E-Mail senden verwenden, um das ausgefüllte Formular per E-Mail als PDF-Anlage zu senden. Die Konfigurationsoptionen für diese Aktion sind mit den Optionen identisch, die für die Aktion E-Mail senden verfügbar sind. Die E-Mail-PDF-Aktion ist nur für XFA-basierte adaptive Formulare verfügbar.

Aktion „E-Mail senden“

Mit der Aktion „E-Mail senden“ kann ein Autor automatisch eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger senden lassen, wenn das adaptive Formular erfolgreich übermittelt wurde.

HINWEIS

Um die Aktion „E-Mail senden“ verwenden zu können, müssen Sie dem AEM-E-Mail-Service konfigurieren, wie in Konfigurieren des E-Mail-Services beschrieben.

Aktivieren der Aktion „E-Mail senden“ in einem adaptiven Formular

  1. Öffnen Sie ein adaptives Formular im Bearbeitungsmodus.

  2. Tippen Sie auf der Registerkarte Inhalt auf Formular-Container und dann auf Konfigurieren, um die Eigenschaften des adaptiven Formulars anzuzeigen.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Übermittlung die Option E-Mail senden aus der Dropdown-Liste Übermittlungsaktion.

    Übermittlungsaktionen

  4. Geben Sie gültige E-Mail-IDs in den Feldern An, CC und BCC an.

    Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail in den Feldern Betreff bzw. E-Mail-Vorlage an.

    Sie können auch variable Platzhalter in den Feldern angeben. In diesem Fall werden die Werte der Felder verarbeitet, wenn das Formular erfolgreich von einem Endbenutzer gesendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Feldnamen in adaptiven Formularen, um E-Mail-Inhalte dynamisch zu erstellen.

    Aktivieren Sie Anhänge einschließen, wenn das Formular Dateianhänge enthält und Sie diese Dateien in der E-Mail anhängen möchten.

    HINWEIS

    Wenn Sie die Option PDF mittels E-Mail senden auswählen, müssen Sie die Option „Anlagen einschließen“ aktivieren.

  5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden der Feldnamen in adaptiven Formularen, um E-Mail-Inhalte dynamisch zu erstellen

Die Feldnamen in einem adaptiven Formular werden als Platzhalter bezeichnet, die durch den Wert dieses Felds ersetzt werden, nachdem ein Benutzer das Formular gesendet hat.

In der Aktion E-Mail senden können Sie Platzhalter verwenden, die verarbeitet werden, wenn die Aktion ausgeführt wird. Das bedeutet, dass die Header der E-Mail (An, CC, BCC, Betreff) dann erstellt werden, wenn der Benutzer das Formular sendet.

Um einen Platzhalter zu definieren, geben Sie ${<field name>} in ein Feld ein, nachdem Sie E-Mail senden als Übermittlungsaktion ausgewählt haben.

Beispiel: Wenn das Formular das Feld E-Mail-Adresse mit dem Namen email_addr zur Abfrage der E-Mail-ID eines Benutzers enthält, können Sie Folgendes in den Feldern An, CC oder BCC angeben.

${email_addr}

Wenn ein Benutzer das Formular sendet, wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet, die in das Feld email_addr des Formulars eingegeben wurde.

HINWEIS

Sie finden den Namen eines Felds im Dialogfeld Bearbeiten für das Feld.

Variable Platzhalter können auch in den Feldern Betreff und E-Mail-Vorlage verwendet werden.

Beispiel:

Hi ${first_name} ${last_name},

Your form has been received by our department. It usually takes ten business days to process the request.

Regards

Administrator

HINWEIS

Felder in wiederholbaren Bereichen können nicht als variable Platzhalter verwendet werden.

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