在適用性表單中使用Adobe Sign

Adobe Sign 啟用最適化表單的電子簽名工作流程。電子簽名改進了處理法律、銷售、工資、人力資源管理等領域的文檔的工作流。

在典型的Adobe Sign和最適化表單案例中,使用者會填入最適化表單以申請服務。 例如,抵押貸款和信用卡申請要求所有借款人和共同申請人簽名。 若要針對類似案例啟用電子簽名工作流程,您可以將Adobe Sign與AEM Forms整合。 還有幾個範例,您可以使用Adobe Sign來:

  • 通過完全自動化的計畫書、報價和合同流程從任何設備處理交易。
  • 更快完成人力資源流程,並為員工提供數位體驗。
  • 縮短合約週期時間,並加快供應商的上線速度。
  • 建立可自動化常見流程的數位工作流程。

Adobe Sign 與AEM的整合 Forms 支援:

  • 單一和多使用者簽署工作流程
  • 循序和同時簽署工作流程
  • 表單內和表單外簽署體驗
  • 以匿名或登入的使用者身分簽署表單
  • 動態簽署程式(與AEM Forms工作流程整合)
  • 通過知識庫、電話和社交配置檔案進行身份驗證

了解使用Adobe Sign搭配最適化表單🔗以建立更佳簽署體驗的最佳實務。

必備條件

在適用性表單中使用Adobe Sign之前:

  • 確認AEM Forms雲端服務已設定為使用Adobe Sign。 如需詳細資訊,請參閱將Adobe Sign與AEM Forms整合
  • 讓簽署者清單保持就緒。 您至少需要每個簽署者的電子郵件地址。

為適用性表單配置Adobe Sign

執行下列步驟以配置最適化表單的Adobe Sign:

  1. 編輯Adobe符號的最適化表單屬性

  2. 將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

  3. 啟用Adobe Sign以建立最適化表單

  4. 為最適化表單選取Adobe SignCloud Service

  5. 將Adobe Sign簽署者新增至最適化表單

  6. 為最適化表單選取「提交動作」

簽署者詳細資訊

編輯Adobe Sign的最適化表單屬性

為現有或新的最適化表單設定Adobe Sign的最適化表單屬性。

為Adobe簽署建立最適化 表單說明建立基本最適化表單的步驟。請參閱建立最適化表單 ,以了解建立最適化表單時可用的其他選項。

為Adobe Sign建立最適化表單

執行下列步驟以建立已啟用符號的最適化表單:

  1. 導覽至​Adobe Experience Manager > Forms > Forms與檔案

  2. 點選​建立​並選取​最適化表單。 隨即顯示範本清單。 選取範本,然後點選​Next

  3. 在​Basic​標籤中:

    1. 為最適化表單指定​Name​和​Title

    2. 選取使用AEM Forms設定Adobe Sign時建立的設定容器

      注意

      Adobe SignCloud Service​下拉式清單顯示您在此欄位中選取的設定容器中所設定的雲端服務。 當您選取​啟用Adobe Sign​選項時,Adobe SignCloud Service​下拉式清單可在適用性表單屬性的​電子簽名​區段中取得。

  4. 在​表單模型​頁簽中,選擇以下選項之一:

    • 選擇「關聯表單模板」作為「記錄文檔」模板​選項,然後選擇「記錄文檔」模板。 如果您使用基於表單模板的最適化表單,則為簽名而發送的文檔將僅顯示基於關聯表單模板的那些欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。

    • 選擇​生成記錄文檔​選項。 如果您使用已啟用「記錄檔案」選項的適用性表單,則為簽署而傳送的檔案會顯示適用性表單的所有欄位。

  5. 點選「 建立」。 系統會建立已啟用符號的最適化表單,供您新增 Adobe Sign 欄位。

編輯Adobe Sign的最適化表單

執行下列步驟以在現有適用性表單中使用Adobe Sign:

  1. 導覽至​Adobe Experience Manager > Forms > Forms與檔案

  2. 選取最適化表單,然後點選​屬性

  3. 在​Basic​標籤中,選擇在使用AEM Forms配置Adobe Sign時建立的配置容器

  4. 在​表單模型​頁簽中,選擇以下選項之一:

    • 選擇「關聯表單模板」作為「記錄文檔」模板​選項,然後選擇「記錄文檔」模板。 如果您使用基於表單模板的最適化表單,則為簽名而發送的文檔將僅顯示基於關聯表單模板的那些欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。

    • 選擇​生成記錄文檔​選項。 如果您使用已啟用「記錄檔案」選項的適用性表單,則為簽署而傳送的檔案會顯示適用性表單的所有欄位。

  5. 點選​儲存並關閉。 已為Adobe Sign啟用最適化表單。

將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

Adobe Sign 有可放置在最適化表單上的各種欄位。這些欄位接受各種類型的資料,如簽名、縮寫、公司或標題,並幫助在簽名期間收集額外資訊以及簽名。 您可以使用Adobe Sign區塊元件,將Adobe Sign欄位置於最適化表單中的不同位置。

執行下列步驟,將欄位新增至最適化表單,並自訂與這些欄位相關的各種選項:

  1. 從元件瀏覽器拖放​Adobe Sign區塊​元件至最適化表單。 Adobe Sign塊元件包含所有支援的Adobe Sign欄位。 依預設,它會將​Signature​欄位新增至最適化表單。

    符號區塊

    依預設,已發佈的適用性表單中不會顯示Adobe Sign區塊。 它只會顯示在簽署檔案中。 您可以從Adobe Sign塊元件的屬性中更改Adobe Sign塊的可見性。

    注意
    • 使用Adobe Sign區塊並非在最適化表單中使用Adobe Sign的必要項目。 如果您沒有使用Adobe Sign塊並添加簽名者的欄位,則預設簽名欄位將顯示在簽名文檔的底部。
      • 僅對自動產生記錄檔案的最適化表單使用Adobe Sign區塊。 如果您使用自訂XDP來產生記錄檔案或表單範本型最適化表單,則不支援Adobe Sign區塊。
  2. 選取​Adobe Sign區塊​元件,然後點選​Edit aem_6_3_edit圖示。 它顯示添加欄位和格式欄位外觀的選項。

    adobe-sign-block-select-fields

    A.選 取並新增 Adobe Sign 欄位。B. 將區塊展 Adobe Sign 開為全螢幕檢視

  3. 點選「Adobe Sign欄位 aem_6_3_adobesign」圖示。 它顯示選擇和添加Adobe Sign欄位的選項。

    展開​Type​下拉式欄位以選取Adobe Sign欄位,然後點選「Done aem_6_3_forms_save」圖示,將選取的欄位新增至Adobe Sign區塊。 Type​下拉欄位包括簽名、簽名者資訊和資料欄位類型。 Adobe Sign 與「類型」 Forms 下拉式方塊中所列的AEM 支援欄位整合。如需Adobe Sign欄位的詳細資訊,請參閱Adobe Sign檔案

    adobe-sign-block-fields-options

    必須為欄位提供唯一名稱。 您也可以選取必要選項,將欄位標示為必填欄位。 除了​Name​和​Required​選項外,某些Adobe Sign欄位還有更多選項。 例如,遮色片和多行。 此外,為每個Adobe Sign欄位指定唯一名稱,無論欄位位於相同或不同的Adobe Sign區塊。

    如果您從下拉清單中選擇​數字簽名,則可以將數字簽名應用到最適化表單:

    • 線上使用雲簽名以使用信任服務提供商托管的數字ID進行簽名。
    • 使用智慧卡、USB代號或檔案式數位ID下載含Adobe Acrobat或Reader的檔案,即可在本機下載。

為最適化表單啟用Adobe Sign

現成可用的適用性表單未啟用Adobe Sign。 執行下列步驟以啟用:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選​表單容器,然後點選​設定 設定圖示。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示適用性表單容器屬性。
  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名​折疊式功能表,然後選擇​啟用Adobe Sign​選項。 它會針對最適化表單啟用Adobe Sign。

選擇Adobe SignCloud Service和簽名順序

您可以為AEM Forms的例項配置多個Adobe Sign服務。 建議為每個職能(人力資源、財務等)分別提供一套服務。 它讓追蹤和報告已簽署的檔案更輕鬆。 例如,銀行有多個部門。 您可以為每個部門分別設定以更好地跟蹤文檔。

文檔還可以有多個簽名者。 例如,信用卡申請可以有多個申請人。 銀行在開始處理申請前要求所有申請人簽名。 對於多簽署者方案,您可以選擇按順序或同時順序對文檔進行簽名。

執行下列步驟以選取雲端服務和簽署順序:

雲端服務

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選​表單容器,然後點選​設定 設定圖示。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示適用性表單容器屬性。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名​折疊式功能表,然後選擇​啟用Adobe Sign​選項。 它會針對最適化表單啟用Adobe Sign。

  3. 從已配置的Adobe SignCloud Services清單中選擇雲服務。

    如果​Adobe SignCloud Service​清單為空,請依照使用AEM Forms設定Adobe Sign文章來設定服務。

    下拉式清單會列出「工具」>「Cloud Services」>>Adobe Sign​中global資料夾中的雲端服務。 此外,下拉式清單也會列出您在建立最適化表單時,於​設定容器​欄位中選取之資料夾中存在的雲端服務。

  4. 從​簽名者可以簽名​對話框中選擇簽名順序。 Adobe Sign 歌手可依序 (依序)簽署最適 化表單,或依 (依序)簽署最適化表單。

    依序,一個簽署者一次會收到要簽署的表單。 簽署者完成對檔案的簽署後,表單會傳送給下一個簽署者,以此類推。

    同時,多位簽署者一次可簽署表單。

  5. 將「簽署者」新 增至最適化表單,然 後點選「完成aem_6_3_forms_ save」圖示以儲存變更。

將簽署者新增至最適化表單

最適化表單只能有一名或多名簽署者。 添加簽名者時,還可以配置簽名者的驗證詳細資訊。 您也可以選取表單填寫者和歌手是否為同一人。 執行下列步驟來新增及提供與簽署者相關的各種詳細資訊:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選​表單容器,然後點選​設定 設定圖示。 它會開啟屬性瀏覽器,其中包含適用性表單容器屬性。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名​折疊式功能表,然後選擇​啟用Adobe Sign​選項。 它會針對最適化表單啟用Adobe Sign。

  3. 點選「Signer Configuration」下的「Add Signer 」。​它會將簽署者新增至最適化表單。 您可以將多個Adobe Sign簽署者新增至最適化表單。
    電話詳細資訊

  4. 按一下​Edit aem_6_3_edit圖示,以指定與簽署者相關的下列資訊:

    • 標題: 指定標題以唯一識別簽署者。

    • 簽署者和人員在填寫相同的表單嗎?: 如果表 單填入者與第一個簽署者是同一人,請選取「是」。如果選項設為​No, ,則請勿在最適化表單中使用簽名步驟元件。 如果表單包含簽名步驟元件,則欄位將自動設定為是。

    • 簽署者電子郵件地址: 指定簽署者的電子郵件地址。簽署者會在指定的電子郵件地址上收到要簽署的檔案/表單。 您可以選擇使用表單欄位中、登入使用者的AEM使用者設定檔中提供的電子郵件地址,或手動輸入電子郵件地址。 這是必要的步驟。 確認第一個簽署者或唯一簽署者(若是單一簽署者)的電子郵件地址與用於設定AEM雲端服務的Adobe Sign帳戶不相同。

    • 簽署者驗證方法: 指定在開啟表單進行簽署前,驗證使用者的方法。您可以在電話、知識庫和社交身份驗證之間進行選擇。

    注意
    • 依預設,社交身分驗證提供使用Facebook、Google和LinkedIn進行驗證的選項。 您可以聯絡Adobe Sign支援,以啟用其他社交驗證提供者。
    • Adobe Sign要填寫或簽名的欄位: 為簽 Adobe Sign 名者選擇欄位。適用性表單可以有多個Adobe Sign欄位。 您可以選擇為簽署者啟用特定欄位。 欄位顯示所有可用的Adobe Sign塊。 選取區塊時,會選取區塊的所有欄位。 您可以使用X圖示來取消選取欄位。

    簽署者詳細資訊

    上圖有兩個Adobe Sign區塊範例:個人資訊和辦公室詳細資訊

    點選「Done aem_6_3_forms_save」圖示。 已添加並配置簽名者。

為最適化表單選取「提交動作」

新增Adobe Sign欄位至最適化表單,從表單容器啟用Adobe Sign,選取Adobe SignCloud Service,然後新增Adobe Sign簽署者,為最適化表單選取適當的提交動作。 如需適用性表單提交動作的詳細資訊,請參閱設定提交動作

此外,只有所有簽署者簽署表單後,才會提交已啟用Adobe Sign的最適化表單。 您可以在表單入口網站的「待簽署」區段中找到部分簽署的表單。 Adobe Sign 配置服務將輪詢伺 Adobe Sign 服器保 持在常 規間隔,以驗證簽名的狀態。如果所有簽署者都完成表單的簽署,則會啟動提交動作服務並提交表單。 如果您使用自訂提交動作,且表單使用Adobe Sign,請更新您的自訂提交動作以使用提交動作服務。

您的表單簽署體驗已就緒。 您可以預覽表單以驗證簽署體驗。 簽署者收到透過電子郵件簽署的表單時,會在已發佈的表單上顯示Adobe Sign區塊欄位。 此體驗也稱為表單外簽署體驗。 您也可以為第一個簽署者設定表單內簽署體驗,以取得詳細步驟,請參閱建立表單內簽署體驗

為最適化表單配置雲端簽名

雲端數位簽名或遠程簽名是新一代的數位簽名,可跨案頭、移動和網路運行,並滿足簽名者驗證的最高級合規性和保證。 您可以使用雲端數位簽名來簽署最適化表單。

編輯Adobe符號的最適化表單屬性後,執行下列步驟將雲端簽名欄位新增至最適化表單:

  1. 從元件瀏覽器拖放​Adobe Sign區塊​元件至最適化表單。 Adobe Sign塊元件包含所有支援的Adobe Sign欄位。 依預設,它會將​Signature​欄位新增至最適化表單。

    符號區塊

  2. 選取​Adobe Sign區塊​元件,然後點選​Edit aem_6_3_edit圖示。 它顯示添加欄位和格式欄位外觀的選項。

    adobe-sign-block-select-fields

    A.選 取並新增 Adobe Sign 欄位。B. 將區塊展 Adobe Sign 開為全螢幕檢視

  3. 點選​Adobe Sign欄位 aem_6_3_adobesign圖示。 它顯示選擇和添加Adobe Sign欄位的選項。

    展開​Type​下拉式欄位以選取​數位簽名​並點選​Done​圖示,將選取的欄位新增至Adobe Sign區塊。

    數位簽名

    必須為欄位提供唯一名稱。

    使用下列方式將數位簽名套用至最適化表單:

    • 雲簽名:使用由信任服務提供者托管的數位ID登入。
    • Adobe Acrobat或Reader:下載並開啟包含Adobe Acrobat或Reader的檔案,以使用智慧卡、USB令牌或基於檔案的數字ID進行簽名。

    將雲端簽名欄位新增至最適化表單後,請執行下列步驟以完成設定程式:

建立表單內簽署體驗

使用者也可以在填寫表單時簽署最適化表單。 此體驗也稱為表單內簽署體驗。 表單內簽署體驗僅適用於多個簽署者環境中的第一位歌手。 執行下列步驟,為最適化表單建立表單內簽署體驗:

  1. 新增及設定簽章步驟元件
  2. 新增摘要步驟元件

表單內簽署體驗

添加和配置簽名步驟元件

使用「簽名步驟」元件提供一個區域,以電子方式對填寫的表單進行簽名。 呈現包含簽名步驟元件的部分時,它將顯示可簽名的PDF填充表單版本。 簽名步驟元件佔用表單可用的全寬。 建議在包含簽名步驟元件的區段上不要有任何其他元件。

執行以下步驟配置簽名步驟元件:

  1. 將​簽名步驟​元件從元件瀏覽器拖放到窗體中。

  2. 選擇新添加的簽名步驟元件,並點選​Configure configure表徵圖。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示簽名步驟屬性。 設定下列屬性:

    • 名稱:指定元件的名稱。

    • 標題: 指定元件的唯一標題。

    • 範本訊息: 指定要在載入簽名PDF時顯示的訊息。Adobe Sign 服務需要一些時間來準備和載入簽名PDF。

    • 簽署服務: 選取 Adobe Sign 選項。

    • 使用舊版電子簽名元件:如果您在AEM Forms Workspace 、AEM應用程式中使用個別的適用性表單,或 Forms 基礎的適用性表單有舊版電子簽名元件,請選取 使用舊版電子簽名元 件。

    • 配置:選取設定(Adobe Sign Cloud Service)。只有在啟用​使用舊版E-sign元件​選項時,下拉式方塊才可用。

    • CSS類:指定元件的CSS類別。

    點選「完成aem_6_3_forms_save」圖示以儲存變更。

    簽名步驟

    注意
    • 將​簽名步驟​元件拖放到表單時, 簽名者和填寫表單的人員是否相同? 選項自動設為 「是」。必須讓表單持續運作。

    • 使用簽章步驟元件後的摘要步驟元件以獲得最佳體驗。 在您完成在簽名步驟元件中籤名表單後,「摘要」步驟會自動立即提交表單。 如果您未使用摘要步驟,則只有在使用Adobe Sign Configuration Service設定的間隔後,才會觸發自動提交。
      以下是幾項最佳實務:

    • 包含「簽名」步驟的適用性表單面板一律位於適用性表單的最後一個或第二個最後一個面板。 只有在最後一個面板包含「摘要」步驟時,才能是第二個面板。

    • 包含「簽名」或「摘要」步驟元件的面板不能包含任何其他元件。

    • 包含簽名步驟的適用性表單不能有提交按鈕。

    • 包含簽名步驟的適用性表單的提交是透過背景服務或摘要步驟處理。 如果有一個已配置的簽名者也在填寫表單,則使用「摘要」步驟處理最適化表單提交的好處是,它會立即評估簽名者已簽名表單並調用提交操作。 背景服務需要更多時間來評估所有已設定的簽署者是否已簽署表單,並延遲提交最適化表單。

    • 設計表單,使用者無法從包含「簽名」或「摘要」步驟的面板導覽回。

配置感謝頁面或摘要步驟元件

摘要步驟​元件會自動提交表單,填入自訂摘要頁面中的資訊,並顯示已提交表單的摘要。 它也會在傳回地圖中取得所需資訊。 摘要步驟元件會取用表單可用的全寬度。 建議在包含摘要步驟元件的區段上不要有任何其他元件。

現在,表單中的簽署體驗已就緒。 您可以預覽表單以驗證簽署體驗。

常見問題

問: 您可以將最適化表單嵌入另一個最適化表單。內嵌的最適化表單是否可啟用Adobe Sign?
答案: 否,AEM不 Forms 支援使用內嵌已啟用的最適化表單 Adobe Sign 來簽署

問: 當我使用進階範本建立最適化表單並加以開啟以進行編輯時,畫面會顯示「電子簽名或簽署者未正確設定」錯誤訊息。的上界。 如何解決錯誤訊息?
Ans: 使用進階範本建立的最適化表單已設定為 Adobe Sign使用。若要解決錯誤,請建立並選取Adobe Sign雲端設定,並為最適化表單設定Adobe Sign簽署者。

問: 可以在最適 Adobe Sign 化表單的靜態文字元件中使用文字標籤嗎?答案: 是,您可以在文字元件中使用文字標籤,將欄位新 Adobe Sign 增至 記錄檔 (僅限自動產生記錄檔案選項)啟用的最適化表單。若要了解建立文字標籤的程式和規則,請參閱Adobe Sign檔案。 另請注意,適用性表單對文字標籤的支援有限。 您可以使用文字標籤,僅建立Adobe Sign Block支援的欄位。

問: AEM Forms 同時提供 Adobe Sign 區塊和簽章步驟元件。可在最適化表單中同時使用嗎?
答案: 您可以在表單中同時使用這兩個元件。以下是使用這些元件的幾項建議:

Adobe Sign區塊: 您可以使用Adobe Sign 區 塊,在最適化表 單的 任何位置新增Adobe訊號欄位。也會有助於為簽署者指派特定欄位。 預設情況下,預覽或發佈適用性表單Adobe Sign區塊不會顯示。 這些區塊僅在簽署檔案中啟用。 在簽名文檔中,僅啟用分配給簽名者的欄位。 Adobe 簽署區塊可與第一個和後續簽署者搭配使用。

簽章步驟元件: 您可以使用簽章步驟元件來建立表單內簽署體驗。填入表單時,僅允許第一個簽署者簽署。 呈現包含簽名步驟元件的部分時,它將顯示可簽名的表單PDF版本。 通常是表單的最後一個或倒數第二個區段,後面接著摘要元件。

疑難排解

Adobe Sign 協定失敗


問題 Adobe Sign 為適用性表單設定服務時,服務無法為基礎 Adobe Sign 適用性表單建立合約。

解析度

  • 檢查適用性表單中使用的Adobe Sign雲端服務🔗的設定。

  • 請確定用來設定Adobe Sign雲端服務之Adobe Sign伺服器上的API應用程式擁有必要的權限。

  • 如果您使用多個Adobe Sign雲端服務,請將所有服務的​oAuth URL​指向相同的​Adobe Sign Shard

  • 使用單獨的電子郵件地址來配置Adobe Sign帳戶以及第一個簽名者和單個簽名者。 第一個簽署者或唯一簽署者(若是單一簽署者)的電子郵件地址不能與用來設定AEM雲端服務的Adobe Sign帳戶相同。

為Adobe Sign啟用的適用性表單設定的AEM Forms工作流程未啟動


問題 Adobe Sign 為最適化表單設定時,使用「叫用工作流程」選項設定的 Forms 工作流程不會啟動。

解析度

  • 當您使用Adobe Sign而不使用簽名步驟或表單需要多人簽名時,AEM Forms伺服器會等待調度程式確認所有人已簽名表單。 排程器只會在所有人員完成簽署後提交最適化表單,而工作流程只會在成功提交最適化表單後開始。 您可以縮短調度程式的間隔,以快速間隔檢查表單簽名狀態並加快表單提交。

本頁內容