在最適化表單中使用Adobe Sign

Adobe Sign可針對最適化表單啟用電子簽名工作流程。 電子簽名可改善處理法律、銷售、薪資、人力資源管理等領域檔案的工作流程。

在典型的Adobe Sign和最適化表單案例中,使用者會填寫最適化表單以申請服務。 例如,房貸和信用卡申請需要所有借款人和共同申請人的合法簽名。 若要針對類似案例啟用電子簽名工作流程,您可以將Adobe Sign與AEM Forms整合。 您還可以使用Adobe Sign執行下列動作:

  • 透過完全自動化的提案、報價和合約流程,從任何裝置完成交易。
  • 更快完成人力資源流程,為您的員工提供數位體驗。
  • 縮短合約週期時間,並加快廠商上線速度。
  • 建立可自動化一般程式的數位工作流程。

Adobe Sign與AEM Forms的整合支援:

  • 單一和多使用者簽署工作流程
  • 循序和同步簽署工作流程
  • 表單內和表單外簽署體驗
  • 以匿名或登入使用者身分簽署表格
  • 動態簽署程式(與AEM Forms工作流程整合)
  • 透過知識庫、電話和社交個人檔案進行驗證

必備條件

在最適化表單中使用Adobe Sign之前:

  • 請確定AEM Forms雲端服務已設定為使用Adobe Sign。 如需詳細資訊,請 參閱「將Adobe Sign與AEM Forms整合」。
  • 讓簽署者的清單準備好。 您至少需要每個簽署者的電子郵件地址。

為最適化表單設定Adobe Sign

執行下列步驟,為最適化表單設定Adobe Sign:

  1. 編輯Adobe Sign的最適化表單屬性

  2. 將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

  3. 為最適化表單啟用Adobe Sign

  4. 針對最適化表單選擇Adobe Sign Cloud服務

  5. 將Adobe Sign簽署者新增至最適化表單

  6. 為最適化表單選擇提交動作

簽署者詳細資訊

編輯Adobe Sign的最適化表單屬性

為現有或新的最適化表單設定Adobe Sign的最適化表單屬性。

建立適用於Adobe Sign的最適化表單 ,說明建立基本最適化表單的步驟。 請參 閱建立最適化表單 ,以取得建立最適化表單時的其他可用選項。

建立適用於Adobe Sign的最適化表單

執行下列步驟以建立可簽署的最適化表單:

  1. 導覽至 Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents

  2. 點選「 建立 」並選 取「最適化表單」。 此時會顯示範本清單。 選取範本並點選「下 一步」。

  3. 在「基 」標籤中:

    1. 指定最適 化表單的「名稱 」和「標題」。

    2. 選取在使 用AEM Forms設定Adobe Sign時建立的設定容器。

      注意

      Adobe Sign Cloud Service 」下拉式清單會顯示您在此欄位中選取之組態容器中設定的雲端服務。 當您選 取「啟用Adobe Sign 」選項時,可在最適化表單屬性的「電子簽名 」區段中取得「Adobe Sign Cloud Service​**​** 」下拉式清單。

  4. 在「表 單模型 」(Form Model)頁籤中,選擇以下選項之一:

    • 選擇「 關聯表單模板」作為「記錄文檔」模板選項 ,然後選擇「記錄文檔」模板。 如果您使用以表單範本為基礎的最適化表單,則傳送以進行簽署的檔案只會顯示以關聯表單範本為基礎的欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。

    • 選擇「生 成記錄文檔 」選項。 如果您使用啟用「記錄檔案」選項的最適化表單,則傳送供簽署的檔案會顯示最適化表單的所有欄位。

  5. 點選「 建立」。 會建立可簽署的最適化表單,可用來新增Adobe Sign欄位。

編輯Adobe Sign的最適化表單

執行下列步驟,在現有的最適化表單中使用Adobe Sign:

  1. 導覽至 Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents

  2. 選取最適化表單,然後點選「 屬性」

  3. 在「基 」索引標籤中,選 取使用AEM Forms設定Adobe Sign時建立的設定容器。

  4. 在「表 單模式 」標籤中,選擇下列選項之一:

    • 選擇「 關聯表單模板」作為「記錄文檔」模板選項 ,然後選擇「記錄文檔」模板。 如果您使用以表單範本為基礎的最適化表單,則傳送以進行簽署的檔案只會顯示以關聯表單範本為基礎的欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。

    • 選擇「生 成記錄文檔 」選項。 如果您使用啟用「記錄檔案」選項的最適化表單,則傳送供簽署的檔案會顯示最適化表單的所有欄位。

  5. 點選「 儲存並關閉」。 Adobe Sign已啟用最適化表單。

將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

Adobe Sign有各種欄位,可放置在最適化表單上。 這些欄位接受各種資料類型,例如簽名、縮寫簽名、公司或標題,並協助在簽署時收集額外資訊以及簽名。 您可以使用Adobe Sign Block元件,將Adobe Sign欄位置於最適化表單的不同位置。

執行以下步驟,將欄位添加到自適應表單中並自定義與這些欄位相關的各種選項:

  1. ​Adobe Sign Block元件從元件瀏覽器拖放至最適化表單。 Adobe Sign Block元件包含所有支援的Adobe Sign欄位。 依預設,會新增「簽 」欄位至最適化表單。

    簽署區塊

    依預設,Adobe Sign Block不會顯示在已發佈的最適化表單中。 只有簽署檔案才會顯示。 您可以從Adobe Sign Block元件的屬性變更Adobe Sign Block的可見性。

    注意
    • 使用Adobe Sign區塊並非在最適化表單中使用Adobe Sign的必要條件。 如果您不使用Adobe Sign區塊並新增簽署者的欄位,則預設簽名欄位會顯示在簽署檔案的底部。
    • Adobe Sign區塊僅適用於自動產生記錄檔案的適用表單。 如果您使用自訂XDP來產生記錄檔案或以表單範本為基礎的最適化表單,則不需要Adobe Sign區塊。
  2. 選取 Adobe Sign Block 元件,並點選「 Edit aem_6_3_edit 」圖示。 它顯示添加欄位和欄位格式外觀的選項。

    adobe-sign-block-select-fields

    答: 選取並新增Adobe Sign欄位。 B. 將Adobe Sign區塊展開為全螢幕檢視

  3. 點選 Adobe Sign欄位aem_6_3_adobesign圖示 。 它會顯示選取和新增Adobe Sign欄位的選項。

    展開 Type (類型)下拉式欄位以選取「Adobe Sign」(Adobe Sign)欄位,並點選「Done aem_6_3_forms_save 」圖示,將選取的欄位新增至Adobe Sign區塊。 「類 」下拉式欄位包含「簽章」、「簽署者資訊」和「資料」欄位類型。 Adobe Sign與AEM Forms支援欄位整合,僅列於「類型」下拉式方塊中。 如需Adobe Sign欄位的詳細資訊,請參閱 Adobe Sign檔案

    adobe-sign-block-fields-options

    必須為欄位提供唯一名稱。 您也可以選取必要選項,將欄位標示為必填欄位。 除了「名稱」 「必 ​要」選項外,有些Adobe Sign欄位還有更多選項。 例如,遮色片和多行。 此外,請為每個Adobe Sign欄位指定唯一名稱,不論欄位是位於相同還是不同的Adobe Sign區塊。

    如果您從下 拉式清單中選取「數位簽章 」,則可將數位簽名套用至最適化表單:

    • 使用雲端簽名線上簽署,以 信任服務提供者代管 「數位ID」。
    • 使用智慧卡、USB Token或以檔案為基礎的數位ID,使用Adobe Acrobat或Reader在本機下載檔案。

為最適化表單啟用Adobe Sign

現成可用的Adobe Sign不會針對最適化表單啟用。 執行下列步驟以啟用它:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表 單容器」,然後點選「設 設定 」圖示。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示最適化表單容器屬性。
  2. 在屬性瀏覽器中,展開「電 子簽名 accordion」,然後選 取「啟用Adobe Sign 」選項。 它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

選擇Adobe Sign Cloud服務和簽署順序

您可以為AEM Forms的例項設定多個Adobe Sign Services。 建議為每個功能(人力資源、財務等)分別提供一組服務。 它讓追蹤和報告已簽署的檔案變得更輕鬆。 例如,銀行有多個部門。 您可以為每個部門分別設定一個設定,以便更好地追蹤檔案。

檔案也可以有多個簽署者。 例如,信用卡申請可以有多個申請人。 銀行在開始處理申請之前要求所有申請人的簽名。 對於多重簽署者案例,您可以選擇依循序或同時順序簽署檔案。

執行下列步驟以選擇雲端服務和簽署順序:

雲端服務

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表 單容器」,然後點選「設 設定 」圖示。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示最適化表單容器屬性。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開「電 子簽名 accordion」,然後選 取「啟用Adobe Sign 」選項。 它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

  3. 從已設定的Adobe Sign Cloud Services清單中選取雲端服務。

    如果 Adobe Sign Cloud服務清單為空白 ,請依照「使用AEM Forms文章 設定Adobe Sign 」來設定服務。

    下拉式清單會列出「工具>雲端服務 global > Adobe Sign」中資料夾中存在的雲端服務。 此外,下拉式清單也會列出您在建立最適化表單時,在「設定容器」欄位中選取之資料夾中存在的雲端服務。

  4. 從「簽署者可以簽署」對 話方塊中選取簽署順序 。 Adobe Sign歌手可依序簽署最適 化表單 -一個接一個的簽署者,或 同時簽署 -以任何順序。

    依循序序列,一次會有一個簽署者收到要簽署的表格。 簽署者完成簽署檔案後,表格會傳送給下一個簽署者,依此類推。

    同時,多位簽署者一次可以簽署表格。

  5. 將簽署者新增至最適化表單 ,並點選「完成 aem_6_3_forms_save 」圖示以儲存變更。

將簽署者新增至最適化表單

最適化表單只能有一位或多位簽署者。 當您新增簽署者時,您也可以設定簽署者的驗證詳細資訊。 您也可以選取填表人和歌手是否是同一個人。 執行下列步驟以新增及提供簽署者的各種詳細資訊:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表 單容器」,然後點選「設 設定 」圖示。 它會開啟具有最適化表單容器屬性的屬性瀏覽器。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開「電 子簽名 accordion」,然後選 取「啟用Adobe Sign 」選項。 它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

  3. 在「簽 章者設定」下 ,點 選「新增簽章者」。 它會將簽署者新增至最適化表單。 您可以將多個Adobe Sign簽署者新增至最適化表單。

  4. 電話詳細資訊

    按一 下「編aem_6_3_edit 」圖示,以指定與簽署者相關的下列資訊:

    • 標題: 指定標題以唯一識別簽署者。

    • 簽署者和填寫表格的人員是否相同?: 如果 ​表單填寫者和第一個簽署者是同一人,請選取「是」。 如果選項設定為 No, 則請勿在最適化表單中使用簽名步驟元件。 如果表單包含「簽名步驟」元件,則欄位會自動設為「是」。

    • 簽署者電子郵件地址: 指定簽署者的電子郵件地址。 簽署者會收到指定電子郵件地址上的已簽署檔案/表格。 您可以選擇使用表單欄位中提供的電子郵件地址、登入使用者的AEM使用者設定檔,或手動輸入電子郵件地址。 這是必要的步驟。 請確定第一個簽署者或唯一簽署者(如果是單一簽署者)的電子郵件地址與用於設定AEM雲端服務的Adobe Sign帳戶不相同。

    • 簽署者驗證方法: 指定在開啟表單進行簽署前先驗證使用者的方法。 您可以選擇電話、知識庫和社交身分驗證。

    注意
    • 依預設,社交身分驗證提供使用Facebook、Google和LinkedIn進行驗證的選項。 您可以聯絡Adobe Sign支援,以啟用其他社交驗證提供者。
    • 要填寫或簽署的Adobe Sign欄位: 為簽署者選取「Adobe Sign」欄位。 最適化表單可包含多個Adobe Sign欄位。 您可以選擇為簽署者啟用特定欄位。 欄位會顯示所有可用的Adobe Sign區塊。 選擇塊時,將選擇塊的所有欄位。 您可以使用X圖示來取消選取欄位。

    簽署者——詳細資訊

    上述影像有兩個範例Adobe Sign Blocks:個人資訊和辦公室詳細資訊

    點選「Done aem_6_3_forms_save 」圖示。 簽章者已新增並設定。

為最適化表單選擇提交動作

在您新增Adobe Sign欄位至最適化表單、從表單容器啟用Adobe Sign、選取「Adobe Sign Cloud Service」並新增Adobe Sign簽署者後,請為最適化表單選取適當的提交動作。 如需最適化表單提交動作的詳細資訊,請參 閱設定提交動作

此外,只有所有簽署者簽署表格後,才會提交啟用Adobe Sign的最適化表格。 您可以在表單入口網站的「待簽」區段中找到部分簽署的表單。 Adobe Sign Configuration Service會定期輪詢Adobe Sign 伺服器 ,以驗證簽名狀態。 如果所有簽署者都完成表單簽署,則會啟動提交動作服務並提交表單。 如果您使用自訂提交動作,而表單使用Adobe Sign,請更新自訂提交動作以使用提交動作服務。