Gestion des métadonnées des ressources numériques

Adobe Experience Manager Assets conserve les métadonnées de chaque fichier. Cela permet d’obtenir une catégorisation et une organisation plus simples des ressources, ainsi que d’aider les personnes qui recherchent une ressource spécifique. Grâce à la possibilité d’extraire les métadonnées à partir des fichiers chargés sur Experience Manager Assets, la gestion des métadonnées s’intègre aux workflows créatifs. La possibilité de conserver et de gérer les métadonnées de vos fichiers permet aussi d’organiser et de traiter automatiquement les fichiers en fonction de leurs métadonnées.

Métadonnées et son origine

Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur la ressource qui peuvent faire l’objet d’une recherche. Il est ajouté aux ressources et dans Experience Manager il est traité lorsque vous téléchargez une ressource. Vous pouvez modifier les métadonnées existantes, ajouter de nouvelles propriétés de métadonnées aux champs existants. Les entreprises ont besoin de vocabulaires de métadonnées contrôlés et fiables. Par conséquent, Experience Manager Assets ne permet pas l’ajout à la demande de nouvelles propriétés de métadonnées. Seuls les administrateurs et les développeurs peuvent ajouter de nouvelles propriétés ou de nouveaux champs contenant des métadonnées. Les utilisateurs peuvent renseigner les champs existants avec des métadonnées.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour ajouter des métadonnées à des ressources numériques :

• Pour commencer, les applications natives qui créent des fichiers y ajoutent des métadonnées. Par exemple, Acrobat ajoute des métadonnées aux fichiers PDF ou une caméra ajoute des métadonnées de base aux photos. Lors de la génération de fichiers, vous pouvez ajouter les métadonnées dans les applications natives elles-mêmes. Par exemple, vous pouvez ajouter des métadonnées IPTC dans l’Adobe Lightroom.

• Avant de télécharger un fichier dans Experience Manager, vous pouvez modifier et modifier les métadonnées à l’aide de l’application native utilisée pour créer un fichier ou d’une autre application de modification des métadonnées. Lorsque vous téléchargez un fichier vers un Experience Manager, les métadonnées sont traitées. Par exemple, voir comment utiliser les métadonnées dans Adobe Bridge et voir le panneau balises pour Bridge CC dans Adobe Exchange.

• Dans Experience Manager Assets, vous pouvez ajouter ou modifier manuellement les métadonnées des ressources dans la page Propriétés.

• Vous pouvez utiliser la fonctionnalité profils de métadonnées de Experience Manager Assets pour ajouter automatiquement des métadonnées lorsque des fichiers sont téléchargés vers DAM.

Ajouter ou modifier des métadonnées dans Experience Manager Assets

Pour modifier les métadonnées d’un fichier dans l’interface utilisateur Assets, procédez comme suit :

1. Utilisez l’une des méthodes suivantes :

   • Dans l'interface Assets, sélectionnez le fichier et cliquez sur Propriétés de la Vue dans la barre d'outils.
   • À partir de la miniature de la ressource, sélectionnez l’action rapide Afficher les propriétés.
   • Dans la page de ressources, cliquez sur Propriétés de la Vue dans la barre d’outils.

   La page de ressources affiche toutes les métadonnées du fichier. Les métadonnées sont extraites lorsque le fichier est téléchargé (assimilé) dans Experience Manager.

   

   Figure : Modifiez ou ajoutez des métadonnées sur la page Propriétés du fichier.

2. Apportez les modifications nécessaires aux métadonnées sous les différents onglets. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur Fermer pour revenir à l'interface Web Assets.

   REMARQUE

   Si un champ de texte est vide, cela signifie qu’aucune métadonnée n’a été définie. Vous pouvez saisir une valeur dans le champ et l’enregistrer pour ajouter cette propriété de métadonnées.

Toute modification apportée aux métadonnées d’une ressource est écrite dans les données XMP du binaire d’origine. Le processus d’écriture différée des métadonnées ajoute les métadonnées au fichier binaire d’origine. Les modifications apportées aux propriétés existantes (telles que dc:title) sont remplacées et de nouvelles propriétés (y compris des propriétés personnalisées telles que cq:tags) sont ajoutées au schéma.

XMP l'écriture différée est prise en charge et activée pour les plates-formes et les formats de fichier décrits dans les exigences techniques.

Modifier les propriétés de métadonnées de plusieurs fichiers

Adobe Enterprise Manager Assets vous permet de modifier les métadonnées de plusieurs ressources simultanément afin de propager rapidement et en masse les modifications de métadonnées communes vers les ressources. Vous pouvez également modifier en gros les métadonnées de plusieurs collections. Utilisez la page des propriétés pour effectuer des modifications de métadonnées sur plusieurs ressources ou collections :

• Remplacer les propriétés de métadonnées par une valeur commune
• Ajouter ou modifier des balises

Pour personnaliser la page des propriétés de métadonnées, y compris l’ajout, la modification et la suppression de propriétés de métadonnées, utilisez l’éditeur de schéma.

1. Dans l'interface utilisateur Assets, accédez à l'emplacement des ressources à modifier.

2. Sélectionnez les ressources dont vous souhaitez modifier les propriétés communes.

3. Dans la barre d’outils, cliquez sur Propriétés pour ouvrir la page des propriétés des ressources sélectionnées.

   REMARQUE

   Lorsque vous sélectionnez plusieurs ressources, la plus petite forme parent commune est sélectionnée. En d’autres termes, la page de propriétés affiche uniquement les champs de métadonnées communs aux pages de propriétés de tous les fichiers individuels.

4. Modifiez les propriétés de métadonnées des ressources sélectionnées dans les différents onglets.

5. Pour afficher l’éditeur de métadonnées pour une ressource spécifique, désélectionnez les autres ressources de la liste. Les champs de l’éditeur de métadonnées sont renseignés avec les métadonnées de la ressource particulière.

   REMARQUE

   • Dans la page des propriétés, vous pouvez supprimer des ressources de la liste des ressources en les désélectionnant. La liste des ressources contient toutes les ressources sélectionnées par défaut. Les métadonnées des ressources que vous supprimez de la liste ne sont pas mises à jour.
   • En haut de la liste des ressources, cochez la case située en regard de l’option Titre pour passer de la sélection des ressources à l’effacement de la liste, et inversement.

6. Pour sélectionner un autre schéma de métadonnées pour les ressources, cliquez sur Paramètres dans la barre d’outils, puis sélectionnez le schéma de votre choix.

7. Enregistrez les modifications.

8. Pour ajouter les nouvelles métadonnées aux métadonnées existantes dans les champs contenant plusieurs valeurs, sélectionnez Mode d’ajout. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les nouvelles métadonnées remplacent les métadonnées existantes dans les champs. Cliquez sur Envoyer.

   ATTENTION

   Pour les champs à une seule valeur, les nouvelles métadonnées ne sont pas ajoutées à la valeur existante dans le champ même si vous sélectionnez Mode d’ajout.

Importation de métadonnées

Assets permet d’importer des métadonnées de ressources par lot à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez effectuer des mises à jour par lot pour les ressources récemment transférées ou les ressources existantes en important un fichier CSV. Vous pouvez également assimiler des métadonnées de ressources par lot à partir d’un système tiers au format CSV.

L’importation des métadonnées est asynchrone et n’entrave pas les performances du système. La mise à jour simultanée des métadonnées pour plusieurs ressources peut être gourmande en ressources en raison de l’activité d’écriture différée XMP si l’indicateur de workflow est coché. Planifiez une importation de ce type quand le serveur est peu utilisé afin que les performances d’autres utilisateurs ne soient pas affectées.

1. Accédez à l'interface utilisateur Assets, puis cliquez sur Créer dans la barre d'outils.

2. Dans le menu, sélectionnez Métadonnées.

3. Dans la page Importation de métadonnées, cliquez sur Sélectionner un fichier. Sélectionnez le fichier CSV contenant les métadonnées.

4. Spécifiez les paramètres suivants. Consultez un exemple de fichier CSV à l’adresse metadata-import-sample-file.csv.

   Paramètres d’importation des métadonnées	Description
   Taille du lot	Nombre de ressources dans un lot pour lesquelles les métadonnées doivent être importées. La valeur par défaut est 50. La valeur maximale est 100.
   Séparateur de champs	La valeur par défaut est , (une virgule). Vous pouvez spécifier n’importe quel autre caractère.
   Délimiteur à plusieurs valeurs	Séparateur des valeurs de métadonnées. La valeur par défaut est |.
   Lancer les workflows	Faux par défaut. Lorsqu'elle est définie sur true et que les paramètres par défaut du lanceur sont en vigueur pour le flux de travail DAM Metadata WriteBack (qui écrit les métadonnées sur les données XMP binaires). L’activation des workflows de lancement ralentit le système.
   Nom de colonne du chemin d’accès à la ressource	Définit le nom de la colonne du fichier CSV avec des ressources.

5. Cliquez sur Importer dans la barre d’outils. Une fois les métadonnées importées, une notification s’affiche dans la boîte de réception Notification.

6. Pour vérifier l’importation correcte, accédez à la page Propriétés d’une ressource et vérifiez les valeurs des champs.

Pour ajouter une date et un horodatage au cours de l’importation de métadonnées, utilisez le format de date et d’heure YYYY-MM-DDThh:mm:ss.fff-00:00. La date et l’heure sont séparées par T, hh correspond aux heures au format 24 heures, fff aux nanosecondes et -00:00 au décalage du fuseau horaire. Par exemple, 2020-03-26T11:26:00.000-07:00 correspond au 26 mars 2020 à 11h26:00.000, heure du Pacifique.

Exporter des métadonnées

Vous pouvez exporter des métadonnées pour plusieurs fichiers au format CSV. Les métadonnées sont exportées de manière asynchrone et n’ont aucun impact sur les performances du système. Pour exporter des métadonnées, Experience Manager parcourt les propriétés du noeud de ressources jcr:content/metadata et de ses noeuds enfants et exporte les propriétés de métadonnées dans un fichier CSV.

Voici quelques cas d’utilisation pour l’exportation de métadonnées par lot :

• Importation des métadonnées dans un système tiers lors de la migration des fichiers.
• Partage des métadonnées de ressources avec une équipe de projet plus large.
• Test ou contrôle des métadonnées pour la conformité.
• Externalisez les métadonnées pour les localiser séparément.

1. Sélectionnez le dossier de ressources pour lequel vous souhaitez exporter des métadonnées. Dans la barre d’outils, sélectionnez Exporter les métadonnées.

2. Dans la boîte de dialogue Exportation des métadonnées, spécifiez un nom pour le fichier CSV. Pour exporter des métadonnées des ressources dans les sous-dossiers, sélectionnez Inclure les ressources dans les sous-dossiers.

   

3. Sélectionnez les options souhaitées. Indiquez un nom de fichier et, si nécessaire, une date.

4. Dans le champ Propriétés à exporter, indiquez si vous voulez exporter toutes les propriétés ou certaines propriétés. Si vous choisissez Propriétés sélectives à exporter, ajoutez les propriétés souhaitées.

5. Dans la barre d’outils, cliquez sur Exporter. Un message confirme que les métadonnées ont été exportées. Fermez le message.

6. Ouvrez la notification de la boîte de réception pour la tâche d’exportation. Sélectionnez la tâche et cliquez sur Ouvrir dans la barre d’outils. Pour télécharger le fichier CSV contenant les métadonnées, cliquez sur Téléchargement CSV dans la barre d’outils. Cliquez sur Fermer.

   

   Image : boîte de dialogue de téléchargement du fichier CSV contenant les métadonnées exportées en bloc.

Modifier les métadonnées des collections

Pour plus d’informations, voir vue et modification des métadonnées de collection et modification des métadonnées de plusieurs collections en bloc.

Application d’un profil de métadonnées à des dossiers

Lorsque vous affectez un profil de métadonnées à un dossier, tout sous-dossier hérite automatiquement du profil de son dossier parent. Cela signifie que vous ne pouvez affecter qu’un seul profil de métadonnées à un dossier. Nous vous conseillons donc de choisir avec la plus grande attention la structure du dossier dans lequel vous transférez, stockez, utilisez et archivez des ressources.

Si vous avez affecté un profil de métadonnées différent à un dossier, le nouveau profil remplace le précédent. Les ressources du dossier précédent restent inchangées. Le nouveau profil est appliqué aux ressources ajoutées ultérieurement au dossier.

Les dossiers auxquels un profil est affecté sont indiqués dans l’interface utilisateur par le nom du profil apparaissant dans le nom de la carte.

Vous pouvez appliquer des profils de métadonnées à des dossiers spécifiques ou à l’ensemble des ressources.

Vous pouvez traiter une nouvelle fois des ressources dans un dossier qui comporte déjà un profil de métadonnées que vous avez modifié. Voir Retraitement des ressources dans un dossier après avoir modifié son profil de traitement.

Vous pouvez appliquer un profil de métadonnées à un dossier à partir du menu Outils ou, si vous êtes dans le dossier, à partir de Propriétés. Cette section décrit comment appliquer des profils de métadonnées aux dossiers des deux manières.

Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Vous pouvez traiter une nouvelle fois des ressources dans un dossier qui comporte déjà un profil vidéo que vous avez modifié. Voir Retraitement des ressources dans un dossier après avoir modifié son profil de traitement.

Appliquer des profils de métadonnées aux dossiers Profils interface utilisateur

Pour appliquer un profil de métadonnées, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le logo Experience Manager et accédez à Outils > Ressources > Profils de métadonnées.
2. Sélectionnez le profil de métadonnées à appliquer à un ou à plusieurs dossiers.
3. Cliquez sur Appliquer le Profil de métadonnées aux dossiers et sélectionnez le ou les dossiers que vous souhaitez utiliser pour recevoir les ressources nouvellement téléchargées, puis cliquez sur Terminé. Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Appliquer des profils de métadonnées aux dossiers à partir de Propriétés

1. Dans le rail de gauche, cliquez sur Ressources, puis accédez au dossier auquel vous souhaitez appliquer un profil de métadonnées.

2. Dans le dossier, cliquez sur la coche pour la sélectionner, puis cliquez sur Propriétés.

3. Sélectionnez l’onglet Profils de métadonnées, sélectionnez le profil dans le menu contextuel, puis cliquez sur Enregistrer.

Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Supprimer un profil de métadonnées des dossiers

Lorsque vous supprimez un profil de métadonnées d’un dossier, tout sous-dossier hérite automatiquement de la suppression du profil de son dossier parent. Cependant, le traitement des fichiers qui s’est produit dans les dossiers reste intact.

Vous pouvez supprimer un profil de métadonnées d'un dossier dans le menu Outils ou dans le dossier Propriétés.

Supprimer les profils de métadonnées des dossiers via l’interface utilisateur des Profils

1. Cliquez sur le logo Experience Manager et accédez à Outils > Ressources > Profils de métadonnées.

2. Sélectionnez le profil de métadonnées à supprimer d’un ou de plusieurs dossiers.

3. Cliquez sur Supprimer le Profil de métadonnées du dossier(s) et sélectionnez le ou les dossiers à utiliser pour supprimer un profil, puis cliquez sur Terminé.

   Le fait que le nom du profil n’apparaît plus sous celui du dossier indique que le profil de métadonnées n’est plus appliqué à un dossier.

Supprimer des profils de métadonnées des dossiers via Propriétés

1. Cliquez sur le logo Experience Manager, naviguez dans Assets, puis dans le dossier dans lequel vous souhaitez supprimer un profil de métadonnées.
2. Dans le dossier, cliquez sur la coche pour la sélectionner, puis cliquez sur Propriétés.
3. Sélectionnez l’onglet Profils de métadonnées, puis Aucun dans le menu déroulant, et cliquez sur Enregistrer. Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Conseils et restrictions

• Les mises à jour des métadonnées via l’interface utilisateur modifient les propriétés de métadonnées dans l’espace de nommage dc. Toute mise à jour effectuée via l’API HTTP modifie les propriétés de métadonnées dans l’espace de nommage jcr. Voir comment mettre à jour les métadonnées à l’aide de l’API HTTP.

• Le fichier CSV pour l’importation de métadonnées de fichiers est dans un format très spécifique. Pour gagner du temps et du temps et éviter les erreurs involontaires, vous pouvez début à créer le fichier CSV en utilisant le format d’un fichier CSV exporté.

• Lors de l’importation de métadonnées à l’aide d’un fichier CSV, le format de date requis est YYYY-MM-DDThh:mm:ss.fff-00:00. Si un autre format est utilisé, les valeurs de date ne sont pas définies. Les formats de date du fichier CSV de métadonnées exportées sont au format YYYY-MM-DDThh:mm:ss-00:00. Si vous souhaitez l’importer, convertissez son contenu dans un format acceptable en ajoutant la valeur en nanosecondes indiquée par fff.