Gestion des métadonnées des ressources numériques

Adobe Experience Manager Assets conserve les métadonnées de chaque fichier. Cela permet d’obtenir une catégorisation et une organisation plus simples des ressources, ainsi que d’aider les personnes qui recherchent une ressource spécifique. Grâce à la possibilité d’extraire les métadonnées à partir des fichiers chargés sur Experience Manager Assets, la gestion des métadonnées s’intègre aux workflows créatifs. La possibilité de conserver et de gérer les métadonnées de vos fichiers permet aussi d’organiser et de traiter automatiquement les fichiers en fonction de leurs métadonnées.

Métadonnées et leurs origines

Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur la ressource qui peuvent faire l’objet d’une recherche. Elles sont ajoutées aux ressources et traitées dans Experience Manager lorsque vous chargez une ressource. Vous pouvez modifier les métadonnées existantes et ajouter de nouvelles propriétés de métadonnées aux champs existants. Les entreprises ont besoin de vocabulaires contrôlés et fiables de métadonnées. Ainsi, Experience Manager Assets ne permet pas l’ajout à la demande de nouvelles propriétés de métadonnées. Seules les équipes d’administration et de développement peuvent ajouter de nouvelles propriétés ou de nouveaux champs contenant des métadonnées. Les utilisateurs peuvent renseigner les champs existants avec des métadonnées.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour ajouter des métadonnées à des ressources numériques :

• Pour commencer, les applications natives qui créent des ressources y ajoutent des métadonnées. Par exemple : Acrobat ajoute des métadonnées aux fichiers PDF, ou un appareil photo ajoute des métadonnées de base aux photos. Lors de la génération de ressources, vous pouvez ajouter les métadonnées dans les applications natives elles-mêmes. Par exemple, vous pouvez ajouter des métadonnées IPTC dans Adobe Lightroom.

• Avant de charger une ressource vers Experience Manager, vous pouvez modifier les métadonnées à l’aide de l’application native utilisée pour créer une ressource ou à l’aide d’une autre application de modification des métadonnées. Lorsque vous chargez une ressource vers Experience Manager, les métadonnées sont traitées. Par exemple, reportez-vous à la section Utilisation des métadonnées dans Adobe Bridge et à la section Panneau balises pour Adobe Bridge dans Adobe Exchange.

• Dans Experience Manager Assets, vous pouvez ajouter ou modifier manuellement les métadonnées des ressources dans la page Propriétés.

• Vous pouvez tirer parti de la fonctionnalité de profils de métadonnées d’Experience Manager Assets pour ajouter automatiquement des métadonnées lorsque des ressources sont chargées dans la gestion des ressources numériques.

Ajout ou modification de métadonnées dans Experience Manager Assets

Pour modifier les métadonnées d’une ressource dans l’interface utilisateur d’Assets, procédez comme suit :

1. Utilisez l’une des méthodes suivantes :

   • Dans l’interface d’Assets, sélectionnez la ressource et cliquez sur Afficher les propriétés dans la barre d’outils.
   • À partir de la miniature de la ressource, sélectionnez l’action rapide Afficher les propriétés.
   • Dans la page de ressource, cliquez sur Afficher les propriétés dans la barre d’outils.

   La page de la ressource affiche toutes les métadonnées de celle-ci. Les métadonnées sont extraites lorsque la ressource est chargée (ingérée) dans Experience Manager.

   

   Image : modification ou ajout de métadonnées dans la page Propriétés d’une ressource.

2. Apportez des modifications aux métadonnées dans les différents onglets, si vous le désirez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur Fermer pour revenir à l’interface web d’Assets.

   REMARQUE

   Si un champ de texte est vide, cela signifie qu’aucune métadonnée n’a été définie. Vous pouvez saisir une valeur dans le champ et l’enregistrer pour ajouter cette propriété de métadonnées.

Toute modification apportée aux métadonnées d’une ressource est écrite dans les données XMP du binaire d’origine. Le workflow d’écriture différée des métadonnées ajoute les métadonnées au fichier binaire d’origine. Les modifications apportées aux propriétés existantes (telles que dc:title) sont écrasées et les propriétés qui viennent d’être créées (notamment les propriétés personnalisées telles que cq:tags) sont ajoutées en même temps que le schéma.

L’écriture différée XMP est prise en charge et activée pour les plateformes et formats de fichiers répertoriés dans la section Exigences techniques.

Modification des propriétés de métadonnées de plusieurs ressources

Adobe Enterprise Manager Assets vous permet de modifier les métadonnées de plusieurs ressources simultanément afin de propager rapidement et en bloc les modifications de métadonnées communes vers les ressources. Vous pouvez également modifier en bloc les métadonnées de plusieurs collections. Utilisez la page des propriétés pour effectuer des modifications de métadonnées sur plusieurs ressources ou collections :

• Remplacer les propriétés de métadonnées par une valeur commune
• Ajouter ou modifier des balises

Pour personnaliser la page des propriétés de métadonnées, notamment ajouter, modifier et supprimer des propriétés de métadonnées, utilisez l’éditeur de schéma.

1. Dans l’interface utilisateur d’Assets, accédez à l’emplacement des ressources à modifier.
2. Sélectionnez les ressources dont vous souhaitez modifier les propriétés communes.
3. Dans la barre d’outils, cliquez sur Propriétés pour ouvrir la page Propriétés des ressources sélectionnées.
4. Modifiez les propriétés de métadonnées des ressources sélectionnées dans les différents onglets.
5. Pour afficher les métadonnées d’une ressource spécifique, désélectionnez les autres ressources dans la liste. Si vous annulez la sélection de quelques ressources sur la page Propriétés, les métadonnées de ces ressources ne sont pas mises à jour.
6. Pour sélectionner un schéma de métadonnées différent pour les ressources, cliquez sur Paramètres dans la barre d’outils, puis sélectionnez le schéma souhaité. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
7. Pour ajouter les nouvelles métadonnées aux métadonnées existantes dans les champs contenant plusieurs valeurs, sélectionnez Mode d’ajout. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les nouvelles métadonnées remplacent les métadonnées existantes dans les champs. Cliquez sur Envoyer.

Importation de métadonnées

Assets permet d’importer des métadonnées de ressources en bloc à l’aide d’un fichier CSV. Vous pouvez effectuer des mises à jour par lot pour les ressources récemment transférées ou les ressources existantes en important un fichier CSV. Vous pouvez également assimiler des métadonnées de ressources par lot à partir d’un système tiers au format CSV.

L’importation de métadonnées est asynchrone et ne nuit pas aux performances du système. La mise à jour simultanée des métadonnées pour plusieurs ressources peut être gourmande en ressources en raison de l’activité d’écriture différée XMP si l’indicateur de workflow est coché. Planifiez une importation de ce type quand le serveur est peu utilisé afin que les performances d’autres utilisateurs ne soient pas affectées.

1. Accédez à l’interface utilisateur d’Assets et cliquez sur Créer dans la barre d’outils.

2. Dans le menu, sélectionnez Métadonnées.

3. Dans la page Importation des métadonnées, cliquez sur Sélectionner un fichier. Sélectionnez le fichier CSV contenant les métadonnées.

4. Spécifiez les paramètres suivants. Consultez un exemple de fichier CSV à l’adresse metadata-import-sample-file.csv.

   Paramètres d’importation des métadonnées	Description
   Taille du lot	Nombre de ressources dans un lot pour lesquelles les métadonnées doivent être importées. La valeur par défaut est 50. La valeur maximale est 100.
   Séparateur de champs	La valeur par défaut est , (une virgule). Vous pouvez spécifier n’importe quel autre caractère.
   Délimiteur à plusieurs valeurs	Séparateur des valeurs de métadonnées. La valeur par défaut est `
   Lancer les workflows	False par défaut. Lorsque la valeur est définie sur true et que les paramètres par défaut sont utilisés pour le workflow Écriture différée des métadonnées de gestion des ressources numériques (qui inscrit des métadonnées dans les données XMP binaires). L’activation de ces workflows ralentit le système.
   Nom de colonne du chemin d’accès à la ressource	Définit le nom de la colonne du fichier CSV avec des ressources.

5. Cliquez sur Importer dans la barre d’outils. Une fois les métadonnées importées, une notification est envoyée à votre boîte de réception de notifications.

6. Pour vérifier que l’importation s’est déroulée correctement, accédez à la page Propriétés de la ressource et vérifiez les valeurs dans les champs.

Pour ajouter une date et un horodatage au cours de l’importation de métadonnées, utilisez le format de date et d’heure YYYY-MM-DDThh:mm:ss.fff-00:00. La date et l’heure sont séparées par T, hh correspond aux heures au format 24 heures, fff aux nanosecondes et -00:00 au décalage du fuseau horaire. Par exemple, 2020-03-26T11:26:00.000-07:00 correspond au 26 mars 2020 à 11:26:00.000, heure du Pacifique.

Exportation de métadonnées

Vous pouvez exporter des métadonnées pour plusieurs ressources au format CSV. Les métadonnées sont exportées de manière asynchrone et n’ont aucun impact sur les performances du système. Pour exporter des métadonnées, Experience Manager parcourt les propriétés du nœud de ressource jcr:content/metadata et de ses nœuds enfants et exporte les propriétés de métadonnées dans un fichier CSV.

Voici quelques cas d’utilisation pour l’exportation de métadonnées par lot :

• Importation des métadonnées dans un système tiers lors de la migration des fichiers.
• Partage des métadonnées de ressources avec une équipe de projet plus large.
• Test ou contrôle des métadonnées pour la conformité.
• Externalisastion de métadonnées pour les localiser séparément.

1. Sélectionnez le dossier de ressources pour lequel vous souhaitez exporter des métadonnées. Dans la barre d’outils, sélectionnez Exporter les métadonnées.

2. Dans la boîte de dialogue Exportation des métadonnées, indiquez un nom pour le fichier CSV. Pour exporter des métadonnées des ressources dans les sous-dossiers, sélectionnez Inclure les ressources dans les sous-dossiers.

   

3. Sélectionnez les options souhaitées. Indiquez un nom de fichier et, si nécessaire, une date.

4. Dans le champ Propriétés à exporter, indiquez si vous voulez exporter toutes les propriétés ou certaines propriétés. Si vous choisissez Propriétés sélectives à exporter, ajoutez les propriétés souhaitées.

5. Dans la barre d’outils, cliquez sur Exporter. Un message confirme que les métadonnées ont été exportées. Fermez le message.

6. Ouvrez la notification de la boîte de réception pour la tâche d’exportation. Sélectionnez la tâche et cliquez sur Ouvrir dans la barre d’outils. Pour télécharger le fichier CSV avec les métadonnées, cliquez sur Téléchargement du CSV dans la barre d’outils. Cliquez sur Fermer.

   

   Image : boîte de dialogue de téléchargement du fichier CSV contenant les métadonnées exportées en bloc.

Modification des métadonnées des collections

Pour plus d’informations, consultez la section Affichage et modification des métadonnées de collection et Modification en bloc des métadonnées de plusieurs collections.

Application d’un profil de métadonnées à des dossiers

Lorsque vous affectez un profil de métadonnées à un dossier, tout sous-dossier hérite automatiquement du profil de son dossier parent. Cela signifie que vous ne pouvez affecter qu’un seul profil de métadonnées à un dossier. Nous vous conseillons donc de choisir avec la plus grande attention la structure du dossier dans lequel vous transférez, stockez, utilisez et archivez des ressources.

Si vous avez affecté un profil de métadonnées différent à un dossier, le nouveau profil remplace le précédent. Les ressources du dossier précédent restent inchangées. Le nouveau profil est appliqué aux ressources ajoutées ultérieurement au dossier.

Les dossiers auxquels un profil est affecté sont indiqués dans l’interface utilisateur par le nom du profil apparaissant dans le nom de la carte.

Vous pouvez appliquer des profils de métadonnées à des dossiers spécifiques ou à l’ensemble des ressources.

Vous pouvez traiter une nouvelle fois des ressources dans un dossier qui comporte déjà un profil de métadonnées que vous avez modifié. Consultez la section Retraitement des ressources dans un dossier après avoir modifié son profil de traitement.

Vous pouvez appliquer un profil de métadonnées à un dossier à partir du menu Outils ou, si vous êtes dans le dossier, à partir de Propriétés. Cette section décrit comment appliquer des profils de métadonnées aux dossiers des deux manières.

Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Vous pouvez traiter une nouvelle fois des ressources dans un dossier qui comporte déjà un profil vidéo que vous avez modifié. Voir Retraitement des ressources dans un dossier après avoir modifié son profil de traitement.

Appliquez des profils de métadonnées à des dossiers à partir de l’interface utilisateur de Profil.

Pour appliquer un profil de métadonnées, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le logo Experience Manager et accédez à Outils > Ressources > Profils de métadonnées.
2. Sélectionnez le profil de métadonnées à appliquer à un ou à plusieurs dossiers.
3. Cliquez sur Appliquer le profil de métadonnées à des dossiers et sélectionnez ensuite le ou les dossiers que vous souhaitez utiliser pour recevoir les ressources récemment chargées. Ensuite, cliquez sur Terminé. Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Application de profils de métadonnées aux dossiers à partir des propriétés

1. Dans le rail de gauche, cliquez sur Ressources, puis accédez au dossier auquel vous souhaitez appliquer un profil de métadonnées.

2. Dans le dossier, cliquez sur la coche pour la sélectionner, puis sur Propriétés.

3. Sélectionnez l’onglet Profils de métadonnées, sélectionnez le profil dans le menu contextuel, puis cliquez sur Enregistrer.

Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Suppression d’un profil de métadonnées d’un dossier

Lorsque vous supprimez un profil de métadonnées d’un dossier, tout sous-dossier hérite automatiquement de la suppression du profil de son dossier parent. Cependant, le traitement des fichiers qui s’est produit dans les dossiers reste intact.

Vous pouvez supprimer un profil de métadonnées d’un dossier à partir de la fonction Outils ou à partir des Propriétés dans le dossier.

Suppression de profils de métadonnées d’un dossier via l’interface utilisateur de Profil

1. Cliquez sur le logo Experience Manager et accédez à Outils > Ressources > Profils de métadonnées.

2. Sélectionnez le profil de métadonnées à supprimer d’un ou de plusieurs dossiers.

3. Cliquez sur Supprimer le profil de métadonnées du ou des dossiers, puis sélectionnez le ou les dossiers desquels vous souhaitez supprimer le profil. Ensuite, cliquez sur Terminé.

   Le fait que le nom du profil n’apparaît plus sous celui du dossier indique que le profil de métadonnées n’est plus appliqué à un dossier.

Suppression de profils de métadonnées des dossiers via les Propriétés

1. Cliquez sur le logo Experience Manager et accédez à Ressources, puis au dossier duquel vous souhaitez supprimer un profil de métadonnées.
2. Dans le dossier, cliquez sur la coche pour la sélectionner, puis sur Propriétés.
3. Sélectionnez l’onglet Profils de métadonnées, puis Aucun dans le menu déroulant, et cliquez sur Enregistrer. Dans le cas des dossiers auxquels un profil est déjà affecté, le nom du profil est affiché directement sous celui du dossier.

Conseils et restrictions

• Les mises à jour des métadonnées par le biais de l’interface utilisateur modifient les propriétés de métadonnées dans l’espace de noms dc. Toute mise à jour effectuée via l’API HTTP modifie les propriétés de métadonnées dans l’espace de noms jcr. Consultez la section mise à jour des métadonnées à l’aide de l’API HTTP.

• Le fichier CSV d’importation de métadonnées de ressources est dans un format très spécifique. Pour gagner du temps et s’épargner des efforts, tout en évitant des erreurs, vous pouvez commencer à créer le fichier CSV à l’aide d’un format de fichier CSV exporté.

• Lors de l’importation de métadonnées à l’aide d’un fichier CSV, le format de date requis est le suivant : YYYY-MM-DDThh:mm:ss.fff-00:00. Si un autre format est utilisé, les valeurs de date ne sont pas définies. Les formats de date du fichier CSV de métadonnées exportées sont au format YYYY-MM-DDThh:mm:ss-00:00. Si vous souhaitez l’importer, convertissez son contenu dans un format acceptable en ajoutant la valeur en nanosecondes indiquée par fff.

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