在AEM收件匣中管理Forms應用程式和任務

啟動或觸發以Forms為中心的工作流程的許多方式之一，就是透過AEM收件匣中的應用程式。 您需要建立工作流程應用程式，才能讓Forms工作流程在收件匣中作為應用程式可用。 如需工作流程應用程式和其他啟動Forms工作流程方式的詳細資訊，請參閱在OSGi🔗上啟動以Forms為中心的工作流程。

此外，AEM收件匣整合來自各種AEM元件(包括Forms工作流程)的通知和工作。 觸發包含「分配」任務步驟的表單工作流時，關聯的應用程式將作為任務列在受託人的收件箱中。 如果受託人是組，則任務將出現在所有組成員的收件箱中，直到單個人請求或委託任務為止。

「收件箱」用戶介面提供清單和日曆視圖以查看任務。 您也可以配置檢視設定。 您可以根據各種參數來篩選任務。 有關視圖和篩選器的詳細資訊，請參閱收件箱。

總之，收件箱允許您建立新應用程式並管理分配的任務。

注意

您必須是工作流程使用者群組的成員，才能使用AEM收件匣。

建立應用程式

  1. 前往https://[server]:[port]/aem/inbox的AEM收件匣。
  2. 在收件匣UI中，點選「 建立>應用程式」。 此時將出現「選擇應用程式」頁。
  3. 選擇應用程式，然後按一下​Create。 與應用程式相關聯的適用性表單隨即開啟。 填寫表單，然後點選​提交。 它會啟動關聯的工作流，並在受託人的收件匣中建立任務。

管理任務

當Forms工作流程觸發且您是受託人或受託人群組的一部分時，工作會出現在收件匣中。 您可以從收件箱中查看任務詳細資訊並對任務執行可用操作。

聲明或委派任務

指派給群組的任務會顯示在所有群組成員的收件匣中。 任何組成員都可以聲明該任務或將其委派給另一個組成員。 若要這麼做：

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派任務的選項會顯示在頂端。

    選擇任務

  2. 執行下列任一操作：

    • 若要委派任務，請點選​Delegate。 「委派項目」(Delegate Item)對話框開啟。 選擇用戶，選擇添加註釋，然後點選​確定。

    委派

    • 要聲明任務，請點選​開啟。 將開啟「指派給自身」對話框。 點選​繼續​以宣告任務。 聲明的任務將以您作為收件箱中的受託人的身份顯示。

    索賠

查看詳細資訊並對任務執行操作

開啟任務時，可以查看任務詳細資訊並執行可用操作。 在關聯的Forms工作流的「分配任務」步驟中定義了任務可用的操作。

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派所選任務的選項顯示在頂部。

  2. 點選​開啟​以檢視任務詳細資訊並採取動作。 將開啟詳細的任務視圖。 在此視圖中，您可以查看任務詳細資訊並對任務執行操作。

    注意

    如果任務被分配給組，則必須聲明它能夠在詳細視圖中開啟它。

任務詳細資訊

詳細的任務視圖包括以下幾節：

  • 任務詳細資訊
  • 表單
  • 工作流程資訊
  • 動作工具列

任務詳細資訊

「任務詳細資訊」部分顯示有關任務的資訊。 顯示的資訊取決於工作流中分配任務步驟的配置設定。 上例顯示用於任務的說明、狀態、開始日期和工作流。 它也允許將檔案附加到任務。

表單

主要內容區域中的「表單」索引標籤會顯示已提交的表單和欄位層級附件（如果有）。

工作流程資訊

頂部的「工作流詳細資訊」頁簽顯示任務在工作流中各個階段的進度。 它顯示任務的已完成、當前和待定階段。 工作流的階段在關聯工作流的分配任務步驟中定義。

此外，索引標籤會顯示工作流程中每個已完成階段的任務歷史記錄。 您可以點選​檢視詳細資料​以取得已完成的階段，以了解該階段的詳細資訊。 它顯示有關任務的備注、表單和任務附件、狀態、開始和結束日期等。

工作流程詳細資訊

操作工具欄

「操作」工具欄顯示該任務的所有可用選項。 雖然「保存」、「重置」和「委派」是預設操作，但在「分配任務步驟」中配置了其他可用操作。 在上述範例中，工作流程中已設定「核准」和「拒絕」。

當您對任務採取動作時，它會在工作流程中繼續進行。

查看已完成的任務

AEM收件匣只會顯示作用中任務。 已完成的任務不會顯示在清單中。 但是，您可以使用收件箱篩選器來根據任務類型、狀態、開始和結束日期等參數來篩選任務。 要查看已完成的任務：

  1. 在「AEM收件匣」中，點選切換 — side-panel1以開啟篩選選擇器。

  2. 點選「任務狀態」設定追蹤器，然後選取「完成」。 所有已完成的任務都會顯示。

    filter-1

  3. 點選以選取任務，然後按一下​開啟。

該任務將開啟，以顯示與任務關聯的文檔或最適化表單。 對於最適化表單，它顯示只讀的最適化表單或其記錄的PDF文檔，如分配任務工作流步驟的「表單/文檔」頁簽中所配置。

「任務詳細資訊」部分顯示了已採取的操作、任務狀態、開始日期和結束日期等資訊。

已完成任務

工作流詳細資訊​標籤顯示工作流的每個步驟。 點選​檢視詳細資料​以取得詳細資訊。

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