在AEM收件匣中管理Forms應用程式和任務

上次更新: 2023-05-04
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注意

AEM 6.4已結束延伸支援,本檔案不再更新。 如需詳細資訊,請參閱 技術支援期. 尋找支援的版本 此處.

啟動或觸發以Forms為中心的工作流程的許多方式之一,就是透過AEM收件匣中的應用程式。 您需要建立工作流程應用程式,才能讓Forms工作流程在收件匣中作為應用程式可用。 如需工作流程應用程式和其他啟動Forms工作流程方法的詳細資訊,請參閱 在OSGi上啟動以Forms為中心的工作流程.

此外,AEM收件匣整合來自各種AEM元件(包括Forms工作流程)的通知和工作。 觸發包含「分配」任務步驟的表單工作流時,關聯的應用程式將作為任務列在受託人的收件箱中。 如果受託人是組,則任務將出現在所有組成員的收件箱中,直到單個人請求或委託任務為止。

「收件箱」用戶介面提供清單和日曆視圖以查看任務。 您也可以配置檢視設定。 您可以根據各種參數來篩選任務。 如需檢視和篩選器的詳細資訊,請參閱 您的收件匣.

總之,收件箱允許您建立新應用程式並管理分配的任務。

注意

您必須是工作流程使用者群組的成員,才能使用AEM收件匣。

建立應用程式

  1. 前往AEM收件匣,網址為 https://[server]:[port]/aem/inbox.
  2. 在收件匣UI中,點選 建立>應用程式. 此時將出現「選擇應用程式」頁。
  3. 選取應用程式並按一下 建立. 與應用程式相關聯的適用性表單隨即開啟。 填寫表單並點選 提交. 它會啟動關聯的工作流,並在受託人的收件匣中建立任務。

管理任務

當Forms工作流程觸發且您是受託人或受託人群組的一部分時,工作會出現在收件匣中。 您可以從收件箱中查看任務詳細資訊並對任務執行可用操作。

聲明或委派任務

指派給群組的任務會顯示在所有群組成員的收件匣中。 任何組成員都可以聲明該任務或將其委派給另一個組成員。 若要這麼做:

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派任務的選項會顯示在頂端。

    選擇任務

  2. 執行下列任一項作業:

    • 若要委派工作,請點選 委派. 「委派項目」(Delegate Item)對話框開啟。 選取使用者、選擇性新增註解,然後點選 確定.

    委派

    • 要聲明任務,請點選 開啟. 將開啟「指派給自身」對話框。 點選 繼續 來申請任務。 聲明的任務將以您作為收件箱中的受託人的身份顯示。

    索賠

查看詳細資訊並執行任務操作

開啟任務時,可以查看任務詳細資訊並執行可用操作。 在關聯的Forms工作流的「分配任務」步驟中定義了任務可用的操作。

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派所選任務的選項顯示在頂部。

  2. 點選 開啟 查看任務詳細資訊並採取操作。 將開啟詳細的任務視圖。 在此視圖中,您可以查看任務詳細資訊並對任務執行操作。

    注意

    如果任務被分配給組,則必須聲明它能夠在詳細視圖中開啟它。

任務詳細資訊

詳細的任務視圖包括以下幾節:

  • 任務詳細資訊
  • 表單
  • 工作流程資訊
  • 動作工具列

任務詳細資訊

「任務詳細資訊」部分顯示有關任務的資訊。 顯示的資訊取決於 分配任務步驟 在工作流程中。 上例顯示用於任務的說明、狀態、開始日期和工作流。 它也允許將檔案附加到任務。

表單

主要內容區域中的「表單」索引標籤會顯示已提交的表單和欄位層級附件(如果有)。

工作流程資訊

頂部的「工作流詳細資訊」頁簽顯示任務在工作流中各個階段的進度。 它顯示任務的已完成、當前和待定階段。 工作流程的階段定義於 分配任務步驟 的子句。

此外,索引標籤會顯示工作流程中每個已完成階段的任務歷史記錄。 您可以點選 檢視詳細資料 以了解該階段的詳細資訊。 它顯示有關任務的備注、表單和任務附件、狀態、開始和結束日期等。

工作流程詳細資訊

動作工具列

「操作」工具欄顯示該任務的所有可用選項。 雖然「儲存」、「重設」和「委派」是預設動作,但其他可用動作則設定於 分配任務步驟. 在上述範例中,工作流程中已設定「核准」和「拒絕」。

當您對任務採取動作時,它會在工作流程中繼續進行。

查看已完成的任務

AEM收件匣只會顯示作用中任務。 已完成的任務不會顯示在清單中。 但是,您可以使用收件箱篩選器來根據任務類型、狀態、開始和結束日期等參數來篩選任務。 要查看已完成的任務:

  1. 在AEM收件匣中,點選 切換側面板1 來開啟篩選選擇器。

  2. 點選 任務狀態 折疊式功能表及選取 完成. 所有已完成的任務都會顯示。

    filter-1

  3. 點選以選取任務,然後按一下 開啟.

該任務將開啟,以顯示與任務關聯的文檔或最適化表單。 對於最適化表單,它會顯示唯讀適用性表單或其記錄PDF檔案,如 分配任務工作流步驟.

「任務詳細資訊」部分顯示了已採取的操作、任務狀態、開始日期和結束日期等資訊。

已完成任務

工作流程詳細資訊 索引標籤會顯示工作流程的每個步驟。 點選 查看詳細資訊 以取得詳細資訊。

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