在AEM收件匣中管理表單應用程式和工作

啟動或觸發表單導向工作流程的眾多方式之一,就是透過AEM收件匣中的應用程式。 您需要建立工作流應用程式,使表單工作流作為「收件箱」中的應用程式可用。 如需工作流程應用程式和其他啟動表單工作流程方式的詳細資訊,請參閱在OSGi上啟動表單導向工作流程。

此外,AEM Inbox會整合來自各種AEM元件(包括表單工作流程)的通知和工作。 當觸發包含「指派」任務步驟的表單工作流時,相關應用程式將作為任務列在受託人的收件箱中。 如果受託人是群組,則任務會出現在所有群組成員的「收件匣」中,直到個別要求或委派該任務為止。

「收件箱」用戶介面提供清單和日曆視圖以查看任務。 您也可以設定檢視設定。 您可以根據各種參數來篩選任務。 有關查看和篩選器的詳細資訊,請參閱收件箱

總之,「收件箱」允許您建立新應用程式並管理分配的任務。

注意

您必須是工作流程使用者群組的成員,才能使用AEM Inbox。

建立應用程式

  1. 前往https://[server]:[port]/aem/inbox的「AEM收件匣」。
  2. 在「收件箱」UI中,按一下「建立」>「應用程式」][​此時將顯示「選擇應用程式」頁。
  3. 選擇應用程式並按一下​建立。 隨即開啟與應用程式相關聯的最適化表單。 填寫表格並點選​Submit。 它會啟動相關的工作流程,並在受託人的「收件匣」中建立工作。

管理任務

當Forms工作流程觸發而您是受託人或受託人群組的一部分時,您的收件匣中就會出現工作。 您可以在收件箱中查看任務詳細資訊並對任務執行可用操作。

聲明或委派任務

指派給群組的任務會出現在所有群組成員的收件箱中。 任何群組成員都可以宣稱該任務或將其委派給另一個群組成員。 若要這麼做:

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派任務的選項會顯示在頂部。

    選擇任務

  2. 執行下列任一項作業:

    • 若要委派任務,請點選​Delegate。 「委派項目」(Delegate Item)對話框開啟。 選擇用戶,選擇添加註釋,然後點選​確定

    委派

    • 要聲明任務,請按一下​Open。 將開啟「指定給自身」對話框。 點選​繼續​以宣告工作。 聲明的任務將以您作為收件箱中的受託人的身份顯示。

    索賠

查看詳細資訊並對任務執行操作

開啟任務時,可以查看任務詳細資訊並執行可用操作。 任務可用的操作是在關聯的Forms工作流的「分配」任務步驟中定義的。

  1. 點選以選取工作的縮圖。 開啟或委派選定任務的選項將顯示在頂部。

  2. 點選​Open​以檢視工作詳細資訊並採取動作。 將開啟詳細的任務視圖。 在此視圖中,您可以查看任務詳細資訊並對任務採取操作。

    注意

    如果任務已分配給組,則必須聲明它能夠在詳細視圖中開啟它。

task-details

詳細的任務視圖包括以下幾節:

  • 任務詳細資訊
  • 表單
  • 工作流程資訊
  • 動作工具列

任務詳細資訊

「任務詳細資訊」部分顯示有關該任務的資訊。 顯示的資訊取決於工作流中分配任務步驟的配置設定。 上例顯示任務的說明、狀態、開始日期和工作流。 它還允許將檔案附加到任務。

表單

主要內容區域中的「表單」標籤會顯示已提交的表單和欄位層級附件(如果有的話)。

工作流程資訊

頂部的「工作流詳細資訊」頁籤顯示了工作流中各個階段的任務進度。 它顯示任務的已完成、當前和待定階段。 工作流的階段定義在關聯工作流的分配任務步驟中。

此外,該頁籤還顯示工作流中每個已完成階段的任務歷史記錄。 您可以點選​檢視詳細資訊​以取得已完成的階段,以瞭解該階段的詳細資訊。 它顯示關於任務的注釋、表單和任務附件、狀態、開始和結束日期等。

workflow-details

動作工具列

「操作」(Actions)工具欄顯示任務的所有可用選項。 雖然「保存」(Save)、「重置」(Reset)和「委派」(Delegate)是預設操作,但在「分配任務步驟」(Assign task step)中配置了其他可用操作。 在上述範例中,工作流程中已設定「核准」和「拒絕」。

在您對任務採取操作時,該任務將在工作流中進一步執行。

查看已完成的任務

AEM收件匣只會顯示作用中的工作。 完成的任務不會顯示在清單中。 但是,您可以使用「收件箱」篩選器根據多個參數(如任務類型、狀態、開始和結束日期等)來篩選任務。 要查看已完成的任務,請執行以下操作:

  1. 在「AEM收件匣」中,點選toggle-side-panel1以開啟篩選選擇器。

  2. 點選「Task Status accordion」,然後選擇「Complete」。 您完成的所有工作都會出現。

    filter-1

  3. 點選以選取工作,然後按一下「開啟​」。

此任務將開啟以顯示與任務相關聯的文檔或自適應表單。 對於最適化表單,它會顯示唯讀最適化表單或其記錄的PDF檔案,如指派工作工作流程步驟的「表單/檔案」標籤中所設定。

任務詳細資訊部分顯示已執行的操作、任務狀態、開始日期和結束日期等資訊。

已完成任務

Workflow Details​標籤顯示工作流的每個步驟。 點選​檢視詳細資料​以取得詳細資訊的步驟。

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