Gerenciar aplicativos e tarefas Forms na Caixa de entrada AEM

Uma das muitas maneiras de iniciar ou acionar um fluxo de trabalho centrado na Forms é através de aplicativos AEM Caixa de entrada. É necessário criar um aplicativo de fluxo de trabalho para disponibilizar um fluxo de trabalho do Forms como aplicativo na Caixa de entrada. Para obter mais informações sobre o aplicativo de fluxo de trabalho e outras formas de iniciar workflows Forms, consulte Iniciar um fluxo de trabalho centrado na Forms no OSGi.

Além disso, AEM Caixa de entrada consolida notificações e tarefas de vários componentes AEM, incluindo workflows Forms. Quando um fluxo de trabalho de formulários contendo uma etapa Atribuir tarefa é acionado, o aplicativo associado é listado como uma tarefa na Caixa de entrada do destinatário. Se o destinatário for um grupo, a tarefa será exibida na Caixa de entrada de todos os membros do grupo até que um indivíduo solicite ou delegue a tarefa.

A interface do usuário Caixa de entrada fornece visualizações de calendário e listas para tarefas de visualização. Você também pode definir as configurações de visualização. É possível filtrar tarefas com base em vários parâmetros. Para obter mais informações sobre visualizações e filtros, consulte Caixa de entrada.

Em resumo, a Caixa de entrada permite que você crie um novo aplicativo e gerencie tarefas atribuídas.

OBSERVAÇÃO

Você deve ser um membro do grupo de usuários do fluxo de trabalho para poder usar AEM Caixa de entrada.

Criar aplicativo

  1. Vá para AEM Caixa de entrada em https://[server]:[port]/aem/inbox.
  2. Na interface da caixa de entrada, toque em Criar > Aplicativo. A página Selecionar aplicativo é exibida.
  3. Selecione um aplicativo e clique em Criar. O formulário Adaptável associado ao aplicativo é aberto. Preencha os formulários e toque em Enviar. Ele inicia o fluxo de trabalho associado e cria uma tarefa na Caixa de entrada do destinatário.

Gerencie tarefas

Quando um fluxo de trabalho do Forms é acionado e você é um destinatário ou parte do grupo destinatário, uma tarefa é exibida em sua Caixa de entrada. Você pode visualização detalhes da tarefa e executar ações disponíveis na tarefa na Caixa de entrada.

Tarefas de solicitação ou delegada

As tarefas atribuídas a um grupo são exibidas na Caixa de entrada de todos os membros do grupo. Qualquer membro do grupo pode reivindicar essa tarefa ou delegá-la a outro membro do grupo. Para isso:

  1. Toque para selecionar a miniatura da tarefa. As opções para abrir ou delegar a tarefa são exibidas na parte superior.

    tarefa de seleção

  2. Faça uma das seguintes opções:

    • Para delegar a tarefa, toque em Delegar. A caixa de diálogo Delegar item é aberta. Selecione um usuário, adicione opcionalmente um comentário e toque em OK.

    delegate

    • Para reivindicar a tarefa, toque em Abrir. A caixa de diálogo Atribuir a si mesmo é aberta. Toque em Prosseguir para reivindicar a tarefa. A tarefa reivindicada é exibida com você como o destinatário em sua Caixa de entrada.

    reclamação

Detalhes da visualização e executar ações no tarefa

Ao abrir uma tarefa, você pode visualização os detalhes da tarefa e executar as ações disponíveis. As ações disponíveis para uma tarefa são definidas na etapa Atribuir tarefa do fluxo de trabalho do Forms associado.

  1. Toque para selecionar a miniatura da tarefa. As opções para abrir ou delegar a tarefa selecionada são exibidas na parte superior.

  2. Toque em Abrir para visualização dos detalhes da tarefa e realizar ações. A visualização detalhada da tarefa é aberta. Nesta visualização, você pode visualização detalhes da tarefa e realizar ações na tarefa.

    OBSERVAÇÃO

    Se uma tarefa for atribuída a um grupo, você deverá reivindicar que ele poderá abri-la em visualização detalhada.

detalhes da tarefa

A visualização detalhada da tarefa inclui as seguintes seções:

  • Detalhes da tarefa
  • Formulário
  • Detalhes do fluxo de trabalho
  • Barra de ferramentas Ações

Detalhes da tarefa

A seção Detalhes da Tarefa exibe informações sobre a tarefa. As informações exibidas dependem das configurações de Atribuir etapa de tarefa no fluxo de trabalho. O exemplo acima exibe a descrição, o status, a data do start e o fluxo de trabalho usados para a tarefa. Também permite anexar um arquivo à tarefa.

Formulário

A guia Formulário na área de conteúdo principal exibe o formulário enviado e os anexos em nível de campo, se houver.

Detalhes do fluxo de trabalho

A guia Detalhes do fluxo de trabalho na parte superior mostra o progresso da tarefa por meio de várias etapas no fluxo de trabalho. Mostra os estágios concluídos, atuais e pendentes da tarefa. Os estágios de um fluxo de trabalho são definidos na Etapa Atribuir tarefa do fluxo de trabalho associado.

Além disso, a guia exibe o histórico de tarefas para cada estágio concluído no fluxo de trabalho. Você pode tocar em Detalhes da Visualização para obter informações detalhadas sobre o estágio. Ele exibe comentários, anexos de formulário e tarefa, status, datas de start e término e assim por diante sobre a tarefa.

detalhes do fluxo de trabalho

Barra de ferramentas de ações

A barra de ferramentas Ações mostra todas as opções disponíveis para a tarefa. Enquanto Salvar, Redefinir e Delegar são ações padrão, outras ações disponíveis são configuradas em Atribuir etapa de tarefa. No exemplo acima, Aprovar e Rejeitar são configurados no fluxo de trabalho.

À medida que você age na tarefa, ela continua mais no fluxo de trabalho.

Tarefas concluídas pela visualização

AEM Caixa de entrada exibe somente tarefas ativas. Tarefas concluídas não são exibidas na lista. No entanto, você pode usar filtros de Caixa de entrada para filtrar tarefas com base em vários parâmetros, como tipo de tarefa, status, datas de start e término e assim por diante. Para visualização de tarefas concluídas:

  1. Na AEM Caixa de entrada, toque em alternar o painel lateral1 para abrir o seletor de filtro.

  2. Toque em Status da Tarefa e selecione Concluir. Todas as tarefas concluídas são exibidas.

    filter-1

  3. Toque para selecionar uma tarefa e clique em Abrir.

A tarefa é aberta para exibir o documento ou o formulário adaptável associado à tarefa. Para o formulário adaptável, ele exibe o formulário adaptativo somente leitura ou seu documento PDF de registro, conforme configurado na guia Formulário/Documento da Etapa de fluxo de trabalho Atribuir Tarefa.

A seção de detalhes da tarefa exibe informações como ação executada, status da tarefa, data do start e data de término.

tarefa concluída

A guia Detalhes do fluxo de trabalho mostra cada etapa do fluxo de trabalho. Toque em Detalhes da Visualização para obter uma etapa para obter informações detalhadas.

fluxo de trabalho de tarefa concluído

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