「通信管理」工作流程包含四個階段:
下圖顯示建立通信模板的典型工作流。
在此工作流程中:
表單設計人員使用AdobeForms Designer建立版面和片段版面,並將它們上傳至CRX存放庫。 版麵包含典型的表單欄位、版面功能(如頁首和頁尾),以及用於內容放置的空「目標區域」。 之後,應用程式專家會對應這些目標區域所需的內容。 有關設計佈局的詳細資訊。
法律、財務或行銷部門的主題專家建立並上傳內容,如文本條款免責聲明、條款和條件,以及徽標等影像,這些內容在各種通信模板中重複使用。
應用程式專家建立通信模板。 應用程式專家
作者預覽信函並提交以進行後期處理。 有關後處理的詳細資訊。
您可以選擇修改和重複使用通信管理提供的模板,而不是從頭建立佈局模板。 您可以使用設計工具來快速修改範本的品牌、資料和內容欄位,以符合您組織的需求。 有關通信管理模板的詳細資訊,請參閱參考信函模板。
文檔片段是通信的可重複使用的部分\元件,使用它可以合成信函\通信。
檔案片段的類型如下:
文字資產是由一或多段文字組成的內容。 段落可以是靜態的或動態的。 動態段落包含對資料元素的引用,這些資料元素的值在運行時提供。
清單是一系列檔案片段,包括文字、清單(同一份清單本身不能「新增」)、條件和影像。 清單元素的順序可以固定或可編輯。 建立信函時,您可以使用部分或全部清單元素來複製可重複使用的元素模式。
條件可讓您根據提供的資料,定義建立通信時包含的內容。 條件以控制變數的形式說明。 變數可以是資料字典元素或預留位置。 新增條件時,您可以選擇根據控制變數的值包含資產。 條件具有以運算式為基礎的單一輸出。 根據目前條件變數,第一個運算式發現為true。 其值會成為條件的輸出。
版面片段是可用於一或多個字母的版面。 配置片段用於建立可重複的模式,尤其是動態表格。 版面可包含典型的表單欄位,例如「地址」和「參考編號」。 它還包含表示目標區域的空子形式。 配置(XDP)在Designer中建立,然後上傳到Forms和Documents🔗。
有兩種方式可產生傳送給客戶的通信:用戶驅動和系統驅動。
面向客戶的員工(如索賠調整員或案例工作人員)可以建立自定義的通信。 使用簡單且直覺的信函填寫介面,商務使用者可新增可選文字至信函,在即時預覽信函時個人化可編輯的內容。 然後,他們可以將自訂通信提交到後端流程。
通信產生是由事件觸發器驅動而自動化。 例如,通過將預定義模板與公民資料合併而生成發送給公民的提醒通知,以提示她進行預繳稅款申報。 最終信函可以透過電子郵件、列印、傳真或封存。
最終通信可傳送至後端處理,以進行後期處理。 通信可以是:
下圖概述信函解決方案的範例架構。
此取消通知文檔是典型通信的示例:
字母元素 | 說明 | 使用 |
來自後端企業系統的資料 | 源自後端企業系統的資料。 資料會動態與通信範本合併。 | 根據資料字典建立的 資料檔案 |
由前線員工輸入的資料 |
在發送信函之前自定義信函的前線員工可以提供的資料。 |
未受保護的DD元素 |
預先核准 文欄位落 |
預先核准的文字內容。 法律、財務或業務領域的專家,如果了解信函的業務環境,通常會編寫文字內容。 大多數信函都會包含頁首、頁尾、免責聲明和問候語等內容。 但是,諸如「終止原因」等內容將是特定信函的特定內容。 | Text\Lists\
|
資料 以自訂邏輯為基礎? |
對於某些信函,例如要求提供關於報銷申請的更多資訊的信函,諸如報銷申請調整器之類的用戶可以添加自定義文本內容。 | 文檔 類型條件的片段 |
從中央儲存庫儲存 映像 |
標誌和簽名影像等影像。 企業標誌等影像會出現在大部分或全部信函中。 簽名影像是信函和代表其發送信函的人的特有影像。 | 儲存在AEM資產(DAM)
|
分析每封信函,找出組成信函的各種片段。 「應用程式專員」會分析產生的對應。
對應的哪些部分是靜態的,哪些是動態的。 從後端資料來源或一般使用者填入的變數。
通信中各種文本段落的顯示順序,例如業務用戶在通信建立期間是否可以更改段落。
通信系統是由系統生成的,還是需要最終用戶編輯通信? 系統產生多少對應,需要使用者干預的對應數量?
通信範本變更的頻率為何? 是否會每年、每季,或僅在特定法規變更時更新? 預期會有哪些類型的變更? 是否是修正印刷錯誤、版面變更、新增更多欄位、新增更多段落等變更。
規劃通信需求時,組合新通信模板的清單。 對於每個通信模板,您需要:
業務用戶(如索賠調整者或案件工作人員)修改信函中的內容或部分的條件。
案例是描述使用信函解決方案的使用者體驗、需求和優點的說明。
方案還提供:項目所需的技能集和工具。
規劃實作的最佳實務。 「高級實施概述。
內容 重用您擁有生成通信所需的新內容的統一清單。許多信函都有許多內容,例如頁首、頁尾、免責聲明和介紹,這些內容可在各信函中重複使用。 所有此類通用內容都可由專家建立和批准一次,然後在許多通信中重複使用。
建立資 料字典有許多字母通用的資料值,例如「客戶ID」和「客戶名稱」。您可以準備所有這類資料值的匯總清單。 通常,在規劃結構時,會咨詢企業中間件團隊的某人。 這構成建立資料字典的基礎。
從後端企業系統 獲取資料您還將知道所需的所有資料值,以及從何處獲取企業系統資料。然後,您可以架構實施,以從企業系統擷取資料並饋送至信函解決方案。
估計字母的復 雜度請務必確定建立特定通信的複雜度。此分析有助於確定建立信函範本所需的時間和技能集。 這進而有助於評估實施信函解決方案的資源和成本。
通過分析以下參數,可以確定通信的複雜性:
版面 複雜度版面有多複雜?諸如取消通知之類的信函具有簡單的佈局。 但是,諸如「報銷申請確認」之類的信函具有複雜的佈局,其中包含多個表和60多個表單欄位。 建立複雜佈局需要更多時間,並且需要高級佈局設計技能集。
文本段落和條 件的數量貸款合同可以有10頁長,並包含40多條文本條款。其中許多條款將取決於「貸款參數」。 根據確切的條款和條件,該條款將包括在合同中或從合同中排除。 建立此類信函需要對複雜情況進行徹底規劃和仔細定義。
下表提供一些可用於分類字母的准則:
複雜性級別 |
版面複雜度(主觀) |
文本段數 |
條件文字或影像數 |
所需技能集 |
低複雜度 |
低. 佈局的表單欄位很少(<15)。 通常為一頁。 |
8 |
1 |
中等設計師技能。 |
中度複雜度 |
中等複雜度的佈局。 包括表等結構。 通常會有超過一頁長。 |
16 |
2 |
中等設計師技能。
使用使用者介面建立複雜運算式的功能。 |
高複雜性 |
複雜的佈局。 可大於三頁。 包含表格和60多個表單欄位。 |
40 |
8 |
專家設計師技能。
使用使用者介面建立複雜運算式的功能。 |
若要建立通信,您必須先具備下列條件:
相容性套件。安裝相容性套件以檢視Forms頁面上的字母選項。
字母XDP(layout)。
相關的資料字典(可選)。
您要在通信中使用的資料模組。
測 試資料將測試資料移植到XML檔案中。如果您使用資料字典,則需要測試資料。
選擇Forms > 字母。
選擇建立>字母。 「通信管理」會顯示可用的配置(XDP)。 這些佈局來自Designer。 配置還包括「通信管理」提供的現成信函模板。 有關通信管理模板的詳細資訊,請參閱參考信函模板。 若要新增您自己的配置,請在Designer中建立XDP(配置)檔案,然後將它們上傳至AEM Forms。
點選版面,然後點選Next。
輸入通信的屬性,然後點選儲存:
系統會顯示訊息:"已成功建立信函。" (在警報訊息中)點選開啟以設定其中的資料模組和配置片段。 或點選完成以返回上一頁。
下一個:點選「開 啟」時,「通信管理」會顯示版面的表示,並列出版面(XDP)中的所有元件。繼續插入資料模組和版面片段並進行設定。
建立通信後,您點選「開啟」時,「通信管理」會顯示版面的表示,並列出版面(XDP)中的所有子表單/目標區域。 在每個目標區域中,您可以選擇插入資料模組或配置片段(然後插入配置片段中的資料模組)。
您也可以選擇點選「信函」頁面中信函的「編輯」圖示,以插入信函中的資料模組和版面片段並加以設定。
對每個子表單點選「插入 」,然後選取「資料模組」或「版面片段」以插入每個子表單。
為每個子表單的這些選項選擇資料模組或佈局片段,然後選擇要插入的資料模組或佈局片段。 版面片段可讓您根據其設計(最多四個層級)進一步插入資料模組或版面片段。
如果插入佈局片段,佈局片段的名稱將出現在子表單中。 而根據選取的片段,巢狀子表單會出現在子表單中。
將所選「資料模組」插入佈局後,您可以點選「配置模式」,並在點選每個模組的「編輯」表徵圖後設定以下項:
若要編輯模組,請點選該模組旁的「編輯」圖示。 編輯模組後,點選儲存。
在本頁面中,您也可以對子表單執行下列動作:
在本頁面中,您也可以對子表單中的每個資產執行下列動作:
點選Next。
「資料」頁面詳細說明了如何在範本中使用資料欄位和變數。 資料可連結至資料來源,例如資料字典或使用者輸入。 每個欄位定義屬性,資料字典從中映射資料,或用於用戶輸入欄位的標題。
連結:
以下是連結中的一些主要欄位:
多行:您可以指定欄位或變數的資料項目是否為多行。如果選擇此選項,欄位或變數的輸入框在「資料編輯視圖」中顯示為多行輸入框。 欄位或變數在「建立通信」使用者介面的「資料」和「內容」檢視中也會顯示為多行。 多行輸入欄位與在TextModule中輸入注釋的欄位類似。 多行選項僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。
可選:您可以指定欄位或變數的值是否為選用。選用欄位選項適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。
欄位/變數驗證:若要提供欄位或變數值的增強驗證,您可以為欄位或變數指派驗證器。此選項僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。
功能和工 具提示:標題是顯示在CCR用戶介面中欄位前面的欄位的標籤。此選項適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位和變數。
以下是可用於欄位的驗證類型:
字串驗證器:使用字串驗證器來指定在欄位或變數中輸入字串的最小和最大長度。建立字串驗證器時,請確定您指定有效的驗證參數。 輸入最小值和最大值的有效長度。 對於字串驗證器,您可以指定可輸入值的最小和最大長度。 如果輸入的值不是根據指定的最小值和最大值,則CCR用戶介面中的相關欄位將標籤為紅色。
數字驗證器:使用數字驗證器來指定在欄位或變數中輸入的最小值和最大值。建立數字驗證器時,請確保指定有效的驗證參數。 輸入最小值和最大值的數值。
規則運算式驗證器:使用規則運算式驗證器來定義用於驗證欄位或變數值的規則運算式。此外,您也可以自訂錯誤訊息。 建立規則運算式驗證器時,請務必指定有效的規則運算式。
欄位和變數驗證器僅適用於連結類型為「使用者」或未受保護的「資料字典元素」的欄位或變數。
指定連結後,點選Next。 「通信管理」顯示「附件」螢幕。
選擇添加資產。
在「選取資產」畫面中,點選要與信函一起附加的資產,然後點選Done。 您必須先將資產上傳至Assets。 建議您只附加PDF和Microsoft Office文檔,但也可以附加影像。 如需在DAM中上傳資產的詳細資訊,請參閱上傳資產。
要鎖定清單中資產的順序,使「索賠調整器」無法更改順序,請點選「鎖定順序」。 如果不選擇此選項,「報銷申請調整器」可以更改清單項的順序。
若要變更資產的順序,請拖放含有資產重新排序圖示的資產()。
點選附件前的編輯 ,如果您不希望作者能夠刪除該附件,請將附件指定為「必要」。 如果希望在CCR介面中預選附件,請將其指定為「已選」。
選擇庫訪問以授予對庫的訪問權。 如果啟用了「庫訪問」,則聲明調整器可以在建立信函和插入附件時訪問內容庫。
選擇附件配置並指定附件的最大數量。
點選儲存。 您的通信已建立並列在「信函」頁面上。
在通信管理中建立信函模板後,最終用戶/代理/聲明調整器可以在CCR用戶介面中開啟信函,並通過輸入資料、設定內容和管理附件來建立通信。 如需詳細資訊,請參閱建立通信。
下表說明了哪些類型的連結可用於各種類型的欄位。
表格中的下列值
常值 | 資產 | 資料字典 | 忽略 | 使用者 | 欄位 | 變數 | |
日期 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | N/A | 不適用 |
次 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | 不適用 | 不適用 |
日期時間 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | 不適用 | 不適用 |
整數 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 |
不適用 | 不適用 |
浮點 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 |
不適用 | N/A |
RTF | 是 | 僅限文字 | 是 | 是 | 是 | 不適用 | 不適用 |
純文字 | 是 | 僅限文字 | 是 | 是 | 是 | 不適用 | 不適用 |
影像 | 否 | 僅限影像 | 否 | 是 | 否 | 不適用 | 不適用 |
簽名 | 否 | 否 | 否 |
是 | 否 | 不適用 | N/A |
您可以使用現有的信函範本,快速建立具有類似屬性、內容及繼承資產(例如檔案片段和資料字典)的信函範本。 若要這麼做,請複製並貼上信函。