Introducción a AEM Forms

Para obtener información sobre las últimas funciones y mejoras de AEM Forms, consulte Novedades de AEM Forms.

Acerca de AEM Forms

Adobe Experience Manager (AEM) ofrece una solución fácil de usar para crear, administrar, publicar y actualizar formularios digitales complejos a la vez que se integra con procesos back-end, reglas empresariales y datos.

AEM Forms combina la creación, administración y publicación de formularios junto con las capacidades de Administración de correspondencia, Document Security y análisis integrados para crear experiencias de extremo a extremo atractivas. Diseñado para funcionar en todos los canales web y móviles, AEM Forms puede integrarse de forma eficaz en sus procesos empresariales, reduciendo los procesos y errores en papel y mejorando al mismo tiempo la eficiencia.

AEM Forms aprovecha y amplía las capacidades de sus inversiones existentes en formularios XFA y soluciones de LiveCycle de Adobe.

En las grandes empresas, los formularios suelen crearse una vez y reutilizarse copiándolos a un sistema de gestión de contenidos. Mantener actualizada una gran base de datos de formularios y conseguir que estos resulten reconocibles puede constituir un auténtico reto. AEM proporciona un portal de formularios personalizable que garantiza que los clientes puedan localizar y acceder a los formularios que necesitan en los canales web y móviles.

AEM Forms proporciona herramientas de administración de formularios que no solo le permiten administrar formularios adaptables, sino también formularios XFA, formularios PDF y recursos relacionados. Para obtener más información, consulte Introducción a la administración de formularios.

Capacidades clave

En resumen, AEM Forms proporciona potentes funciones de administración de formularios, como las siguientes, que reducen los procesos manuales y aumentan la satisfacción del cliente.

• Un portal de formularios centralizado para diseñar e implementar formularios dinámicos, incluidos formularios PDF, HTML5 y adaptables.
• Una interfaz gráfica de usuario fácil de usar para que los usuarios empresariales puedan importar, administrar, previsualizar y publicar fácilmente formularios.
• Un directorio de formularios adaptable con potentes características de búsqueda mediante palabras clave, etiquetas y metadatos.
• Detección dinámica del dispositivo y la ubicación de un usuario para representar correctamente el formulario en los canales web y móvil.
• Integración con Adobe Analytics para medir de forma eficaz las métricas de uso de los formularios.
• Integración con los servicios de firma electrónica o la firma manuscrita de Adobe Document Cloud para firmar electrónicamente documentos que contengan información confidencial.
• Funcionalidades automatizadas de publicación de formularios y la capacidad de proporcionar una comunicación oportuna, personalizada y coherente a través de varios canales.

Tipo de formularios de AEM

AEM Forms permite ampliar formularios nuevos y existentes para crear:

• Formularios HTML y PDF paginados con una apariencia Pixel Perfect prácticamente idéntica a la del papel, o
• formularios adaptables que se representan automáticamente en el dispositivo y el explorador del usuario.

Formularios PDF

Es posible rellenar los formularios PDF sin conexión, guardarlos localmente y enviar los datos de formulario la próxima vez que vuelva a estar en línea. Los códigos de barras 2D se pueden usar para capturar datos de formulario, y las firmas digitales para validar la autenticidad de los usuarios.

Formularios HTML

Los formularios HTML5 basados en explorador se pueden ver tanto en dispositivos móviles como en exploradores de escritorio. Puede firmar electrónicamente los formularios HTML mediante la firma manuscrita o los servicios de firma electrónica.

Formularios adaptables

Los formularios adaptables se pueden adaptar dinámicamente a las respuestas del usuario añadiendo o eliminando campos o secciones según sea necesario. AEM permite reutilizar las plantillas de formulario XML de Adobe para crear formularios adaptables.

Funciones admitidas

Todos los tipos de formulario admiten las siguientes funciones:

• Diseño dinámico
• Validación de los campos de formulario
• Ayuda contextual
• Administración de datos XML y scripts
• Diseño y comprobación de accesibilidad
• Posibilidad de guardar formularios en el servidor
• Compatibilidad con archivos adjuntos
• Integración con HTML Workspace para la captura de datos

Recopilación de datos sin conexión

Una vez enviados los datos de formulario, Adobe Experience Manager los conecta con los sistemas existentes, las reglas empresariales y las personas requeridas.

AEM Forms proporciona Forms Workspace, una aplicación móvil que amplía los procesos empresariales digitales a los dispositivos móviles. Con Forms Workspace, puede recopilar y registrar datos incluso sin conexión. Forms Workspace aprovecha las capacidades de su dispositivo móvil y permite capturar fotos y vídeos y recopilar datos como marcas de tiempo y otro tipo de información. La próxima vez que se conecte a una red, puede sincronizar los datos recopilados.

Capturar los datos sin conexión y sincronizarlos la próxima vez que vuelva a estar en línea resulta especialmente útil para las personas que trabajan sobre el terreno. Mejora la productividad y reduce los errores.

Ventajas de utilizar Forms Workspace para la recopilación de datos sin conexión

• HTML Workspace es una aplicación fácil de usar para la asignación y el seguimiento de tareas
• Entorno de diseño del flujo de trabajo de arrastrar y soltar
• Conectores de gestión de contenido empresarial (ECM)
• Compatibilidad con estándares abiertos, incluidos XML y SOAP, para conectar datos de formularios con sistemas empresariales
• Los informes HTML predeterminados monitorizan los trabajos pendientes, las colas de trabajo y los indicadores clave de rendimiento (KPI)
• Paneles personalizables para obtener información en tiempo real sobre las operaciones empresariales
• API para conectarse con herramientas de informes de terceros

Comunicación personalizada

Uno de los principales componentes de una experiencia de autoservicio digital eficaz es la comunicación de información oportuna y personalizada, de forma que los usuarios puedan acceder a ella desde cualquier parte y en cualquier dispositivo. Las comunicaciones personalizadas y oportunas pueden mejorar tanto las tasas de conversión como la satisfacción del usuario.

Con AEM Forms, los usuarios empresariales pueden crear experiencias del usuario personalizadas y atractivas personalizando las plantillas de documento, incorporando información de los procesos back-end e incluyendo componentes interactivos. Una interfaz de usuario intuitiva ayuda a los usuarios sin conocimientos técnicos a desarrollar reglas empresariales para decidir cuándo generar una comunicación en función de una consulta o iniciar una respuesta generada por el usuario.

Los documentos personalizados, como los recibos, los kits de bienvenida y los extractos, se pueden entregar fácilmente a través de diferentes canales. Las organizaciones pueden dirigir el tráfico a portales web personalizados, lo que favorece la inscripción en servicios adicionales o su compra.

Funciones principales

• Entorno de creación de correspondencia compatible con plantillas, bloques de contenido, reglas empresariales y mucho más
• Conversión y ensamblado de documentos
• Compatibilidad con el envío de documentos a la carta o por lotes a través de varios canales, incluidos la web, el correo electrónico y el papel
• Pista de auditoría con historial de cambios
• Compatibilidad con firmas digitales para validar la integridad del contenido y la identidad del firmante
• Complemento Document Security de AEM Forms, que incluye cifrado, políticas de uso, seguimiento y auditoría

Figura: Flujo de trabajo de comunicación personalizado optimizado

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