在最適化表單中使用Adobe Sign

啟用電子簽名(Adobe Sign)工作流程,以自動化簽名工作流程、簡化單一和多重簽名程式,以及從行動裝置電子簽署表格。

Adobe Sign可針對最適化表單啟用電子簽名工作流程。 電子簽名可改善處理法律、銷售、薪資、人力資源管理等領域檔案的工作流程。

在典型的Adobe Sign和最適化表單案例中,使用者會填寫最適化表單以申請服務。 例如,房貸和信用卡申請需要所有借款人和共同申請人的合法簽名。 若要針對類似案例啟用電子簽名工作流程,您可以將Adobe Sign與AEM Forms整合。 您還可以使用Adobe Sign執行下列動作:

  • 透過完全自動化的提案、報價和合約流程,從任何裝置完成交易。
  • 更快完成人力資源流程,為您的員工提供數位體驗。
  • 縮短合約週期時間,並加快廠商上線速度。
  • 建立可自動化一般程式的數位工作流程。

Adobe Sign與AEM Forms的整合支援:

  • 單一和多使用者簽署工作流程
  • 循序和同步簽署工作流程
  • 表單內和表單外簽署體驗
  • 以匿名或登入使用者身分簽署表格
  • 動態簽署程式(與AEM Forms工作流程整合)
  • 透過知識庫、電話和社交個人檔案進行驗證

瞭解使用Adobe Sign搭配最適化表單](https://medium.com/adobetech/using-adobe-sign-to-e-sign-an-adaptive-form-heres-the-best-way-to-do-it-dc3e15f9b684)以建立更佳簽署體驗的最佳範例。[

必備條件

在最適化表單中使用Adobe Sign之前:

  • 請確定AEM Forms雲端服務已設定為使用Adobe Sign。 如需詳細資訊,請參閱「將Adobe Sign與AEM Forms整合」
  • 讓簽署者的清單準備好。 您至少需要每個簽署者的電子郵件地址。

為最適化表單設定Adobe Sign

執行下列步驟,為最適化表單設定Adobe Sign:

  1. 編輯Adobe Sign的最適化表單屬性

  2. 將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

  3. 為最適化表單啟用Adobe Sign

  4. 針對最適化表單選擇Adobe Sign Cloud服務

  5. 將Adobe Sign簽署者新增至最適化表單

  6. 為最適化表單選擇提交動作

簽署者——詳細資訊

編輯Adobe Sign的最適化表單屬性

為現有或新的最適化表單設定Adobe Sign的最適化表單屬性。

建立Adobe Sign的最適化表單說明建立基本最適化表單的步驟。有關建立自適應表單時可用的其它選項,請參見建立自適應表單

建立Adobe Sign的最適化表單

執行下列步驟以建立Adobe Sign的最適化表單:

  1. 導覽至「Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents」。

  2. 點選「建立」並選取「最適化表單」。 ​此時會顯示範本清單。 選擇模板並點選​Next

  3. 在​Basic​標籤中:

    1. 指定最適化表單的​名稱​和​標題

    2. 選取在使用AEM Forms設定Adobe Sign時建立的設定容器

      注意

      Adobe Sign Cloud Service​下拉式清單會顯示您在此欄位中選取之組態容器中設定的雲端服務。 當您選取「啟用Adobe Sign ]」選項時,最適化表單屬性的「電子簽名」區段中會提供​Adobe Sign Cloud Service**​下拉式清單。​**[

  4. 在​表單模型​標籤中,選擇以下選項之一:

    • 選擇​將表單模板關聯為記錄文檔模板​選項,然後選擇記錄文檔模板。 如果您使用以表單範本為基礎的最適化表單,則傳送以進行簽署的檔案只會顯示以關聯表單範本為基礎的欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。
    • 選擇​生成記錄文檔​選項。 如果您使用啟用「記錄檔案」選項的最適化表單,則傳送供簽署的檔案會顯示最適化表單的所有欄位。
  5. 點選​建立。 會建立可簽署的最適化表單,可用來新增Adobe Sign欄位。

編輯Adobe Sign的最適化表單

執行下列步驟,在現有的最適化表單中使用Adobe Sign:

  1. 導覽至​Adobe Experience Manager > FormsForms & Documents

  2. 選擇最適化表單,然後點選​屬性

  3. 在​Basic​標籤中,選取在使用AEM Forms設定Adobe Sign時建立的組態容器

  4. 在​表單模型​標籤中,選擇以下選項之一:

    • 選擇​將表單模板關聯為記錄文檔模板​選項,然後選擇記錄文檔模板。 如果您使用以表單範本為基礎的最適化表單,則傳送以進行簽署的檔案只會顯示以關聯表單範本為基礎的欄位。 它不會顯示最適化表單的所有欄位。
    • 選擇​生成記錄文檔​選項。 如果您使用啟用「記錄檔案」選項的最適化表單,則傳送供簽署的檔案會顯示最適化表單的所有欄位。
  5. 點選​儲存並關閉。 Adobe Sign已啟用最適化表單。

將Adobe Sign欄位新增至最適化表單

Adobe Sign有各種欄位,可放置在最適化表單上。 這些欄位接受各種資料類型,例如簽名、縮寫簽名、公司或標題,並協助在簽署時收集額外資訊以及簽名。 您可以使用Adobe Sign Block元件,將Adobe Sign欄位置於最適化表單的不同位置。

執行以下步驟,將欄位添加到自適應表單中並自定義與這些欄位相關的各種選項:

  1. 從元件瀏覽器拖放​Adobe Sign Block​元件至最適化表單。 Adobe Sign Block元件包含所有支援的Adobe Sign欄位。 預設情況下,它將​Signature​欄位添加到最適化表單中。

    sign-block

    依預設,Adobe Sign Block不會顯示在已發佈的最適化表單中。 只有簽署檔案才會顯示。 您可以從Adobe Sign Block元件的屬性變更Adobe Sign Block的可見性。

    注意
    • 使用Adobe Sign區塊並非在最適化表單中使用Adobe Sign的必要條件。 如果您不使用Adobe Sign區塊並新增簽署者的欄位,則預設簽名欄位會顯示在簽署檔案的底部。
    • Adobe Sign區塊僅適用於自動產生記錄檔案的適用表單。 如果您使用自訂XDP來產生記錄檔案或以表單範本為基礎的最適化表單,則不需要Adobe Sign區塊。
  2. 選擇​Adobe Sign Block​元件,然後點選​Edit  aem_6_3_edit圖示。 它顯示添加欄位和欄位格式外觀的選項。

    adobe-sign-block-select-fields

    答:選 取並新增Adobe Sign欄位。B. 將Adobe Sign區塊展開為全螢幕檢視

  3. 點選「Adobe Sign欄位  aem_6_3_adobesign」圖示。 它會顯示選取和新增Adobe Sign欄位的選項。

    展開​Type​下拉式欄位以選取「Adobe Sign」欄位,並點選「完成aem_6_3_forms_save」圖示,將選取的欄位新增至Adobe Sign區塊。 Type​下拉式欄位包含「簽名」、「簽署者資訊」和「資料」欄位類型。 Adobe Sign與AEM Forms支援欄位整合,僅列於「類型」下拉式方塊中。 如需Adobe Sign欄位的詳細資訊,請參閱Adobe Sign檔案

    adobe-sign-block-fields-options

    必須為欄位提供唯一名稱。 您也可以選取必要選項,將欄位標示為必填欄位。 除了​Name​和​Required​選項外,有些Adobe Sign欄位還有更多選項。 例如,遮色片和多行。 此外,請為每個Adobe Sign欄位指定唯一名稱,不論欄位是位於相同還是不同的Adobe Sign區塊。

為最適化表單啟用Adobe Sign

現成可用的Adobe Sign不會針對最適化表單啟用。 執行下列步驟以啟用它:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表單容器」,然後點選「設定設定」圖示。​它會開啟屬性瀏覽器並顯示最適化表單容器屬性。
  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名 accordion,然後選取「啟用Adobe Sign 」選項。​它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

選擇Adobe Sign Cloud服務及簽署順序

您可以為AEM Forms的例項設定多個Adobe Sign Services。 建議為每個功能(人力資源、財務等)分別提供一組服務。 它讓追蹤和報告已簽署的檔案變得更輕鬆。 例如,銀行有多個部門。 您可以為每個部門分別設定一個設定,以便更好地追蹤檔案。

檔案也可以有多個簽署者。 例如,信用卡申請可以有多個申請人。 銀行在開始處理申請之前要求所有申請人的簽名。 對於多重簽署者案例,您可以選擇依循序或同時順序簽署檔案。

執行下列步驟以選擇雲端服務和簽署順序:

雲端服務

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表單容器」,然後點選「設定設定」圖示。​它會開啟屬性瀏覽器並顯示最適化表單容器屬性。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名 accordion,然後選取「啟用Adobe Sign 」選項。​它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

  3. 從已設定的Adobe Sign Cloud Services清單中選取雲端服務。

    如果​Adobe Sign Cloud服務​清單為空白,請依照使用AEM Forms文章設定Adobe Sign以設定服務。

    此下拉式清單會列出「工具> 雲端服務 > Adobe Sign」中global資料夾中存在的雲端服務。 此外,下拉式清單也會列出您在建立最適化表單時,在​設定容器​欄位中選取之資料夾中存在的雲端服務。

  4. 從​「簽署者可以簽署」對話方塊中選取簽署順序。 Adobe Sign歌手可依任何順序簽署最適化表單​Colluy —— 一個接一個的簽章者,或​Montible -。

    依循序序列,一次會有一個簽署者收到要簽署的表格。 簽署者完成簽署檔案後,表格會傳送給下一個簽署者,依此類推。

    同時,多位簽署者一次可以簽署表格。

  5. 將「簽署者」新增至最適化 格式,並點選「完成」圖示以儲存變更。

將簽署者新增至最適化表單

最適化表單只能有一位或多位簽署者。 當您新增簽署者時,您也可以設定簽署者的驗證詳細資訊。 您也可以選取填表人和歌手是否是同一個人。 執行下列步驟以新增及提供簽署者的各種詳細資訊:

  1. 在「內容」瀏覽器中,點選「表單容器」,然後點選「設定設定」圖示。​它會開啟具有最適化表單容器屬性的屬性瀏覽器。

  2. 在屬性瀏覽器中,展開​電子簽名 accordion,然後選取「啟用Adobe Sign 」選項。​它可讓Adobe Sign建立最適化表單。

  3. 在「簽署者設定」下點選「新增簽署者​」。 它會將簽署者新增至最適化表單。您可以將多個Adobe Sign簽署者新增至最適化表單。

  4. 電話詳細資訊

    按一下​Edit  aem_6_3_edit圖示,以指定與簽署者相關的下列資訊:

    • 標題:指 定標題以唯一識別簽署者。
    • 簽署者和填寫表格的人員是否相同?:如果表 格填 寫者和第一個簽署者是同一人,請選取「是」。如果選項設定為​No,則​請勿在最適化表單中使用簽名步驟元件。 如果表單包含「簽名步驟」元件,則欄位會自動設為「是」。
    • 簽署者電子郵件地址: 指定簽署者的電子郵件地址。簽署者會收到指定電子郵件地址上的已簽署檔案/表格。 您可以選擇使用表單欄位中提供的電子郵件地址、登入使用者的AEM使用者設定檔,或手動輸入電子郵件地址。 這是必要的步驟。 此外,如果您只設定了一個簽署者,請確定簽署者的電子郵件地址與用於設定AEM雲端服務的Adobe Sign帳戶不相同。
    • 簽署者驗證方 法:指定在開啟表單進行簽署前驗證使用者的方法。您可以選擇電話、知識庫和社交身分驗證。
    注意
    • 依預設,社交身分驗證提供使用Facebook、Google和LinkedIn進行驗證的選項。 您可以聯絡Adobe Sign支援,以啟用其他社交驗證提供者。
    • 要填寫或簽署的Adobe Sign欄位: 為簽署者選取「Adobe Sign」欄位。最適化表單可包含多個Adobe Sign欄位。 您可以選擇為簽署者啟用特定欄位。 欄位會顯示所有可用的Adobe Sign區塊。 選擇塊時,將選擇塊的所有欄位。 您可以使用X圖示來取消選取欄位。

    signer-details-1

    上述影像有兩個範例Adobe Sign Blocks:個人資訊和辦公室詳細資訊

    點選「完成aem_6_3_forms_save」圖示。 簽章者已新增並設定。

選擇最適化表單的提交操作

在您新增Adobe Sign欄位至最適化表單、從表單容器啟用Adobe Sign、選取「Adobe Sign Cloud Service」並新增Adobe Sign簽署者後,請為最適化表單選取適當的提交動作。 有關自適應表單提交操作的詳細資訊,請參閱配置提交操作

此外,只有所有簽署者簽署表格後,才會提交啟用Adobe Sign的最適化表格。 您可以在表單入口網站的「待簽」區段中找到部分簽署的表單。 Adobe Sign Configuration Service會以定期間隔輪詢Adobe Sign伺服器,以驗證簽名的狀態。 如果所有簽署者都完成表單簽署,則會啟動提交動作服務並提交表單。 如果您使用自訂提交動作,而表單使用Adobe Sign,請更新自訂提交動作以使用提交動作服務。

注意

最適化表單的資料會暫時儲存在表單入口網站上。 建議對Forms Portal](/docs/experience-manager-64/forms/using/configuring-draft-submission-storage.html?lang=zh-Hant)使用[自訂儲存。 它可確保PII(個人識別資訊)資料不會儲存在AEM伺服器上。

您的表單簽署體驗已就緒。 您可以預覽表單以驗證簽署體驗。 在發佈的表格上,當簽章者透過電子郵件收到表格進行簽署時,會顯示「Adobe Sign Block」欄位。 這種體驗也稱為表單外簽署體驗。 您也可以為第一個簽署者設定表單內簽署體驗,如需詳細步驟,請參閱建立表單內簽署體驗

為最適化表單設定雲端簽名

雲端數位簽名或遠端簽名是新一代的數位簽名,可跨桌上型電腦、行動裝置和網路運作。 並符合簽署者驗證的最高等級合規性與保證。 您可以使用雲端數位簽名來簽署調適性表格。

編輯Adobe sign的最適化表單屬性後,請執行下列步驟,將雲端簽名欄位新增至最適化表單:

  1. 從元件瀏覽器拖放​Adobe Sign Block​元件至最適化表單。 Adobe Sign Block元件包含所有支援的Adobe Sign欄位。 預設情況下,它將​Signature​欄位添加到最適化表單中。

    sign-block

  2. 選擇​Adobe Sign Block​元件,然後點選​Edit  aem_6_3_edit圖示。 它顯示添加欄位和欄位格式外觀的選項。

    adobe-sign-block-select-fields

    答:選 取並新增Adobe Sign欄位。B. 將Adobe Sign區塊展開為全螢幕檢視

  3. 點選「Adobe Sign欄位  aem_6_3_adobesign」圖示。 它會顯示選取和新增Adobe Sign欄位的選項。

    展開​Type​下拉式欄位以選取​數位簽章,並點選「完成aem_6_3_forms_save」圖示,將選取的欄位新增至Adobe Sign區塊。

    digital_signatures

    必須為欄位提供唯一名稱。

    使用下列功能,將數位簽名套用至最適化表單:

    • 雲端簽名:使用信任服務提供者托管的數位ID進行簽署。
    • Adobe Acrobat或Reader:使用Adobe Acrobat或Reader下載並開啟檔案,以使用智慧卡、USB Token或以檔案為基礎的數位ID進行簽署。

    將雲端簽名欄位新增至最適化表單後,請執行下列步驟以完成設定程式:

建立表單內簽署體驗

使用者也可以在填寫表單時簽署最適化表單。 此體驗也稱為表單簽署體驗。 表單簽署體驗僅適用於多重簽署者環境中的第一位歌手。 執行下列步驟,為最適化表單建立表單內簽署體驗:

  1. 新增及設定「簽名步驟」元件
  2. 添加摘要步驟元件

表單簽署——體驗

添加和配置「簽名步驟」元件

使用「簽名步驟」元件提供電子簽署填寫表單的區域。 當轉譯包含「簽名步驟」元件的區段時,會顯示可簽名的PDF版本填寫表單。 「簽名步驟」元件會佔用表單的全寬。 建議在包含「簽名步驟」元件的部分上不使用任何其他元件。

執行以下步驟以配置「簽名步驟」元件:

  1. 將​簽名步驟​元件從元件瀏覽器拖放到表單中。

  2. 選擇新添加的「簽名」步驟元件並點選​Configure configure表徵圖。 它會開啟屬性瀏覽器並顯示「簽名」步驟屬性。 設定下列屬性:

    • 元素名稱:指定元件的名稱。
    • 標題: 指定元件的唯一標題。
    • 範本訊息: 指定在載入簽名PDF時要顯示的訊息。Adobe Sign Services需要一些時間來準備和載入簽名PDF。
    • 簽署服務: 選取 Adobe 簽名。
    • 使用舊版電子簽名元件:如果您在 AEM Forms Workspace、AEM Forms應用程式中使用個別的最適化表單,或基礎的最適化表單有舊版電子簽名元件,請選取 Use legacy E-sign元件 選項。
    • 配置:選取設定(Adobe Sign Cloud服務)。只有啟用了​使用舊版電子簽名元件​選項時,下拉框才可用。

    點選「完成aem_6_3_forms_save」圖示以儲存變更。

    簽章步驟

    注意
    • 當您將​簽名步驟​元件拖放至表單時,簽署者與填寫表單的人員是否相同? 選項自動設定為「 是」。必須讓表單繼續運作。
    • 啟用Adobe Sign的最適化表單不支援使用「簽名步驟」元件之區段或面板上的「提交」按鈕。 您可以在手動提交的「簽名」步驟後新增摘要步驟,或在使用Adobe Sign Configuration Service設定的間隔後觸發自動提交。

設定感謝頁面或摘要步驟元件

摘要步驟​元件會自動提交表單,在自定義的「摘要」頁中填入資訊,並顯示提交表單的摘要。 它也會在回訪地圖中取得所需資訊。 「摘要步驟」元件佔用表單的全寬。 建議在包含「摘要步驟」元件的部分上不使用任何其他元件。

現在,表單簽署體驗已就緒。 您可以預覽表單以驗證簽署體驗。

常見問題

問:您可以將最適化表單嵌入另一個最適化表單。內嵌的最適化表單是否啟用Adobe Sign?

Ans: 否,AEM Forms不支援使用可內嵌Adobe Sign的最適化表單進行簽署。

問:當我使用進階範本建立最適化表單並開啟它進行編輯時,會出現錯誤訊息「電子簽名或簽署者未正確設定」。的雙曲餘切值。 如何解決錯誤資訊?

Ans:使 用進階範本建立的最適化表單已設定為使用Adobe Sign。若要解決錯誤,請建立並選取Adobe Sign雲端組態,並為最適化表單設定Adobe Sign簽章者。

問:我可以在最適化表單的靜態文字元件中使用Adobe Sign文字標籤嗎?

Ans: 是的,您可以在文字元件中使用文字標籤,將Adobe Sign欄位新增至啟用「記錄檔案」( Document of Record )(僅限「自動產生的記錄檔案」選項)的最適化表單。若要瞭解建立文字標籤的程式和規則,請參閱Adobe Sign Documentation。 另請注意,最適化表單對文字標籤的支援有限。 您只能使用文字標籤來建立Adobe Sign Block支援的欄位。

問:AEM Forms提供Adobe Sign區塊和簽章步驟元件。這些功能是否可同時以自適應形式使用?

Ans: 您可以在表單中同時使用這兩個元件。以下是使用這些元件的一些建議:

Adobe Sign Block: 您可以使用Adobe Sign Block在最適化表單的任何地方新增Adobe Sign欄位。此外,也有助於為簽署者指派特定欄位。 預覽最適化表單或發佈的Adobe Sign Block時,預設不會顯示。 這些區塊僅在簽署檔案中啟用。 在簽署檔案中,只會啟用指派給簽署者的欄位。 Adobe Sign區塊可用於第一個和後續的簽署者。

簽章步驟元件: 您可以使用簽章步驟元件來建立表單簽署體驗。它只允許第一個簽署者在填寫表單時簽名。 當轉譯包含「簽名步驟」元件的區段時,會顯示可簽名的表單PDF版本。 通常是表單的最後一個或倒數第二個部分,後面接著是摘要元件。

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