Automatisation des documents avec Acrobat Sign pour Microsoft Power Platform

Découvrez comment activer et utiliser les connecteurs Acrobat Sign et Adobe PDF Tools pour Microsoft Power Apps. Créez des workflows qui automatisent rapidement et en toute sécurité les processus de validation et de signature, sans la moindre programmation. Ce tutoriel pratique comporte quatre parties, décrites dans les liens ci-dessous :

Partie 1 : Stockage des accords signés dans SharePoint avec Acrobat Sign Partie 2 : Processus de validation automatisé pour l'obtention de signatures électroniques avec Acrobat Sign Partie 3 : Technologie OCR automatisée avec Adobe PDF Tools Partie 4 : Assemblage automatisé de documents avec Adobe PDF Tools

Conditions préalables

  • Familiarité avec Microsoft 365 et Power Automate
  • Connaissances d’Acrobat Sign
  • Compte Microsoft 365 avec accès à SharePoint et Power Automate (de base pour Acrobat Sign, Premium pour Adobe PDF Tools)
  • Compte développeur Acrobat Sign abonnement Entreprise ou Acrobat Sign

Exercices 1 et 2

  • Compte Acrobat Sign avec accès à l’API. Un compte développeur ou un compte Enterprise.
  • Site SharePoint accessible par Power Automate et pour lequel vous disposez d’autorisations de modification. L’accès administrateur complet est recommandé.
  • Exemple de document pour la demande d’approbation et la signature.

Exercices 3 et 4

Télécharger les matériaux ici

Partie 1 : Stockage des accords signés dans SharePoint avec Acrobat Sign

Dans la première partie, vous utiliserez un modèle Power Automate Flow pour configurer un workflow automatisé qui enregistrera tous les accords signés sur votre site SharePoint.

  1. Accédez à Power Automate.

  2. Recherchez Acrobat Sign.

    Capture d’écran de la navigation vers Power Automate

  3. Choisissez Enregistrer un accord Acrobat Sign finalisé dans la bibliothèque SharePoint.

    Capture d’écran de l’action Enregistrer un accord Acrobat Sign finalisé dans la bibliothèque SharePoint

  4. Passez en revue l’écran et configurez les connexions nécessaires. Activez la connexion Acrobat Sign.

  5. Cliquez sur le bleu + apparaît.

    Capture d'écran de la connexion de flux Acrobat Sign et SharePoint

  6. Saisissez l’adresse électronique de votre compte Acrobat Sign et cliquez sur le champ du mot de passe dans la nouvelle fenêtre.

    Capture d’écran de connexion à Acrobat Sign

    Attendez un moment que l'Adobe vérifie votre compte.

    REMARQUE

    Cette vérification vous conduit à la connexion appropriée si vous utilisez un Adobe ID ou notre authentification unique (SSO) d’entreprise.

  7. Connexion terminée.

  8. Cliquez Continuer pour accéder à l’écran de modification de flux.

  9. Nommez le déclencheur.

    Capture d'écran du déclencheur

  10. Configurez vos paramètres SharePoint.

    Capture d’écran de la configuration des paramètres SharePoint

    Adresse du site : Votre site SharePoint
    Chemin du dossier : Chemin d’accès aux documents partagés que vous souhaitez utiliser
    Nom du fichier : Accepter la valeur par défaut
    Contenu du fichier : Accepter la valeur par défaut

  11. Enregistrement du flux.

    Capture d’écran de l’icône Enregistrer

  12. Accédez à l’écran de présentation des flux avec la flèche bleue de retour. Vous allez tester ce flux dans la partie 2.

    Capture d’écran de l’écran de présentation du flux

Vous allez tester ce flux dans la partie suivante.

Partie 2 : Processus de validation automatisé pour l'obtention de signatures électroniques avec Acrobat Sign

Dans la deuxième partie, nous construisons la première partie avec un flux plus robuste et testons les deux flux pour les voir en action.

  1. Sélectionner Modèles sur le côté gauche de l’interface Power Automate.

    Capture d’écran de sélection des modèles

  2. Recherchez "approbation du responsable".

  3. Sélectionner Demander l'approbation du gestionnaire pour un fichier sélectionné.

    Capture d’écran de la sélection de l’approbation du gestionnaire de demandes pour un fichier sélectionné

    Vérifiez les connexions et ajoutez celles qui vous manquent.

    REMARQUE

    S’il s’agit du premier flux que vous effectuez avec des approbations, elles seront entièrement configurées lors de l’exécution du flux.

  4. Cliquez Continuer pour accéder à l’écran de modification du flux.

    Ce flux comporte de nombreuses étapes préconfigurées, y compris la vérification des erreurs et les étapes conditionnelles imbriquées.

  5. Configurer Pour un fichier sélectionné comme suit :
    Adresse du site : Votre site SharePoint
    Nom de la bibliothèque : Votre référentiel Documents

  6. Ajoutez une entrée comme suit :
    Type: Email
    Nom: E-mail du signataire

    Capture d’écran de configuration du flux

  7. Configurer Obtenir les propriétés du fichier : comme suit :
    Adresse du site : Votre site SharePoint
    Nom de la bibliothèque : Votre référentiel Documents

  8. Faites défiler vers le bas et recherchez Si oui.

    Capture d’écran de la configuration If yes

  9. Cliquez Ajout d’une action dans le Si oui (pas la plus basse) pour ajouter les étapes à envoyer pour signature.

    Capture d’écran de l’ajout d’une action dans la zone Si oui

  10. Recherche de SharePoint obtenir le contenu du fichier et choisissez Obtenir le contenu du fichier.

    Capture d'écran de la zone de recherche

  11. Configurez le fichier Obtenir le contenu du fichier comme suit :

    Capture d’écran de la configuration Obtenir le contenu du fichier

    Adresse du site : Votre site SharePoint.
    Identificateur de fichier : Recherchez "identifier", puis choisissez Identifiant dans la liste déroulante Obtenir les propriétés du fichier étape.

  12. Recherchez "Adobe" et choisissez Acrobat Sign pour ajouter une autre action.

    Capture d'écran du menu de recherche

  13. Saisissez "upload" dans la zone de recherche pour Acrobat Sign et sélectionnez Télécharger un document et obtenir un ID de document.

  14. Recherche de la variable dynamique Nom pour obtenir le nom de l’élément/du document sélectionné dans le déclencheur sous Nom du fichier.

  15. Cliquez Expression dans l'assistant variable sous Contenu du fichier.

    Capture d’écran de l’écran Télécharger un document et obtenir un ID de document

  16. Ajoutez une seule apostrophe, puis cliquez sur Précédent pour Contenu dynamique, supprimez votre apostrophe, sélectionnez Contenu du fichier puis cliquez sur OK.

    Assurez-vous qu’il n’y a pas d’apostrophes supplémentaires et qu’il ressemble à l’exemple ci-dessous.

    Capture d’écran de l’apparence de l’écran Contenu dynamique

  17. Recherchez "création" dans la zone de recherche d’Acrobat Sign pour ajouter une autre action Acrobat Sign.

  18. Sélectionner Créer un accord à partir d’un document chargé et l’envoyer pour signature.

    Capture d'écran de recherche de création

  19. Configurez les informations requises : Choisissez Nom à partir de l’assistant variable dynamique dans Nom de contrat.
    Choisissez ID du document à partir de l’assistant variable dynamique dans ID du document.
    Choisissez E-mail du signataire à partir de l’assistant variable dynamique dans Courrier électronique du participant.
    Entrez "1" dans Ordre du participant.
    Choisissez Signataire de la liste déroulante dans Rôle de participant.

    Capture d’écran des informations requises

  20. Enregistrer le flux.

Test du flux

Accédez au référentiel de documents de votre site SharePoint pour le tester.

  1. Sélectionnez le document et choisissez Automatisation et le Flux vous venez de créer.

    Capture d’écran de la sélection du menu et du flux Automate

  2. Démarrer le flux pour valider les connexions (première exécution du flux uniquement).

  3. Entrez un message pour l'approbateur dans Message.

  4. Saisissez l’adresse électronique du signataire du document dans E-mail du signataire.

  5. Cliquez Exécuter le flux.

L'approbateur configuré pour l'utilisateur démarrant le flux reçoit une demande d'approbation. Vous pouvez approuver par courrier électronique ou via le menu Actions de Power Automate.
Une fois approuvé, signez votre document. Selon votre utilisateur et s’il est connecté à Sign, vous devrez peut-être ouvrir les fenêtres de signature dans une fenêtre de navigateur privée.

Capture d'écran de l'ouverture dans un navigateur privé

Apposez votre signature, puis revenez dans votre dossier SharePoint.

Capture d'écran du dossier SharePoint

Partie 3 : Technologie OCR automatisée avec Adobe PDF Tools

Dans la troisième partie, vous apprendrez à automatiser la reconnaissance optique des caractères dans les PDF lorsqu’ils sont importés dans Microsoft SharePoint. Cela résout un problème qui se produit avec les documents de PDF numérisés qui ne peuvent pas être recherchés dans SharePoint.

Capture d'écran du document du PDF

Configuration d’un dossier dans SharePoint

Accédez à Microsoft SharePoint où vous souhaitez stocker des documents.

  1. Cliquez + Nouveau pour créer un dossier nommé "Contrats traités".

  2. Cliquez + Nouveau pour créer un dossier intitulé "Anciens contrats".

    Capture d'écran des nouveaux dossiers

Ces dossiers sont désormais référencés dans le cadre de votre flux Power Automate.

Création d’un enchaînement à partir d’un modèle

  1. Connectez-vous à https://flow.microsoft.com.

  2. Cliquez Modèles dans la barre latérale.

    Capture d’écran de sélection des modèles

  3. Sélectionner Convertir les fichiers nouvellement ajoutés en PDF indexable dans SharePoint.

  4. Cliquez sur le bouton + en regard d’Outils Adobe PDF.

    Capture d’écran de la sélection du symbole +

  5. Accédez à https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted dans un nouvel onglet.

  6. Cliquez sur Commencer.

    Capture d'écran du bouton Commencer

  7. Connectez-vous au moyen de votre Adobe ID.

    Capture d’écran de connexion

  8. Entrez le nom et la description des informations d’identification et cliquez sur Créer des identifiants.

    Capture d’écran de l’écran Créer des identifiants

    Gardez la fenêtre avec les informations d’identification ouvertes. Vous devez les saisir dans Microsoft Power Automate.

    Capture d'écran de l'onglet du navigateur pour rester ouvert

  9. Saisissez les informations de connexion et cliquez sur Création dans Microsoft Power Automate.

    Capture d’écran de la saisie des identifiants PDF Tools

  10. Cliquez sur Continuer.

    Capture d’écran indiquant où cliquer sur Continuer

    Vous pouvez maintenant voir une vue du flux de travaux et vous devrez le configurer pour votre environnement.

  11. Sélectionnez le champ Adresse du site et choisissez le site SharePoint que vous utilisez sous le déclencheur appelé Lorsqu’un fichier est créé dans un dossier.

    Capture d’écran de la sélection Lors de la création d’un fichier dans un déclencheur de dossier

  12. Cliquez sur l'icône de dossier pour accéder au dossier Anciens contrats situé sous ID de dossier.

    Capture d’écran de la sélection du dossier Anciens contrats

  13. Modifiez le fichier Créer un fichier action au bas du flux :

    Modifier Adresse du site à l’adresse de votre site.
    Spécifiez l'emplacement du dossier Contrats traités dans le chemin d'accès au dossier.

  14. Cliquez Enregistrer dans le coin supérieur droit.

  15. Cliquez Test.

  16. Sélectionner Manuellement.

  17. Cliquez Test.

    Capture d'écran du flux de test

Essayez votre nouveau flux

  1. Accédez au dossier Anciens contrats dans SharePoint.

  2. Accédez à E03/Anciens contrats dans les fichiers d'exercice que vous avez téléchargés.

  3. Copiez les fichiers ReleaseFormXX.pdf dans le dossier Anciens contrats dans SharePoint.

    Capture d’écran de la copie des fichiers

Désormais, si vous accédez au dossier Contrats traités, vos PDF sont disponibles une fois que le flux a quelques instants pour s'exécuter. Si vous ouvrez les PDF, vous pouvez voir que le texte peut être sélectionné.
En outre, SharePoint indexe le document, ce qui vous permet de rechercher le contenu de vos documents à partir de la barre de recherche dans SharePoint.

Partie 4 : Assemblage automatisé de documents avec Adobe PDF Tools

Dans la quatrième partie, vous apprendrez à fusionner de nombreux documents à partir des informations fournies lors de la sélection et du démarrage d’un enchaînement à partir de Microsoft SharePoint. Dans ce scénario, le flux :

  • Demandez des informations pour choisir les éléments à inclure dans un pack pour un client.
  • En fonction des informations fournies, il fusionne de nombreux documents. Ces documents incluent une page de couverture et des articles techniques en option.
  • Le document fusionné est enregistré dans SharePoint.

Importation de fichiers d’exercice dans SharePoint

  1. Ouvrez le dossier E04 dans les fichiers Exercice.

  2. Importez les dossiers Devis, Modèles et Documents générés dans SharePoint.

    Capture d’écran des dossiers importés

Ces dossiers seront utilisés pour référence. En particulier, vous utiliserez le fichier Devis.docx pour votre proposition.

Le dossier Templates contient un dossier Couvertures qui inclut des designs de page de couverture pour différentes villes. Il existe également un dossier Articles techniques qui contient des articles techniques supplémentaires facultatifs qui seront joints à la fin si cette option est sélectionnée.

Importez le flux dans Microsoft Power Automate

  1. Connectez-vous à Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Cliquez Mes flux.

    Capture d’écran indiquant où sélectionner Mes flux

  3. Cliquez Importer.

    Capture d'écran de l'importation

  4. Cliquez Télécharger et sélectionnez le dossier GenerateDevis_20210311231623.zip dans E04/Flows/.

    Capture d’écran de sélection du dossier

  5. Cliquez Importer.

  6. Cliquez sur l’icône Clé à molette sous Action en regard de Envoyer la proposition au client.

    Capture d'écran de l'icône en forme de clé

  7. Sélectionner Créer comme nouveau sous Configuration.

  8. Définissez le nom du flux sous Nom de la ressource.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

    Répétez cette procédure pour les autres ressources associées et sélectionnez votre connexion.

    Capture d’écran de l’enregistrement

  10. Cliquez Importer après avoir établi toutes vos relations.

Définir pour un fichier sélectionné

Maintenant que l’enchaînement est créé, procédez comme suit :

  1. Cliquez Modifier.

    Capture d’écran de l’emplacement sélectionné

  2. Sélectionner le déclencheur Pour un fichier sélectionné.

    Ajoutez votre site SharePoint dans l’adresse du site.
    Ajoutez votre bibliothèque dans la bibliothèque.

    Capture d’écran du déclencheur terminé

Définir templateFolderPath

  1. Cliquez sur la variable templateFolderPath.
  2. Définissez le chemin d’accès au dossier Modèles dans le site SharePoint que vous avez importé.

Définir la couverture Obtenir le contenu du fichier

  1. Cliquez Couverture , qui développe l’étendue.

  2. Développer Couverture : Obtenir le contenu du fichier.

    Définissez l’adresse du site sur votre site SharePoint.

    Capture d’écran de la couverture développée

Définir le fichier sélectionné

  1. Développez la Fichier sélectionné action de portée.

    Remplacez l’adresse du site et le nom de la bibliothèque par votre site SharePoint et votre bibliothèque respectivement sous Obtenir les propriétés du fichier.
    Remplacez l’adresse du site par votre site SharePoint sous Obtenir le contenu du fichier.

    Capture d’écran de l’action Fichier sélectionné développée

Définir des articles techniques

  1. Cliquez Articles techniques action.

  2. Développer Condition : Ajouter un article technique.

    Capture d’écran de la condition développée Ajouter un article technique

  3. Développer Article technique 1 : Obtenir le contenu du fichier avec path.
    Modifiez l’adresse du site sur le site SharePoint indiqué.

Répétez les mêmes étapes pour Condition : Ajouter un article technique 2.

Définir Créer un fichier

  1. Développer Créer un fichier.

    Modifiez l’adresse du site et le chemin d’accès du dossier sur le site SharePoint et le chemin d’accès au dossier Documents générés.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

Test du flux

  1. Accédez au dossier Devis dans SharePoint.

  2. Sélectionnez le dossier Devis.docx.

    Capture d'écran de la sélection du dossier Devis

  3. Sélectionnez votre enchaînement sous le Automatisation s'affiche.

    Capture d’écran de la sélection du menu Automatiser

  4. Cliquez Continuer pour commencer l’enchaînement.

    Capture d'écran du bouton Continuer

  5. Choisissez votre couverture et les articles techniques que vous souhaitez ajouter.

  6. Cliquez Exécuter le flux.

    Capture d'écran du bouton Exécuter le flux

Accédez au dossier Générer des documents. Vous devriez maintenant voir votre fichier de PDF généré.

Capture d'écran du répertoire SharePoint avec le nouveau fichier de PDF

Ajout de Protect et d’autres actions au flux

Maintenant que vous avez créé un flux, vous allez le modifier pour chiffrer le document avec mot de PDF. Cela vous explique également comment utiliser d’autres actions.

  1. Revenez à la fin du flux.

  2. Cliquez sur le bouton + symbole entre Fusionner les PDF et Créer un fichier.

    Capture d’écran où sélectionner le symbole +

  3. Sélectionner Ajout d’une action.

  4. Recherchez "Adobe PDF Tools" (Outils).

    Capture d'écran de la recherche Adobe PDF

  5. Sélectionner Protect PDF - Vue.

  6. Utilisez le contenu dynamique pour définir le champ Nom de fichier sur Nom du fichier de PDF du PDF de fusion.

    Capture d’écran du contenu dynamique

    Dans le déclencheur, un champ Mot de passe fait partie du formulaire d’initiation. On peut utiliser ça ici.

  7. Recherche de Champ Mot de passe à l’aide du contenu dynamique et placez-le dans le champ Mot de passe .

    Capture d’écran de recherche de mot de passe

  8. Utilisez le contenu dynamique pour le définir sur Contenu du fichier PDF depuis les PDF de fusion dans le champ Contenu du fichier.

  9. Modifiez le fichier Créer un fichier pour obtenir le contenu du fichier à partir de Protect PDF plutôt que de Fusionner les PDF.

  10. Développer Créer un fichier.

  11. Désactivez le champ Contenu du fichier.

  12. Utilisation de contenu dynamique pour importer Contenu du fichier PDF de Protect PDF - Vue.

Test du flux

  1. Accédez au dossier Devis dans SharePoint.

  2. Sélectionnez Devis.docx.

    Capture d’écran de la sélection du dossier Devis

  3. Sélectionner Automatisation pour choisir votre flux.

    Capture d’écran de la sélection de Automate dans le menu

  4. Cliquez Continuer pour commencer l’enchaînement.

    Capture d’écran de la sélection Continuer

  5. Choisissez la couverture et les articles techniques que vous souhaitez ajouter.

  6. Définissez le champ Mot de passe sur le Mot de passe que vous souhaitez définir.

  7. Cliquez Exécuter le flux.

    Capture d’écran des fichiers sélectionnés et bouton Exécuter le flux

  8. Accédez au dossier Générer des documents.
    Vous devriez voir votre fichier de PDF généré. Ouvrez le fichier de mot de PDF et vous invite à saisir votre mot de PDF.

    Capture d’écran du PDF généré dans le répertoire SharePoint

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