您可以排程活頁簿、指定進階傳送選項、指定收件者及檢視排程歷史記錄。進階傳送選項可設定在特定時間或依照時間間隔傳送活頁簿。您也可以指定傳送活頁簿時的檔案格式。
例如,您可以將活頁簿排程為立即傳送或按照週期傳送,然後在「Advanced Delivery Options」中指定檔案格式。活頁簿上傳的檔案大小限制為 5 MB。
此外,在 Report Builder 中建立活頁簿排程後,您可以前往「Analytics > 報表」檢視及編輯排程(請參閱「Reports & Analytics」說明中的報表排程與分發)。
您必須安裝 Excel 2007 或相容性套件,才能排程活頁簿。每一個 Report Builder 授權最多可建立 10 個排程活頁簿。不過,您可以從其他授權扣除,以建立更多活頁簿。若要這麼做,請前往「管理員 > 所有管理員 > 公司設定 > Report Builder報表」。 活頁簿排程 (或上傳至活頁簿庫) 後,若超過 28 個月從未更動 (更新、更換),系統將加以刪除。
使用者輸入的「傳送時間」/「每日時間」是指定活頁簿開始處理的時間,而非實際傳送活頁簿的時間。實際傳送活頁簿的時間主要會根據處理所需時間 (複雜和大型活頁簿的處理時間比簡單的活頁簿長)。例如,如果活頁簿需要 15 分鐘處理,則實際傳送時間至少會超過原本指定的「傳送時間」/「日期時間」15 分鐘。
此外,還有其他許多因素可能會進一步拉長實際傳送活頁簿前的延遲時間:
產生並儲存活頁簿。
在 Report Builder 工具列上,按一下「排程」。
「排程報表」索引標籤會總結您建立的所有任務和剩餘的任務數量。
在「排程報表」索引標籤中按一下「新增」。
「基本排程精靈」顯示:
在「基本排程精靈」中設定下列選項:
欄位 | 說明 |
---|---|
選擇報表 | 活頁簿的名稱。對於新的排程報表,系統會將作用中活頁簿的名稱填入此欄位。 |
選擇 | 顯示「選擇報表」頁面。您可以從伺服器 (儲存舊排程活頁簿的位置) 選擇報表,或從本機電腦選擇。如果您從本機磁碟選擇 .xls 格式的活頁簿,系統會將檔案轉換為 .xlsx。在轉換過程中,系統會在 Excel 開啟檔案並使其成為作用中狀態。如果排程報表的選擇活頁簿檔案名稱與目前在 Excel 中開啟的活頁簿檔案名稱相同,系統會選擇本機檔案而非先前上傳的檔案。如果是從排程庫選擇報表,系統會在伺服器中建立活頁簿的副本並加上 1 以更新檔案名稱。新建立的排程報表則會使用複製的活頁簿。 |
自訂 | 可讓您自訂日期格式。 |
結束日期 | 顯示 Outlook 通訊錄 (若有的話)。 |
傳送至:電子郵件 | 活頁簿的電子郵件收件者。 |
傳送至:發佈清單 | 顯示此公司的可用分送清單。 |
Power BI | 如需詳細資訊,請參閱將活頁簿發佈至 Microsoft Power BI。 |
主旨 | 使用者定義的說明。 |
排程 | 可讓您指定活頁簿的傳送時間(立即、每小時、每日、每週、每月及每年)。 |
欄位 | 說明 |
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「排程」索引標籤 | |
傳送時間 | 可讓您立即排程活頁簿或排程稍後的傳送時間。傳送時間與在電腦中指定的時區相關。 |
週期模式 | 根據您的選擇傳送活頁簿。 |
週期範圍 | 可讓您指定接收活頁簿的開始時間和停止時間。附註:若將活頁簿排程定於目前期間 (週、月、季或年) 的第一天,系統只會傳回第一天的資料。 |
「檔案選項」索引標籤 | |
檔案格式 | 可讓您選擇傳送格式,包括 Excel 2007 (.xlsx) 或 2003 (.xls)、.pdf、.csv、.mht、 .txt 及 .xml。 |
檔案目標 | 指定電子郵件或 FTP。頁面中的選項會隨著您的選擇而改變。對於 FTP,您必須確認可從外部連接主機。 |
發佈清單 | 如果將排程活頁簿傳送給多份發佈清單,活頁簿會針對每份清單執行一次。指派給發佈清單的報表套裝軟體會取代變動報表套裝軟體。 |
檔案內容語言 | 指定首頁所要使用的語言。您可以選擇中文 (簡體或繁體)、德文、法文、日文、韓文、葡萄牙文 (巴西) 或西班牙文。 |
「發佈選項」索引標籤 | |
發佈至 Power BI |
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將此 Power BI 報表標記為 | 標記詳細資料 |
按一下「確定」,然後按一下「退出」。
Report Builder 會在「排程任務管理員」中顯示排程活頁簿。