计划工作簿

上次更新: 2024-01-03
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保存工作簿并完成分析后,您可以使用计划功能轻松地与团队中的其他人共享您的工作簿。计划功能允许您创建计划,自动刷新工作簿中的数据,并在特定日期和时间将 Excel 工作簿。xlsx 文件作为附件通过电子邮件发送给指定的受众。设置时间表可为收件人自动提供定期更新。您还可以使用计划功能将工作簿发送一次,而无需计划自动更新。

您可以为单个工作簿创建多个计划。例如,您可以每天向您的团队发送一份工作簿,也可以通过创建两个不同的时间表每周一次将工作簿发送给您的经理。

计划功能还允许您为工作簿设置密码保护并编辑以前计划的工作簿。

计划工作簿

使用 Report Builder 中心中的计划任务按钮快速创建计划,以便您可以自动将工作簿 Excel 文件(.xlsx)分发给个人或组。

  1. 单击 Report Builder 中心的计划按钮。

    单击“调度”按钮可创建调度。
  2. 单击计划工作簿或左上角的加号按钮以创建新的计划工作簿。

    计划工作簿窗口。

    计划窗格显示有关工作簿的一些预定义信息,例如工作簿名称和修改工作簿的最后日期。

    计划窗格。
  3. (可选)输入文件名。

    工作簿文件名默认为工作簿的名称,但您可以根据需要更改它。如果您要将同一个工作簿发送给多个受众,并且想为它命名对特定受众更友好一点的名称,您可以更改名称。

  4. (可选)选择​将时间戳附加到文件名

    您可以将时间戳附加到文件名以标识工作簿的更新日期。这有助于快速查看在特定日期发送了哪个版本的工作簿。文件名预览​显示分发工作簿时工作簿文件名将如何显示在电子邮件中。时间戳格式为 YYYY-MM-DD。

  5. (可选)选择​.zip 压缩​压缩文件并设置密码保护。

    当您做出此选择时,系统会提示您输入密码以打开文件。如果您担心数据安全并希望使用密码保护工作簿,这将很有帮助。使用密码保护文件需要您选择 .zip 压缩。密码必须至少包含 8 个字符,并包含数字和特殊字符。

    在“密码保护工作簿”字段中输入密码。
  6. 输入收件人。您可以输入组织中认可的人员姓名,也可以输入组织内部或外部人员的电子邮件地址。

  7. 输入电子邮件的​主题​和对收件人的描述。主题默认为工作簿文件名,但您可以根据需要修改主题。您可以在描述部分添加详细信息。

    在“主题”字段中输入主题。
  8. 设置计划选项以设置您希望将工作簿通过电子邮件发送给收件人的日期和时间。

    选择开始和结束日期以及时间范围。可以是今天的日期或将来的日期。

    从下拉菜单中,设置​运算符。您可以将频率设置为每小时、每天、每周、每月或每年的特定日期。例如,您可以设置一个时间表,在每个月的第一个星期日晚上发送工作簿,这样您的收件人将在星期一早上第一时间在他们的收件箱中收到电子邮件。

    选择计划报表的频率。
  9. 设置计划后,点击​按计划发送

    单击按计划发送。

    您将在 Report Builder 中心底部看到一个确认提示,计划的工作簿列在“工作簿”选项卡下。

    确认toast

仅发送一次工作簿

您也可以只发送一次工作簿。

  1. 取消选中 显示计划选项

    单击取消选中显示计划选项可一次性发送工作簿。
  2. 单击​立即发送

查看和编辑计划的工作簿

您可以在“工作簿”选项卡下的一个位置查看和管理所有计划的工作簿。

  1. 在 Report Builder 中心的计划部分中,单击工作簿选项卡。使用此视图查看所有计划工作簿的列表。

  2. 选择一个工作簿显示的多个工具允许您编辑工作簿、编辑计划任务、暂停和重新启动计划任务、下载计划任务报表或删除计划任务。

    显示工作簿计划图标的屏幕截图。
  • (可选)单击铅笔图标以编辑工作簿计划任务。

  • (可选)单击时钟图标以查看每个计划任务的历史记录。

  • (可选)单击暂停图标以暂停并重新启动分发计划任务。 如果您需要在发送工作簿之前修改工作簿,这将很有帮助。当您想要重新启动分发时,请再次单击暂停图标。

  • (可选)单击下载图标以下载工作簿计划任务的副本。

  • (可选)单击垃圾桶以删除计划任务。

    显示计划任务列表的屏幕截图。

查看计划任务的状态

历史记录视图允许您查看每个计划任务的状态。有一个单独的行记录每个计划任务的状态更改。在下面显示的示例中,新工时计划​于 1 月 5 日下午 3:04 启动。到下午 3:05,它已成功刷新并发送给收件人。下一个工作簿​错误的工作簿​在刷新过程中遇到错误。如果工作簿发送失败,“历史记录”选项卡会通过显示过程中发生错误的位置来帮助您进行故障排除。在这种情况下,可能是由于某些数据块错误(可能是缺少组件)导致工作簿无法成功刷新。

绿色复选标记表示工作簿已成功发送。红色三角形中的感叹号表示发生了错误。

您可以通过单击搜索栏右侧的列设置图标来选择要在历史记录选项卡中显示的列。

单击列图标可显示或隐藏特定列。

您可以通过转到工作簿选项卡、选择工作簿并单击历史记录图标来过滤历史记录以仅查看单个计划工作簿的历史记录。

您还可以从“工作簿”选项卡查看特定工作簿的历史记录。在工作簿选项卡上,选择工作簿,然后单击历史记录图标。

工作簿历史记录图标

然后工作簿过滤器将出现在历史记录的顶部。要再次查看所有计划任务的历史记录,请单击过滤器旁边的 x。

工作簿筛选器。

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