Prácticas recomendadas y patrones complejos conocidos

Este documento proporciona directrices y recomendaciones de las que pueden beneficiarse los administradores, autores y desarrolladores de formularios al trabajar con el Automated Forms Conversion service. Se analizan las prácticas recomendadas, desde la preparación de formularios de origen hasta la corrección de patrones complejos que requieren un esfuerzo adicional para la conversión automatizada. Estas prácticas recomendadas contribuyen colectivamente al rendimiento general y al resultado del Automated Forms Conversion service.

Prácticas recomendadas

El servicio de conversión transforma los formularios PDF disponibles en la instancia de Forms de AEM en formularios adaptables. Las prácticas recomendadas que se enumeran a continuación le ayudarán a aumentar la velocidad y la precisión de la conversión. Además, estas prácticas recomendadas también permiten ahorrar tiempo en las actividades posteriores a la conversión.

Antes de cargar los formularios de origen

Puede cargar todos los formularios PDF a la vez o de forma gradual, según sea necesario. Antes de cargar los formularios, tenga en cuenta lo siguiente:

• Mantenga el número de formularios de una carpeta menor a 15 y el número total de páginas menor a 50.
• El tamaño de la carpeta debe ser inferior a 10 MB. No guarde formularios en una subcarpeta.
• Mantenga el número de páginas del formulario menor a 15.
• Organice los documentos de origen en un lote de 8 a 15 documentos. Reúna en un solo lote los formularios de origen con fragmentos de formulario adaptable comunes.
• No cargue formularios protegidos. El servicio no convierte los formularios protegidos con contraseña.
• No cargue Portafolios PDF. El servicio no convierte portafolios PDF en formularios adaptables.
• No cargue formularios de origen con espacios en el nombre de archivo. Quite el espacio del nombre del archivo antes de cargar los formularios.
• No cargue formularios escaneados, rellenados ni en ningún idioma que no sea inglés, francés, alemán, español, italiano o portugués. No se admiten estas clases de formulario.

Cuando utilice un formulario XDP de origen para la conversión, siga estos pasos antes de cargarlo:

• Analice el formulario XDP y corrija los problemas visuales. Asegúrese de que el documento de origen utiliza los controles y estructuras deseados. Por ejemplo, el formulario de origen puede tener casillas de verificación en lugar de botones de opción para una selección única. Cambie las casillas de verificación por botones de opción para crear un formulario adaptable con los componentes deseados.
• Agregue enlaces al formulario XDP antes de iniciar la conversión. Cuando los enlaces están disponibles en el formulario XDP de origen, el servicio los aplica automáticamente a los campos de formulario adaptable correspondientes durante la conversión. Ahorra el tiempo de introducirlos manualmente.
• Agregue etiquetas de Adobe Sign al archivo XDP. El servicio convierte automáticamente las etiquetas de Adobe Sign en los campos de formulario adaptable correspondientes. Los formularios adaptables admiten un número limitado de campos de Adobe Sign. Para ver la lista completa de los campos admitidos, consulte la documentación Uso de Adobe Sign en un formulario adaptable.
• Convierta las tablas complejas de los documentos XDP en tablas simples, si es posible. Se considera compleja una tabla con campos de formulario en celdas de tabla, celdas de tamaño desigual, celdas separadas por filas o columnas, fusionadas, bordes parciales o sin bordes visibles. Una tabla con cualquiera de los elementos mencionados anteriormente se considera compleja.

Antes de iniciar la conversión

• Cree plantillas para el formulario adaptable. Estas especifican una estructura uniforme para los formularios de su organización o departamento.
• Especifique el encabezado y el pie de página en las plantillas de formulario adaptable. El servicio ignora el encabezado y el pie de página de los documentos de origen y utiliza los especificados en la plantilla de formulario adaptable.
• Cree temáticas de formulario adaptable. Las temáticas proporcionan una apariencia uniforme a los formularios de su organización o departamento.
• Configure el modelo de datos de formulario para que puedan guardarse y recuperarse desde una fuente de datos. Cree y configure servicios de lectura y escritura para el modelo de datos de formulario.
• Cree fragmentos de formulario adaptable y configure el servicio para que utilice sus fragmentos de formulario adaptable.
• Prepare modelos de flujo de trabajo comunes para los formularios que requieran la automatización de procesos empresariales.
• Configure Adobe Analytics, si es necesario.

Reconocimiento de patrones complejos

El Forms Automated Conversion service de AEM utiliza inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático para comprender el diseño y los campos del formulario de origen. Todos los servicios de aprendizaje automático se alimentan continuamente de los datos de origen y producen mejores resultados con cada operación. Estos servicios adquieren conocimientos a partir de la experiencia, como las personas.

Automated Forms Conversion service está entrenado con un amplio conjunto de formularios. Identifica fácilmente los campos de un formulario de origen y los transforma en adaptables. Sin embargo, hay algunos campos y estilos en los formularios PDF que son fácilmente visibles para las personas, pero difíciles de identificar para el servicio. El servicio puede asignar tipos de campos o paneles diferentes a los aplicables a algunos campos o estilos. A continuación, se enumeran todos estos patrones de estilos y campos.

Al comienzo, el servicio identifica y asigna los campos o paneles correctos a estos patrones, a medida que sigue aprendiendo de los datos de origen. Por el momento, puede usar el editor Revisar y corregir para solucionar estos problemas. Antes de comenzar a corregir los problemas o a leer más, familiarícese con los componentes de formulario adaptable.

Patrones generales

Patrón	Ejemplo
Patrón El servicio no convierte los formularios PDF rellenados a formularios adaptables. Resolución Utilice formularios adaptables vacíos.
Patrón El servicio puede no reconocer el texto y los campos de un formulario con mucho contenido. Resolución Aumente la anchura entre el texto y los campos de un formulario con mucho contenido antes de iniciar la conversión.
Patrón El servicio no admite formularios escaneados. Resolución No los utilice.
Patrón El servicio no extrae imágenes ni texto en imágenes. Resolución Agregue manualmente las imágenes o el texto a los formularios convertidos.
Patrón Las tablas con límites y bordes con puntos o que no estén bien delimitados no se pueden convertir. Resolución Utilice tablas con límites y bordes delimitados y explícitos. y admitidos.
Patrón Los formularios adaptables no admiten texto vertical por defecto. Por lo tanto, el servicio no convierte el texto vertical en el texto correspondiente de los formularios adaptables. Resolución Utilice el editor de formularios adaptables para agregar texto vertical, si es necesario.

Grupo de elección

Patrón	Resolución
Patrón Las opciones del grupo de elección con formas distintas de recuadros o círculos no se convierten en los componentes correspondientes al formulario adaptable. Resolución Cambie las formas de las opciones de elección a recuadros o círculos o utilice el editor Revisar y corregir para identificarlas.

Campos del formulario

Patrón	Resolución
Patrón El servicio no identifica los campos que no tengan bordes bien delimitados. Resolución Utilice el editor Revisar y corregir para identificarlos.
Patrón Es posible que el servicio no identifique algunos campos de formulario de grupo de elección con subtítulos en la parte inferior o derecha de un formulario. Resolución Utilice el editor Revisar y corregir para identificarlos.
Patrón El servicio combina o asigna un tipo incorrecto a algunos campos de formulario que están situados muy cerca unos de otros o que no tienen bordes bien definidos. Resolución Utilice el editor Revisar y corregir para identificarlos.
Patrón El servicio puede no reconocer los campos con subtítulos muy alejados o con una línea de puntos entre el subtítulo y el campo de entrada. Resolución Utilice campos de formulario con límites bien definidos o utilice el editor Revisar y corregir para solucionar estos problemas.

Listas

Patrón	Resolución
Patrón Las listas que contienen campos de formulario se combinan o no se convierten en los componentes de formulario adaptable correspondientes. Resolución Utilice campos de formulario con límites delimitados o utilice el editor Revisar y corregir para solucionar estos problemas.
Patrón El servicio puede no identificar algunas listas anidadas. Resolución Utilice el editor Revisar y corregir para solucionar estos problemas.
Patrón El servicio combina algunas listas que contienen grupos de elección entre sí. Resolución Utilice el editor Revisar y corregir para solucionar estos problemas.