Beim Modernisieren der Datenerfassung geht es nicht nur darum, vom Papier wegzukommen, sondern Prozesse zu erstellen, die effizient, skalierbar und benutzerfreundlich sind. Adobe Experience Manager (AEM) Forms bietet ein umfassendes Toolkit zum Erstellen responsiver Formulare und zum Optimieren von Workflows. Dieses Handbuch führt Sie durch die wichtigsten Funktionen und praktischen Schritte, um AEM Forms in Ihrer täglichen Arbeit optimal zu nutzen.

Grundlegendes zu AEM Forms

Bevor Sie sich mit den Funktionen befassen, sollten Sie wissen, was AEM Forms bietet. Im Wesentlichen ist AEM Forms eine End-to-End-Lösung zum Erstellen, Verwalten und Verteilen digitaler Formulare. Es ersetzt manuelle, sich wiederholende Aufgaben durch Automatisierung, sodass sich Teams auf Strategie und Anwendererlebnis anstatt auf die Formularerstellung konzentrieren können.

Erste Schritte: Flexibles Authoring

Einer der ersten Schritte beim Modernisieren von Formularen besteht darin, zu lernen, wie man sie effizient erstellt. Die flexiblen Authoring-Tools von AEM Forms helfen bei der Optimierung der Formularerstellung mit:

• Drag-and-Drop-Komponenten: Verwenden Sie die intuitive Benutzeroberfläche, um Formulare ohne Code zu erstellen.
• Experience Fragments: Erstellen Sie ein Formular einmal und verwenden Sie es auf mehreren Seiten oder Sites wieder.
• Einbetten adaptiver Formulare: Stellen Sie sicher, dass Formulare auf allen Geräten und Bildschirmgrößen nahtlos funktionieren.

Diese Funktionen helfen dabei, die auf sich wiederholende Aufgaben verschwendete Zeit zu reduzieren und die Konsistenz Ihrer digitalen Elemente sicherzustellen. Im Folgenden finden Sie einen Screenshot der benutzerfreundlichen, flexiblen Authoring-Funktionen.

Beschleunigen der Formularerstellung mit Funktionen für generative KI

AEM Forms enthält den KI-Assistenten von Adobe mit Funktionen für generative KI, die komplexe Workflows vereinfachen und Folgendes ermöglichen:

• Prompt-basierte Formularerstellung: Generieren Sie vollständige Formulare und Übermittlungspfade mithilfe von einfachen Prompts.
• Markenausrichtung: Wenden Sie vorgefertigte Vorlagen und Design-Elemente an, um die Markenkonformität von Formularen zu gewährleisten.

Der KI-Assistent ist besonders nützlich für die Skalierung der Formularerstellung ohne großen Entwicklungsaufwand.

Verbinden Ihrer Daten mit vorkonfigurierten Connectoren

Integration ist der Schlüssel, um Formulare verwertbar zu machen. AEM Forms bietet vorkonfigurierte Connectoren für gängige Plattformen, darunter:

• Adobe Experience Platform (AEP): Senden Sie Formulardaten an AEP für einheitliche Kundenprofile.
• Adobe Sign: Aktivieren Sie digitale Signaturen für Rechts- und Compliance-Workflows.
• Salesforce und Microsoft Dynamics: Verbinden Sie Formulare mit CRM-Systemen für die Lead- und Kontoverwaltung.

Diese Connectoren reduzieren die Komplexität und sorgen für einen sicheren Datenfluss zwischen den Systemen. Weitere Informationen finden Sie in diesen Experience League-Ressourcen:

• Verbinden von AEM Forms mit Adobe Experience Platform (AEP)
• Integrieren von Adobe Sign mit AEM Forms
• Verwenden von reCAPTCHA in adaptiven Formularen

Gewährleisten von Sicherheit und Compliance

In Formularen werden häufig sensible Daten verarbeitet, daher ist Compliance von Bedeutung. AEM Forms verfügt über eine Vielzahl von Sicherheits- und Compliance-Funktionen zum Schutz vertraulicher und sensibler Informationen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, darunter:

• DSGVO-konforme Funktionen: Verwalten Sie Anfragen von betroffenen Personen und Datenschutz mit Absicht. Allgemein wird empfohlen, Ihre Daten niemals direkt in AEM oder AEM Forms zu speichern. Verwenden Sie stattdessen eine Datenplattform wie Adobe Experience Platform.
• Audit-Trails: Verfolgen Sie Änderungen und Übermittlungen zur Überprüfung ohne benutzerdefinierte Entwicklung.
• Best Practice: Vermeiden Sie die Datenspeicherung direkt in AEM und verwenden Sie Plattformen wie AEP für sichere Datenspeicherung.

Verbessern des Anwendererlebnisses

AEM Forms bietet direkt ab Installation ein nahtloses Endbenutzererlebnis auf allen Geräten. Ein einzelnes Formular kann einmal erstellt und für alle Geräte und Größen verwendet werden.

AEM Forms wurde hinsichtlich Barrierefreiheit und Benutzerfreundlichkeit entwickelt und bietet Folgendes:

• Responsives Design: Ein Formular funktioniert auf allen Geräten.
• Validierung und Regeln: Wenden Sie vorkonfigurierte Validierung an oder erstellen Sie ohne Programmierung benutzerdefinierte Regeln.
• Compliance mit Barrierefreiheitsstandards: Adaptive Formulare erfüllen WCAG 2.1 AA für inklusive Erlebnisse.

Vorteile von AEM Forms im Vergleich zu AEM Sites

Während AEM Sites viele Funktionen zur Erfüllung Ihrer Marketing-Anforderungen bietet, darunter grundlegende Formularkomponenten zum Erstellen einfacher Formulare wie Kontaktformulare, ist AEM Forms tatsächlich die praktischste Lösung für komplexe Formulare.

AEM Forms bietet folgende Funktionen zum Erfüllen höherer Anforderungen, die mit AEM Sites alleine nicht möglich sind:

• Regeleditor Fügen Sie dynamische Logik hinzu (zum Beispiel das Anzeigen/Ausblenden von Feldern basierend auf Benutzereingaben), ohne Code schreiben zu müssen.
• Connectoren: Verwenden Sie vorkonfigurierte Connectoren, die für die Authentifizierung und Datenstrukturzuordnung für bestimmte Plattformen konzipiert sind.
• Erweiterte Komponenten: Verwenden Sie erweiterte Elemente wie Datumsauswahl, Dateianhänge und Signaturfelder.
• Validierung: Konfigurieren Sie Validierungsprüfungen mit einem Standardsatz allgemeiner Validierungsregeln oder überschreiben Sie diese Regeln und fügen Sie benutzerdefinierte Logik hinzu.
• Übermittlungskonfigurationen: Übermitteln Sie Daten an REST-Endpunkte oder lösen Sie AEM-Workflows für automatisierte Aktionen aus.

Befassen wir uns nun mit jeder Funktion etwas eingehender, um zu veranschaulichen, wie AEM Forms die Erstellung und das Endbenutzererlebnis verbessert.

Regeleditor

Der Regeleditor ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Autorinnen und Autoren Formularen dynamische Logik und Interaktivität hinzufügen können, ohne dass Entwicklungsaufwand erforderlich ist. Er bietet technisch nicht versierten Business-Anwendenden die Möglichkeit, zu steuern, wie sich ein Formular verhält, ohne dass komplexer Code von Grund auf neu geschrieben werden muss. Anstelle von statischen Eingabefeldern können Sie mit dem Regeleditor „intelligente“ Formulare erstellen, die in Echtzeit auf Benutzereingaben reagieren.

Einer der häufigsten Anwendungsfälle ist das Anzeigen/Ausblenden von Feldern basierend auf der Benutzerauswahl. Wenn Benutzende beispielsweise das Land „Kanada“ auswählen, wird die Dropdown-Liste „Provinzen“ angezeigt. Wenn Benutzende jedoch das Land „Vereinigte Staaten“ auswählen, wird die Dropdown-Liste „Bundesstaaten“ angezeigt. Es gibt viele weitere komplexe Anwendungsfälle für den Regeleditor. Er ermöglicht es Entwickelnden sogar, benutzerdefiniertes JavaScript über den Code-Editor einzugeben.

Connectoren

Adobe Forms bietet vorkonfigurierte Connectoren, die für die Authentifizierung und Datenstrukturzuordnung für bestimmte Plattformen konzipiert sind. Einer der am häufigsten verwendeten Connectoren ist Salesforce. Sie können Salesforce-Objekte mit Lese- und Schreibzugriff bearbeiten. Dies sind beispielsweise Leads, Kontakte, Konten usw. Microsoft Dynamics ist ebenfalls ein häufig verwendeter Connector, zu dem über OData eine Verbindung hergestellt wird, um innerhalb von Dynamics Entitäten zu verwalten.

Adobe Forms verfügt auch über generische Connectoren, die hochflexibel sind, da Sie das Herstellen einer Verbindung von Formularen zu einer Datenquelle Ihrer Wahl ermöglichen. Sie können eine Swagger- oder OpenAPI-Datei hochladen und AEM kann das Datenmodell für Sie automatisch generieren.

Erweiterte Komponenten

AEM Sites bietet einige grundlegende Formularkomponenten, es handelt sich jedoch um einfache HTML-Felder. AEM Forms-Komponenten dagegen unterstützen unter anderem Datenbindung, komplexe Validierung und die Verwendung des Regeleditors. Zu den wirkungsvollsten neuen Komponenten von Adobe Forms gehören:

• Datumsauswahl: Konfigurierbares Kalender-Widget, das gesperrte Datumsbereiche, Mindest-/Maximaldatumslogik und Anzeigeformate unterstützt, die sich von gespeicherten Formaten unterscheiden.

• Dateianhang: Komplexe Komponente, die Drag-and-Drop-Funktion, Dateigrößenbegrenzungen, Filterung nach MIME-Typ und Hooks zur Virusüberprüfung (unerlässlich für Unternehmensformulare) verarbeitet.

• Signatur: Ermöglicht es Benutzenden, ein Formular mithilfe eines Touchscreens oder einer Maus zu unterschreiben (häufig in rechtlichen Workflows verwendet). Bitte beachten Sie, dass in den meisten Fällen eine Signaturlizenz erforderlich ist.

Validierung

Eine meiner Lieblingsfunktionen von AEM Forms ist das vorkonfigurierte Validierungssystem. Standardmäßig ist ein Satz häufiger Validierungsregeln verfügbar, der mit einem einfachen Klick auf ein Kontrollkästchen auf Formularfelder angewendet werden kann. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Regeln zu überschreiben und benutzerdefinierte Logik hinsichtlich Ihrer Geschäftsanforderungen hinzuzufügen.

AEM Forms ermöglicht außerdem das Hinzufügen benutzerdefinierter Fehlermeldungen. Die Validierungsregeln und die Fehlermeldungsfunktion erfordern keinen Entwicklungsaufwand, das heißt Inhaltsautorinnen und -autoren können einfach Aktualisierungen vornehmen.

Übermittlungskonfiguration

Zusätzlich zu den vorkonfigurierten Connectoren, an die ein Formular übermittelt werden kann, gibt es auch andere Übermittlungskonfigurationen, die für Ihre Formulare festgelegt werden können. Der folgende Screenshot zeigt eine Vielzahl der verfügbaren Übermittlungsaktionen. Zwei der beliebtesten Optionen sind unten aufgeführt.

• Übermitteln an REST-Endpunkt: Einfachere Formulare können an einen REST-Endpunkt übermittelt werden. Dabei wird eine einfache POST-Anfrage mit den Daten direkt an einen externen REST-Service gesendet.

• Aufrufen eines AEM-Workflows: Eine der Konfigurationen, die ich bei einem kürzlich durchgeführten Projekt verwendet habe, ist das Aufrufen eines AEM-Workflows. AEM Forms bietet die Möglichkeit, dass durch das Übermitteln der Formulardaten sofort ein Workflow gestartet und so eine Reihe an Aktionen durchgeführt wird. Wenn ein Formular übermittelt wird, startet es beispielsweise einen Workflow, um eine E-Mail an eine Benutzergruppe zu senden, in der diese aufgefordert wird, dem Lead nachzugehen. Es sind auch essenzielle komplexe Workflows möglich, die basierend auf den im Formular ausgewählten Optionen an mehrere Benutzende oder einen Verteiler übermittelt werden.

Messen der Geschäftsauswirkungen

Das Modernisieren von Formularen ist nicht nur ein technisches Upgrade, sondern fördert auch messbare Ergebnisse, darunter:

• Betriebliche Effizienz: Reduzieren Sie Zykluszeiten und manuelle Verarbeitung.
• Geschwindigkeit der Content-Lieferkette: Verwenden Sie geprüfte Inhalte aus Konsistenz- und Geschwindigkeitsgründen wieder.

Höhere betriebliche Effizienz durch geschäftliche Workflows

Ein Kunde von uns verfügte über viele Formulare im Papierformat. Auf der Website gab es mehrere Links, in denen Benutzende dazu aufgefordert wurden, eine PDF-Datei herunterzuladen und diese entweder unterschrieben an eine Postanschrift oder per E-Mail an das Unternehmen zurückzusenden. Wir gestalteten den gesamten Vorgang mit AEM Forms auf die Verwendung digitaler Formulare hin um und erzielten so eine erhebliche Zeitersparnis sowohl für Benutzende als auch das Unternehmen. Der End-to-End-Prozess wurde weiter durch die Verbindung mit Adobe Sign optimiert. So können Benutzende Formulare mit einer Maus oder einem Touchscreen unterzeichnen und das gesamte Dokument wird an Business-Anwendende gesendet.

Auswirkungen der Content-Lieferkette

AEM Forms steigert die Effizienz durch die Wiederverwendung zentralisierter, geprüfter Inhalte innerhalb der Formulare selbst. AEM Forms ermöglicht Benutzenden die Verwendung von Komponenten und Inhalten, die auch in ihrem gesamten Portfolio verwendet werden. Beispielsweise kann AEM Assets für Bilder und das Branding auf Formularen verwendet werden. AEM-Inhaltsfragmente können für standardmäßigen Rechtstext verwendet werden, z. B. für die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Wiederverwendung von Inhalten auf AEM Forms steigert die Produktivität der Autorinnen und Autoren in der gesamten Content-Lieferkette.

Top-KPIs

Die Steigerung der betrieblichen Effizienz kann mit vielen KPIs nachverfolgt werden, wobei diese die wichtigsten sind.

• Geschwindigkeit der Formularerstellung: Durch die schnelle Erstellung von Formularen und die Wiederverwendung von Inhalten in verschiedenen Formularen können Teams Formulare für Marken, Sites oder Regionen wiederverwenden und so eine Zeitersparnis beim Übergang von der Anforderungserfassung bis zur Veröffentlichung erzielen.
• Reduzierung der Zykluszeit: Die Zeit, die bei der Verarbeitung des Formulars von der Übermittlung bis zur endgültigen Genehmigung im Backend gespart wird.

Häufige Anwendungsfälle

AEM Forms unterstützt eine Vielzahl praktischer Anwendungen, die über die einfache Datenerfassung hinausgehen. Im Folgenden finden Sie drei gängige Szenarien, in denen die Funktionen erhebliche Auswirkungen haben können:

• Lead-Generierung: Stellen Sie Marketing-Formulare schnell auf mehreren Sites bereit.
• Komplexe Workflows: Ermöglichen Sie die Verarbeitung mehrstufiger Formulare und leiten Sie Daten an mehrere Endpunkte weiter.
• Digitalisieren von Papierformularen: Verwenden Sie GenAI, um Papierformulare in wiederverwendbare digitale Versionen zu konvertieren.

Befassen wir uns nun eingehender mit den einzelnen Funktionen.

Lead-Generierung

Der häufigste Anwendungsfall für AEM Forms sind Web-Marketing-Formulare für die Lead-Generierung. AEM Forms erleichtert das Hochladen und Wiederverwenden von Formularen. Formulare können sofort übermittelt und konfiguriert werden, ohne dass Entwicklungsaufwand erforderlich ist.

Komplexe geschäftliche Workflows

Wenn Sie über komplexe Formulare verfügen, die mehrstufig sind, Signaturen erfordern oder Daten an mehrere Endpunkte übermitteln, kann AEM Forms dies problemlos verarbeiten. AEM Forms ermöglicht es Benutzenden auch, komplexe geschäftliche Workflows einzurichten, die Routing-Logik basierend auf den im Formular ausgewählten Kriterien und Optionen an mehrere Benutzende, Verteiler oder interne Datenbanken senden.

Digitalisieren von Papierformularen

AEM Forms zeichnet sich beim Digitalisieren von Papierformularen aus. Mit GenAI können Sie eine Momentaufnahme eines Papierformulars einfach erfassen und AEM wandelt diese automatisch in eine wiederverwendbare digitale Version um, ohne dass Felder einzeln erstellt werden müssen.

Wichtigste Erkenntnisse

Bei der Modernisierung von Formularen sollten Sie nicht nur Papierformulare ersetzen, sondern sich auch auf das Erstellen von skalierbaren Prozessen konzentrieren. AEM Forms bietet Tools, die Ihnen genau dabei helfen. Berücksichtigen Sie dabei Folgendes:

• Starten mit dem Kennenlernen der Authoring-Grundlagen: Verwenden Sie Drag-and-Drop-Komponenten und Experience Fragments, um schnell wiederverwendbare Formulare zu erstellen.
• Nutzen von KI für mehr Effizienz: Generative KI kann die Erstellung und Übermittlung von Formularen automatisieren und so den manuellen Einrichtungsaufwand reduzieren.
• Planen von Integration: Erkunden Sie vorkonfigurierte Connectoren wie Adobe Experience Platform oder Salesforce, um den sicheren Datenfluss aufrechtzuerhalten.
• Priorisieren von Barrierefreiheit und Compliance: Integrierte Validierungs- und WCAG-Standards stellen sicher, dass Formulare für alle funktionieren und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Denken in Workflows: Verwenden Sie Übermittlungskonfigurationen und AEM-Workflows, um Daten weiterzuleiten und Aktionen automatisch auszulösen.

Durch Ausführen dieser Schritte können Sie Geschäftsformulare von statischen Eingaben in dynamische Tools umwandeln, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen und das Anwendererlebnis verbessern.