Erfahren Sie, worauf es bei der Synchronisierung von Salesforce CRM mit Marketo Engage ankommt – von typischen Synchronisierungsproblemen bei der Lead-zu-Kontakt-Umwandlung über Synchronisierungsfehler und deren Lösung bis hin zur Frage, wann sich die Synchronisierung benutzerdefinierter Salesforce-Objekte lohnt.

Eine robuste, effiziente CRM-Integration mit Adobe Marketo Engage ist für eine effektive Marketing-Automatisierung unerlässlich. Von der Fehlerbehebung der ersten Synchronisierung bis zur Synchronisierung benutzerdefinierter CRM-Objekte: Wer diese Verbindung im Detail versteht, sorgt für einen reibungslosen Datenfluss – und schafft die Grundlage für personalisierte Kampagnen.

Marketo Engage bietet drei native CRM-Connectoren für Salesforce, Microsoft Dynamics und Veeva mit jeweils eigenen Wartungsanforderungen. Dieser Artikel basiert auf meinen langjährigen Erfahrungen mit der Salesforce-CRM-Integration. Anhand gängiger Use Cases zeige ich, wie sich die Synchronisierung zwischen Salesforce und Marketo Engage nach der anfänglichen Einrichtung weiter optimieren lässt. Dabei gehe ich auf folgende Themen ein:

• Zuordnen benutzerdefinierter Felder in Salesforce
• Synchronisierungsfehler
• Erstellen und Synchronisieren von benutzerdefinierten CRM-Objekten.

Darüber hinaus werde ich zeigen, wie diese Elemente in Salesforce und Marketo Engage konfiguriert werden. Sehen Sie sich die Videos an, um mehr über meine Tipps und Tricks zu erfahren.

Use Case 1: Zuordnen benutzerdefinierter CRM-Felder für die Lead-zu-Kontakt-Umwandlung.

Geschäftsszenario: Lead-Scoring

Stellen Sie sich ein Szenario vor, bei dem in einem Feld innerhalb des Lead-Objekts Lead Scoring implementiert wird. Wenn dieser Lead Score verschiedene Aktionen auslöst und dem Vertriebs-Team angezeigt wird, die Felder jedoch nicht zur Nutzung bei der Konvertierung zugeordnet sind, gehen die Daten zwischen Lead und Kontakt verloren. Dieser Datenverlust bedeutet, dass die Daten im Lead-Objekt verbleiben, aber nicht an das Kontaktobjekt übertragen werden, wodurch wichtige Marketing-Felder auf CRM-Seite für den Vertrieb nicht angezeigt werden.

Als Marketo Engage-Administratorin bzw. -Administrator sollten Sie eng mit dem Salesforce-Administratoren-Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dieses die benutzerdefinierten Felder in Salesforce ordnungsgemäß zuordnet. Die korrekte Zuordnung dieser Felder ist für die Datenintegrität von entscheidender Bedeutung.

Konkrete Maßnahme: Bitten Sie Ihre Salesforce-Administration, benutzerdefinierte Salesforce-CRM-Felder so zuzuordnen, dass sie bei der Übertragung berücksichtigt werden. Diese Zuordnung stellt sicher, dass Lead-Daten während des Lead-Lebenszyklus nahtlos zu Kontaktdaten werden und benutzerdefinierte Datenpunkte in Marketo Engage nutzen.

Häufige Probleme: Ich habe schon beobachtet, dass Benutzende benutzerdefinierte Felder für Lead- und Kontaktobjekte in Salesforce erstellen und diese Felder mit Marketo Engage synchronisieren. Wenn der API-Name und die Feldeinstellungen identisch sind, werden im selben Feld in Marketo Engage beide Felder der Salesforce Lead- und Kontaktobjekte angezeigt.

Wenn Ihre Salesforce-Administration diese Felder nicht zuordnet, werden die Werte aus dem Salesforce-Lead-Objekt während der Lead-Konversion Ihres Vertriebs-Teams nicht auf das Salesforce-Kontaktobjekt übertragen, was den Verlust von Marketing-Daten und unvollständige Kontaktprofile zur Folge hat.

Video: Sehen Sie sich an, wie ich die Zuordnung in Salesforce durchführe.

Mit dieser Einrichtung können bei der Konversion der Leads in Kontakte durch Ihr Vertriebs-Team die Werte Ihres Salesforce-Lead-Objekts ordnungsgemäß zum Salesforce-Kontakt-Objekt übertragen werden. Danach können sie mit dem zusammengeführten Feld in Marketo Engage synchronisiert werden.

Use Case 2: Synchronisierungsfehler in Salesforce CRM.

Geschäftsszenario: Diskrepanz bei CRM-Daten und Auftreten von Fehlern.

Trotz zuverlässiger Datenintegration treten CRM-Synchronisierungsfehler regelmäßig auf, sind aber häufig behebbar. Wenn der Datenfluss zwischen Marketo Engage und Salesforce unterbrochen ist, muss die Ursache für die Synchronisierungsfehler schnell identifiziert und behoben werden. Zunächst sollten Sie die spezifischen Fehlermeldungen im Abschnitt „Admin“ beachten, um die Art des Problems zu ermitteln.

Video: Sehen Sie sich an, wie ich drei häufige Synchronisierungsfehler ermittle und welche Maßnahmen ich ergreife.

Ich beschreibe hier drei Arten von Synchronisierungsfehlern und die entsprechenden Maßnahmen zur Fehlerbehebung.

1. Zugriffsprobleme: Wenn die Person, die Marketo-Synchronisierungen durchführt, nicht über ausreichende Berechtigungen in Salesforce zum Ausführen der erforderlichen Aktionen wie etwa zum Einfügen oder Aktualisieren von Datensätzen verfügt, tritt der Fehler „INSUFFICIENT_ACCESS_ON_CROSS_REFERENCE_ENTITY“ oder „INSUFFICIENT_ACCESS_OR_READONLY“ auf.

• Konkrete Maßnahme: In diesem Szenario müssen Sie der Person, die die Marketo-Synchronisierung durchführt, die erforderlichen Administratorprofilberechtigungen in Salesforce erteilen, um die Datensynchronisierung wiederherzustellen.

2. Probleme mit Duplikaten: Wenn Salesforce-Duplikatregeln die Erstellung neuer Datensätze mit übereinstimmenden Kriterien wie E-Mail-Adressen verhindern, wird der Fehler „DUPLICATES_DETECTED“ angezeigt.

• Konkrete Maßnahme: In diesem Szenario müssen Sie doppelte Salesforce-Regeln überprüfen und möglicherweise anpassen oder die doppelten Einträge beheben, damit die Synchronisierung fortgesetzt werden kann.

3. Probleme mit fehlenden oder ungültigen Daten: Wenn die Datenvalidierung aufgrund fehlender Pflichtfelder, ungültiger Werte in Auswahllisten oder benutzerdefinierter Validierungsregeln fehlschlägt, werden Fehler wie „FIELD_CUSTOM_VALIDATION_EXCEPTION“, „INVALID_OR_NULL_FOR_RESTRICTED_PICKLIST“ oder „REQUIRED_FIELD_MISSING“ angezeigt. Wenn beispielsweise das Statusfeld eines Leads auf „Disqualifiziert“ eingestellt ist und das Feld „Grund der Disqualifizierung“ erforderlich ist, würde die Synchronisierung fehlschlagen. Die Datensätze werden in Salesforce erst dann mit Daten befüllt, wenn das Feld „Grund der Disqualifizierung“ einen gültigen Wert enthält. Die Lösung dieses Problems ist abhängig von den benutzerdefinierten Regeln, die Ihre Datensätze einhalten müssen.

• Konkrete Maßnahme: In dieser Situation müssen Sie Datenkonformität mit den Salesforce-Validierungsregeln sicherstellen, um die Synchronisierungsfehler zu beheben. Beispielsweise sollten Sie in beiden Systemen für die Felder konsistente Auswahllistenwerte verwenden. In den folgenden beispielhaften Screenshots löste der Auswahllistenwert „Job Level: HR“ einen Fehler bei der Datensynchronisation aus. Um diesen Synchronisierungsfehler zu beheben, müssten Sie den Auswahllistenwert aktualisieren.

Jetzt wissen Sie, wie Sie die häufigsten Synchronisierungsfehler in Marketo Engage und Salesforce erkennen und beheben können.

Use Case 3: Optimieren Sie die Nutzung durch zusätzliche Feldern, indem Sie benutzerdefinierte Objekte erstellen und synchronisieren.

Geschäftsszenario: Neue Datenfelder für gezielte Marketing-Kampagnen.

Ihre Marketing- und Vertriebs-Teams möchten eindeutige, spezifische Daten aus Salesforce CRM in Marketo Engage importieren, um gezielte Marketing-Kampagnen und eine detaillierte Segmentierung durchzuführen. In diesem Szenario können Sie die Synchronisierung benutzerdefinierter Objekte nutzen, um mehr Felder für die neuen Daten zu erstellen. Ein möglicher Use Case: Ihr Team möchte gezielt E-Mail-Kampagnen an Konten senden, die ein bestimmtes Produkt oder eine spezielle Dienstleistung abonniert haben.

Bevor Sie mit der Synchronisierung benutzerdefinierter CRM-Objekte beginnen, müssen Sie überprüfen, ob Ihre benutzerdefinierten Salesforce-Objekte ordnungsgemäß konfiguriert sind.

• Konkrete Maßnahme 1: Erweitern der Salesforce-Funktionalität mit benutzerdefinierten Objekten

  • Wenn die standardmäßigen Salesforce-Objekte Ihre spezifischen Datenanforderungen für eine Marketing-Kampagne nicht erfüllen, können Sie benutzerdefinierte Objekte erstellen, um die Plattform entsprechend anzupassen. Wenn Sie z. B. ein Software-Unternehmen sind und Projekte verwalten, können Sie beispielsweise ein benutzerdefiniertes „Lizenz“-Objekt erstellen, um Lizenzinformationen zu erfassen. Sie können dann dieses „Lizenz“-Objekt mit dem „Konten“-Objekt verknüpfen, um die Lizenz mit bestimmten Personen zu verbinden. Mit dieser Strategie können Sie die für Ihre Geschäftsprozesse spezifischen Daten erfassen und verwalten.

• Konkrete Maßnahme 2: Verknüpfung und Berechtigungen bei benutzerdefinierten Objekten.

  • Um sicherzustellen, dass ein benutzerdefiniertes Objekt in Salesforce für die Synchronisierung mit Marketo Engage verfügbar ist, müssen Sie zunächst überprüfen, ob es mit einem Lead-, Kontakt- oder Kontoobjekt verknüpft ist. Darüber hinaus muss die Person, die die Marketo-Synchronisierung nutzt, Lesezugriff aufdas benutzerdefinierte Objekt haben. Durch diese Zugriffsberechtigung wird sichergestellt, dass Marketo Engage die benutzerdefinierten Objektdaten sowohl auflisten als auch synchronisieren kann. Beispiel: Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Objekt namens „Ereignisse, an denen teilgenommen wurde“ und möchten es in Marketo Engage verwenden. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass dieses Objekt mit dem Kontaktobjekt verbunden ist und dass die Person, die die Synchronisierung durchführt, über Lesezugriff verfügt.

Video: In diesem Video zeige ich, wie Sie die Synchronisierung benutzerdefinierter Salesforce CRM-Objekte ordnungsgemäß einrichten und die Personen finden, die benutzerdefinierte Objektdaten in Smart-Kampagnen/Smart-Listen haben.

Tipps zum Arbeiten mit benutzerdefinierten Salesforce-Objekten in Marketo Engage

• Deaktivieren der Salesforce-Synchronisierung vor dem Hinzufügen benutzerdefinierter Objekte: Es ist wichtig, die Salesforce-Synchronisierung in Marketo Engage zu deaktivieren, bevor Sie mit dem Hinzufügen benutzerdefinierter Objekte aus Salesforce beginnen. Dadurch können potenzielle Konflikte oder Fehler während des Integrationsprozesses vermieden werden.

• Verwenden von Velocity Script Token für benutzerdefinierte Objektfelder in E-Mails: Beabsichtigen Sie, Felder von benutzerdefinierten Salesforce-Objekten als Token in Marketo Engage-E-Mails zu verwenden? Wenn ja, müssen Sie Velocity Script Token erstellen und verwenden. Standardmäßige Marketo Engage-Token greifen nicht direkt auf diese Felder zu.

• Eindeutige benutzerdefinierte Objektnamen sicherstellen: Marketo Engage verlangt, dass alle benutzerdefinierten Objekte eindeutige Namen haben. Zwei unterschiedliche benutzerdefinierte Objekte mit demselben Namen werden nicht unterstützt.

• Verwenden von benutzerdefinierten Objektfeldern als Einschränkungen: Im Gegensatz zu benutzerdefinierten oder Standardfeldern im Personen-Objekt stehen benutzerdefinierte Objektfelder in Marketo Engage nicht als direkte Filter zur Verfügung. Stattdessen lassen sie sich als Einschränkungen innerhalb des Filters „Hat <Name des benutzerdefinierten Objekts>“ einsetzen.

Jetzt wissen Sie, dass Sie durch die Synchronisierung benutzerdefinierter CRM-Objekte die Segmentierungsfunktionen in Marketo Engage optimieren können. Nach der Einrichtung können Sie Ihre Zielgruppe in Marketo Engage mit Daten aus benutzerdefinierten Salesforce-Objekten ansprechen.

Die wichtigsten Punkte.

Nach der anfänglichen Salesforce-Synchronisierung ist es wichtig, dass Sie als Marketo Engage-Administratorin bzw. -Administrator einen kontinuierlichen Datenfluss von Salesforce zu Marketo Engage sicherstellen, damit Ihr Marketing-Team Kampagnen optimal ausrichten kann.

Sehen wir uns nochmals die gängigsten Use Cases für die Salesforce-CRM-Synchronisierung und die empfohlenen täglichen Maßnahmen für die CRM-Synchronisation an:

1. Unvollständige Kontaktprofile in Salesforce, wenn Leads in Salesforce in Kontakte umgewandelt werden: Überprüfen Sie, ob Ihre benutzerdefinierten Salesforce-Felder ordnungsgemäß den Lead- und Kontaktobjekten zugeordnet sind.

2. Beheben gängiger Salesforce-Synchronisierungsfehler: Ermitteln Sie die Ursache von Synchronisierungsfehlern wie etwa beim Zugriff, mit Duplikaten und mit fehlenden oder ungültigen Daten. Untersuchen Sie dann die entsprechenden Bereiche in Ihrer Salesforce-Instanz, damit die Synchronisierung fortgesetzt werden kann.

3. Synchronisieren eines benutzerdefinierten Objekts mit Marketo Engage zur Verbesserung der Segmentierung: Konfigurieren Sie in Salesforce die Berechtigung für benutzerdefinierte Objekte und verknüpfen Sie sie mit Ihrem Lead, Kontakt oder Konto-Objekt. Danach können Sie mit der Synchronisierung Ihres benutzerdefinierten Objekts in Marketo Engage fortfahren.