Einrichten eines Testversands mit einem automatisierten Workflow in Workfront Proof
Automatisierter Workflow erleichtert Ihnen die Verwaltung der Inhaltsüberprüfung und -validierung, wenn Sie komplexe Prüfprozesse haben oder wenn Sie Inhalte regelmäßig zur Überprüfung an dieselben Personengruppen senden.
Der Korrekturabzug wird erstellt und dann von Schritt zu Schritt bis zur endgültigen Genehmigung verschoben. Die relevanten Benutzer werden jedes Mal benachrichtigt, wenn sie eine Genehmigung erteilen müssen.
Sie können einen automatisierten Workflow zu einem Korrekturabzug hinzufügen, wenn Sie das Dokument hochladen oder nachdem es hochgeladen wurde.
Erstellen eines Korrekturabzugs mit einem automatisierten Workflow
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Erstellen Sie den Korrekturabzug.
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Klicken Sie im Abschnitt Freigeben auf Automatisierten Workflow verwenden.
Sie können diese Option deaktivieren, um zu einem Standard-Workflow zurückzukehren.
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(Optional) Wenn Sie eine automatisierte Workflow-Vorlage verwenden möchten, die Ihr Workfront konfiguriert und für Sie freigegeben hat, wählen Sie sie im Dropdown-Menü Workflow-Vorlage.
note note NOTE Welche Möglichkeiten Sie haben, die Vorlage zu ändern, hängt von den Vorlageneinstellungen ab, die vom Workfront konfiguriert wurden. Wenn die Möglichkeit, die Vorlage zu ändern, deaktiviert ist, kann nur der Besitzer der Vorlage sie ändern. -
Geben Sie die folgenden Informationen an, um die erste Phase des automatisierten Workflows zu konfigurieren:
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Name: Der Name des Stadiums wird im Workflow-Diagramm angezeigt und ist in den E-Mail-Benachrichtigungen enthalten, die an Validierungsverantwortliche gesendet werden.
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Frist: Die Funktionalität dieses Felds unterscheidet sich je nachdem, welche Option Sie in der Dropdown-Liste Frist berechnet auswählen.
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Von der Erstellung des Korrekturabzugs: Wählen Sie das Stichtag für den Korrekturabzug aus.
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Von Staging-Aktivierung: Wählen Sie die Anzahl der Werktage aus, die zum Staging-Aktivierungsdatum hinzugefügt werden sollen, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.
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Phase aktivieren: Sie können für jede Phase Ihres Workflows festlegen, wann sie aktiviert werden soll. Für das erste Stadium stehen die folgenden Optionen zur Verfügung.
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Bei der Erstellung eines Korrekturabzugs
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An einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit
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Manuell\
Für nachfolgende Phasen stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung. Diese Optionen erfordern ein übergeordnetes Stadium. Sie sind:
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Nach Ablauf der vorherigen Frist
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Alle Entscheidungen werden genehmigt oder mit Änderungen genehmigt
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Alle Entscheidungen werden genehmigt
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Alle Entscheidungen werden getroffen
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Frist berechnet ab: Die Option, die Sie in dieser Dropdown-Liste auswählen, wirkt sich darauf aus, welche Optionen im Feld Frist verfügbar sind.
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Testversand-Erstellung: Wählen Sie im Feld Frist das Ablaufdatum für den Testversand aus.
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Staging-Aktivierung: Wählen Sie im Feld Deadline die Anzahl der Werktage aus, die zum Staging-Aktivierungsdatum hinzugefügt werden, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.
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Phase sperren: Wählen Sie aus, wann die Phase gesperrt werden kann.
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Primärer Entscheidungsträger: Wählen Sie den Primären Entscheidungsträger auf der Bühne aus. Entscheidungsträger sind in der Dropdown-Liste erst verfügbar, nachdem Sie Reviewer zum Stadium hinzugefügt haben.
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Nur eine Entscheidung erforderlich: Wählen Sie diese Option, damit die Überprüfung abgeschlossen wird, nachdem einer der Entscheidungsträger seine Entscheidung getroffen hat.\
Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie im Dropdown-Menü Primärer Entscheidungsträger einen Benutzer angegeben haben.
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Privater Schritt: Wenn diese Option aktiviert ist, sind Kommentare und Entscheidungen für Personen, die diesem Schritt nicht hinzugefügt wurden oder keine Supervisoren, Administratoren oder Abrechnungsadministratoren im Konto sind, nicht sichtbar
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(Optional) Fügen Sie Reviewer zur Phase hinzu.
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Beachten Sie beim Hinzufügen von Reviewern Folgendes:
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Ein Prüfer kann einem Korrekturabzug nur einmal hinzugefügt werden. (Sie können dieselbe Person nicht zu mehr als einem Schritt im Korrekturabzug hinzufügen.)
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Reviewer, die zu einer privaten Phase hinzugefügt werden, können nur die Phase sehen, zu der sie zum Korrekturabzug hinzugefügt werden, sowie Kommentare, die in dieser Phase eingegeben wurden.
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Standardmäßig gewährt das Hinzufügen eines Benutzers zu einem Schritt diesem Benutzer Zugriff, um den Korrekturabzug ab dem Zeitpunkt anzuzeigen, zu dem der Korrekturabzug erstellt wird.\
Der Systemadministrator kann das Proofing-System so konfigurieren, dass Benutzer erst dann auf den Korrekturabzug zugreifen können, wenn der Workflow in die Phase eintritt, in der der Benutzer hinzugefügt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter
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(Optional) Klicken Sie auf Neue Phase und wiederholen Sie dann Schritt 4 und Schritt 5, um dem automatisierten Workflow mehrere Phasen hinzuzufügen.
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Fahren Sie mit der Erstellung des Korrekturabzugs fort, indem Sie die erforderlichen Informationen in den Abschnitten und Weitere Einstellungen auf der Seite Neuer Korrekturabzug angeben, wie in beschrieben
Automatisierte Workflow-Diagramme
Beim Einrichten des Workflows für Ihren Korrekturabzug wird ein Diagramm erstellt. Jedes Stadium, das Sie Ihrem Korrekturabzug hinzufügen, wird im Diagramm angezeigt und zeigt die Abhängigkeiten zwischen den Stadien deutlich an. Private Stadien sind mit einem Schlüsselsymbol gekennzeichnet.
Das Diagramm ist unverankert, was bedeutet, dass es auch dann sichtbar bleibt, wenn Sie auf der Seite nach unten scrollen.
Wenn Sie das Diagramm nicht sehen müssen, können Sie es ausblenden (1).
Phase hinzufügen
Sie können einem Workflow, den Sie erstellen oder ändern, einen zusätzlichen Schritt hinzufügen.
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Wenn Sie einen Schritt zu einem vorhandenen Korrekturabzug hinzufügen, gehen Sie zur Seite mit den Korrekturabzugsdetails, wie unter Verwalten von Korrekturabzugsdetails in Workfront Proof beschrieben.
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Klicken Sie Abschnitt Workflow“ auf Neues.
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Geben Sie Informationen für die Phase an, wie in Schritt 4 Abschnitt „Erstellen eines Korrekturabzugs mit einem automatisierten Workflow in diesem Artikel beschrieben.
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Klicken Sie Phase hinzufügen und dann auf Fertig.
Löschen eines Stadiums
- Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol oben rechts auf der Bühne (1).
Das Symbol wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Bühne bewegen.
Staging-Einstellungen
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Stufenname: Wird im Workflow-Diagramm angezeigt und ist in den E-Mail-Benachrichtigungen enthalten, die an Prüfende gesendet werden.
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Phase aktivieren: Sie können für jede Phase Ihres Workflows festlegen, wann sie aktiviert werden soll. Für das erste Stadium stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Bei der Erstellung eines Korrekturabzugs
- An einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit
- Manuell
- Für das erste Stadium stehen nur diese drei Optionen zur Verfügung. Die anderen Optionen werden verfügbar, wenn Sie ein zweites Stadium hinzufügen. Sie erfordern, dass Sie ein übergeordnetes Stadium auswählen.
- Nach Erreichen der vorherigen Frist (erfordert die Auswahl eines übergeordneten Stadiums)
- Alle Entscheidungen werden genehmigt oder Mit Änderungen genehmigt (erfordert die Auswahl eines übergeordneten Schritts)
- Alle Entscheidungen sind genehmigt (erfordert die Auswahl eines übergeordneten Schritts)
- Alle Entscheidungen werden getroffen (erfordert die Auswahl eines übergeordneten Schritts)
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Frist: Sie können festlegen, wie die Frist in jedem Schritt eines Workflows berechnet werden soll. Die Optionen sind:
- Bei der Erstellung des Korrekturabzugs: Im Feld Frist (9) können Sie das Fristdatum für den Korrekturabzug auswählen.
- Aus der Staging-Aktivierung Wählen Sie in der DropdownListe „Frist“ die Anzahl der Werktage aus, die zum Staging-Aktivierungsdatum hinzugefügt werden sollen, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.
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lock: Es gibt eine Reihe von Optionen, die bestimmen, wann ein Schritt gesperrt werden kann. Zu den Optionen gehören:
- Manuelle Sperre
- Nie
- Wenn die nächste Phase beginnt
- Wenn alle Entscheidungen getroffen werden
Primärer Entscheidungsträger: Sie bestimmen den Primären Entscheidungsträger auf der Bühne. Die verfügbaren Entscheidungsträger werden erst in der Liste angezeigt, nachdem Sie die Reviewer zur Stage hinzugefügt haben.
- Nur eine Entscheidung erforderlich: Sie können diese Option in einem Stadium aktivieren. Dies bedeutet, dass die Überprüfung abgeschlossen sein wird, sobald einer der Entscheidungsträger seine Entscheidung trifft.
- Datenschutz: Jede Phase kann als privat festgelegt werden. Wenn ein Schritt privat ist, sind die Kommentare und Entscheidungen für Personen, die diesem Schritt nicht hinzugefügt wurden oder keine Supervisoren, Administratoren oder Abrechnungsadministratoren im Konto sind, nicht sichtbar. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisierter Workflow - Übersicht .
Hinzufügen von Reviewern zu einem Schritt
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Geben Sie unten in jedem Schritt einen Kontaktnamen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld ein.
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Klicken Sie auf das grüne Pluszeichen, um sie hinzuzufügen.
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Legen Sie die Rolle für den Korrekturabzug fest.
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E-Mail-Warnhinweis einrichten
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Beim Einrichten des ersten Schritts haben Sie auch die Möglichkeit, den Verantwortlichen für den Korrekturabzug zu ändern.
note note NOTE - Ein Prüfer kann einem Korrekturabzug nur einmal hinzugefügt werden. Dieselbe Person kann nicht zu mehr als einem Schritt im Korrekturabzug hinzugefügt werden.
- Prüfer, die nicht zu einer privaten Phase hinzugefügt wurden, können die Phase auf dem Korrekturabzug oder den Kommentaren in dieser Phase nicht sehen.
Konvertieren eines Korrekturabzugs in einen automatisierten Workflow
Sie können einen einfachen Korrekturabzug in einen automatisierten Workflow konvertieren.
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Klicken Sie der Seite Korrekturabzugsdetails auf In automatisierten Workflow.
Nachdem der Korrekturabzug in einen automatisierten Workflow überarbeitet wurde, sind alle Phasen aktiv und öffentlich, und ihre Option Phase sperren ist standardmäßig auf Manuell festgelegt. Alle Stadien bleiben bei den Benutzenden und ihren Einstellungen.- Die Phase „Aktivieren“ ist in jedem Schritt auf Bei der Erstellung eines Korrekturabzugs eingestellt.
- Die von der Option berechnete Frist wird in jedem Schritt auf die Erstellung von Korrekturabzügen festgelegt.
- Wenn für den grundlegenden Korrekturabzug nur eine Entscheidungsoption ausgewählt wurde, ist sie für alle Phasen ausgewählt.
- Wenn ein einfacher Korrekturabzug Primärer Entscheidungsträger ausgewählt wurde, werden Etappen mit diesem Empfänger auf ihn festgelegt und alle anderen auf „Keine“ gesetzt.
- Der Name des Stadiums bleibt gleich.
Hinzufügen einer zusätzlichen Vorlage zu einem vorhandenen automatisierten Workflow
Nachdem ein einfacher Korrekturabzug in einen automatisierten Workflow konvertiert wurde, können Sie ihm zusätzliche Vorlagen hinzufügen.
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Klicken Sie auf der Seite mit den Korrekturabzugsdetails im Abschnitt Workflow auf Vorlage hinzufügen.
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Vorlageneinstellungen bestimmen, was mit einem Korrekturabzug getan werden kann, dem diese Vorlage hinzugefügt wurde. Wenn in der Vorlage beispielsweise die Optionen Phase hinzufügen und Personen zu Phasen hinzufügen deaktiviert sind, werden die Schaltflächen Phase hinzufügen und Korrekturabzug .
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Wenn Option „Stadium hinzufügen in der angegebenen Vorlage deaktiviert ist, ist nach dem Hinzufügen die Schaltfläche Vorlage hinzufügen nicht sichtbar.
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Wenn eine Person zu einem Schritt in einer automatisierten Workflow-Vorlage hinzugefügt wird, aber auch bereits im Korrekturabzug vorhanden ist, entfernt das System diese Person automatisch aus dem Schritt, wenn diese Vorlage angewendet wird. Wenn zu diesem Schritt keine weitere Person hinzugefügt wird, wird der folgende Fehler angezeigt, da das System das Hinzufügen einer leeren Phase zum Workflow nicht zulässt.
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