Benutzer können ein Problem per E-Mail an ein Anforderungswarteschlangenprojekt senden
Sie können ein Projekt so konfigurieren, dass Benutzer Probleme per E-Mail zum Projekt hinzufügen können. Sie können zulassen, dass Probleme nur dann per E-Mail an ein Projekt gesendet werden, wenn das Projekt als Anforderungswarteschlange festgelegt ist. Weitere Informationen zum Erstellen eines Projekts für eine Anforderungswarteschlange finden Sie unter Erstellen einer Anforderungswarteschlange.
Zugriffsanforderungen
Sie müssen über folgenden Zugriff verfügen, um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können:
*Wenden Sie sich an Ihren Workfront-Administrator, um zu erfahren, welchen Plan, welchen Lizenztyp oder welchen Zugriff Sie haben.
Voraussetzungen
Die folgenden Voraussetzungen sind erforderlich, um ein Projekt zu konfigurieren, damit Benutzer Probleme per E-Mail zum Projekt hinzufügen können.
Diese Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor diese Funktion aktiviert wird:
- Benutzer, die Probleme per E-Mail an dieses Konto senden, müssen aktive Benutzer mit einer Lizenz für Workfront sein.
- Benutzer, die Probleme per E-Mail an dieses Konto senden, müssen über die Berechtigung "Problem hinzufügen"für das Projekt verfügen.
- Externe Benutzer können Probleme nicht per E-Mail an eine Anforderungswarteschlange senden, da sie keinen Zugriff zum Erstellen von Problemen haben.
- Es dürfen nur E-Mails von einer E-Mail-Adresse gesendet werden, die mit einem aktiven Workfront-Benutzer verknüpft ist. E-Mails, die von einer mit einem Workfront-Konto nicht verknüpften E-Mail an einen aktiven Workfront-Benutzer weitergeleitet werden, können keine Probleme im Rahmen des Projekts erstellen, da die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders mit einem aktiven Workfront-Konto verknüpft werden muss.
- Das Projekt wird als Anforderungswarteschlange eingerichtet.
- Das mit dem Projekt verknüpfte E-Mail-Konto ist nicht mit einem Workfront-Benutzerkonto verknüpft.
Konfigurieren des Projekts in Workfront
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Workfront ermöglicht eine eindeutige E-Mail pro Anforderungswarteschlange für alle Cluster. Wenn Sie Ihre Anforderungswarteschlange deaktivieren, behalten Sie die von Ihnen erstellte E-Mail-Adresse bei, solange sie sich noch im Feld E-Mail-Adresse aufnehmen befindet. Wenn Sie die Verwendung der Aufnahme-E-Mail einstellen möchten, müssen Sie sie aus dem Feld E-Mail aufnehmen löschen, damit sie für die zukünftige Verwendung verfügbar ist.
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Wenn die Anforderungswarteschlange über mehrere Warteschlangenthemen oder Themengruppen verfügt, wählt Workfront zufällig das Warteschlangenthema aus, zu dem die E-Mail-Anfragen gesendet werden, wodurch die Verwaltung von E-Mail-Anfragen erschwert wird.
Es wird empfohlen, dass das Projekt, das Sie für den Empfang von Anfragen über E-Mails einrichten, nicht mehr als ein Warteschlangenthema enthält. Wenn die gesendeten Anfragen für verschiedene Ressourcen oder Projekte bestimmt sind, sollten Sie sie nach dem Senden manuell weiterleiten oder verschieben.
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Gehen Sie zu dem Projekt, das Sie für den Empfang von Problemen per E-Mail aktivieren möchten.
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Klicks Warteschlangendetails im linken Bereich. Möglicherweise müssen Sie auf Mehr anzeigen zuerst.
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Im Queue Type Bereich, auswählen Publish as Help Request Queue.
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Scrollen Sie nach unten zum E-Mail-Warteschlangeneinstellungen Bereich und wählen Sie Anfrageaufnahme per E-Mail aktivieren.
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Geben Sie den Anfang der E-Mail-Adresse im E-Mail-Adresse aufnehmen ankreuzen.
Sie müssen eine eindeutige E-Mail-Adresse erstellen. Es wird empfohlen, den Firmennamen als Teil Ihrer Anruf-E-Mail-Adresse zu verwenden.
note caution CAUTION -
Diese E-Mail-Adresse kann nicht aus dem Papierkorb abgerufen werden, wenn das Projekt, das die Anforderungswarteschlange enthält, gelöscht wird.
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Da diese E-Mail-Adresse eindeutig sein muss, ist sie in Zukunft möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie gelöscht wird.
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(Optional) Wählen Sie die Weiterleiten aller Probleme, die nicht per E-Mail gesendet werden und geben Sie im Feld unten eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung ein.
Diese E-Mail-Adresse erhält Informationen zu E-Mails, die nicht an das Projekt gesendet werden konnten.
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Klicken Sie auf Speichern. Wenn jetzt Benutzer mit einem aktiven Workfront-Konto eine E-Mail an diese E-Mail-Adresse senden, wird im Workfront-Projekt ein Problem erstellt.
note note NOTE Benutzer müssen Zugriff haben, um Probleme im Projekt erstellen zu können, damit sie per E-Mail senden können. Sie können diesen Zugriff im Dialogfeld Freigabe unter Erweiterte Einstellungen gewähren. Externe Benutzer können Probleme nicht per E-Mail an eine Anforderungswarteschlange senden, da sie keinen Zugriff zum Erstellen von Problemen haben.
Problem in Workfront erhalten
Wenn ein Workfront-Benutzer eine E-Mail an Workfront sendet, geschieht Folgendes:
- Die Betreffzeile der E-Mail wird zum Problemnamen.
- Der Hauptteil der E-Mail wird zur Beschreibung des Problems.
- Wenn der E-Mail Dokumente angehängt sind, werden diese an das Problem in Workfront angehängt.
- Der Benutzer, der die E-Mail sendet, wird zum Primären Ansprechpartner für das neue Problem in Workfront.
- Der Haupttext der E-Mail darf 4.000 Zeichen nicht überschreiten.
- E-Mail-Anhänge dürfen insgesamt 7 MB nicht überschreiten.